Експортиране на контакти в адресна книга на Outlook

Експортиране на контакти в адресна книга на Outlook

Access и Outlook са отлични програми за управление на вашите лични и служебни контакти. В резултат на това може да откриете, че искате да експортирате данни за контакти от Access в Outlook. Въпреки това Access не може директно да експортира данни във файловия формат на Outlook, нито пък Outlook може директно да импортира таблица от база данни на Access. За щастие, е лесно да експортирате таблица или заявка на Access като текстов файл и след това да импортирате този файл в Outlook.

За повече информация за обратната процедура (импортиране на контакти от Outlook в Access), вж. статията Импортиране на или свързване към контакти от адресна книга на Outlook.

Стъпка 1: Експортиране на информацията за контактите на Access като текстов файл

  1. В навигационния екран на Access щракнете с десния бутон върху таблицата или заявката, съдържаща данните за контакт, които искате да експортирате, посочете Експортиране и щракнете върху Текстов файл. Можете също да стартирате съветника Експортиране – текстов файл, като осветите таблицата или заявката в навигационния екран и след това в раздела Външни данни, в групата Експортиране щракнете върху Текстов файл.

    Access отваря диалоговия прозорец Експортиране – текстов файл.

    Изберете своите опции за експортиране на диалоговия прозорец "Експортиране – RTF файл".

  2. В диалоговия прозорец Експортиране – текстов файл обърнете внимание на името на файла и местоположението, предлагани от Access. Можете да щракнете върху OK, за да приемете стойностите по подразбиране, или можете да щракнете върху Преглед, за да изберете друго местоположение за файла, и след това да щракнете върху OK. Не избирайте никое от квадратчетата под Задаване на опции за експортиране.

  3. В диалоговия прозорец Съветник за експортиране на текст, се уверете, че е избрано С разделители, и след това щракнете върху Напред.

  4. На следващата страница на съветника изберете разделител Табулация и след това изберете квадратчето за отметка Включи имената на полетата в първия ред.

  5. На следващата страница на съветника щракнете върху Готово.

  6. Щракнете върху Затвори, без да записвате стъпките за експортиране, и след това затворете Access.

В следващата процедура можете да импортирате текстовия файл в Outlook. Преди да продължите, ви препоръчваме да решите в коя папка на Outlook искате да импортирате контактите. Ако искате да импортирате контакти в нова папка на Outlook, трябва да създадете тази папка преди началото на тази процедура.

Стъпка 2: Импортиране на текстовия файл в Outlook

  1. Местоположението на съветника за импортиране и експортиране на Outlook се различава малко в зависимост от версията на Outlook. Изберете стъпките, които отговарят на вашата версия на Outlook:

    • Ако използвате Outlook 2016 или Outlook 2013, в раздела Файл щракнете върху Отваряне и експортиране и след това щракнете върху Импортиране/експортиране.

    • Ако използвате Outlook 2010, щракнете върху Файл > Опции. В диалоговия прозорец "Опции на Outlook" щракнете върху Разширени и след това в секцията Експортиране щракнете върху Експортиране.

    • Ако използвате Outlook 2007, щракнете върху Файл > Импортиране и експортиране.

  2. В диалоговия прозорец Съветник за импортиране и експортиране изберете Импортиране от друга програма или файл и след това върху Напред.

  3. Изберете Стойности с разделител табулатор (Windows) и след това щракнете върху Напред.

  4. В диалоговия прозорец Импортиране на файл щракнете върху Преглед, намерете .txt файла, който създадохте в предишната процедура, и щракнете двукратно върху него.

  5. Ако папката местоназначение в Outlook вече съдържа контакти, може да възникне ситуация, в която някои от контактите, които импортирате, са дубликати на контактите, които вече съществуват в Outlook. Под Опции изберете как искате Outlook да третира дублираните елементи

    • Ако смятате, че контактите, които импортирате, са по-пълни или по-актуални от контактите в папката на Outlook, щракнете върху Замествай дубликатите с импортираните елементи.

    • Ако не сте сигурни кои контакти са по-пълни или по-актуални и искате да импортирате всички контакти в текстовия файл, независимо дали се дублират, щракнете върху Разреши създаването на дубликати. След операцията импортиране можете да прегледате контактите в Outlook и да изтриете тези, които не искате да запазите.

    • Ако смятате, че контактите ви в Outlook са по-пълни и по-актуални от тези, които импортирате, щракнете върху Не импортирай дубликати.

  6. Щракнете върху Напред.

  7. В списъка с папки щракнете върху папката с контакти, в която искате да отиде информацията за импортираните контакти, и след това щракнете върху Напред.

  8. За да изследвате или промените как ще бъде записана информацията в папката на Outlook, щракнете върху Съответствие на потребителските полета. Това е незадължителна стъпка, но ви я препоръчваме, ако искате да се уверите, че данните, които импортирате, се поставят в правилните полета в Outlook.

    Забележка :  Ако бутонът Съответствие на потребителските полета не е наличен, под Ще бъдат извършени следните действия поставете отметка в квадратчето до операцията импортиране.

    Допълнителна помощ за съпоставянето на полета по избор

    1. В диалоговия прозорец Съответствие на потребителските полета прегледайте съпоставянето по подразбиране в списъка В отдясно.

      Забележка : За да се покажат допълнителни полета в списъка В, щракнете върху знака "плюс" (+) до полето. Например за да покажете полетата Собствено име и Фамилно име, щракнете върху знака плюс (+) до Име.

    2. Ако съпоставянето на полетата изглежда правилно, щракнете върху Отказ, за да се върнете към съветника за импортиране на файл. В противен случай променете съпоставянето с помощта на следните стъпки:

      • За да съпоставите поле в текстовия файл с поле в папката местоназначение на Outlook, го плъзнете от левия списък (От) в подходящото поле в десния списък (В).

      • За да премахнете поле от съпоставянето, го плъзнете от десния списък (В) в левия списък (От).

      • За да премахнете всички съпоставяния, щракнете върху Изчисти плана.

      • За да възстановите първоначалното съпоставяне, щракнете върху План по подразбиране.

        За да видите допълнителни записи в списъка От щракнете върху Назад или Напред.

    3. Щракнете върху OK, когато сте готови със съпоставянето на полетата.

      Забележка : Ако текстовият файл, който импортирате, не съдържа имена на полетата на първия ред, първият ред с данни ще бъде интерпретиран като имена на полета и няма да се импортира като данни. За да е сигурно, че всички данни в текстовия файл се импортират, изберете опцията за включване на имената на полетата на първия ред на текстовия файл, когато го експортирате от Access.

  9. Щракнете върху Готово.

Какво друго трябва да знам?

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×