Записване в SharePoint (Power Pivot)

Можете да записвате работни книги на Excel, които съдържат модели на данни на Power Pivot, в сайт на SharePoint, който е разширен така, че да поддържа достъп до модел на данни. След като работната книга бъде публикувана, разрешенията на SharePoint и свойствата на документа определят как другите хора могат да виждат и да използват вашата работна книга.

Преди да започнете

Публикуването на работни книги в SharePoint изисква да имате необходимите разрешения, софтуер и познания как да подготвите вашата работна книга за публикуване.

Софтуер за сървър

За преглед на работните книги в браузър, сървърът на SharePoint, който използвате, трябва да имате Power Pivot за SharePoint и Excel Services. И двете услуги са необходими за обработка и рендиране на работните книги в SharePoint.

Понякога можете да определите дали имате правилния софтуер, като прегледате библиотеките и контекстните менюта в своя сайт, но може да се наложи да попитате администратора на SharePoint дали е инсталиран необходимият софтуер за сървър. Ако сайтът ви включва галерия на Power Pivot, Power Pivot за SharePoint е инсталиран. Аналогично, ако можете да отворите работна книга на Excel в прозорец на браузър, без да се налага да изтегляте файла в своето настолно приложение Excel, Excel Services се изпълнява на вашия сървър на SharePoint.

Ако имате намерение да планирате автоматично обновяване на данните за своята работна книга, не забравяйте да проверите при администратора си, за да сте сигурни, че доставчиците на данни, които сте използвали за импортиране на данните, са достъпни на сървъра.

Разрешения

Когато запишете документ в SharePoint, разрешенията в SharePoint определят кой може да преглежда, редактира или изтрива работата ви. Таблицата по-долу описва кои разрешения на SharePoint предоставят определени права за работните книги, които публикувате:

Разрешение

Права

Преглед

Всеки с разрешение за преглед може да отвори работната книга, като отиде на URL адреса за файла. Освен това разрешението за преглед ще позволи на някого да използва вашата работна книга като външен източник на данни "само за четене" за други работни книги или отчети на Excel.

Сътрудничество

Разрешението за сътрудничество има повече възможности, защото дава разрешение за добавяне, редактиране или изтриване на документи в библиотека на SharePoint.

Пълен контрол

Пълният контрол включва всички разрешения, свързани с разрешението за сътрудничество, плюс възможността за създаване или управление на списъка или библиотеката и отмяна на извличане.

Достъпът до всеки сайт или библиотека на SharePoint се предоставя чрез разрешенията, които се определят от администратор на сайта или собственик на сайта за групи или отделни потребители.

Повечето хора имат разрешения за преглед или сътрудничество. Можете да разберете какви разрешения имате, като направите справка в менюто "Действия за сайта" в своя сайт на SharePoint. Ако единственият елемент в менюто е "Преглед на цялото съдържание на сайта", значи имате разрешения за преглед и не можете да публикувате файлове в този сайт на SharePoint. Ако виждате по-дълъг списък с елементи или ако виждате "Инструменти за библиотеки" в лентата, имате разрешения за сътрудничество.

Подготовка на вашата работна книга

Преди да публикувате работна книга на Excel, която съдържа данни на Power Pivot, трябва да следвате този контролен списък, за да подготвите документа си:

  1. Прочетете как да създадете работна книга, която използва информация за връзка, която продължава да работи, след като файлът е публикуван.

  2. Разберете съображенията за сигурност за публикуване на данни на Power Pivot в SharePoint.

  3. Можете да подобрите визуалното представяне на вашата работна книга в SharePoint с тези предложения:

    • Дайте описателни имена на работните листове на Excel. Имена на работните листове стават етикети на страниците, когато документът се публикува в галерия на Power Pivot.

    • Изключете неизползваните визуални елементи. В прозореца на Excel, в областта за показване на лентата "Изглед" изключете Линии на мрежата, Лента за формули и Заглавия.

    • Скрийте работните листове на Excel, които са празни или които не се отнасят до отчета. В прозореца на Excel щракнете върху раздел на лист и изберете Скрий листа.

    • Изберете клетка A1 преди записването и публикуването на работната книга. Когато публикуван файл се отваря в прозорец на браузър, фокусът се поставя върху последната активна клетка в работната книга. Като поставите курсора в клетка A1, гарантирате, че горният ляв ъгъл на работния лист се разполага в горния ляв ъгъл на прозореца на браузъра.

Проверете настройките за удостоверяване и обновяване

За най-добри резултати използвайте настройките по подразбиране на Excel за удостоверяване и обновяване на данните.

Проверете удостоверяването на Windows

По подразбиране Excel задава удостоверяването на Windows, така че самоличността на потребителя, който преглежда работната книга, се използва при достъп до данните в модела на данни. Запазването на настройката по подразбиране позволява на софтуера за сървър на Power Pivot да събере точна информация кой използва работните книги на Power Pivot, което ви дава възможност по-добре да си сътрудничите с колегите, които използват вашите данни. Ако зададете "Няма" или "ИД на услугата за защитено хранилище (SSS)", данните за използването на работната книга ще бъдат записани за ненаблюдаван потребителски акаунт за Excel Services (или за ИД на SSS) вместо за действително лице във вашата организация.

  1. В Excel, на лентата Данни щракнете върху Съществуващи връзки.

  2. В диалоговия прозорец Съществуващи връзки щракнете върху връзка в работната книга > Отвори.

  3. Щракнете върху Свойства > Дефиниция > Настройки за удостоверяване.

  4. Проверете дали е избрана опцията Използвай акаунта на удостоверен потребител.

Задаване на настройки за управление на обновяването

Настройките за управление на обновяването могат да повлияят на начина, по който визуализирате работна книга на Power Pivot в библиотеката "Галерия на Power Pivot". Например ако вашата работна книга използва свойството за обновяване при отваряне и услугата Excel Services е конфигурирана да издава предупреждение за операции по обновяване на данните, ще виждате изображение на миниатюра на предупреждението за обновяване на данните на Excel вместо изображение на визуализация на документа.

  1. В Excel, на лентата "Данни" щракнете върху Връзки > Свойства.

  2. В Използване > Управление на обновяването изберете или изчистете квадратчето за отметкаОбновявай данните при отваряне на файла въз основа на следните препоръки, които се различават по начина на достъп до данните на модела на данни:

Достъп до данните

Препоръка за управление на обновяването

Вградени в работната книга (най-често срещаният сценарий)

Изчистете квадратчето за отметка Обновявай данните при отваряне на файла. Тъй като всички данни са вградени, обновяването при всяко отваряне на работната книга е ненужно.

Съхранени като външен източник на данни (напр. ако сте настроили връзка с външни данни към работна книга вместо да импортирате данните й)

Изберете квадратчето за отметка Обновявай данните при отваряне на файла. Тъй като данните са в друго местоположение, искате да протече обновяване, за да се появят всички последни промени в данните.

За да позволите генериране на изображението за визуализация, помолете своя администратор на SharePoint да персонализира настройката Предупреждение при обновяване в Excel Services. За повече информация вж. "Създаване на надеждно местоположение за сайтове на Power Pivot" в TechNet.

Операции за обновяване на данните от страна на сървъра (отнася се за работни книги, които записвате в SharePoint и планирате за обновяване на данните на Power Pivot).

Изберете квадратчето за отметка Обновявай данните при отваряне на файла. Тъй като за тази работна книга е планирано обновяване на данните, Power Pivot автоматично ще разреши свойството Обновявай данните при отваряне на файла в тази работна книга, за да се гарантира, че кешът на обобщената таблица се замества с по-новите данни. Ако изчистите квадратчето за отметка, то ще бъде избрано автоматично, когато запишете работната книга обратно в SharePoint.

Избиране на местоположение за вашия файл

Документите, които споделяте в сайт, обикновено се съхраняват в библиотека с документи. "Споделени документи" е най-често срещаната библиотека с документи, но сайт на SharePoint, който има Power Pivot за SharePoint, често ще има "Галерия на Power Pivot", която предлага визуализация, изгледи на библиотека по избор и лесен достъп до графиците за конфигуриране на обновяването на данни за работната книга.

Трябва да изберете сървър на SharePoint, който има Power Pivot за SharePoint. Ако публикувате на сървър, който няма софтуера за сървър на Power Pivot, данните няма да се заредят, когато отворите документа от библиотека.

Можете да изберете "Споделени документи", "Галерия на Power Pivot" или някоя друга библиотека с документи, за да съхраните своята работна книга. За да използвате тези местоположения, трябва да знаете URL адреса в уеб на библиотеката. В сайт на SharePoint по подразбиране URL адресите за тези библиотеки са следните:

  • http://<име на сървъра>/Shared%20Documents

  • http://<име на сървъра>/PowerPivot%20Gallery

  • За да намерите URL адреса на някоя библиотека, щракнете с десния бутон върху документ в библиотеката и изберете "Свойства". Адресът (URL адресът) показва пътя на SharePoint към документа. Трябва да използвате мишката, за да изберете целия URL адрес. Понякога е възможно дълги URL адреси да бъдат частично скрити от погледа.

  • Най-вероятно ще трябва да редактирате URL адреса, преди да можете да го използвате. Особено ако URL адресът съдържа свойствата на визуализатора и източника, трябва да премахнете тези свойства, за да получите използваемо местоположение, което се състои от сървър, сайт и имена на библиотеките. Например ако вземем следния URL адрес, можете да извлечете действителния URL път, като запазите частта в получер шрифт и изтриете останалото: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Въз основа на свойството на URL адреса, действителният път, който трябва да използвате за целите на публикуването, ще бъде "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx", ако публикувате файла ContosoSales.xlsx, или просто "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery", ако искате да стигнете просто до сайта и библиотеката.

  • Когато избирате местоположение, изберете библиотека, която е достъпна за хората, с които искате да споделите работната книга. Можете да се наложи да поискате разрешения за библиотеката или документа, за да осигурите достъпността на работната книга.

Записване на файла в SharePoint

  1. В Excel щракнете върху Файл > Запиши като > SharePoint или Сайтове > Преглед, след което изберете местоположение.

  2. В диалоговия прозорец Запиши като, в полето Име на файл въведете име за файла, ако използвате съществуващо местоположение. А ако сте избрали Търсене на местоположение, въведете целия URL адрес на сайта на SharePoint или част от него. Ако въведете част от URL адреса, като например http://<име на сървър>, щракнете върху Запиши, за да отворите връзка към сървъра, който сте задали, и след това намерете сайта на библиотеката, която искате да използвате. За примери за URL адрес на SharePoint вижте "Избиране на местоположение за вашия файл" в тази тема.

  3. Щракнете върху Запиши, за да публикувате работната книга в библиотеката.

В прозорец на браузър проверете дали документът се появява в библиотеката. Новопубликуваните документи ще се появят в списъка. Настройките на библиотеката определят мястото на показване на документа (например сортирани във възходящ ред по дата или по азбучен ред по име). Можете да се наложи да обновите прозореца на браузъра, за да видите най-новите допълнения.

Качване на работна книга на Power Pivot от SharePoint

Друг подход за добавяне на работна книга на Power Pivot е да я качите от сайт на SharePoint. Използвайте този подход, ако искате да започнете от SharePoint.

  1. Отворете библиотеката с документи в сайт на SharePoint.

  2. В Инструменти за библиотеки щракнете върху Документи > Качване на документ > Качване на документ.

  3. Отидете до местоположението на записания .xlsx файл, изберете го, след което щракнете върху OK.

Файлът се качва в сайта на SharePoint и се появява в папката. Може да се наложи да щракнете върху бутона за обновяване в браузъра си, за да можете да го видите. Сега той може да бъде отворен в SharePoint. Можете да кажете на хората къде се намира файлът, като им дадете URL адреса за файла.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×