Защо трябва да надстроите вашите списъци за разпространение на групи в Outlook

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Години организации разчитат на групи за разпространение за комуникация и съвместна работа с групи от хора във и извън фирмата. Сега обаче, групи в Outlook предлагат по-мощно решение за сътрудничество.

Какво представляват групите?

Когато настройвате група в Outlook, можете да изберете набор от хора, които искате да си сътрудничите с и лесно да настроите колекция от ресурси за тези хора, за да споделите. Не е нужно да се тревожа за ръчно присвояване на разрешения на всички тези ресурси, тъй като добавянето на членове на групата автоматично им дава разрешения, каквито са нужни за инструменти за вашата група предоставя.

Тези допълнителни ресурси, включват:

  • Споделена папка "Входящи" – където се провеждат разговори, имате традиционно във вашите списъци за разпространение. Тази споделена папка "Входящи" е напълно търсене, така че той създава живот Архив на съобщения от групата. Отскоро групата да търсите или да превъртате обратно история, за да навлезете бързо в това, което е Публикувано в групата преди това. Вижте: провеждане на групов разговор в Outlook.

    Съвет : Ако потребителите все още искате груповите съобщения да се показват в техните лична папка "Входящи", тъй като те са със списък за разпространение, всичко, което трябва да направите е да се абонирате за група, като щракнете върху бутона за членство на лентата в Outlook.

  • Споделени файлове библиотека - вашата група има файлове библиотека на SharePoint, където потребителите могат да съхранявате, споделяте и съвместна работа по документи, работни книги, презентации, изображения или друг вид файл, трябва да работите по. Вижте: споделяне на файлове на група в Outlook 2016.

  • Споделен календар – вашата група получава споделен календар за публикуване на събития, свързани с групата. Всеки член, който е абониран за групата автоматично е поканен да събития, публикувани в календара, така че тези събития могат да се показват в личните си календари, ако желаете. Вижте: планиране на събрание в групов календар в Outlook 2016.

  • Споделен бележник - групата автоматично е споделен бележник на OneNote, където членовете на групата могат да събират и сътрудничество на информация. Много групи използвайте бележника, за да създадете живот wiki с често задавани въпроси и други ресурси. Вижте: Първи стъпки в OneNote 2016.

  • Достъп на гост - можете да добавите външни контакти към групи за разпространение преди, но всички те ли е имейл. С групи можете да предложите увреждания достъп до имейл разговори, файлове и дори споделен бележник на OneNote. Вижте: достъп на гост в групи в Office 365.

  • Съдържанието е откриваемо - групи в Outlook са публични по подразбиране, което означава, че те са лесни за други хора във вашата организация да откриване и присъединяване към или преглед на материалите в групата. Ако съдържанието на групата е по-чувствителни можете да превключите групата за частни, която скрива съдържанието от не-членове и изисква от собственика на одобряване на всички искания за присъединяване към групата.

  • Услугата за самостоятелно създаване - то не трябва да се задълбава по заявки от потребители да създавате групи. Потребителите могат да създават собствени групи, ако е необходимо. Ако искате да контролирате кои потребители във вашата организация може да създаде групи вижте: Управление на Office 365 създаването на групи.

Това са само някои от функциите, които правят групи по-мощна решение от групи за разпространение.

Управление на вашите групи

Office 365 предлага редица полезни инструменти и възможности за по-лесно управлението и администрирането на вашите групи. За повече информация за всеки от тези предимства щракнете върху заглавията по-долу.

Поддържане на вашата директория под контролата е проблем на всеки администратор. Ето някои от инструменти за Office 365 предлага за това по-лесно:

  • Именуване на правила – правила за именоване позволяват вие определяте кои са и не са приемливи имена за вашите групи. Който пречи на потребителите като скверно или забранена имена на групи. Освен това можете да зададете принудително използване стандартни представки фирма или наставка и имената на група.

    Динамично членство - динамични членството ви позволява да зададете членството в група по правило, което добавя (или премахва) членовете на групата въз основа на метаданни (например отдел или роля) във вашата active directory. Вижте използване на атрибути за създаване на правила за разширени за повече информация относно създаването на динамични членство.

  • Скрити членство – ако имате причина да искат членство на вашата група за поверителен, например ако членовете са студенти, можете да скриете членство от външни лица.

  • Разрешения за създаване - може да има някои хора във вашата организация, които не искате да можете да създавате нови групи. Има няколко техники за управление на разрешения за създаване в директорията си. Вижте управление на създаването на Office 365 групи.

  • Регистрационни файлове за проверка - можете да имате повече доверие позволява на потребителите да създавате групи и управление на членството в група, защото регистрационни файлове за проверка на групи в Office 365 ви позволяват да проследите кой създадени или изтрили конкретна група или са направили промени в членството в група. Вижте: търсене проверка Влезте в Office 365 защита и съответствие център.

Управление на доставянето ви дава някои методи, за да се обработват как съобщения трябва да бъде изпратено или получено от групата. Освен това има инструменти за наблюдение на потока на тези съобщения.

  • Изпращане като или изпращане от името на - тези настройки позволяват определени потребители да изпращате имейли, както ако са дошли, или са от името на групата.

  • Ограничения за подателя – тези настройки ви позволяват да управлявате кой може да изпраща съобщения до групата. Групата може да бъде конфигуриран да разрешите имейл от външни лица, но може да искате да ограничите, до само определени външни лица.

  • Поддръжка на външни потребители - привлекателно гости до вашата група, можете да изберете да бъдат включени в имейл разговори в групата. Вижте: гост достъп до групи на Office 365 – помощ за администратори.

  • Транспортни правила - транспортни правила за работа за групи точно както за вашия Exchange сървър. Правилата да търсите съобщения, които отговарят на определени условия и след това да предприемете действие в тези съобщения.

  • Имейл съвети – имейл съвети са информационни съобщения показва на потребителите, докато те съставите съобщение. Те могат да помогнат намаляване NDR като предупреждение потребител ако своето послание има вероятност да отидете на външни лица, или по-голям от квоти за съобщение.

  • Множество прокси адреси - група може да има псевдоними точно като прави пощенска кутия на потребителя. Допълнителни прокси адреси може да бъде удобен за приемане на съобщения, изпратени до други тези псевдоними или за по-лесно достигне група, която има дълга или трудни за правописа име. Вижте: няколко домейна за поддръжка за Office 365 групи - администратор помощ

  • Размер на изпращане/получаване, Max - тези квоти може да ви помогне да намалите проблеми с групата получаване (или изпращане) изключително големи съобщения за по-добро управление на изисквания за съхранение и пропускателна способност.

Office 365 ви дава някои инструменти за управление на вида на съдържанието, което се споделя във вашата група.

  • Указания за използване на - ще можете да дефинирате указания за използване за Office 365 групи – за обучение на вашите потребители за най-добри практики, които помагат за запазване на групите на ефективни и информирайте ги вътрешните съдържание правила на. За пример вижте: Указания за използване за Microsoft клиенти и партньори.

  • Класификация на данни – ще можете да създадете система за класификация персонализируеми данни за групи в Office 365, която позволява разделяне на групите по правилата за тип (например, "относно", "корпоративни поверително" или "горната тайна"). По този начин вашите групи могат да бъдат представени правилата на друго съдържание във вашата организация. Extensible правила позволяват на вашата организация да конфигурирате на крайна точка, която се извиква всеки път, когато група се създава или променя – и след това можете да реализирате собствени правила за създаване на група или да промените.

Управление на промяната

Потребителите понякога не приемат промяната, затова е важно да комуникирате със съществуващи членове на вашите списъци за разпространение за да го уведоми какво да очаквате. Ето някои от информацията, която трябва да включите в това съобщение, както и някои отговори, може да ви бъдат полезни:

Какво представляват групите в Outlook?

Групи на Office 365 в Outlook са един сътрудничество решение за екипи/групи, които искат място за споделяне на обсъждания, файлове, календари и бележки в единен начин, който е лесно да се намери.  Вероятно един най-добрите функцията е папката "Входящи" за групата поддържа история на обсъждания, което ви улеснява да търсите предишните дискусии.

Защо се правят тази промяна?

Хората често са поискали възможността за търсене на съобщения, публикувани в нашия списък за разпространение, за да се намери информация, която е обсъдено в миналото. Надстройване на списък за разпространение с група означава, че хора не трябва да задавате или отговаряте на едни и същи въпроси отново и отново.

Новата група ще включват календар за нашите събития на група, споделени файлове библиотека и бележник на OneNote, където да си сътрудничат и събиране на информация за бъдещи справки.

Трябва да правите нищо, за да се присъединят към тази група, ако вече е член на списък за разпространение?

Не, ако вече сте член на списък за разпространение автоматично ще член на новата група.

Как да получа достъп до нова група в Outlook? Какво Outlook в уеб?

За достъп до нова група в Outlook просто отидете на категорията "групи" в долната част на навигационния екран от лявата страна. Ако използвате тази група често обмислете го закачите като предпочитана щракнете с десния бутон върху него и изберете Показване като предпочитани.

Освен това се предлагат безплатни мобилни клиенти за Office 365 групи на всяка мобилни платформа (iOS, Android, и т.н.) така че лесно можете да отворите група в движение.

Не можете да все още само имейл

Да, разбира се. Един и същ имейл псевдонима, който сте използвали за списък за разпространение, все още ще работи добре за група в Outlook.

Също така...

Не забравяйте да кажете на тях, когато тази промяна настъпва и които те трябва да се свържете, ако имат допълнителни въпроси.

Мигриране на вашите списъци за разпространение

Готови ли сте да надстроите вашия списък за разпространение в група? Вижте списъците за разпространение мигриране към Office 365 групи – помощ за администратори.

Какво следва?

След като сте надстроили вашата група за разпространение до група на Office 365 има няколко последващи задачи, които може да искате да направите, за да се гарантира, че върви гладко.

  • Последващи действия с вашите потребители – проверка с тях веднага след като надстройката завърши и след това отново след няколко дни. Показва, че слушате и отговаря на всички въпроси, може да имат ще направи много към тяхното щастливи и доволни от промяната.

  • Наблюдение на ангажираност отчети - портала за администриране на Office 365 има някои добри отчети, които може да ви покаже колко потребители са с помощта на групата, колко често и функции, които използват. Тези отчети, за да ви помогне да проектирате вашия последващи действия и обучение на потребителите, както и осветяване, където вашите потребители са се най-голяма стойност от новата група. Вижте: отчети за дейността в центъра за администриране на Office 365.

  • Споделете вашия опит - нека други екипи във вашата фирма знаят, че сте надстроили вашата група за разпространение и какви стъпки, които се да направи успешна! Споделяне, че информацията може да помогне тези други екипи следват вашия пример и имат успешна надстройка на собствените си.

Вж. също

Имате въпроси относно групи в Office 365?

Посетете Общността на Microsoft Office 365 групи Tech.

Слушаме ви

В тази статия е актуализиран последно на 24 май 2017 като резултат от вашата обратна връзка. Ако сте намерили, че ви ръководи полезна информация и особено ако не сте, моля щракнете върху контролите за обратна връзка по-долу и да ни оставят градивен коментари, можем да продължим да я подобрим. Благодаря!

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×