Експортиране на бизнес записи от Business Contact Manager

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Вашите данни на Business Contact Manager за Outlook се съхраняват в SQL Server в .bcm файлов формат, но можете да ги експортирате в няколко формата. Например може да искате да експортирате бизнес информация за използване в интегрирана счетоводна програма или за лесно прехвърляне на своите данни на друг компютър. Ако изберете, можете да експортирате персонализациите, които сте направили в своята база данни, със или без бизнес данните. Файловият формат .bcmx се използва само за персонализации.

Тази статия описва опциите, които имате на разположение за експортиране на вашите бизнес данни, и накратко описва някои от причините, по които може да поискате да ги експортирате.

Какво искате да направите?

Разбиране на експортирането на данни

Експортиране на данните ви

Какво се случва, когато експортирате персонализации?

Експортиране на продукти и услуги

Експортиране на отчет в Excel за по-нататъшен анализ

Разбиране на експортирането на данни

Процесът на експортиране в Business Contact Manager за Outlook създава копие на избраните от вас данни от текущата ви база данни за Business Contact Manager и ги записва във файл, който можете да импортирате по-късно в друга база данни. От вашата текуща база данни не се премахват никакви данни от експортирането. Можете да ограничите данните, които експортирате, като го филтрирате, или можете да експортирате всички партньори, бизнес контакти, елементи в хронологията на комуникация и своите списъци с продукти и услуги.

Можете да експортирате бизнес данните си в един от следните файлови формати:

  • Данни на Business Contact Manager (.bcm). Това може да включва всички ваши бизнес данни, например партньори, бизнес контакти, възможности, бизнес проекти и техните хронологии на комуникация. Това също включва продуктите и услугите и всички персонализации, които сте направили. Форматът .bcm е единствената опция, при която може да експортирате едновременно партньори и бизнес контакти, както и всички свои персонализации. Ако искате да използвате информацията на друг компютър, на който се изпълнява Business Contact Manager за Outlook, можете също да експортирате данни във файлов формат .bcm.

  • Персонализации на Business Contact Manager (.bcmx). Този тип файл включва дефинирани от потребителя полета, формуляри по избори (или типове записи), оформления и отчети. Използвайте този формат, ако искате да експортирате само персонализациите, които сте направили в Business Contact Manager за Outlook. Бизнес данните ви не се експортират. Можете да изберете този файлов формат за съхраняване на уникално оформление, което новите служителите могат да използват за бързо конфигуриране на системите си.

  • Стойности, разделени със запетая (.csv). Тази опция за експортиране създава файл, съдържащ стойности, разделени със запетая (.csv файл), който съхранява експортираните данни. Много програми могат да четат .csv файлове, включително Microsoft Excel. Можете да изберете този файлов формат, ако искате да експортирате само своите данни на Business Contact Manager за Outlook без персонализации или ако искате да видите данните в друга програма, която може да чете .csv файлове.

    Има обаче ограничения в .csv формата. Например можете да експортирате само един тип запис – или партньори и базирани на партньор записи, или бизнес контакти и базирани на бизнес контакт записи – ако изберете този файлов формат. Също така не можете да експортирате елементи в хронологията на комуникациите в .csv файл.

Най-горе на страницата

Експортиране на данните ви

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това върху бутона Импортиране и експортиране.

  3. Щракнете върху Експортиране във файл.

  4. Щракнете върху файловия формат, в който искате да експортирате своите данни, и след това щракнете върху Напред. Следвайте инструкциите по-долу за файловия формат, който сте избрали.

    Забележка :  В Windows 7 и Windows Vista местоположението по подразбиране за експортирания файл е папката Документи. В Microsoft Windows XP местоположението по подразбиране е папката Моите документи. Щракнете върху Преглед, ако искате да промените местоположението.

Данни на Business Contact Manager (.bcm)    

  1. В полето Файл за експортиране въведете местоположението и името на файла, който ще създадете в процеса на експортиране.

  2. Изберете типа на записите, които искате да експортирате:

    • Партньори и базирани на партньор типове записи. Включва партньорите и всички записи, базирани на типа запис "партньор", като например магазини.

    • Бизнес контакти и базирани на бизнес контакт типове записи. Включва бизнес контактите и всички записи, базирани на типа запис "бизнес контакт", като например потенциални клиенти.

  3. Ако искате да филтрирате списъка със записи, които ще се експортират, щракнете върху Филтър. За информация относно филтрирането на записи вж. Филтриране на записи в Business Contact Manager.

  4. В раздела Включи на страницата Изберете местоположението на файла и опции за експортиране щракнете върху желаните опции:

    • Всички елементи в хронологията. Включва цялата хронология на комуникация на избраните записи, като например възможности, регистрационни файлове на телефонните разговори, срещи, бизнес проекти, файлове и имейл съобщения.

    • С изключение на имейл съобщенията. Изключва имейл съобщенията от елементите в хронология на комуникация за избраните записи.

    • Продукти. Включва всички продукти и услуги във вашата база данни.

      Съвет : Ако продукт или услуга са добавени към възможност и ако досието на възможностите е свързано с партньор или бизнес контакт, продуктът или услугата се включва в експортираните записи. Използвайте това квадратче за отметка, ако искате да сте сигурни, че експортирате целия списък с продукти и услуги на фирмата си.

  5. Щракнете върху Експортирай, след което щракнете върху Да, когато бъдете попитани.

  6. Ако са възникнали грешки, можете да щракнете върху Показване на регистрационен файл, за да прегледате грешките. В противен случай щракнете върху Готово.

    Съвет : Можете също да експортирате записи в .bcm файловия формат от работна област. Щракнете върху раздела, който показва записите, които искате да експортирате, щракнете с десния бутон върху един или няколко записа и след това щракнете върху Експортиране. Изпълнете съветника за експортиране на бизнес данни.

Персонализации на Business Contact Manager (.bcmx)    

  1. Въведете местоположението и името на файла, който ще създадете в процеса на експортиране.

  2. Щракнете върху Експортирай, след което щракнете върху Да, когато бъдете попитани.

  3. Щракнете върху Готово.

    За информация как се импортират персонализации в .bcmx файл, вижте Импортиране на вашите данни в Business Contact Manager.

Стойности, разделени със запетая (.csv)    

  1. Въведете местоположението и името на файла, който ще създадете в процеса на експортиране.

  2. Щракнете върху една от следните опции:

    • Бизнес контакти и подтипове. Включва бизнес контактите и всички записи, базирани на типа запис "бизнес контакт", като например потенциални клиенти.

    • Партньори и подтипове. Включва партньорите и всички записи, базирани на типа запис "партньор".

  3. Ако искате да филтрирате списъка със записи, които ще се експортират, щракнете върху Филтър. За информация относно филтрирането на записи вж. Филтриране на записи в Business Contact Manager.

  4. Щракнете върху Напред, след което щракнете върху Да, когато бъдете подканени да експортирате .csv файла.

  5. Щракнете върху Готово, за да затворите съветника.

Забележки : 

  • Щракнете върху Показване на регистрационен файл, за да видите какви са конкретните грешки или изключения. Ако тези съобщения включват проблеми, които трябва да бъдат решени, коригирайте ги във файла, който се опитвате да експортирате, и след това опитайте отново да експортирате данните си.

  • Експортирането на бизнес данни към или от различни региони на света не се препоръчва, защото някои типове и структури от данни не са конвертируеми.

Най-горе на страницата

Какво се случва, когато експортирате персонализации?

Всички персонализирани отчети, оформления на формуляри, типове записи и дефинирани от потребителя полета, които сте създали в Business Contact Manager за Outlook, ще бъдат записани в .bcmx файл, ако предпочитате да експортирате персонализациите.

Повечето персонализации ще заместят съществуващите настройки в базата данни местоназначение, но има някои изключения. За информация как импортирането на персонализации ще се отрази на вашата база данни, вижте Импортиране на данни в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Експортиране на продукти и услуги

Можете да експортирате информация за продуктите и услугите заедно с други записи, но не можете да експортирате само списъците с продукти и услуги.

Ако искате да експортирате само тези данни, трябва да създадете .csv файл със своите продукти и услуги. Файлът трябва да бъде форматиран с поне три колони в следния ред:

  • Име на продукта или услугата

  • Описание

  • Единична цена

Можете също да включите колони за количество и единична цена, но те не са задължителни.

Най-горе на страницата

Експортиране на отчет в Excel за по-нататъшен анализ

Можете да експортирате данните директно от всеки отчет в електронна таблица на Excel за по-нататъшен анализ, запазване на записите или архивиране. С Business Contact Manager за Outlook можете да създавате и персонализирате отчети за продажби, продукти и услуги, партньори, бизнес контакти, потенциални клиенти, възможности, бизнес проекти, задачи от проекти и маркетингови дейности.

  1. В навигационния екран щракнете върху Business Contact Manager.

  2. В лентата щракнете върху раздела Отчети.

  3. Щракнете върху един от следните типове отчети и след това щракнете върху отчета, който искате да отворите.

    • Партньори

    • Бизнес контакти

    • Потенциални клиенти

    • Възможности

    • Топ клиенти

    • Топ продукти

    • Най-добри препращащи

    • Неизползвани клиенти

    • Маркетинг

    • Бизнес проекти

    • Задачи от проект

      За информация как да промените отчет вижте използване на отчети и диаграми в Business Contact Manager.

  4. В групата Действия щракнете върху Експортиране в Excel. Отчетът се отваря в Excel.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×