Използване и организиране на обекти на бази данни в навигационния екран

В Access 2010 обектите на базите данни се показват в навигационния екран, функция, въведена в Access 2007. Прозорецът за база данни на предишните версии вече липсва.

В навигационния екран можете да персонализирате категориите и групите от обекти. Можете също да скривате обекти, групи или дори целия навигационен екран. Access 2010 предоставя няколко категории, които можете да използвате веднага, и ви позволява също да създавате категории и групи по избор.

Забележка : Навигационният екран не е достъпен, когато използвате уеб база данни в браузър. Можете обаче да използвате навигационния екран, когато отворите уеб база данни с помощта на Access.

В тази статия

Общ преглед

Избор на категория

Показване и сортиране на обекти

Намиране на обекти в база данни

Създаване и промяна на категории и групи по избор

Добавяне на обекти към група по избор

Премахване и възстановяване на преки пътища в групи по избор

Скриване на обекти и групи

Показване на обекти и групи

Общ преглед

Навигационният екран е централно местоположение, от което можете лесно да прегледате и да получите достъп до всички ваши обекти на бази данни. Когато отворите база данни в Access 2010, по подразбиране навигационният екран се появява край лявата страна на работната област.

Регулиране на целия навигационен екран

Можете да регулирате облика на навигационния екран по следните начини:

За да

Направете следното

Промените ширината на навигационния екран

Застанете с курсора над десния ръб на навигационния екран, и когато стане на двупосочна стрелка, плъзнете ръба, за да увеличите или намалите ширината.

Отворите и затворите навигационния екран

Щракнете върху бутона за отваряне/затваряне на областта на преходите Shutter bar open/close button for Navigation Pane in Access или натиснете F11, за да отворите и затворите навигационния екран.

Навигационен екран, показан затворен и отворен

Използване на обекти на база данни

Можете да използвате всеки обект в навигационния екран, като щракнете двукратно върху него. Ако щракнете с десния бутон върху обект, виждате контекстно меню, което ви позволява да правите разнообразни неща, например да отваряте обект в изглед за проектиране.

Категории и групи

Можете да организирате обектите в база данни в категории и групи. Категориите ви позволяват да подредите обектите в навигационния екран, а групите ви позволяват да филтрирате категоризираните обекти.

Например в предната фигура Всички обекти на Access е категорията, а Таблици, Заявки, Формуляри и Отчети са групите.

Когато изберете категория, елементите са подредени в групите, които категорията съдържа. Ако например изберете категорията Таблици и свързани изгледи, елементите са подредени в една група на таблица, като всяка група съдържа преки пътища към всички обекти, използващи таблицата – заявки, формуляри, отчети и т. н. Ако един обект използва повече от една таблица, той се появява във всички съответни групи.

Най-горе на страницата

Избор на категория

Когато създавате нова база данни, категорията, показана по подразбиране, е Таблици и свързани изгледи, а групата е Всички таблици. Всяка база данни има също категория с име По избор, която можете да използвате, за да създадете изглед по избор на вашите обекти. Освен това Access предоставя още две предварително зададени категории, които можете да изберете в зависимост от начина, по който искате да се показват обектите:

Категория

Описание

Тип на обекта

Преглед на всички обекти в базата данни, сортирани по техния тип.

Дата на създаване

и

Дата на изменение

Намиране на обекти, които са създадени или променени на конкретна дата или диапазон от дати. Можете да филтрирате по Днес или Всички дати. Тези категории показват обектите в низходящ ред, от дата на създаване или последна промяна.

Например в примерната база данни Northwind, която е инсталирана с Access, ако покажете групата Всички таблици, можете да видите различните групи, които са свързани с всяка таблица. Таблицата винаги се показва първа, последвана от всички обекти, които зависят от данни в тази таблица. В следващата фигура групата "Служители" показва таблицата "Служители", последвана от обектите, свързани с нея, и същото се случва с таблиците "Куриери" и "Клиенти".

Навигационен екран, показващ таблици в групи и обекти, свързани с всяка таблица

Всеки път, когато изберете предварително зададена категория, Access включва глобална група, която съдържа всички обекти в базата данни. Можете лесно да намерите глобалната група за категория, като търсите с думата Всички пред името на групата. Например, ако изберете категорията Таблици и свързани изгледи, глобалната група се казва Всички таблици.

Най-горе на страницата

Показване и сортиране на обекти

Можете да избирате начина, по който обектите в базата данни да се показват в навигационния екран. Например, можете да включите създаването или променянето на дати или да показвате обекти като икони или списъци. По подразбиране Access сортира обектите в навигационния екран по тип във възходящ азбучен ред, но можете също да промените начина на сортиране, така че да отговаря на вашите нужди. За да зададете как да бъдат показвани и сортирани обектите, направете следното:

  • Щракнете с десния бутон на мишката в горната част на навигационния екран, за да покажете контекстното меню, след което направете едно от следните неща:

    • За да промените начина на показване на обектите, посочете Изглед по, след което щракнете върху По-подробно, Икона или Списък.

    • За да видите всички групи в базата данни, щракнете върху Покажи всички групи.

    • За да промените реда на сортиране за обектите, посочете Сортирай по и изберете опция за сортиране.

    • За да сортирате ръчно и да персонализирате реда на показване, щракнете върху Сортиране по и след това щракнете върху Премахни автоматичните сортирания.

Най-горе на страницата

Намиране на обекти в база данни

Докато пишете текст в полето Търсене, Access търси в категорията групи, съдържащи обект или пряк път до обект, който отговаря на думите за търсене. Групите, които не съдържат тези думи, се свиват.

Забележка : Access търси обекти само в категориите и групите, които се показват в момента в навигационния екран.

Съвет : За да търсите определен обект в цялата база данни, изберете някоя от предварително зададените категории в навигационния екран, като например Таблици и свързани изгледи или Тип на обекта. Така всички групи ще бъдат показани в навигационния екран.

Използване на полето за търсене за намиране на обекти на бази данни или преки пътища

  1. Ако полето Търсене не се вижда в горната част на навигационния екран, щракнете с десния бутон върху лентата с менюта в горната част на екрана и след това щракнете върху Лента за търсене.

  2. Напишете част от името или цялото име на обекта или прекия път в полето Лента за търсене.

    Лентата за търсене в навигационния екран

    Докато пишете знаците, Access търси и елиминира заглавията на групи, които не съвпадат.

  3. За да извършите друго търсене, щракнете върху Изчисти низа на търсене Бутонът ''Изчисти низа на търсене'' или натиснете клавиша НАЗАД, за да изтриете знаците, след което напишете новия текст, който искате да търсите.

    Забележка : Когато изчистите полето Лента за търсене, навигационният екран отново показва всички налични обекти.

Най-горе на страницата

Създаване и промяна на категории и групи по избор

Когато създавате нова база данни, без да използвате шаблон, базата данни съдържа по подразбиране категория По избор, която показва една група, съдържаща всички обекти, зададени в базата данни. Можете да преименувате категорията по избор, да създавате още групи по избор в нея и да задавате обекти на тези групи. Опцията за сортиране по подразбиране за групите е Всички таблици.

Когато гледате категориите и групите по избор от навигационния екран, винаги виждате преките пътища до обектите. Ще познаете преките пътища по малката стрелка до долния ляв ъгъл на иконата на обекта.

Преки пътища в изглед на категория по избор

Когато отворите пряк път, отваряте обекта, до който сочи той. Ако обаче изтриете пряк път, Office Access 2007 не изтрива обекта в базата данни, до който сочи прекият път. Можете също да скриете и преименувате преки пътища, без да променяте данните, до които сочат те в базата данни.

Един от начините да персонализирате обектите в база данни е да създадете категории по избор. Например можете да създадете категория по избор, когато искате да създадете формуляр с определени типове бутони или връзки, които можете да използвате, за да навигирате в базата данни. Когато създадете категория по избор, тя се прилага само за текущата база данни. Не можете да прехвърляте категории и групи по избор в други бази данни. Можете да създадете категория по избор, като преименувате категорията по избор по подразбиране, която предлага Access, или като създадете нова категория по избор. Ограничаването на броя на категориите и групите по избор във вашата база данни може да направи по-лесно намирането на данните.

Забележка :  Въпреки че можете да премахнете обекти от категория или група по избор, не можете да премахвате обекти от предварително зададена категория или група.

Използвайте диалоговия прозорец Опции за навигация, за да създавате и управлявате категории и групи по избор. Диалоговият прозорец показва списък с всички категории, зададени в базата данни, и показва групите за избрана категория.

Създаване на категория по избор

Когато създавате нова категория по избор, за нея се създават групи с имена Свободни обекти и Клиентска група 1. По подразбиране Office Access 2007 не поставя никакви обекти в групата Свободни обекти. Всички обекти в дадена категория, които не са зададени в друга група, се показват в групата Свободни обекти в навигационния екран.

  1. За да създадете нова категория, щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация.

  2. Под Категории щракнете върху Добавяне на елемент.

    Под Категории в диалоговия прозорец Опции за навигация се появява нова категория.

  3. Въведете име за новата категория и натиснете клавиша ENTER.

Преименуване на категория по избор

Ако е налична категория по избор, която не се използва, можете да я преименувате, вместо да добавяте нова категория по избор.

  1. За да преименувате категория по избор, щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация.

  2. Под Категории щракнете върху Потребителски, след което щракнете върху Преименуване на елемент.

  3. Въведете ново име за категорията и натиснете клавиша ENTER.

След като създадете или преименувате категория по избор, трябва да създадете групи по избор под всяка категория по избор.

Access автоматично създава Клиентска група 1 и група Свободни обекти под всяка нова категория. Обектите, които не са зададени в групи, автоматично се поставят в групата Свободни обекти. Можете да създадете нова група по избор или да преименувате Клиентска група 1 с избрано от вас име.

Създаване на група по избор

  1. За да създадете нова група по избор, щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация.

  2. Под Групи за име на категория щракнете върху Добавяне на група.

  3. Въведете име за новата група и натиснете клавиша ENTER.

Преименуване на група по избор

  1. За да преименувате група по избор, щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация.

  2. Под Групи за име на категория щракнете върху групата по избор и след това щракнете върху Преименуване на група.

  3. Въведете ново име за групата и натиснете клавиша ENTER.

След като създадете група по избор в категория по избор, можете да добавяте или премествате обекти, например таблици, в групата по избор.

Най-горе на страницата

Добавяне на обекти към група по избор

Можете да добавите обекти в група по избор по няколко различни начина, като например чрез плъзгане на обект, за да създадете пряк път, копиране и поставяне, както и импортиране на обекти от външни източници. Но ако изберете да изрежете обект от група, имайте предвид, че това може да създаде проблеми. Не ви препоръчваме да изрязвате обект, тъй като базата данни представлява множество от компоненти, които работят заедно, и ако даден обект бъде изтрит от него, това може да наруши цялата функционалност на базата данни или част от нея.

  • За да добавите или преместите обекти в базата данни в група по избор, щракнете върху стрелката за падащо меню в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху групата по избор, която сте създали.

  • Под Свободни обекти щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да добавите или преместите.

  • Щракнете върху Добави към групата в контекстното меню, след което щракнете върху групата по избор, към която искате да добавите обекта.

Копиране и поставяне на обекти

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да копирате, след което щракнете върху Копирай.

  • Щракнете с десния бутон върху групата в навигационния екран, където искате да поставите обекта, след което щракнете върху Постави. Можете също да поставите обекта в навигационния екран на друга база данни, която е отворена в Access 2010.

Импортирането на таблици от други бази данни или данни от други програми (като например текстови файлове и работни книги на Microsoft Office Excel) е още един начин да добавяте обекти във вашата база данни. За повече информация относно импортирането на външни данни вж. връзките в раздела Вж. също в тази статия.

Най-горе на страницата

Премахване и възстановяване на преки пътища в групи по избор

Когато гледате обекти по избор в навигационния екран, вие всъщност гледате преки пътища към тези обекти. Икона на обект с малка стрелка до долния й ляв ъгъл показва, че това е пряк път до действителния обект.

Преки пътища в изглед на категория по избор

Ако премахнете или изтриете пряк път от навигационния екран, премахвате само показалеца към този обект, а не обекта от базата данни. Когато прекият път към обект бъде премахнат от група по избор в навигационния екран, препратката към обекта се премахва от групата по избор, а обектът се появява в групата Свободни обекти в навигационния екран.

  • За да премахнете пряк път, щракнете с десния бутон върху обекта в навигационния екран и след това щракнете върху Премахни.

  • За да върнете прекия път за обекта обратно, плъзнете обекта от групата Свободни обекти в навигационния екран в групата по избор.

Важно : Въпреки че можете да изтривате (т. е. да премахвате завинаги) предварително зададени групи и групи по избор, не ви препоръчваме да го правите, тъй като това може да причини проблеми в базата данни. Базите данни представляват множества от компоненти, които работят заедно, и ако даден обект бъде изтрит от такова множество от компоненти, това може да наруши цялата функционалност на базата данни или част от нея.

Най-горе на страницата

Скриване на обекти и групи

Скриването на обект или група може да е по-добра опция от изтриването, когато обектът или групата не се използва или искате да ограничите достъпа. Скриването на обект не променя базата данни, докато изтриването на обект или група (дори да изглежда, че се повтаря) може да наруши цялата функционалност на базата данни или част от нея.

За да скриете обект или група в навигационния екран, направете едно от следните неща:

  • За да скриете обект, щракнете с десния бутон върху обекта и след това щракнете върху Скрий в тази група.

  • За да скриете цяла група, щракнете с десния бутон върху групата и след това щракнете върху Скрий.

За да скриете обект или група, изглеждащи замъглени в навигационния екран, направете следното:

  1. Щракнете с десния бутон върху лентата на менюто в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация.

  2. В диалоговия прозорец Опции за навигация изчистете квадратчето Показвай скритите обекти и щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Показване на обекти и групи

За да покажете скрити обекти или групи, без да предоставяте достъп до тях, направете следното:

  • Щракнете с десния бутон върху лентата на менюто в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация.

  • В диалоговия прозорец Опции за навигация отметнете квадратчето Показвай скритите обекти и щракнете върху OK.

Ако скритите обекти и групи изглеждат замъглени в навигационния екран, те не са разрешени. За да направите тези замъглени обекти или групи достъпни от навигационния екран, направете следното:

  • За да покажете обект, щракнете с десния бутон върху обекта и след това щракнете върху Покажи в тази група.

  • За да покажете група, щракнете с десния бутон върху групата и след това и щракнете върху Покажи.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×