Записване или конвертиране в PDF файл

Можете да използвате програмите от Office, за да записвате или конвертирате файловете си като PDF файлове, така че да можете да ги споделяте или отпечатвате в печатници. И няма да е необходим никакъв друг софтуер или добавки.

Използвайте PDF формат, когато искате файл, който:

  • Изглежда по един и същ начин на повечето компютри.

  • Има по-малък размер на файла.

  • Отговаря на отрасловия стандарт.

Примери са автобиографии, правни документи, бюлетини, файлове, предназначени само за четене и отпечатване, и файлове, предназначени за професионално отпечатване.

За да експортирате или запишете като PDF файл, във файл на Office, в менюто Файл щракнете върху Експортиране или Запиши като. За да видите подробни инструкции, изберете програма от Office от падащия списък.

  1. Отворете таблицата или отчета, който искате да публикувате като PDF.

  2. В раздела Външни данни, в групата Експортиране щракнете върху PDF или XPS

    Изображение на бутона "PDF или XPS"

  3. В полето Име на файл въведете или изберете име за документа.

  4. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF (*.pdf).

    • Ако документът изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако размерът на файла е по-важен от качеството на печат, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  5. Щракнете върху Опции, за да зададете страницата за печат, да изберете дали да се отпечатват коректурите и да изберете опциите за изхода. Щракнете върху OK.

  6. Щракнете върху Публикувай.

Тази информация се отнася и за Microsoft Excel Starter 2010.

Забележка :  Не можете да записвате листове на Power View като PDF файлове.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.
    За да видите диалоговия прозорец Запиши като в Excel 2013 или Excel 2016, трябва да изберете местоположение и папка.

  3. В полето Име на файл въведете име за файла, ако още не сте.

  4. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF (*.pdf).

    • Ако искате файлът да се отвори в избрания формат след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване.

    • Ако документът изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако размерът на файла е по-важен от качеството на печат, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  5. Щракнете върху Опции, за да зададете страницата за печат, да изберете дали да се отпечатват коректурите и да изберете опциите за изхода. Щракнете върху OK, когато сте готови.

  6. Щракнете върху Запиши.

OneNote 2013 и OneNote 2016

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Експортиране.

  3. Под Експортиране на текущ/а щракнете коя част на бележника искате да запишете като PDF.

  4. Под Избор на формат щракнете върху PDF (*.pdf) и след това щракнете върху Експортиране.

  5. В диалоговия прозорец Запиши като, в полето Име на файл въведете име за бележника.

  6. Щракнете върху Запиши.

OneNote 2010

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като и след това щракнете върху опцията, представляваща частта от бележника, която искате да запишете като PDF.

  3. Под Запиши секцията като щракнете върху PDF (*.pdf) и след това върху Запиши като.

  4. В полето Име на файл въведете име за бележника.

  5. Щракнете върху Запиши.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.
    За да видите диалоговия прозорец Запиши като в NetworkSolutionsBP-Проверка-1-3 и PowerPoint 2016, трябва да изберете местоположение и папка.

  3. В полето Име на файл въведете име за файла, ако още не сте.

  4. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF (*.pdf).

    • Ако искате файлът да се отвори в избрания формат след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване.

    • Ако документът изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако размерът на файла е по-важен от качеството на печат, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  5. Щракнете върху Опции, за да зададете страницата за печат, да изберете дали да се отпечатват коректурите и да изберете опциите за изхода. Щракнете върху OK, когато сте готови.

  6. Щракнете върху Запиши.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.
    За да видите диалоговия прозорец Запиши като в Project 2013 или Project 2016, трябва да изберете местоположение и папка.

  3. В полето Име на файл въведете име за файла, ако още не сте.

  4. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF (*.pdf) и след това щракнете върху Запиши.

  5. В диалоговия прозорец Опции за експортиране на документ изберете за Диапазон на публикуване или Включване на непечатаема информация, или Съответствие с ISO 19500-1 (само за PDF).

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.
    За да видите диалоговия прозорец Запиши като в Publisher 2013 или Publisher 2016, трябва да изберете местоположение и папка.

  3. В полето Име на файл въведете име за файла, ако още не сте.

  4. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF (*.pdf).

  5. Ако искате да промените начина на оптимизиране на файла, щракнете върху Промени. (Щракнете върху Опции в Publisher 2013 или Publisher 2016.)

    • Направете желаните от вас промени в разделителната способност на картината и непечатаемата информация.

    • Щракнете върху Опции за печат, за да направите промени в опциите за печат за документа.

    • Щракнете върху OK, когато сте готови.

  6. Ако искате файлът да се отвори в избрания формат след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване.

  7. Щракнете върху Запиши.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.
    За да видите диалоговия прозорец Запиши като в Visio 2013 или Visio 2016, трябва да изберете местоположение и папка.

  3. В полето Име на файл въведете име за файла, ако още не сте.

  4. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF (*.pdf).

    • Ако искате файлът да се отвори в избрания формат след записването му, поставете отметка в квадратчето Автоматично показвай файла след записване.

    • Ако документът изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако размерът на файла е по-важен от качеството на печат, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  5. Щракнете върху Опции, за да зададете страницата за печат, да изберете дали да се отпечатват коректурите и да изберете опциите за изхода. Щракнете върху OK.

  6. Щракнете върху Запиши.

Word 2013 и Word 2016

  1. Щракнете върху Файл > Експортиране > Създай PDF/XPS.

    Бутон "Създай PDF/XPS" в раздел "Експортиране" в Word 2016.
  2. Ако свойствата на вашия документ на Word съдържат информация, която не искате да е включена в PDF файла, в прозореца Публикуване като PDF или XPS изберете Опции. След това изберете Документ и изчистете Свойства на документа. Задайте всички други желани опции и изберете OK.

    Изчистване на "Свойства на документа", за да се избегне споделянето на тази информация в PDF файла.

    За повече информация относно свойствата на документа вж. Преглед и промяна на свойствата на файл на Office 2016.

  3. В Публикуване като PDF или XPS отидете до мястото, където искате да запишете файла. Променете името на файла, ако искате друго име.

  4. Щракнете върху Публикувай.

Повече информация за опциите за PDF

  • За да създадете PDF файл само с някои страници от документа, изберете опция под Страници.

  • За да включите проследените промени в PDF файла, под За публикуване изберете Документ, показващ корекции. В противен случай се уверете, че сте избрали Документ.

  • За да създадете набор от показалци в PDF файла, изберете Създай показалци с използване на. След това изберете Заглавия или, ако сте добавили показалци към документа си, Показалци на Word.

  • Ако искате да включите свойствата на документа в PDF файла, изберете Свойства на документа.

  • За да улесните прочитането на документа от софтуер, четящ екрани, изберете Етикети за достъпност на структура на документ.

  • ISO 19005-1 съвместим (PDF/A) Тази опция създава PDF документа като версия 1.7 PDF, който е стандарт за архивиране. PDF/A ви помага да гарантирате, че документът ще изглежда по същия начин, когато бъде отворен по-късно на друг компютър.

  • Растерен текст, когато шрифтовете не могат да се вградят Ако шрифтовете не могат да се вградят в документа, PDF файлът ще използва растерни изображения на текста, така че документът в PDF формат да изглежда по същия начин като оригиналния документ. Ако тази опция не е избрана и файлът използва шрифт, който не може да бъде вграден, PDF четецът може да замести този шрифт с друг.

  • Шифровай документа с парола Изберете тази опция, за да ограничите достъпа, така че само хората с парола да могат да отварят PDF файла. Когато щракнете върху OK, Word отваря прозореца Шифроване на PDF документ, в който можете да въведете и да потвърдите паролата.

Отваряне и копиране на съдържание от PDF файл с Word

Можете да копирате желаното съдържание от PDF файл, като го отворите в Word.

Отидете на Файл > Отвори и намерете PDF файла. Word отваря PDF съдържанието в нов файл. От него можете да копирате желаното съдържание, включително изображения и диаграми.

Word 2010

Тази информация се отнася и за Microsoft Word Starter 2010.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.
    За да видите диалоговия прозорец Запиши като в Word 2013 и Word 2016, трябва да изберете местоположение и папка.

  3. В полето Име на файл въведете име за файла, ако още не сте.

  4. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF (*.pdf).

    • Ако искате файлът да се отвори в избрания формат след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване.

    • Ако документът изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако размерът на файла е по-важен от качеството на печат, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  5. Щракнете върху Опции, за да зададете страницата за печат, да изберете дали да се отпечатват коректурите и да изберете опциите за изхода. Щракнете върху OK, когато сте готови.

  6. Щракнете върху Запиши.

Изберете своята програма на Office от падащия списък.

  1. Отворете таблицата или отчета, които искате да публикувате като PDF файл.

  2. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , посочете стрелката до Запиши като и след това щракнете върху PDF или XPS файл.

  3. В списъка Име на файл въведете или изберете име за файла.

  4. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF файл.

  5. Ако искате да отворите файла веднага след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване. Това квадратче е налично само ако имате PDF четец, инсталиран на компютъра ви.

  6. До Оптимизиране за направете едно от следните неща в зависимост дали по-важен за вас е размерът на файл, или качеството на печат:

    • Ако таблицата или отчетът изискват високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако качеството на печат е по-малко важно от размера на файла, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  7. За да зададете различни опции за файла, щракнете върху Опции. (Връзки към повече информация за тези опции ще намерите в раздела Вж. също.) Щракнете върху OK.

  8. В диалоговия прозорец Публикуване като PDF или XPS щракнете върху Публикувай.

    Ако искате да направите промени в PDF файла след записването му, върнете се към своя първоначален файл на 2007 Microsoft Office system, в който сте го създали, и запишете файла като PDF отново. За да научите повече, вижте Запознаване с файловите формати PDF и XPS.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , посочете стрелката до Запиши като и след това щракнете върху PDF или XPS файл.

  2. В списъка Име на файл въведете или изберете име за работната книга.

  3. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF файл.

  4. Ако искате да отворите файла веднага след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване. Това квадратче е налично само ако имате PDF четец, инсталиран на компютъра ви.

  5. До Оптимизиране за направете едно от следните неща в зависимост дали по-важен за вас е размерът на файл, или качеството на печат:

    • Ако работната книга изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако качеството на печат е по-малко важно от размера на файла, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  6. За да зададете различни опции за файла, щракнете върху Опции. (Връзки към повече информация за тези опции ще намерите в раздела Вж. също.) Щракнете върху OK.

  7. Щракнете върху Публикувай.

Ако искате да направите промени в PDF файла след записването му, върнете се към своя първоначален файл на 2007 Microsoft Office system, в който сте го създали, и запишете файла като PDF отново. За да научите повече, вижте Запознаване с файловите формати PDF и XPS.

  1. В менюто Файл посочете Експортиране в и след това щракнете върху PDF или XPS файл.

  2. В списъка Име на файл въведете или изберете име за формуляра.

  3. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF файл.

  4. Ако искате да отворите файла веднага след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване. Това квадратче е налично само ако имате PDF четец, инсталиран на компютъра ви.

  5. До Оптимизиране за направете едно от следните неща в зависимост дали по-важен за вас е размерът на файл, или качеството на печат:

    • Ако формулярът изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако качеството на печат е по-малко важно от размера на файла, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  6. Щракнете върху Публикувай.

Ако искате да направите промени в PDF файла след записването му, върнете се към своя първоначален файл на 2007 Microsoft Office system, в който сте го създали, и запишете файла като PDF отново. За да научите повече, вижте Запознаване с файловите формати PDF и XPS.

  1. В менюто Файл щракнете върху Публикуване като PDF или XPS.

  2. В списъка Име на файл въведете или изберете име за файла.

  3. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF файл.

  4. До Обхват на страниците щракнете върху опцията, представляваща частта от бележника, който искате да запишете като PDF файл.

  5. Щракнете върху Публикувай.

Ако искате да направите промени в PDF файла след записването му, върнете се към своя първоначален файл на 2007 Microsoft Office system, в който сте го създали, и запишете файла като PDF отново. За да научите повече, вижте Запознаване с файловите формати PDF и XPS.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , посочете стрелката до Запиши като и след това щракнете върху PDF или XPS.

  2. В списъка Име на файл въведете или изберете име за презентацията.

  3. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF.

  4. Ако искате да отворите файла веднага след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване. Това квадратче е налично само ако имате PDF четец, инсталиран на компютъра ви.

  5. До Оптимизиране за направете едно от следните неща в зависимост дали по-важен за вас е размерът на файл, или качеството на печат:

    • Ако презентацията изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако качеството на печат е по-малко важно от размера на файла, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  6. За да зададете различни опции за файла, щракнете върху Опции. (Връзки към повече информация за тези опции ще намерите в раздела Вж. също.) Щракнете върху OK.

  7. Щракнете върху Публикувай.

Ако искате да направите промени в PDF файла след записването му, върнете се към своя първоначален файл на 2007 Microsoft Office system, в който сте го създали, и запишете файла като PDF отново. За да научите повече, вижте Запознаване с файловите формати PDF и XPS.

Записване като PDF за споделяне или разпространение в уеб

Ако искате да споделите публикацията във фиксиран формат по интернет или по мрежа, направете следното:

  1. В менюто Файл щракнете върху Публикуване като PDF или XPS.

  2. В списъка Име на файл въведете или изберете име за публикацията.

  3. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF файл.

  4. До Оптимизиране за, щракнете върху Промяна.

  5. В диалоговия прозорец Опции за публикуване щракнете върху оптимизацията в списъка Посочете как тази публикация ще се отпечатва или разпространява, който отговаря на нуждите на публикацията. Например ако публикацията ще бъде разпространявана онлайн и качеството на печат е по-малко важно от малкия размер на файла, щракнете върху Минимален размер. Ако качеството на печат е по-важно от размера на файла, щракнете върху Високо качество на печат.

  6. Щракнете върху Разширени, за да се покаже целият диалогов прозорец, и изберете нужните ви настройки. (Връзки към повече информация за тези опции ще намерите в раздела Вж. също.)

  7. Щракнете върху OK.

  8. В диалоговия прозорец Запиши като, ако искате да отворите файла веднага след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване. Това квадратче е налично само ако имате PDF четец, инсталиран на компютъра ви, и ако опцията Печатарска машина не е избрана в диалоговия прозорец Опции за публикуване.

  9. Щракнете върху Запиши.

Записване като PDF файл за професионален печат

Ако публикацията се изпраща в печатница, направете следното:

  1. В менюто Файл посочете Пакетирай и продължи и след това щракнете върху Пренасяне в печатно ателие.

  2. В екрана вляво, в списъка Как ще се печата тази публикация? щракнете върху желаната опция. Ако ще използвате услуга за офсетов печат, щракнете върху Печатарска машина. Ако ще използва копирно ателие от висок клас, щракнете върху Висококачествен печат.

  3. Щракнете върху Опции за печат.

  4. В диалоговия прозорец Опции за печат изберете опциите, от които имате нужда. (Връзки към повече информация за тези опции ще намерите в раздела Вж. също.) Щракнете върху OK.

  5. Под Изберете елемент за поправяне, поправете всички проблеми, установени от Publisher.

  6. Под Експортиране изберете квадратчето за отметка Създай PDF.

  7. Щракнете върху Запиши.

  8. В съветника за пакетиране и продължаване изберете местоположението, в което искате да експортирате файла, и щракнете върху Напред.

Ако искате да направите промени в PDF файла след записването му, върнете се към своя първоначален файл на 2007 Microsoft Office system, в който сте го създали, и запишете файла като PDF отново. За да научите повече, вижте Запознаване с файловите формати PDF и XPS.

  1. В менюто Файл щракнете върху Публикуване като PDF или XPS.

  2. В списъка Име на файл въведете или изберете име за чертежа.

  3. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF файл.

  4. Ако искате да отворите файла веднага след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване. Това квадратче е налично само ако имате PDF четец, инсталиран на компютъра ви.

  5. До Оптимизиране за направете едно от следните неща в зависимост дали по-важен за вас е размерът на файл, или качеството на печат:

    • Ако чертежът изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако качеството на печат е по-малко важно от размера на файла, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  6. За да отпечатате само избрани страници или да зададете други опции за публикуване, щракнете върху Опции и изберете нужните ви настройки. (Връзки към повече информация за тези опции ще намерите в раздела Вж. също.) Щракнете върху OK.

  7. Щракнете върху Публикувай.

Ако искате да направите промени в PDF файла след записването му, върнете се към своя първоначален файл на 2007 Microsoft Office system, в който сте го създали, и запишете файла като PDF отново. За да научите повече, вижте Запознаване с файловите формати PDF и XPS.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , посочете стрелката до Запиши като и след това щракнете върху PDF или XPS файл.

  2. В списъка Име на файл въведете или изберете име за документа.

  3. В списъка Запиши като тип щракнете върху PDF файл.

  4. Ако искате да отворите файла веднага след записването му, поставете отметка в квадратчето Отвори файла след публикуване. Това квадратче е налично само ако имате PDF четец, инсталиран на компютъра ви.

  5. До Оптимизиране за направете едно от следните неща в зависимост дали по-важен за вас е размерът на файл, или качеството на печат:

    • Ако документът изисква високо качество на печата, щракнете върху Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване).

    • Ако качеството на печат е по-малко важно от размера на файла, щракнете върху Минимален размер (публикуване онлайн).

  6. Щракнете върху Опции, за да зададете диапазона за печат, да изберете дали да се отпечатват коректури и да изберете опциите за изход. (Връзки към повече информация за тези опции ще намерите в раздела Вж. също.) Щракнете върху OK.

  7. Щракнете върху Публикувай.

Ако искате да направите промени в PDF файла след записването му, върнете се към своя първоначален файл на 2007 Microsoft Office system, в който сте го създали, и запишете файла като PDF отново. За да научите повече, вижте Запознаване с файловите формати PDF и XPS.

За да експортирате своя документ на Word или работна книга на Excel във формат PDF на iOS, докоснете Файл в горния ляв ъгъл, изберете Експортиране и след това PDF файл.

Докоснете "Файл > Експортиране", за да експортирате своя документ в PDF формат

Portable Document Format (Преносим документен формат) (PDF)    запазва форматирането на документите и разрешава споделянето на файлове. Когато PDF файл се преглежда онлайн или се отпечатва, той запазва предвидения от вас формат. PDF форматът е полезен също и за документи, които се възпроизвеждат с помощта на средствата за професионален печат. PDF е приет като валиден формат в много агенции и организации и има налични визуализатори за по-широк набор от платформи в сравнение с XPS.

Важно : За да прегледате даден PDF файл, трябва да имате инсталирана програма за четене на PDF на вашия компютър, като Acrobat Reader, която можете да намерите от Adobe Systems.

Вж. също

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×