Задаване на правила за циркулярни документи

Задаване на правила за циркулярни документи

Научете повече за правилата за циркулярни документи и вижте как всяко правило може да бъде използвано от вашата организация. Когато създавате писмо или имейл до всички ваши клиенти и искате писмото да съдържа различна информация в зависимост от различните стойности в определени полета на вашия източник на данни, можете да зададете правило.

Че например сте създали писмо за предстоящо събитие, което ще бъде проведено на три различни географски местоположения в света. Създали сте писмото с помощта на опцията Стартиране на циркулярни документи в раздела Пощенски съобщения на Word, но след като прегледате документа, установявате не само че има повтарящо се съдържание, но и че част от съдържанието трябва да се променя в зависимост от местоположението на събитието. В такъв случай можете да използвате Правила в групата Запис и вмъкване на полета, за да обхванете различни условия.

Използване на правила

Добавянето на правила към циркулярен документ ви дава възможност да направите процеса на работния поток по-ефективен и гъвкав. С помощта на правила можете да заобиколите необходимостта от създаване на множество документи и да зададете съдържание, което може бързо да се променя.

Можете да добавите правила, докато настройвате циркулярния документ.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Правила.

    В Word, в раздела "Пощенски съобщения", групата "Запис и вмъкване на полета"

  2. Изберете налично правило.

    В Word, падащият списък с полета "Правила", който е достъпен от групата "Запис и вмъкване на полета" в раздела "Пощенски съобщения"

Не можете да осъществите достъп до правилата, докато не започнете процеса за циркулярни документи. За подробности как да настроите всяко поле, изберете иконата ? в диалоговия прозорец на желаното правило. Можете също да потърсите името на полето в помощта на Word.

Съвет : За да превключите между показване и скриване на кодовете на полетата, натиснете ALT+F9.

Поле

Описание

Пример и метод

Питане

Използвайте, за да повторите заявка за същата информация на повече от едно място в документа. Отговорът на подканата се появява в циркулярния документ.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поле на Word: Питане има квадратче за отметка Питай само веднъж. Поставете отметка в квадратчето, ако искате подканата да се показва само в началото на крайния циркулярен документ. Или махнете отметката от квадратчето (настройка по подразбиране), ако искате подканата да се показва за всеки запис.

За повече информация вижте Поле "Питане".

Планирано е парти по случай пенсионирането на служител, който години наред е продавал продукти, произведени от вашата организация. Чрез имейл съобщение се изпраща покана до хора във и извън организацията с питане до всяко лице дали ще присъства.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поле на Word: Питане, в полето Показалец въведете Покана.

В полето Подкана въведете Планирате ли да се присъедините към нас на партито по случай пенсионирането?

В полето Текст на показалец по подразбиране въведете Да.

Изберете OK, когато сте готови.

Попълване

Използвайте полето "Попълване", когато искате да зададете въпрос. Полето "Попълване" е подобно на полето "Питане", няколко пъти в документ.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поле на Word: Попълване има квадратче за отметка Питай само веднъж. Поставете отметка в квадратчето, ако искате отговорът да се прилага към всеки запис за обединяване. Или махнете отметката от квадратчето (настройка по подразбиране), ако искате да получавате подкана за всеки запис.

За повече информация вижте Поле "Попълване".

Вашата организация спонсорира събитие за оценка на здравето. Поверителен регистрационен формуляр се изпраща на всеки служител. Този формуляр пита за информация (възраст, височина, тегло), която трябва да бъде предоставена.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поле на Word: Попълване, в полето Подкана въведете На колко години сте?

Изберете OK, когато сте готови.

Ако, тогава друго

Използвайте, за да дефинирате условие, което трябва да бъде изпълнено. Ако дефинираното условие бъде изпълнено, тогава се предоставя определена информация. Но ако дефинираното условие не бъде изпълнено, тогава се предоставя различна информация.

За повече информация вижте Поле "Ако".

Поддържате голяма база данни за членство на благотворителна организация. Членовете ще получават различни съобщения за предстоящи събития за набиране на средства в зависимост от географското им местоположение.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поле на Word: АКО, в падащия списък Име на поле изберете колоната с име местоположение във вашия източник на данни (обикновено електронна таблица на Excel).

В падащия списък Сравняване изберете Равно на.

В полето Сравняване с въведете Южна Америка. След това в полето Вмъквай този текст въведете съдържанието, което трябва да се вмъкне, ако сравняването е успешно. А ако сравняването не е успешно, ще се добави съдържанието, предоставено в полето В противен случай вмъквай този текст.

Изберете OK, когато сте готови.

Обедини запис №

Използвайте, за да посочите действителния номер на запис от източника на данни, който трябва да бъде включен в циркулярния документ. Номерът отразява сортирането или филтрирането, което сте приложили към източника на данни преди обединяването.

За повече информация вижте Поле "Обедини запис".

Използвайте поле "Обедини запис" до поле "Печат на дата" за създаване на уникални номера на фактури.

В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Правила, след което изберете Обедини запис №.

Обедини поредица №

Използвайте, когато искате определен брой от записите в циркулярния документ.

За повече информация вижте Поле "Обедини поредица".

Обединили сте група от писма и последният запис в групата формулярни писма показва общия брой на писмата. Можете да използвате този общ брой, за да изчислите пощенските си разходи.

В раздела "Пощенски съобщения", в групата Запис и вмъкване на полета изберете Правила, след което изберете Обедини поредица №.

Следващ запис

Използвайте за вмъкване на следващия запис с данни в текущия документ, без да започвате нов документ.

За повече информация вижте Поле "Следващ".

В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Правила, след което изберете Следващ запис.

Следващ запис, ако

Използвайте за сравняване на две стойности. Съвпадане на съдържанието на полето с данни и на стойността определя дали следващият запис трябва да бъде обединен в текущия документ, или в нов документ.

За повече информация вижте Поле "Следващ, ако".

В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Правила, след което изберете Следващ запис, ако.

В списъка Име на поле изберете името на полето за обединяване, като например "Град".

В списъка Сравняване изберете желания от вас оператор. Например за да отделите получателите в определен град, изберете Равно на.

В полето Сравняване с въведете стойността, която искате да използвате. Например за да отделите получателите в Токио, въведете Токио.

Задаване на показалец

Използвайте за свързване на име на показалец с определена стойност. Показалец може да се постави на множество места в документ. Стойността, свързана с показалеца, ще се показва там, където той е вмъкнат в документа.

За повече информация вижте Поле "Задаване".

Вашата организация подготвя публично издаване на резюме на работата, която ще бъде извършена в определена област по отношение на околната среда. Ръководителите на проекта имат предварително заглавие за него, но предупреждават, че то може да се промени. Най-добрият избор тук е да добавите показалец, защото ако заглавието се промени, ще трябва да промените само показалеца, а не всяко позоваване на заглавието.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поле на Word: Задаване, в полето Показалец въведете Име на проекта.

В блока Стойност въведете Възстановяване на гнездата на голямата жаба

Изберете OK, когато сте готови.

Пропускане на запис, ако

Използвайте за сравняване на съдържанието на поле за данни със стойност и пропускане след това на включването на текущия запис с данни, ако сравняването е вярно.

За повече информация вижте Поле "Пропускане, ако".

Притежавате магазин за дрехи и откривате, че имате в излишък определена тениска, но не и в най-широко разпространения размер. Така че, когато се готови да разпратите листовка за разпродажба, ще изключите клиентите, които носят определен размер.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поле на Word: Пропускане на запис, ако, в падащия списък Име на поле изберете колоната с име "Размер" във вашия източник на данни (обикновено електронна таблица на Excel).

В падащия списък Сравняване изберете Равно на.

В полето Сравняване с въведете XL. Изберете OK, когато сте готови. Клиентите, които носят тениски с размер XL, няма да получат листовката за разпродажба.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×