Използвайте циркулярни документи за персонализиране на писма за групови съобщения

Използвайте циркулярни документи за персонализиране на писма за групови съобщения

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Когато масова поща за изпращане на хора в пощенския ви списък, можете да използвате циркулярните документи, за да създадете партида персонализирани писма. Всяка буква, която се произвежда има идентични оформление, форматиране, текст и графика. Само определени раздели на писмото са различни и са персонализирани.

Има три файлове, включени в създаване и отпечатване на писма, с помощта на процеса на циркулярни документи:

  • Основния документ
    този документ съдържа текст и графика (емблема или изображение, например), които са еднакви за всяка версия на циркулярния документ. Тялото на буквата е пример за идентични съдържание.

  • Вашия пощенски списък
    това е източника на данни, който се използва за попълване на информация в писмото. Вашия пощенски списък има имена, например и основния документ е писмото, което ще бъде адресирано до имената в списъка ви.

  • Вашия циркулярен документ
    този документ е комбинация от основния документ и пощенския списък. Циркулярни документи извлича информация от пощенския списък и го поставя в основния документ, което води до персонализирано писмо за всеки човек.

Можете да научите повече за това как работи в следващото видео, което е част от курс на обучение зациркулярни документи за букви.

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Стъпка 1: Подготовка на основния документ

Преди да започнете циркулярните документи, Подгответе вашето писмо. Ако сте позволявайки на хората да знаят за предстоящо събитие, например, включва име, дата, час и мястото на събитието. Е тези подробности, които ще бъдат важни за всички получатели на вашето писмо.

  1. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни изберете стартиране на циркулярни документи > писма.

    В Word, в раздела Пощенски съобщения изберете стартиране на циркулярни документи и след това изберете опция.

  2. В Wordвъведете тялото на буквата (пример следва), който искате да изпратите до всички.

    Извадка от писмо в Word тру, използвани за циркулярни документи.

Стъпка 2: Настройване на вашия пощенски списък

Пощенския списък е вашият източник на данни. Тя може да бъде електронна таблица на Excel , директория с Outlook контакти, база данни на Access или Office адресен списък. Тя съдържа записите, които Word използва, за да отделите информация от за изграждане на вашето писмо.

Съвети

  • Ако не разполагате с пощенски списък, можете да създадете такъв по време на циркулярните документи. Преди да започнете процеса на циркулярни документи, Съберете всички ваши записи на данни и ги добавете към източника на данни.

  • Ако използвате електронна таблица на Excel , уверете се, че колоната за пощенски кодове или пощенски кодове е форматирано като текст, така че да не загубите всички нули.

  • Ако искате да използвате контактите си Outlook , уверете се, че Outlook е имейл програма по подразбиране.

Стъпка 3: Свързване на вашия пощенски списък към вашия основен документ

Сега сте готови да Отвори източника на данни за вашия пощенски списък и да го свържете към вашето писмо.

  1. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни документи изберете Избор на получателии след това изберете опция.

    Като част от циркулярни документи Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата на стартиране на циркулярни документи, изберете избор на получатели и след това въведете нов списък

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако нямате пощенски списък, изберете тип на нов списък и да създадете такъв.

      или

    • Ако вашия пощенски списък е в електронна таблица на Excel , база данни на Access или друг тип на файл с данни, изберете използване на съществуващ списък. След това отидете до списъка и изберете Отвори.

      или

    • Ако използвате контактите си Outlook , изберете избор от контактите на Outlook.

  3. Изберете файл > Запиши като.

  4. В полето име на файл въведете име на файли след това изберете Запиши.


Редактиране на списъка получатели

Ако сте създаване и отпечатване на писма за всеки във вашия списък, отидете на "стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание към вашето писмо." Ако искате да изпратите писма на хора, които живеят, например в рамките на 20 мили от събитие сте домакин, след което използвайте филтър като пощенски код или пощенски код да стесните списъка.

  1. Изберете Редактиране на списъка получатели.

    Като част от циркулярни документи Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата на стартиране на циркулярни документи изберете Редактиране на списъка получатели.

  2. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи отметнете квадратчето до името на всеки човек, който искате да получавате имейл съобщението.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни има опции за прецизиране на списъка на получателите. Двете най-често използваните опции са да сортирате и да филтрирате списъка, за да го направите по-лесни за намиране на имената и адресите.

В Word документ на циркулярен документ, изберете Редактиране на получателите и в диалоговия прозорец получатели на циркулярни документи, под уточняване на списъка получатели, изберете опция.

За по-подробна информация вижте сортиране и филтриране на данни за циркулярни документи.

Стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание към вашето писмо

Добавяне на съдържание към вашето писмо, която е различна за всеки човек, който го получава – например неговото име и адрес. Най-добрата практика за добавяне на тези данни е да вмъкнете променливи полета в основния документ.

  1. В раздела пощенски съобщения в групата запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.

    Като част от циркулярни документи Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата запис и вмъкване на полета изберете адресен блок.

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формата за името на получателя, както то ще се вижда в писмото.

    опции за ''адресен блок''

  3. Изберете OK.

    Забележка : За да видите как ще изглеждат адрес в писмото, под Визуализация, изберете Визуализация на резултатите. Изберете следващата Следващ запис бутон за циркулярни документи за визуализация на резултатите или предишна Бутон за предишния запис за циркулярни документи за визуализация на резултатите запис бутон, за да преминавате през записите в източника на данни.

  4. В групата писане и вмъкване изберете Ред за поздрав.

    Като част от циркулярни документи Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата запис и вмъкване на полета изберете ред за поздрав.

  5. В диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав изберете формата, който искате да използвате.

  6. Изберете OK , за да вмъкнете поле за обединяване в писмото.

  7. Изберете файл > Запиши за запазване на буквата (пример следва), който създавате за циркулярни документи.

    Примерен циркулярни писмо в Word, показваща "адресен блок" и "ред за поздрав" полето.

За да вмъкнете друга информация по избор в писмото от пощенския си списък, вижте Добавяне на полета за циркулярни една по една.


Проверка на имената на полетата за циркулярни документи

Уверете се, че Word намира имената и адресите във вашия пощенски списък.

  1. В раздела пощенски съобщения в групата запис и вмъкване на полета изберете Съгласуване на полета.

    Съвет : Обединяване на полета също може да бъде отворена от диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок сте използвали за добавяне на адресен блок в основния документ.

  2. В диалоговия прозорец Съответства на полета Уверете се, че полетата на записите, които се показват в списъка съответстват на имената на заглавията на колоните за записите във вашия пощенски списък източник на данни.

    Диалогов прозорец "Съгласуване на полета"

    Забележка : Има две колони в диалоговия прозорец. Лявата колона е списък на често срещани имена в запис на бизнес например. Дясната колона е името на полето за име на често срещани, която е нанесена към заглавие на колона във вашия файл за източник на данни.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако имената на полетата показано съвпадение заглавията на колоните, който сте използвали за записите във вашия пощенски списък източник на данни, да върши нищо.

      или

    • Ако (няма съответстващи) се появява в полето Име, което сте очаквали да съответства на заглавие на колона в източника на данни, изберете стрелката на падащото меню и след това изберете името на полето във вашия пощенски списък източник на данни. Повторете, ако е необходимо.

  4. Изберете OK.


Форматиране на полета в циркулярни документи

За да промените шрифта, размера или разредката на Обединено съдържание, изберете име на поле за обединяване и направете желаните промени.

  1. В раздела пощенски съобщения в групата Визуализиране на резултатите , изберете Визуализация на резултатите , за да превключите от обединените резултати обратно на полетата за циркулярни документи във вашето писмо.

    В Word, в раздела Пощенски съобщения, групата Визуализиране на резултатите.

  2. Изберете име на поле за обединяване.

    избрано поле ''адресен блок''

  3. В раздела Начало изберете шрифта и размера на шрифта, който искате да използвате.

    В Word, в раздела Начало, в групата Шрифт изберете шрифт и размер на шрифта.

  4. В раздела Оформление на страница (Word 2013) или раздела " оформление " (Word 2016) Изберете абзаца, който разредка.

    В Word в раздела Оформление, в групата абзац, разредка.

    Забележка : Тъй като Word третира всеки ред в адресен блок като абзац, може да искате да намалите разстоянието между редовете.

Стъпка 5. Преглед и отпечатване на писма

  1. Изберете Визуализация на резултатитеи след това следващия Следващ запис бутон за циркулярни документи за визуализация на резултатите или предишна Бутон за предишния запис за циркулярни документи за визуализация на резултатите бутона запис се уверете, че имената и адресите в тялото на вашето писмо изглеждат добре.

    Съвет : Да преминете към началото на списъка, изберете бутона за първата Бутон за първия запис за циркулярни документи за визуализация на резултатите запис и да отидете в края на списъка, изберете бутона за последния Бутон за последния запис за циркулярни документи за визуализация на резултатите запис.

  2. Изберете приключване и обединяване > печат на документи.

    Като част от циркулярни документи Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата Готово изберете край и обединяване и след това изберете опция.

Стъпка 6: Запишете вашата персонализирани писмо

Когато запишете файла с циркулярния документ, той остава свързан към вашия пощенски списък, така че да можете да го използвате за следващата си групово поща.


За да използвате повторно циркулярния документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете да , когато Word ви подканва да запазите връзката.


За да промените адресите в циркулярен документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете Редактиране на списъка получатели , за да сортирате, филтрирате и изберете конкретни адреси.

Още информация

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×