Избор на начина на съхраняване и управление на записи

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

В SharePoint може да управлявате записи в архив или да управлявате записи в същото хранилище на документи, в което са активните документи.

Общ преглед

Преди да планирате решение за управление на записи, трябва да поработите с вашите администратори по планирането на това решение. Повече информация относно планирането и реализацията на решения за управление на записи може да намерите в раздела Вж. също.

Сайтът "Център за записи"    служи като архив и документите се копират в този архив, когато станат записи. Дали даден документ е архив, или не, се определя от това, дали той се намира в архива със записи, или някъде другаде.

Управлението на записи на място    е алтернатива на традиционния процес на копиране или преместване на записи на друго място и след това прилагане на защита и правила за съхранение. Можете да управлявате записи "на място", което означава, че можете да оставите един документ в текущото му местоположение в сайта, да го декларирате като запис и да приложите към записа подходящите свойства за защита, съхранение и разположение.

Възможен е и хибриден подход. Бихте могли например да съхранявате записи заедно с активни документи в продължение на две години, а след това да преместите записите в архив със записи, когато даден проект бъде завършен.

Център за записи

Съдържание от цялото предприятие може да бъде подадено на центъра за записи и след това маршрутизирано към нужното място, където изисква правилните разрешения и правила – например срок на валидност и проверка.

Метаданните, или информацията за данните, играят ключова роля при управлението на информацията и последващото й извличане. Характеристики като типове съдържание, организатор на съдържание и виртуални папки подпомагат използването на метаданните.

Сред характеристиките на центъра на записи са:

  • ИД на документ    На всеки документ може да бъде присвоен уникален идентификатор, който придружава документа даже когато той е архивиран. Това позволява лесно обръщение към записите по ИД, без значение на това, къде се премества документът.

  • Многоетапно запазване    Правилата за запазване могат да имат много етапи, което ви дава възможност да зададете целия жизнен цикъл на документа като едни правила (напр. договорите да се преглеждат всяка година и да се изтриват след 7 години)

  • Отчети от проверка по елементи    Може да генерирате персонализиран отчет от проверка за отделен запис.

  • Йерархични планове за картотекиране    Може да създадете дълбоки йерархични структури от папки и да управлявате запазването във всяка папка от йерархията (или да извършвате наследяване от родителските папки).

  • Отчет за плана за файл    Можете да генерирате отчети на състоянието, показваща броя на елементите във всеки етап на плана, заедно с кумулативно на правилата за съхранение във всеки възел в план. Класификация и централизирани типове съдържание: архива ще бъде потребителите на предприятието таксономии и типове съдържание, осигури последователност и контекст на преход между съвместни интервали и архива. Ние ще се говори много повече за нашите 2010 класификация инвестиции в бъдеще публикации.

  • Класификация и централизирани типове съдържание    Архивът ще бъде потребител на класификации и типове съдържание в рамките на цялото предприятие, с което се осигурява съгласуваност и пренасяне на контекста между пространствата за съвместна работа и архива. Ще говорим много повече за нашите инвестиции в класификацията на 2010 в бъдещи публикации.

  • Организатор на съдържание    Маршрутизаторът на записи може да използва метаданните, за да маршрутизира входящите документи до правилното място в йерархичния план за картотекиране. Той например ви дава възможност автоматично да налагате правила върху подаваното съдържание от рода на "Ако договорът за покупка е маркиран с "Проект Алфа", изпрати го в подпапка "Договори за Алфа" и приложи към елемента правилото за задържане на тази папка".

  • Виртуални папки   : плана е чудесен начин за управление на хранилище, но често време не е това, което искате да използвате за навигация и да намерят съдържанието, което търсите. Център за записи на SharePoint 2010 се възползва от новата функция, наречена базирани на метаданни навигация, която ви позволява да показвате метаданните като виртуални папки:

Най-горе на страницата

Управление на записи на място

На всеки сайт може да бъде дадена възможност за управление на записи на място, като бъде конфигуриран като система за управление на записи. В този тип система, за разлика от центъра за записи, можете да съхранявате записи заедно с активни документи в пространството на сътрудничество.

Управлението на място ви позволява да управлявате съдържание в пространства на сътрудничество. Това дава възможност определени документи на SharePoint (или блогове, wiki, уеб страници и елементи на списъци) да бъдат декларирани като записи. Системата може да не позволи такива записи да бъдат изтривани или редактирани, ако това следва от дефиницията на вашата организация какво е запис.

Проверка, запазване, изтичане на срока, отчитане, работни потоци "Записи", откриване на електронни данни и запазване на информация за юридически цели са всички функции, които може да използвате в пространство за сътрудничество, доколкото се стремите да балансирате между ценността на SharePoint за крайните потребители и нуждата от управление на информацията.

Записите могат да бъдат декларирани или на ръка, като част от един по-голям процес в работен поток, или като планирана част от запазване на документ – например след 2 години. Важното е, че когато бъде декларирано като запис, съдържанието не се премества в архив – то остава там, където е, така че крайните потребители могат да продължат да намират това съдържание и да си взаимодействат с него.

Някои допълнителни предимства на използването на система за управление на записи на място са:

  • Записите могат да съществуват и да бъдат управлявани в множество сайтове.

  • Когато поддържането на версии е разрешено, поддържането на версии на записите е автоматично.

  • Търсенето може да се изпълнява едновременно и за записи, и за активни документи.

  • Разширен контрол върху дефиницията за запис във вашата организация и кой може да създава запис.

Най-горе на страницата

Съображения при планиране на решение

Когато разсъждавате дали да управлявате записите в отделен център за записи, или в същия сайт за сътрудничество, в който са създадени документите, разгледайте следните въпроси:

  • Дали управлението на сайта за сътрудничество е подходящо за управление на записи?

  • Дали вашият отрасъл подлежи на правни изисквания, които задължават записите да бъдат разделени от активните документи?

  • Може ли да се доверите на администратора на сайта за сътрудничество да управлява сайт, съдържащ записи?

  • Може да се наложи да съхранявате записите в сайт, който използва по-ограничен достъп от сайта за сътрудничество или в сайт, който се архивира по различен график.

  • Колко дълго ще бъде използван сайтът за сътрудничество? Ако записите трябва да бъдат пазени по-дълго от текущия проект, изборът на стратегия за управление на записите на място значи, че трябва да поддържате сайта за сътрудничество даже и след като той вече не се използва.

  • Дали участниците в проекта имат нужда от чест достъп до документите, след като те са станали записи? Ако използвате подход "на място", участниците в проекта могат да осъществяват достъп до документите по един и същи начин, независимо от това, дали тези документи са активни, или са записи.

  • Дали управителите на записи във вашата организация са отговорни само за записите, или за цялата информация, независимо дали тя е активна, или запис? Ако управителите на записи са отговорни само за официалните записи, може би за тях ще бъде по-лесно да използват отделен център за записи.

Най-горе на страницата

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×