Използвайте шаблона за база данни на Access за проекти

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

От Пламен Groh достъп до най-ценен Професионалист

Използване на база данни за управление на проект на Access 2007 управление на проекти и техните свързани задачи и служители. Можете също да търсите и филтрирате информация за проект, въведете често срещаните задачи и да изпращате или получавате данни чрез имейл съобщения.

Изберете категория от "Шаблони" в Office.com.

Използване на база данни

В тази статия ние обхващат основните стъпки за използване на шаблони за настолна база данни на проекти.

Подготовка на базата данни за използване

За да гарантирате всички съдържанието на базата данни е разрешено, използвайте следната процедура:

  1. В лентата за съобщения щракнете върху Опции.

  2. В диалоговия прозорец Опции за защита на Microsoft Office щракнете върху Разреши цялото съдържание, а след това щракнете върху OK.

За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вижте статията Решете дали да се доверите на база данни.

Добавяне на служители

За да започнете да използвате шаблона за база данни за проекти, първата стъпка е да добавите служителите, така че да имате някой, за да присвоите проекти и задачи, за да. Използвайте тази процедура, за да добавите ръчно служители или вижте следващия раздел, за да добавите служителите от контактите на Outlook 2007.

  1. Във формуляра за Проект списък щракнете върху Списък на служители.

  2. Във формуляра за Списък на служители попълнете подробностите за всеки служител.

  3. За да въведете по-подробна информация за служител, щракнете двукратно върху името на служител във формуляра за Списък на служители и въведете информацията във формуляра Подробни данни за служител .

  4. Щракнете върху Затвори да се върнете към формуляра Списък проект .

Добавяне на контакти от Microsoft Office Outlook 2007

Ако използвате Office Outlook 2007, можете да добавите служителите от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

  1. Във формуляра за Проект списък щракнете върху Списък на служители.

  2. Във формуляра за Списък на служители щракнете върху Добавяне от Outlook.

  3. В диалоговия прозорец Избор на имена на добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.

  4. Щракнете върху Добави и след това щракнете върху OK.

Добавяне на нов проект

  1. Във формуляра за Проект списък щракнете върху Нов проект.

  2. Във формуляра за Подробности за проекта попълнете подробностите на проекта и след това щракнете върху Затвори.

Редактиране на съществуващ проект

  1. Списък с проектни формуляра щракнете двукратно върху проекта, който искате да редактирате.

  2. Във формуляра за Подробности за проекта Добавяне или редактиране на детайлите на проекта.

    Добавяне на задача

    • Във формуляра за Подробности за проекта щракнете върху Нова задача.

    • В Задача подробния формуляр попълнете данните на задачата и след това щракнете върху Затвори.

      Access показва нов проект в списъка Задачи от проект на формуляра Подробни данни за проект .

      Редактиране на задача

    • Във формуляра за Подробности за проекта щракнете върху раздела Задачи от проект .

    • Щракнете двукратно върху задачата, която искате да редактирате.

    • Във формуляра за Задача подробности редактиране на детайлите на задачата и след това щракнете върху Затвори.

      Добавяне на често срещани задачи

      Често срещани задачи са задачи, които често се използват в различни проекти, като например бюджетиране или обучение. След като въведете обща задача, могат да се добавят към всеки проект в Project базата данни без да се налага да въвеждате отново подробни данни за задачата.

    • Във формуляра за Подробности за проекта щракнете върху Общи задачи.

    • Поставете отметка в квадратчето до всяка обща задача, която искате да добавите към проекта. Добавяне на нов често срещани задачи в края на списъка.

    • Щракнете върху Затвори да се върнете към формуляра Подробни данни за проект .

Събиране на данни чрез имейл

Можете да събирате данни за проекти или служители от имейл потребители, като ги изпратите формуляр за въвеждане на данни в имейл съобщение. Когато потребителите върнете попълнения формуляр, данните да обработени и съхранени в списъка на задачите.

  1. Във формуляра на Списък с проектни или Списък на служители щракнете върху Събиране на данни.

  2. Следвайте инструкциите в съветника за събиране на данни чрез имейл съобщения за събиране на данни от зададения имейл получатели.

Филтриране на списък с проекти

Във формуляра за Списък проекта можете да филтрирате списъка с проекти и да запишете вашите предпочитани филтри за бъдеща употреба.

  1. Прилагане на филтри с десния бутон върху формуляра и филтрите, които искате да изберете.

  2. Щракнете върху Запиши филтър.

  3. Във формуляра за Подробна информация за филтър въведете филтър име и описание и след това щракнете върху Затвори.

  4. Използвайте полето за Филтър "Предпочитани" , за да приложите записан филтър, или щракнете върху (Изчисти филтъра) , за да премахнете филтъра.

Показване на подробни данни за проект или служител

Формуляра Подробни данни за проект и Подробни данни за служител формуляри ви позволяват да преглеждате и въведете повече информация за проект или служител. За да покажете формуляра Подробни данни за проект или формуляра Подробни данни за служител :

  • Списък с проектни формуляр или Списък със служителят формуляра щракнете двукратно върху елемента, който искате да видите.

Добавяне на прикачени файлове

На формуляра Подробни данни за проект , Задача подробния формуляр и формуляра Подробни данни за служител можете да добавите картини и други прикачени файлове.

  • На всяка подробния формуляр, щракнете двукратно върху полето прикачени файлове ( Служител подробния формуляр, щракнете двукратно върху иконата на картината).

  • В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху Добавяне.

  • В диалоговия прозорец Изберете файл Намерете папката, която съдържа файла.

  • Изберете файла, който искате да добавите и след това щракнете върху Отвори.

  • В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху OK.

Забележка : Можете да прикачите няколко файла за всеки елемент, включително различни типове файлове като документи или електронни таблици.

Показване на отчети

База данни за проекти включва няколко отчета, включително Отворени проекти, Подробни данни за задачата, Адресна книга за служителии др. За да покажете отчет:

  • Във формуляра за Проект списък изберете отчета, който искате да покажете от списъка с отчети .

За да отпечатате отчет:

  • Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това върху Печат.

Можете да създадете ваши собствени отчети по избор. За повече информация вижте статията Създаване на прост отчет.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×