Експортиране на данни на Access в документ на Word

Експортиране на данни на Access в документ на Word

Можете да експортирате данни от вашата база данни на Access в документ на Microsoft Word с помощта на съветника "Експортиране – RTF файл". В тази статия се обяснява как да използвате съветника "Експортиране – RTF файл" и как да запишете настройките за експортиране като спецификация за по-късна употреба.

В тази статия

Експортиране на данни в Word: основни правила

Експортиране на данни в Word

Разбиране как Access експортира обекти в Word

Какво друго трябва да знам?

Експортиране на данни в Word: основни правила

Можете да експортирате в Microsoft Word таблица, заявка, формуляр или отчет. Когато експортирате обект с помощта на съветника "Експортиране – RTF файл", Access създава копие на данните на обекта във файл на Microsoft Word в RTF формат (*.rtf). За таблици, заявки и формуляри видимите полета и записи се показват като таблица в документа на Word. Когато експортирате отчет, съветникът експортира данните и оформлението на отчета – опитва се да направи документа на Word да прилича на отчета колкото е възможно повече.

  • Започване на операцията от Access    За да експортирате данни от Access в Word, трябва да работите в Access. Няма функционалност в Word, която да може импортира данни от база данни на Access. Също не можете да запишете база данни или таблица на Access като документ на Word с помощта на командата Запиши като в Access.

  • Обекти, които можете да експортирате    Можете да експортирате таблица, заявка, формуляр или отчет. Можете също да експортирате само записите, избрани в определен изглед. Не можете да експортирате макроси и модули. Когато експортирате формуляр или лист с данни, който съдържа подформуляри или подлистове с данни, се експортира само главният формуляр или лист с данни. Трябва да повторите операцията експортиране за всеки подформуляр и подлист с данни, които искате да видите в Word. Обратно, когато експортирате отчет, подформулярите и подотчетите, които са включени в отчета, се експортират заедно с основния отчет.

  • Резултат от операцията    Съветникът "Експортиране – RTF файл" винаги експортира форматирани данни. Това означава, че само полетата и записите, които са видими в обект или изглед, се експортират заедно с настройките на формат за показване. Колоните и записите, които са скрити поради настройките на филтъра, не се експортират. В случай на отчет, оформлението на отчета също се запазва, когато той се експортира.

  • Обединяване със съществуващ документ    Когато експортирате от Access в документ на Word, данните винаги се експортират в нов файл на Word. Ако искате данните да бъде вмъкнати в съществуващ документ на Word, трябва първо да ги експортирате от Access в нов документ на Word, а след това да копирате данните от новия документ на Word и да ги поставите в съществуващия документ. Като алтернатива, можете да копирате редове директно от таблица, заявка, формуляр или отчет на Access, а след това да ги поставите във вашия съществуващ документ.

Експортиране на данни в Word

Процесът на експортиране на данни в документ на Word следва тези основни стъпки:

  • Подгответе данните на източника за експортирането. Като част от тази стъпка, проверявате дали вашите данни не съдържат грешки, и решавате дали искате да експортирате някои, или всички данни в таблицата източник.

  • Стартирайте съветника "Експортиране – RTF файл".

  • Ако желаете, запишете настройките си като спецификация за експортиране за по-късна употреба.

Стъпките в следващите раздели обясняват как се извършва всяка задача.

Подготовка на експортирането

  1. Отворете базата данни източник на Access.

  2. В навигационния екран изберете обекта, който съдържа данните, които искате да експортирате.

    Можете да експортирате таблица, заявка, формуляр или отчет.

  3. Прегледайте данните източник, за да се уверите, че не съдържат индикатори на грешка (зелени триъгълници) или стойности на грешка, като например #Num.

    Уверете се, че са отстранени всякакви грешки, преди да експортирате данните в Word. В противен случай ще установите, че тези стойности са заместени с празна стойност.

  4. Ако документът на Word местоназначение съществува и е отворен, затворете го, преди да продължите. Съветникът ви напомня, преди да записва върху документа.

    Забележка : Не можете да добавяте данни към съществуващ документ на Word.

  5. В базата данни на Access, ако искате да експортирате само част от таблица, заявка или формуляр, отворете обекта и изберете само записите, които искате.

Експортиране на данните

  1. Местоположението на съветника "Експортиране – RTF файл" се различава малко в зависимост от версията на Access. Изберете стъпките, които отговарят на вашата версия на Access:

    • Ако използвате Access 2016, Access 2013 или Access 2010, в раздела Външни данни, в групата Експортиране щракнете върху бутона Още, за да отворите падащия списък с опции, след което щракнете върху Word.

    • Ако използвате Access 2007, в раздела Външни данни, в групата Експортиране щракнете върху Word.

  2. Отваря се съветникът за експортиране Експортиране – RTF файл.

    Изберете местоназначение и опции за експортиране в диалоговия прозорец "Експортиране – RTF файл".

    Забележка : Командите за Експортиране са налични само когато има отворена база данни.

  3. В съветника Експортиране – RTF файл задайте името на файла местоназначение.

  4. Съветникът винаги експортира форматирани данни. Ако искате да видите документа на Word след приключване на операцията експортиране, поставете отметка в квадратчето Отваряй файла местоназначение след завършването на операцията за експортиране.

  5. Ако сте избрали записите, които искате да експортирате, преди да започнете операцията експортиране, можете да поставите отметка в квадратчето Експортирай само избраните записи. Ако обаче искате да експортирате всички записи в изгледа, оставете квадратчето неотметнато.

    Забележка : Това квадратче за отметка се появява недостъпно (замъглено), ако не са избрани никакви записи.

  6. Щракнете върху OK.

  7. Ако документът местоназначение съществува, ще бъдете подканени да щракнете върху Да, за да запишете върху файла. Щракнете върху Не, за да промените името на файла местоназначение, и след това щракнете върху OK отново.

Access експортира данните и отваря документа местоназначение в Word според опциите за експортиране, които сте посочили в съветника. Access показва и състоянието на операцията – на последната страница на съветника.

Разбиране как Access експортира обекти в Word

В таблицата по-долу се описва как Access експортира различни обекти и стойности в Word. Това може да ви помогне да определите какво не е наред, ако операцията експортиране не работи по очаквания начин.

Елемент

Съображения за експортиране

Имена на полета

Когато експортирате таблица, заявка или формуляр, имената на полетата се намират в първия ред на таблицата в документа на Word. Когато експортирате отчет, мястото на имената на полетата в документа на Word варира според оформлението на отчета.

Многозначни полета

Поле в Access, която поддържа множество стойности, се експортира в една колона в Word. Стойностите са разделени със запетаи (,).

Картини, обекти и прикачени файлове

Всички графични елементи – емблеми, данни в полета на OLE обекти и прикачени файлове, които са част от данните източник – не се експортират.

Графики

Не се експортират обекти на Microsoft Graph.

Изрази

Изразите не се експортират в документа на Word. Експортират се само резултатите от изразите.

Подформуляри и подлистове с данни

При експортиране на формуляр или лист с данни се експортира само главният формуляр или лист с данни. Трябва да повторите операцията експортиране за всеки подформуляр и подлист с данни.

Какво друго трябва да знам?

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×