Записване като работна книга с разрешени макроси

Записване като работна книга с разрешени макроси

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Когато създавате база данни на Access, съхранявате вашите данни в таблици – тематично базирани списъци, които съдържат редове и колони. Например можете да създадете таблица с контакти, за да съхранявате списък с имена, адреси и телефонни номера, или таблица с продукти, за да съхранявате информация за продукти.

Тази статия обяснява как да създадете таблица, как да добавите полета към таблица и как да зададете първичен ключ на таблица. Тя обяснява също как да зададете свойства на полетата и таблицата.

Тъй като други обекти на бази данни така силно зависят от таблици, трябва винаги да започне вашия проект на база данни чрез създаване на всички от нейните таблици и след това създаване на други обекти. Преди да създадете таблици, внимателно обмислете вашите изисквания и определят всички таблици, които ви трябват. За Въведение към планиране и проектиране на база данни вижте статията Основи на проектирането на бази данни.

В тази статия

Общ преглед

Създаване на нова таблица

Добавяне на поле към таблица

Записване на таблица

Общ преглед

Таблицата е обект от база данни, който използвате, за да съхранявате данни по определена тема, като например служители или продукти. Таблицата се състои от записи и полета.

Всеки запис съдържа данни за един екземпляр на темата на таблицата, като например даден служител. Записът също често се нарича ред или екземпляр.

Всяко поле съдържа данни за един аспект от темата на таблицата, например собствено име или имейл адрес. Полето също често се нарича колона или атрибут.

Записът се състои от стойности на полета, като напр. Contoso, Ltd. или ime@example.com. Стойността на поле също често се нарича факт.

Таблица "Клиенти" в Access, показваща оформление на записи и полета

1. Запис

2. Поле

3. Стойност на поле

Базата данни на Access може да съдържа множество таблици, всяка от които съхранява информация за различна тема. Всяка таблица може да съдържа множество полета с различни типове данни, като например текст, числа, дати и хипервръзки.

Свойства на таблиците и полетата

Таблиците и полетата имат свойства, които можете да зададете, за да управлявате техните характеристики или поведение.

списъци със свойства на таблици и полета
Таблица, отворена в изглед за проектиране.

1. Свойства на таблица

2. Свойства на полета

В база данни на Access свойствата на таблица са атрибути на таблицата, които засягат облика или поведението на таблицата като цяло. Свойствата на таблица са зададени в списъка със свойства на таблицата, в изглед за проектиране. Например можете да зададете свойството Изглед по подразбиране на таблицата, за да укажете начина на показване на таблицата по подразбиране.

Свойството на поле се отнася за определено поле в таблица и дефинира една от характеристиките на полето или аспект от поведението на полето. Можете да зададете някои свойства на полета в изглед на лист с данни. Можете също да зададете всяко свойство на поле в изглед за проектиране с помощта на екрана Свойства на полето.

Типове данни

Всяко поле има тип данни. Типът данни на полето указва вида данни, които се съхраняват в полето, например големи количества текст или прикачени файлове.

Задаване на типа на данните

Типът данни е свойство на полето, но се различава от другите свойства на поле, както следва:

  • Задавате типа на данните на полето в мрежата за проектиране на таблицата, а не в екрана Свойства на полето.

  • Типът на данните на полето определя какви други свойства има полето.

  • Трябва да зададете типа на данните на полето, когато създавате полето.

    Можете да създадете ново поле в Access, като въведете данни в нова колона в изглед на лист с данни. Когато създавате поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access автоматично присвоява тип на данните за полето на базата на стойността, която въведете. Ако от стойността, която сте въвели, не се подразбира друг тип на данните, Access задава текстов тип на данните. Ако е необходимо, можете да промените типа на данните, като използвате лентата.

Примери за автоматично разпознаване на типа данни

Следващата таблица показва как работи автоматичното разпознаване на типа данни в изглед на лист с данни.

Ако въведете:

Access създава поле с тип данни:

Явор

Текст

http://www.contoso.com

Можете да използвате всеки валиден префикс на интернет протокола. Например http://, https:// и mailto: са валидни префикси.

Хипервръзка

1

Число, дълго цяло число

50 000

Число, дълго цяло число

50 000,99

Число, с двойна точност

50 000,389

Число, с двойна точност

12.67

Разпознаваните формати за дата и час са тези на вашата потребителска, езиково-географска променлива.

Дата/час

31 декември 2016 г.

Дата/час

10:50:23

Дата/час

10:50 ч.

Дата/час

17:50 ч.

Дата/час

12,50 лв.

Разпознаваният символ за валута е от вашата потребителска, езиково-географска променлива.

Валута

21,75

Число, с двойна точност

123,00%

Число, с двойна точност

3,46E+03

Число, с двойна точност

Релации на таблици

Въпреки че всяка таблица съхранява данни за различна тема, таблиците в дадена база данни на Access обикновено съхраняват данни за теми, които са свързани помежду си. Например една база данни може да съдържа:

  • Таблица за клиенти, съдържаща списък на клиентите на вашата фирма и техните адреси.

  • Таблица за продукти, съдържаща продуктите, които продавате, заедно с цени и изображения за всеки елемент.

  • Таблица за поръчки, която следи за поръчките на клиентите

Тъй като съхранявате данните за различни теми в отделни таблици, трябва по някакъв начин да свържете данните, така че да можете лесно да комбинирате свързаните данни от тези отделни таблици. За да свържете данните, съхранявани в различни таблици, можете да създадете релации. Релацията е логическа връзка между две таблици, която задава общите полета за таблиците.

Ключове

Полета, които са част от релация на таблици, се наричат ключове. Ключът обикновено се състои от едно поле, но може да се състои и от повече от едно поле. Има два вида ключове:

  • Първичен ключ    Таблицата може да има само един първичен ключ. Първичният ключ се състои от едно или повече полета, които идентифицират еднозначно всеки запис, съхраняван в таблицата. Често има уникален идентификационен номер, като например ИД номер, сериен номер или код, който служи като първичен ключ. Например е възможно да имате таблица "Клиенти", където всеки клиент има уникален идентификационен номер на клиент. Полето за ИД на клиент е първичният ключ на таблицата "Клиенти". Когато първичен ключ съдържа повече от едно поле, обикновено се състои от вече съществуващи полетата, които, взети заедно, предоставят уникални стойности. Например можете да използвате комбинация от фамилно име, собствено име и рождена дата като първичен ключ за таблица с хора.

  • Външен ключ    Една таблица може също да има един или повече външни ключове. Външният ключ съдържа стойности, които съответстват на стойности в първичния ключ на друга таблица. Например може да имате таблица "Поръчки", в която всяка поръчка има за идентификатор на клиента число, което отговаря на един запис в таблицата "Клиенти". Полето с идентификатор на клиента е външен ключ на таблицата "Поръчки".

Съответствието на стойностите между ключовите полета формира базата на релациите на таблиците. Използвайте релации на таблици, за да комбинирате данни от свързани таблици. Нека например да имате таблица "Клиенти" и таблица "Поръчки". В таблицата "Клиенти" всеки запис се идентифицира с полето "ИД", което е първичен ключ.

За да асоциирате всяка поръчка с клиент, можете да добавите поле външен ключ към таблицата "Поръчки", което отговаря на полето "ИД" на таблицата "Клиенти", и след това да създадете релация между двата ключа. Когато добавите запис към таблицата "Поръчки", трябва да използвате стойност за идентификатор на клиента, която идва от таблицата "Клиенти". Винаги когато искате да прегледате някаква информация за клиента на поръчката, ще използвате релацията, за да идентифицирате кои данни от таблицата "Клиенти" на кои записи от таблицата "Поръчки" отговарят.

Релация на таблици на Access, показана в прозореца за релации
Релация на таблици, показана в прозореца за релации

1. Първичен ключ – идентифицира се чрез иконата с изображение на ключ до името на полето.

2. Външен ключ – обърнете внимание на липсата на икона на ключа.

Предимства на използването на релации

Съхраняването на данни, разделени в свързани таблици, дава следните предимства:

  • Съгласуваност    Тъй като всеки елемент от данните е записан само веднъж – в една таблица, има по-малко възможности за нееднозначност или несъгласуваност. Например вие съхранявате името на клиента само веднъж – в таблицата за клиенти, вместо да го съхранявате многократно (и потенциално противоречиво) в таблицата, съдържаща данни за поръчки.

  • Ефективност    Записването на данни само на едно място означава, че използвате по-малко дисково пространство. Нещо повече, по-малките таблици обикновено предоставят данни по-бързо от по-големите таблици. И накрая, ако не използвате отделни таблици за различните теми, вие ще въвеждате стойности null (липса на данни) и излишъци във вашите таблици, което може да отнеме излишна памет и да влоши техническите показатели.

  • Разбираемост    Структурата на базата данни е по-лесна за разбиране, ако темите са правилно разделени в таблици.

Съвет : Планирайте своите таблици, като вземете предвид релациите. Можете да използвате съветника за справки, за да създадете поле с външен ключ, ако таблицата, която съдържа съответния първичен ключ, вече съществува. Съветникът за справки създава релацията вместо вас.

Най-горе на страницата

Създаване на нова таблица

Проста база данни, като например списък с контакти, може да използва само една таблица. Много бази данни обаче използват по няколко таблици. Когато създавате нова база данни, създавате нов файл на своя компютър, който действа като контейнер за всички обекти във вашата база данни, включително таблиците ви.

Можете да създадете таблица, като създадете нова база данни, като вмъкнете таблица в съществуваща база данни или като импортирате или свържете таблица от друг източник на данни – например работна книга на Microsoft Excel, документ на Microsoft Word, текстов файл или друга база данни. Когато създавате нова празна база данни, автоматично се вмъква нова празна таблица. След това можете да въвеждате данни в таблицата, за да започнете да дефинирате вашите полета.

Какво искате да направите?

Създаване на нова таблица в нова база данни

Създаване на нова таблица в съществуваща база данни

Импортиране или свързване за създаване на таблица

Използване на сайт на SharePoint за създаване на таблица

Задаване на първичния ключ на таблица

Задаване на свойствата на таблица

Създаване на нова таблица в нова база данни

  1. Щракнете върху Файл > Създай. Ако използвате Access 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office > Създай.

  2. В полето Име на файла въведете име на файл за новата база данни.

  3. За да отидете в друго местоположение, където да запишете базата данни, щракнете върху иконата на папка.

  4. Щракнете върху Създай.

    Новата база данни се отваря и се създава и отваря нова таблица с име Таблица1 в изглед на лист с данни.

Създаване на нова таблица в съществуваща база данни

  1. Щракнете върху Файл > Отвори. Ако използвате Access 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office > Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете базата данни, която искате да отворите, след което щракнете върху Отвори.

  3. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица.

    В базата данни се вмъква нова таблица, която се отваря в изглед на лист с данни.

Импортиране или свързване за създаване на таблица

Можете да създадете таблица чрез импортиране или свързване към данни, съхранявани на друго място. Можете да импортирате или да се свържете към данни в работен лист на Excel, списък на SharePoint, XML файл, друга база данни на Access, папка на Microsoft Outlook и др.

Когато импортирате данни, вие създавате копие на данните в нова таблица в текущата база данни. Последващите промени в данните източник няма да влияят върху импортираните данни, а промените в импортираните данни не влияят върху данните източник. След като се свържете с източник на данни и импортирате неговите данни, можете да използвате импортираните данни, без да сте свързани с източника. Можете да променяте структурата на импортираните таблици.

Когато се свързвате към данни, създавате свързана таблица в текущата база данни, която представлява жива връзка към съществуващата информация, записана на друго място. Когато промените данни в свързана таблица, вие ги променяте в източника. Когато се променят данни в източника, тази промяна се показва в свързаната таблица. Трябва да можете да се свързвате с източника на данни, когато използвате свързана таблица. Не може да променяте структурата на свързана таблица.

Забележка : Не може да редактирате данни в работен лист на Excel с помощта на свързана таблица. Можете да заобиколите проблема, като импортирате данните източник в база данни на Access и след това се свържете към базата данни от Excel.

Създаване на нова таблица чрез импортиране или свързване към външни данни

  1. Щракнете върху Файл > Отвори. Ако използвате Access 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office > Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни, в която искате да създадете нова таблица.

  3. В раздела Външни данни, в групата Импортиране и свързване щракнете върху един от наличните източници на данни. Ако използвате Access 2007, източниците на данни са в групата Импортиране.

    Добавяне на приложение

  4. Следвайте инструкциите в диалоговите прозорци, които се появяват на всяка стъпка.

    Access създава новата таблица и я показва в навигационния екран.

Можете също да импортирате или свържете към списък на SharePoint с помощта на команда в раздела Създаване.

Най-горе на страницата

Използване на сайт на SharePoint за създаване на таблица

Можете да създадете във вашата база данни таблица, която импортира от или се свързва към списък на SharePoint. Можете също да създадете нов списък на SharePoint с помощта на предварително дефиниран шаблон. Предварително дефинираните шаблони в Access са "Контакти", "Задачи", "Проблеми" и "Събития".

  1. Щракнете върху Файл > Отвори. Ако използвате Access 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office > Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете базата данни, в която искате да създадете новата таблица, и след това щракнете върху Отвори.

  3. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Списъци на SharePoint.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Създаване на списък на SharePoint, който се базира на шаблон

      1. Щракнете върху Контакти, Задачи, Проблеми или Събития.

      2. В диалоговия прозорец Създаване на нов списък въведете URL адреса за сайта на SharePoint, където искате да създадете списъка.

      3. Въведете име за новия списък и неговото описание в полетата Задайте име за новия списък и Описание.

      4. За да отворите свързана таблица, след като е създадена, поставете отметка в квадратчето След завършването отвори списъка (избрано по подразбиране).

    • Създаване на нов списък по избор

      1. Щракнете върху По избор.

      2. В диалоговия прозорец Създаване на нов списък въведете URL адреса за сайта на SharePoint, където искате да създадете списъка.

      3. Въведете име за новия списък и неговото описание в полетата Задайте име за новия списък и Описание.

      4. За да отворите свързана таблица, след като е създадена, поставете отметка в квадратчето След завършването отвори списъка (избрано по подразбиране).

    • Импортиране на данните от съществуващ списък

      1. Щракнете върху Съществуващ списък в SharePoint.

      2. В диалоговия прозорец Външни данни въведете URL адреса на сайта на SharePoint, съдържащ данните, които искате да импортирате.

      3. Щракнете върху Импортиране на първичните данни в нова таблица в текущата база данни и след това щракнете върху Напред.

      4. Поставете отметка в квадратчето до всеки списък на SharePoint, който искате да импортирате.

    • Свързване към съществуващ списък

      1. Щракнете върху Съществуващ списък в SharePoint.

      2. В диалоговия прозорец Външни данни – сайт на SharePoint, въведете URL адрес за сайта на SharePoint, съдържащ списъка, към който искате да се свържете.

      3. Щракнете върху Свързване към източника на данни чрез създаване на свързана таблица и след това щракнете върху Напред.

      4. Поставете отметка в квадратчето до всеки списък на SharePoint, към който искате да се свържете.

Най-горе на страницата

Задаване на първичния ключ на таблица

Освен ако нямате конкретна причина да не го правите, трябва да зададете първичен ключ за таблицата. Access автоматично създава индекс за първичния ключ, който може да ви помогне да подобрите производителността на базата данни. Access също така проверява дали всеки запис има стойност в полето за първичен ключ и дали стойността винаги е уникална. Уникалните стойности са от решаващо значение, защото в противен случай няма никакъв начин надеждно да разграничите определен ред от другите редове.

Когато създавате нова таблица в изглед на лист с данни, Access автоматично създава първичен ключ и му присвоява име на поле с ИД и тип данни "Автономериране".

В изглед за проектиране можете да промените или да премахнете първичния ключ, както и да зададете първичния ключ за таблица, която няма такъв.

Определяне кои полета да се използват като първичен ключ

Понякога е възможно вече да имате данните, които искате да използвате като първичен ключ. Например е възможно да имате съществуващи идентификационни номера за вашите служители. Ако създадете таблица, за да проследявате информацията за служителите, може да решите да използвате съществуващия ИД на служител като първичен ключ за таблицата. Възможно е също ИД на служител да е уникален само в комбинация с ИД на отдел – това изисква да използвате и двете полета заедно като първичен ключ. Добрият кандидат за първичен ключ има следните характеристики:

  • Всеки запис има уникална стойност за полето или за комбинацията от полета.

  • Полето (или комбинацията от полета) никога не е празно или null – винаги има стойност.

  • Стойностите не се променят.

Ако няма подходящи съществуващи данни, които да се използват като първичен ключ, можете да създадете ново поле, което да се използва като първичен ключ. Когато създавате ново поле, което да се използва като първичен ключ, задайте типа на данните на полето на "Автоматично номериране", за да сте сигурни, че отговаря на трите характеристики в предишния списък.

Задаване или промяна на първичния ключ

  1. Изберете таблицата, чийто първичен ключ искате да зададете или промените.

  2. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед за проектиране.

  3. В мрежата за проектиране на таблицата изберете полето или полетата, които искате да използвате като първичен ключ.

    За да изберете едно поле, щракнете върху селектора на ред за желаното поле.

    За да изберете повече от едно поле, задръжте натиснат клавиша CTRL и след това щракнете върху селектора на ред за всяко поле.

  4. В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Първичен ключ.

    Група ''Инструменти'' в раздела ''Проектиране''

    Вляво от полето или полетата, които сте задали като първичен ключ, се показва индикатор за ключ.

Премахване на първичния ключ

  1. Изберете таблицата, чийто първичен ключ искате да премахнете.

  2. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед за проектиране.

  3. Щракнете върху селектора на ред за текущия първичен ключ. Ако първичният ключ се състои от няколко полета, задръжте натиснат клавиша CTRL и след това щракнете върху селектора на ред за всяко поле.

  4. В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Първичен ключ.

    Група ''Инструменти'' в раздела ''Проектиране''

    Индикаторът за ключ се премахва от полето или полетата, които са били зададени като първичен ключ.

Забележка : Когато записвате нова таблица, без да зададете първичен ключ, Access ви подканва да създадете ново поле за първичен ключ. Ако щракнете върху Да, Access създава поле за ИД, което използва типа данни "Автономериране", за да се даде еднозначна стойност за всеки запис. Ако вашата таблица вече съдържа поле с "Автономериране", Access го използва като първичен ключ. Ако щракнете върху Не, Access не добавя поле и не се задава първичен ключ.

Най-горе на страницата

Задаване на свойствата на таблица

Освен да задавате свойства на полетата, можете също да зададете свойства, които се прилагат към цялата таблица или към цели записи.

  1. Изберете таблицата, чиито свойства искате да зададете.

  2. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед за проектиране.

  3. В раздела Структура, в групата Показване/скриване щракнете върху Списък на свойствата.

    Групата "Покажи/скрий" в раздела "Проектиране" в Access

    Списъкът със свойства на таблицата се показва.

  4. В списъка със свойствата щракнете върху раздела Общи.

  5. Щракнете върху полето вляво от свойството, което искате да зададете, и след това въведете настройка за свойството.

    Налични свойства на таблица

    Използвайте това свойство на таблица

    За

    Показване на изгледи в сайта на SharePoint

    Зададете дали изгледите, които се базират на таблицата, могат да бъдат показани в SharePoint сайт.

    Забележка : Ефектът от тази настройка зависи от настройката на свойството Показване всички изгледи в SharePoint сайт на базата данни.

    Разгънат подлист с данни

    Разгънете всички подлистове с данни, когато отворите таблицата.

    Височина на подлист с данни

    Направете едно от следните неща:

    • Ако искате прозорецът на подлиста с данни да се разгъне, за да показва всички редове, оставете стойността на този набор от свойства на 0".

    • Ако искате да управлявате височината на подлиста с данни, въведете желаната височина в инчове.

    Ориентация

    Зададете ориентацията на изгледа според посоката на четене за вашия език – отляво надясно или отдясно наляво.

    Описание

    Предоставите описание на таблицата. Това описание ще се появи в поясненията за таблицата.

    Изглед по подразбиране

    Зададете Лист с данни, Обобщена таблица или Обобщена диаграма като изглед по подразбиране при отваряне на таблицата. Обърнете внимание, че опциите за обобщена таблица и обобщена диаграма са премахнати от Access, като се започне от Access 2013.

    Правило за проверка

    Въведете израз, който трябва да бъде винаги истина, когато добавяте или променяте запис.

    Текст на проверката за валидност

    Въведете съобщение, което се показва, когато някой запис не отговаря на израза в свойството Правило за проверка.

    Филтър

    Дефинирате критерии за показване само на избрани редове в изглед на лист с данни.

    Подреждане по

    Изберете едно или повече полета, за да зададете ред на сортиране по подразбиране на редовете в изглед на лист с данни.

    Име на подлист с данни

    Зададете дали в изглед на лист с данни трябва да се покаже подлист с данни и, ако е така, коя таблица или заявка трябва да достави редовете в подлиста с данни.

    Дъщерни полета на връзката

    Покажете списък на полетата в таблицата или заявката, които се използват за подлиста с данни, който съответства на свойството Основни полета на връзката, зададено за таблицата.

    Основни полета на връзката

    Покажете списък на полетата в таблицата, съответстващи на свойството Дъщерни полета на връзката, зададено за таблицата.

    Филтриране при зареждане

    Приложите автоматично критериите за филтриране от свойството Филтър (при настройка Да), когато таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

    Подреждане при зареждане

    Приложите автоматично критериите за сортиране от свойството Подреждане по (при настройка Да), когато таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

    Съвет : За да осигурите повече място за въвеждане или редактиране на настройка в полето на свойството, натиснете клавиша SHIFT+F2, за да покажете полето Мащабиране. Ако сте настроили свойството Правило за проверка на израз и ви е нужна помощ при създаването му, щракнете върху Бутон на конструктор до полето на свойството ValidationRule, за да покажете конструктора на изрази.

  6. Натиснете CTRL+S, за да запишете промените си.

Начало на раздела

Най-горе на страницата

Вмъкване, добавяне или създаване на ново поле в таблица

Трябва да съхранявате в поле всяка част от данните, които искате да следите. Например в таблицата "Контакти" създавате полета за фамилно име, собствено име, телефонен номер и адрес. В таблицата "Продукти" създавате полета за име на продукт, идентификатор на продукт и цена.

Преди да създадете полетата, се опитайте да разделите данните на най-малките полезни части. Много по-лесно е по-късно да комбинирате данните, отколкото да ги извличате. Например вместо поле "Пълно име", обмислете създаването на отделни полета за фамилно име и собствено име. След това можете лесно да търсите или сортирате по собствено име, фамилно име или и по двете. Ако планирате да създавате отчет, да сортирате, да търсите или да изчислявате с някой елемент от данни, поставете този елемент в негово собствено поле.

След като създадете поле, можете да зададете и свойства на полето, за да управлявате неговия облик и поведение.

Какво искате да направите?

Добавяне на поле чрез въвеждане на данни

Когато създавате нова таблица или отваряте съществуваща таблица в изглед на лист с данни, можете да добавите поле към таблицата, като въведете данни в колоната Добавяне на ново поле от листа с данни.

Лист данни в Access с колона ''Добавяне на ново поле''

1. Въведете данни в колоната Добавяне на ново поле.

  1. Създайте или отворете таблица в изглед на лист с данни, като щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате, в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на лист с данни от контекстното меню.

  2. В колоната Добавяне на ново поле въведете името на полето, което искате да създадете.

    Използвайте описателно име, така че полето да бъде по-лесно за идентифициране.

  3. Въведете данни в новото поле.

Добавяне на поле чрез шаблон за поле

Понякога е по-лесно да изберете от предварително дефиниран списък с полета, които отговарят на нуждите ви, отколкото ръчно да създадете поле. Можете да използвате списъка Още полета в Access 2010, 2013, или 2016 или прозореца на задачите Шаблони за полета в Access 2007, за да изберете от списък с шаблони за полета. Шаблонът за поле е предварително зададен набор от характеристики и свойства, който описва дадено поле. Дефиницията на шаблона за поле включва име на поле, тип на данните, настройка за свойството на полето Формат и други свойства на полето.

Ако използвате Access 2010, 2013 или 2016, изпълнете стъпките по-долу.

  1. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед на таблица с данни.

  2. В раздела Полета, в групата Добавяне и изтриване щракнете върху Още полета.

    Екранна снимка на групата "Добавяне и изтриване" в раздела "Полета" на лентата.

  3. Изберете поле в списъка Още полета, за да вмъкнете новата колона. Access поставя полето отдясно на колоната, в която в момента се намира курсорът. Ако изберете една от опциите за поле под заглавието "Бързо стартиране", като например "Адрес", Access създава множество полета в таблицата ви, в които да се съдържат различните части от един адрес.

Ако използвате Access 2007, изпълнете стъпките по-долу.

  1. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед на таблица с данни.

  2. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Ново поле.

    Добавяне на приложение

  3. Изберете едно или повече полета в екрана Шаблони за полета и след това ги плъзнете в таблицата, където искате да вмъкнете новата колона.

Задаване на свойства на полета

След като създадете поле, можете да зададете свойства на полето, за да управлявате неговия облик и поведение.

Например чрез настройка на свойства на полето можете да:

  • Управлявате облика на данните в поле

  • Предотвратявате въвеждането на неправилни данни в поле

  • Задавате стойности по подразбиране за поле

  • Ускорявате търсенето и сортирането в поле

Можете да зададете някои от наличните свойства на полета, докато работите в изглед на лист с данни. За да получите обаче достъп до пълния списък със свойства на полетата, трябва да използвате изглед за проектиране.

Задаване на свойства на поле в изглед на лист с данни

Можете да преименувате поле – да промените неговия тип данни, неговото свойство Формат и някои от другите свойства на полето, докато работите в изглед на лист с данни.

Отваряне на таблица в изглед на лист с данни

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да отворите.

  2. В контекстното меню щракнете върху Изглед на таблица с данни.

Преименуване на поле

Когато добавите поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access автоматично присвоява стандартни имена на полетата. Access присвоява името "Поле1" на първото ново поле, "Поле2" на второто ново поле и т. н. По подразбиране името на полето се използва като негов етикет навсякъде, където полето се показва, например в заглавие на колона от лист с данни. Преименуването на полетата, така че да имат по-описателни имена, помага да станат по-лесни за използване, когато преглеждате или редактирате записи.

  1. Щракнете с десния бутон върху заглавието на полето, което искате да преименувате (например "Поле1").

  2. В контекстното меню щракнете върху Преименуване на поле. Ако използвате Access 2007, щракнете върху Преименуване на колона в контекстното меню.

  3. Въведете новото име в заглавието на полето.

    Имената на полетата може да се състоят най-много от 64 знака (букви или цифри), включително и интервали.

Променяне на типа на данните на поле

Когато създавате поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access преглежда тези данни, за да определи подходящия тип на данните за полето. Ако например въведете 1.1.2017, Access разпознава данните като дата и задава типът на данните за полето да бъде "Дата/час". Ако Access не може със сигурност да определи типа на данните, типът на данните по подразбиране се задава да бъде "Текст" ("Кратък текст", ако използвате Access 2016).

Типът на данните на полето определя кои други свойства на полето можете да зададете. Можете например да зададете свойството Само добавяне само за поле, което има данни от тип хипервръзка или данни от тип "Паметна бележка" ("Дълъг текст", ако използвате Access 2016).

Може да има случаи, когато искате да промените ръчно типа на данните на поле. Нека например да имате номера на стаи, които приличат на дати, например 10/2017. Ако въведете 10/2017 в ново поле в изглед на лист с данни, функцията за автоматично откриване на типа на данните избира за полето данни от тип "Дата/Час". Тъй като номерата на стаите са етикети, а не дати, те трябва да използват данни от тип "Текст". За да промените типа на данните на поле, използвайте следната процедура.

  1. В лентата щракнете върху раздела Полета. Ако използвате Access 2007, щракнете върху раздела Лист с данни.

  2. В списъка Тип на данните, в групата Форматиране изберете нужния тип данни. Ако използвате Access 2007, в списъка "Тип на данните", в групата Тип на данните и форматиране изберете нужния тип данни.

    Какви типове на данни са налични?

    Вижте Типове данни за настолни бази данни на Access за пълен списък с налични типове данни в база данни на Access.

    Забележка : Максималният размер на файл на база данни на Access е 2 гигабайта.

    Съвети за типовете данни

    • За да оптимизирате производителността, трябва да използвате най-подходящия Размер на полето, когато създавате текстово или числово поле. Например ако очаквате да съхранявате пощенски кодове с предвидима дължина, задайте тази дължина като размер на полето. Можете да зададете размера на полето, като зададете стойност в полето за свойството Размер на полето. За повече информация вж. раздела Задаване на други свойства на поле.

    • За телефонни номера, номера на части и други числа, които не възнамерявате да използвате за математически изчисления, трябва да изберете текстов тип данни вместо числов тип данни. Числова стойност, която се съхранява като текст, може да се сортира и филтрира по-логично.

Променяне на формата на поле

Освен определянето на типа на данните на ново поле, Access може да зададе свойството Формат за полето в зависимост от това, което въведете. Ако например въведете 10:50, Access задава типът на данните да бъде "Дата/час", а свойството Формат – среден час. За да промените ръчно свойството Формат на поле, направете следното:

  1. В лентата щракнете върху раздела Полета. Ако използвате Access 2007, щракнете върху раздела Лист с данни.

  2. В списъка Формат, в групата Форматиране въведете желания формат. Ако използвате Access 2007, в списъка Формат, в групата Тип на данните и форматиране въведете желания формат.

    Забележка : Списъкът Формат може да не е наличен за някои полета (например текстови) в зависимост от типа на данните на полето.

Задаване на други свойства на поле

  1. В изглед на лист с данни щракнете върху полето, за което искате да зададете свойството.

  2. Ако използвате Access 2010, 2013 или 2016, в Полета в групите Свойства, Форматиране или Проверка на поле изберете свойствата, които искате.

  3. Ако използвате Access 2007, в раздела Лист с данни, в групата Тип на данните и форматиране изберете нужните свойства.

Задаване на свойства на поле в изглед за проектиране

Можете да зададете всяко свойство на поле, докато работите с таблица в изгледа за проектиране. В изгледа за проектиране задавате типа на данните на полето в мрежата за проектиране на таблицата, а другите свойства задавате в екрана Свойства на полето.

Отваряне на таблица в изглед за проектиране

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата.

  2. В контекстното меню щракнете върху Режим на проектиране.

Променяне на типа на данните на поле

  1. В мрежата за проектиране на таблицата намерете полето, за което искате да зададете типа на данните.

  2. В колоната Тип данни изберете типа на данните от списъка.

    Какви типове на данни са налични?

    Вижте Типове данни за настолни бази данни на Access за пълен списък с налични типове данни в база данни на Access.

    Забележка : Максималният размер на файл на база данни на Access е 2 гигабайта.

    Съвети за типовете данни

    • За телефонни номера, номера на части и други числа, които не възнамерявате да използвате за математически изчисления, трябва да изберете текстов тип данни вместо числов тип данни. Числова стойност, която се съхранява като текст, може да се сортира и филтрира по-логично, но не може лесно да се използва в изчисления.

    • За текстови и числови типове данни можете да зададете размера на полето или типа данни по-прецизно, като зададете стойност в полето за свойство Размер на полето.

Задаване на други свойства на поле

  1. В мрежата за проектиране на таблицата изберете полето, за което искате да зададете свойствата. Access показва свойствата за това поле в екрана Свойства на полето.

    Типът на данните в полето определя свойствата, които можете да зададете.

  2. В екрана Свойства на полето въведете желаните настройки за всяко свойство или натиснете F6 и след това използвайте клавишите със стрелки, за да изберете свойство.

    Какви свойства на полето са налични?

    За изчерпателен списък на всички различни свойства на полета, налични за всеки тип данни на Access, вижте Въведение в типовете данни и свойствата на полета.

    Забележка : Не всички свойства са налични за всяко поле. Типът на данните на полето определя какви свойства има.

  3. За да осигурите повече място за въвеждане или редактиране на настройката на свойството в полето за свойство, натиснете SHIFT + F2, за да покажете полето Мащабиране.

    Съвет : Ако въвеждате маска за въвеждане или израз за проверка и искате помощ при създаването, щракнете върху Бутон на конструктор до полето за свойството, за да се покаже подходящият конструктор.

  4. Натиснете CTRL+S, за да запишете промените си.

Записване на таблица

След като създадете или промените таблица, трябва да я запишете. Когато записвате таблица за първи път, й дайте име, описващо данните, които тя съдържа. Можете да използвате до 64 буквено-цифрови знака, включително интервалите. Например можете да наречете таблицата "Клиенти", "Опис на части" или "Продукти".

Съвет : Трябва да си определите правила за имената на обектите във вашата база данни и да ги използвате постоянно.

  1. Ако използвате Access 2010, 2013 или 2016, щракнете върху Файл > Запиши или натиснете CTRL+S.

  2. Ако използвате Access 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office и след това върху Запиши като или натиснете CTRL+S.

  3. Ако записвате таблицата за първи път, въведете име за таблицата и след това щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×