Експортиране на данни в Word

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Може да експортирате данни от базата данни на Microsoft Office Access 2007 в документ на Microsoft Office Word 2007 с помощта на съветника за експортиране. В тази статия се обяснява как се използва съветникът за експортиране и как се записват настройките за експортиране като спецификация за повторна употреба.

В тази статия

Експортиране на данни в Word: основни правила

Експортиране на данни в Word

Разберете как Access експортира обекти в Word

Най-горе на страницата

Експортиране на данни в Word: основни правила

Можете да експортирате таблица, заявка, формуляр или отчет в Office Word 2007. Когато експортирате обект с помощта на съветника за експортиране, Office Access 2007 създава копие на данните на обекта във файл на Microsoft Word с формат Rich Text (*.rtf). Видимите полета и записи на таблиците, заявките и формулярите се появяват в Word документа като таблица. Когато експортирате един отчет, съветникът експортира данните и оформлението на отчета  – той се опитва да представи документа в Word възможно най-близо до отчета.

  • Стартиране на операцията от Access    За да експортирате данни от Access в Word, трябва да работите в Access. В Word няма функционалност, която да импортира данни от база данни на Access. Освен това, не можете да запишете една база данни или таблица на Access като Word документ с помощта на командата Запиши като в Access.

  • Обекти, които може да се експортират    Може да експортирате таблица, заявка, формуляр или отчет. Може да експортирате и само записите, избрани в един изглед. Макроси и модули не може да се експортират. При експортиране на един формуляр или таблица с данни, съдържащи подформуляри или подтаблици с данни, се експортират само главният формуляр и главната таблица с данни. Трябва да повторите операцията за експортиране за всеки подформуляр и всяка подтаблица с данни, които искате да покажете в Word. И обратно, при експортиране на отчет, подформулярите и подотчетите, включени в него, се експортират заедно с главния отчет.

  • Резултат от операцията    Съветникът за експортиране винаги експортира форматирани данни. Това означава, че само полетата и записите, които са видими в един обект или изглед се експортират заедно с настройките на формата за показване. Колоните и записите, които са скрити поради настройките на филтъра, не се експортират. Оформлението на един отчет също се запазва при експортиране.

  • Обединяване със съществуващ документ    Когато експортирате от Access в документ на Word, данните се експортират винаги в нов Word файл. Ако искате да вмъкнете данните в съществуващ документ на Word, най-напред трябва да ги експортирате от Access в нов документ на Word, и след това да копирате данните от новия документ на Word и да ги поставите в съществуващия документ. Като алтернатива, можете да копирате редове направо от таблица, заявка, формуляр или отчет на Access и след това да ги поставите в съществуващия документ.

Най-горе на страницата

Експортиране на данни в Word

Процесът на експортиране на данни в документ на Word се състои в следните главни стъпки:

  • Подготовка на данните за експортиране. Като част от тази стъпка, проверявате дали данните не съдържат грешки и решавате дали да експортирате само някои, или всички данни от таблицата източник.

  • Изпълнете съветника за експортиране.

  • За повторна употреба, по избор може да се запишат настройките във вид на спецификация на експортирането.

Стъпките в следващия раздел обясняват как се извършва всяка задача.

Подготовка за експортиране

  1. Отворете базата данни източник.

  2. В навигационния екран изберете обекта, съдържащ данните, които искате да експортирате.

    Можете да експортирате таблица, заявка, формуляр или отчет.

  3. Прегледайте данните източник, за да се уверите, че не съдържат индикатори за грешка (зелени триъгълници) или стойности на грешка като #Num.

    Уверете се, че са уточнени някакви грешки, преди да експортирате данните в Word. В противен случай ще откриете, че тези стойности се заместват със стойност null.

  4. Ако документът местоназначение на Word съществува и е отворен, затворете го, преди да продължите. Съветникът ви напомня, преди да запишете върху документа.

    Забележка : Не може да добавяте данни към съществуващ документ на Word.

  5. Ако искате да експортирате само част от таблица, заявка или формуляр в базата данни, отворете обекта и изберете само желаните записи.

Експортиране на данните

  1. В раздела Външни данни , в групата експортиране щракнете върху Word. Изображение на бутон

    Забележка : Командите Експортирай са достъпни само когато базата данни е отворена.

  2. Посочете името на файла местоназначение в съветника за експортиране.

  3. Съветникът винаги експортира форматирани данни. Ако искате да покажете документа в Word след приключване на операцията за експортиране, поставете отметка в квадратчето Отваряй файла местоназначение след завършването на операцията за експортиране.

  4. Ако сте избрали желаните записи преди стартиране на операцията за експортиране, може да поставете отметка в квадратчето Експортирай само избраните записи. Ако обаче искате да експортирате всички записи в изгледа, оставете квадратчето без отметка.

    Забележка : Това квадратче за отметка изглежда недостъпно (замъглено), ако не са избрани никакви записи.

  5. Щракнете върху OK.

  6. Ако документът местоназначение съществува, ще ви бъде напомнено да щракнете върху Да, за да запишете върху файла. Щракнете върху Не, за да промените името на файла местоназначение и след това отново щракнете върху OK.

Access експортира данните и отваря документа местоназначение в Word в зависимост от опциите за експортиране, които са зададени в съветника. Access показва и състоянието на операцията на последната страница на съветника. Преминете към следващите стъпки, ако искате да запишете настройките за импортиране за повторна употреба.

Записване на настройките за експортиране

  1. На последната страница на съветника за експортиране поставете отметка в квадратчето Записване на стъпките на експортиране.

    Появява се набор от допълнителни контроли.

  2. В полето Запиши като въведете име на спецификацията за експортиране.

  3. По желание въведете описание в полето Описание.

  4. Щракнете върху Запиши експортирането.

    -или-

    За да изпълнявате операцията за експортиране през определени интервали (например седмично или месечно), поставете отметка в квадратчето Създай задача за Outlook и след това щракнете върху Запиши експортирането. По този начин се създава задача на Microsoft Office Outlook 2007, която позволява изпълнение на спецификацията на бъдеща дата.

Ако не създадете на задача в Outlook, Access записва спецификация. Ако изберете да създадете задача в Outlook, Access показва диалоговия прозорец експортиране-име - задача . Отидете в следващите стъпки за информация относно използването на този диалоговия прозорец.

Забележка : Ако Outlook не е инсталиран, Access показва съобщение за грешка, когато щракнете върху Запиши експортирането. Ако Outlook не е правилно конфигуриран, ще се стартира съветникът за конфигуриране на Outlook. Следвайте инструкциите в съветника, за да конфигурирате Outlook.

Създаване на задача за Outlook

  1. В диалоговия прозорец експортиране-име - задача в Outlook, прегледайте и Модифицирайте настройките на задачата, като например краен срок и напомняне.

    За да направите задачата повтаряща се, щракнете върху Повторяемост. Следващата фигура показва планировчика на задачите с някои типични настройки:

    планировчик на задачите на outlook

    За информация относно планирането на задачите на Outlook вижте статията Планиране на операция за импортиране или експортиране.

  2. Когато приключите с настройките, щракнете върху Запиши и затвори.

Изпълнение на записана задача

  1. В навигационния екран на Outlook щракнете върху Задачи и след това щракнете двукратно върху задачата, която искате да изпълните.

  2. В раздела задача , в групата на Microsoft Office Access щракнете върху Изпълни експортирането Изображение на бутон .

  3. Отворете текстовия файл и проверете съдържанието му.

    За информация относно отстраняването на неизправности с липсващи или неточни стойности, вижте следващия раздел.

Най-горе на страницата

Разбиране на експортирането на обекти от Access в Word

Следващата таблица описва как Access експортира различни обекти и стойности в Word. Това може да ви помогне да разберете какво не е наред, ако операцията за експортиране не се изпълнява по очаквания начин.

Елемент

Съображения при експортиране

Имена на полета

Когато експортирате таблица, заявка или формуляр, имената на полетата са поставени в първия ред на таблицата в документа на Word. Когато експортирате отчет, поставянето на имената на полетата в документа на Word се променя според оформлението на отчета.

Многозначни полета

Едно поле в Access, което поддържа множество стойности, се експортира като една колона в Word. Стойностите са отделени със запетаи (,).

Картини, обекти и прикачени файлове

Всички графични елементи – емблеми, данни в полета OLE на обекти и прикачени файлове, които са част от данните източник  – не се експортират.

Графики

Графичните обекти на Microsoft не се експортират.

Изрази

Изразите не се експортират в документа на Word. Експортират се само резултатите от изразите.

Подформуляри и подтаблици с данни

При експортиране от формуляр или от таблица с данни се експортира само главният формуляр и главната таблица с данни. Трябва да повторите опреацията за експортиране за всеки подформуляр и всяка подтаблица с данни.


Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×