Добавяне на пощенски щрихкод към етикети или пликове в Publisher

Пощенската служба на Съединените щати, The United States Postal Service (USPS) е разработила щрихкод за точката на доставка, Delivery Point Barcode (DPBC), за да помогне за автоматизацията на сортирането на писма от пощата до повече от 100 милиона уникални точки за доставка в Съединените щати. Като добавяте пощенски щрихкодове към всеки плик или етикет в пощенския си обмен, можете да добиете право на отстъпка за автоматизация.

В тази статия

Изисквания за пощенски щрихкод

Добавяне на пощенски щрихкодове към списък на получатели

Отваряне или създаване на публикация за плик или етикет

Използване на циркулярен документ за добавяне щрихкодовете към публикацията

Визуализация и печат на пликовете или етикетите

Изисквания за пощенски щрихкод

Преди да добавите пощенски щрихкодове към етикети и пликове, трябва да имате на компютъра си инсталиран шрифт за пощенски щрихкод. Шрифтове за пощенски щрихкодове можете да получите от различни фирми. За да намерите фирма, която предлага шрифтове за щрихкодове, потърсете "barcode font" или "bar code font" в Microsoft Office пазара на Office Online или като използвате търсеща машина на Интернет.

Прочетете внимателно документацията, която идва с шрифта за щрихкод, който закупувате. Документацията трябва ясно да изписва точно какви знаци и числа трябва да въведете, за да създадете валиден щрихкод, както и какъв размер на шрифта да използвате, ако искате да отговаряте на изискванията на USPS, как да създадете дългите щрихове, които рамкират началото и края на щрихкода и др.

Указанията на USPS за пощенски щрихкодове се различават в зависимост от вида на пощата (писмо, обратна разписка, периодика и т. н.). Уверете се, че сте проверили указанията за изискванията, които се отнасят до конкретната употреба. Тарифите за обемиста поща изискват да следвате определени процедури за манипулиране и изпращане по пощата. В допълнение, USPS периодично променя начина, по който се пресмятат пощенските щрихкодове. Поради тези причини бъдете сигурни, че работите с местната пощенска служба и преглеждайте текущия United States Postal Service bar code information.

Най-горе на страницата

Добавяне на пощенски щрихкод към списък на получатели

Можете да добавяте щрихкодове към етикети и пликове по същия начин, както добавяте имена и адреси, като подготвите източник на данни и използвате циркулярен документ.

Източникът на данни е списък на получатели на Microsoft Office Publisher, таблица от база данни на Microsoft Office Access, работен лист на Microsoft Office Excel, списък с контакти на Microsoft Office Outlook или друг структуриран файл, където имате съхранени имената и адресите, които искате да обедините в етикети или пликове.

Трябва да създадете колона за щрихкод в този източник на данни. Всеки ред в колоната на щрихкода трябва да съдържа комбинация от знаци и числа, които ще се печатат в шрифт на пощенски щрихкод, като двете дълги ленти, които обграждат щрихкода, ZIP+4 кода, кода на точката за доставка и знака за корекция.

1. Всяка колона в източник на данни представлява категория от информация. Можете да добавяте конкретната информация, съхранявана във всеки ред от колона, към отпечатаните си етикети и пликове, като вмъкнете контейнер на колона (наричан също поле с данни) в началната публикация на етикет или плик.

2. Знаците и числата в тази клетка определят пощенския щрихкод за адреса, който е на същия ред. В този пример скобите представляват дългите ленти, които обграждат щрихкода. Проверете в документацията, приложена към шрифта на вашия пощенски щрихкод, за да разберете кои знаци трябва да използвате.

3. Информацията на всеки ред съответства на информацията, която ще се появи на етикета или плика.

Добавяне на щрихкодове към източник на данни

Ако все още нямате пощенски списък, който да използвате като източник на данни, трябва да създадете такъв. За информация относно създаването на пощенски списъци вижте Съвети за пощенски списъци.

Ако вече имате пощенски списък, трябва да добавите числата на щрихкода към всеки запис. Можете да въведете тези числа в колона от източника на данни, който смятате да използвате за циркулярни документи.

Ако сте създали източника си на данни в Publisher, можете да използвате следващата процедура, за да го актуализирате. Ако сте създали източника си на данни в Access, Excel, Outlook или друга програма, можете най-добре да го актуализирате в същата програма, която сте използвали, за да го създадете. Можете също да редактирате източник на данни, който е бил създаден в която и да е от тези програми, след като се свържете към списъка на получатели по време на създаване на циркулярни документи в Publisher.

Актуализация на източник на данни

  1. В Publisher, в менюто Инструменти, посочете към Съобщения и каталози, а след това щракнете върху Редактиране на адресен списък.

  2. В диалоговия прозорец Отваряне на адресен списък изберете източника на данни и после щракнете върху Отвори.

  3. В диалоговия прозорец Редактиране на източник на данни щракнете върху Персонализиране на колони.

  4. В диалоговия прозорец Персонализиране на адресен списък щракнете върху Добави.

  5. В диалоговия прозорец Добавяне на поле въведете име на поле (или заглавие на колона), като например Щрихкод, щракнете върху OK, а след това отново щракнете върху OK.

  6. В диалоговия прозорец Редактиране на източник на данни щракнете върху първата клетка в новата колона, където искате да въведете данните.

  7. Въведете щрихкода, а после натиснете клавиша СТРЕЛКА НАДОЛУ, за да преминете на долния ред.

  8. Повтаряйте, докато изредите всички щрихкодове, които възнамерявате да използвате.

  9. Щракнете върху OK, за да запишете и затворите файла си.

    Забележка : Дори и да имате колона за щрихкод в източника си на данни, все пак се нуждаете от отделна колона за пощенски код, ако искате пощенските кодове да се показват върху отпечатаните етикети или пликове.

Най-горе на страницата

Отваряне или създаване на публикация за плик или етикет

След като източникът на данни ви е настроен, вие сте готови да отворите публикацията за плик или етикет. Ако вече имате публикация, която сте използвали в миналото за изпращане на поща, можете да отворите тази публикация. Ако започвате от нищо, отворете публикация, която съответства на размера на пликовете или етикетите, на които възнамерявате да печатате имена, адреси и щрихкодове. Ако печатате етикети, забележете номера на продукта, като например 5160 или L7163, който е свързан с пакета етикети, които сте закупили. Този номер ще ви е нужен, за да отворите правилната публикация.

Отваряне на съществуваща публикация

  1. Стартирайте Publisher.

  2. В менюто Файл изберете Отвори.

  3. В диалоговия прозорец Отваряне на публикация намерете публикацията за плик или етикет, която искате, и после щракнете върху Отвори.

Започване отначало с пликове

  1. Стартирайте Publisher.

  2. В списъка Типове публикации направете едно от следните неща:

    • За да започнете с обикновен празен плик, щракнете върху Размери на празна страница, а след това щракнете върху Пликове.

    • За да започнете с предварително проектиран плик, под Типове публикации щракнете върху Пликове, а после персонализирайте публикацията си, като направите каквито искате промени.

      Под Персонализиране можете да зададете цвят и шрифтови набори и набор с бизнес информация, които да се прилагат към проекта.

  3. Щракнете върху Създай.

Започване отначало с етикети

Много публикации могат да се настроят да печатат върху определени етикети на продукти на производителя. Например можете да проектирате етикети като използвате някой от проектите в Publisher, а после да отпечатате публикацията си на специфична за производителя хартия за етикети, като например Avery, NCR или Printec.

  1. Стартирайте Publisher.

  2. В списъка Типове публикации щракнете върху Размери на празна страница, а след това щракнете върху Адресни етикети, Етикети на медия или Други етикети.

    Под Персонализиране можете да зададете цвят и шрифтови набори и набор с бизнес информация, които да се прилагат към проекта.

  3. Намерете името на производителя на етикетите ви и разширете списъка.

  4. Превъртете през публикациите за етикети, щракнете върху номера на продукта или размера, които съответстват на тези на пакета ви етикети, а после щракнете върху Създай.

    Съвет : Ако не виждате номер на публикация, който точно съвпада с номера на пакета ви, вгледайте се в пакета и информацията, която е дошла с етикетите. Може да са изброени други номера на продукти, които са налични в Publisher и са еквиваленти по размер и оформление на етикетите в пакета, който сте купили. Например за да печатате на Avery 8163, може да изберете Avery 8463, 8663, 15163 или 18163 в Publisher.

Най-горе на страницата

Използване на циркулярен документ за добавяне щрихкодовете към публикацията

Когато публикацията за етикет или плик се отвори, вие сте готови да я свържете към източник на данни, който е файл, съдържащ имената, адресите и щрихкодовете, които искате да добавите. След като създадете връзката, ще сте готови да добавите контейнерите (полетата за обединяване) към началната публикация, за да посочите къде върху отпечатаните етикети или пликове, ще се появят адресът и щрихкодът.

Забележка : Ако искате да обедините към страниците на публикацията си картини  – например да добавите емблема на фирмата  – източникът ви на данни трябва да включва или имена на файлове, или път за файловете с картини, които искате да обедините. Не включвайте истинските картини или изображения в източника на данни.

Свързване към източника на данни

  1. В менюто Инструменти посочете Съобщения и каталози, а след това щракнете върху Циркулярни документи.

  2. В прозореца на задачите Циркулярни документи, под Създаване на списък получатели щракнете върху Използвай съществуващ списък, а после щракнете върху Напред: Създаване или свързване към списък получатели.

  3. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни щракнете върху източника на данни, който съдържа щрихкодовете.

    По подразбиране Microsoft Publisher съхранява източниците на данни в папката Мои източници на данни. Може да е нужно да прегледате, за да намерите източника си на данни.

  4. Щракнете върху Отвори.

    В зависимост от типа на източника на данни, който изберете, може да се появят други диалогови прозорци, изискващи определена информация. Например ако източникът на данни е работна книга на Microsoft Office Excel, която има информация на много работни листове, трябва да изберете работния лист, който съдържа информацията, която искате, а след това щракнете върху OK.

  5. Диалоговият прозорец Получатели на циркулярни документи ви дава възможност да стесните или да сортирате записите във файла с данни. Например може да искате да изпратите поща само до клиентите в определен град. Ако не искате да стесните или да сортирате информацията, щракнете върху OK. Ако искате да стесните или да сортирате информацията, можете да направите някои или всички от следните неща, преди да щракнете върху OK.

    • Ако не искате информацията в един отделен ред да се появява на етикет или плик, отметнете квадратчето в началото на реда, за да го изчистите.

    • За да сортирате редовете във възходящ или низходящ ред според информацията в определена колона, щракнете върху заглавката на колоната.

    • За да стесните списъка редове според определени критерии, щракнете върху стрелката до заглавката на колоната.

      Забележка : Ако сте използвали файл за контакти на Outlook като източник на данни и сте съхранили щрихкодовете в едно от потребителските полета (например Потребителско поле 1), ще трябва дълго да превъртате надясно в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи, за да видите това поле. Можете да промените позицията на поле в диалоговия прозорец, като плъзнете заглавката на колоната на полето наляво или надясно.

  6. Щракнете върху OK, за да се върнете към прозореца на задачите на Циркулярни документи.

Добавяне и форматиране на контейнери

Контейнерите, наричани също полета с данни, отговарят на заглавките на колоните от източника ви на данни. Като поставите поле с данни за щрихкод в публикация на етикет или плик, вие посочвате къде искате да се появи информацията от колоната за щрихкод в отпечатаните копия. Можете да форматирате полетата така, че информацията върху отпечатаните етикети или пликове да изглежда по начина, който искате. Трябва да форматирате полето за щрихкод така, че информацията в това поле да се отпечатва в шрифт на пощенски щрихкод.

Добавяне и форматиране на контейнери върху пликове

  1. Ако сте създали набор с бизнес информация, той се вмъква като адрес на подателя. Ако не и ако не печатате върху пликове, които вече имат отпечатан върху себе си обратния ви адрес, или ако сте започнали да създавате публикация за плик с размер на празна страница, добавете адреса на подателя.

    • Ако има примерен текст за адреса на подателя, щракнете върху него и въведете обратния си адрес.

    • Ако няма текстово поле за адрес на подателя, в лентата с инструменти Обекти Щракнете върху Текстово поле Изображение на бутон . Върху плика плъзнете диагонално, за да създадете текстово поле за адрес на подателя, а след това въведете обратния си адрес.

  2. Сега добавете полета за адреса и щрихкода.

    • Ако върху плика има примерен текст за пощенски адрес, преминете към следващата стъпка.

    • Ако няма текстово поле за пощенски адрес, в лентата с инструменти Обекти щракнете върху Текстово поле Изображение на бутон . Върху плика плъзнете диагонално, за да създадете текстово поле за пощенския адрес.

  3. Върху лентата с инструменти Обекти щракнете отново върху Текстово поле Изображение на бутон . Върху плика, над текстовото поле за пощенския адрес, плъзнете диагонално, за да създадете друго текстово поле за щрихкода. Начертайте текстовото поле според отместването, зададено от указанията на USPS за щрихкод. Например вероятно щрихкодът трябва да е на разстояние поне 0,04 инча от горната страна на текстовото поле на пощенския адрес, от дъното на текстовото поле за щрихкода и от ръба на плика. Текстовото поле най-вероятно ще трябва да е дълго почти 3 инча, за да побере целия отпечатван щрихкод.

    Забележка : Уверете се, че сте проверили всички указания на USPS за мерките на отместване от другите елементи на плика.

  4. Щракнете върху текстовото поле на пощенския адрес.

  5. В прозореца на задачите Циркулярни документи, под Още елементи щракнете върху Адресен блок.

  6. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формат за имената на получателя, а след това щракнете върху Съгласуване на полета.

  7. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета се уверете, че всеки компонент на адреса, който използвате в адресите си, изброен вляво, е в съответствие с колона от източника ви на данни вдясно. Щракнете върху OK, а после отново щракнете върху OK.

    В публикацията на плик се появява поле «Адресен блок».

  8. Щракнете върху текстовото поле за щрихкод. В прозореца на задачите Циркулярни документи, под Подготовка на публикацията щракнете върху полето с данни за щрихкода в списъка, за да добавите поле «Щрихкод» към публикацията за плик.

    List of data fields in Mail Merge task pane

    Забележка : Ако обединявате щрихкодове от файл за контакти на Outlook, полето, което съдържа щрихкодовете, вероятно се нарича Потребителско поле 1, Потребителско поле 2, Потребителско поле 3 или Потребителско поле 4.

  9. Изберете полето «Щрихкод» или «Потребителско поле», което току що сте добавили, включително ъгловите кавички (« »).

  10. В менюто Форматиране щракнете върху Шрифт.

  11. В диалоговия прозорец Шрифт, под Шрифт изберете шрифта за пощенския щрихкод. Под Размер изберете размера на шрифта, който според документацията ви за шрифт отговаря на изискванията на USPS.

  12. Щракнете върху OK.

    Полето «Щрихкод» или «Потребителско поле» може да променя размера и вида си.

    Забележка : Можете също да промените шрифта, размера, цвета и др. на текста за пощенския адрес. Просто изберете полето «Адресен блок», включително ъгловите кавички (« »), и приложете форматирането, което искате.

Добавяне и форматиране на контейнери върху етикети

  1. Добавете полета за адрес и щрихкод, като направите едно от следните неща:

    • Ако в етикета има примерен текст, щракнете върху него. Поставете показалеца върху празния кръг, горе в текстовото поле. Плъзнете надолу, за да направите текстовото поле около две трети или наполовина от първоначалния му размер. Щракнете извън текстовото поле, за да отмените избора му.

    • Ако на етикета няма примерен текст, върху лентата с инструменти Обекти щракнете върху Текстово поле Изображение на бутон . Върху етикета плъзнете диагонално, за да създадете текстово поле за пощенски адрес, което е наполовина или две трети от височината и почти пълната дължина на етикета, освен за около 0,25 инча от всеки край. Погрижете се да оставите и приблизително по 0,125 инча разстояние в дъното на етикета.

  2. В лентата с инструменти Обекти щракнете върху Текстово поле Изображение на бутон .

  3. Плъзнете диагонално, за да създадете текстово поле за щрихкод в горното празно място на етикета. Направете върху етикета ново текстово поле със същата дължина като другото и оставете разстояние от поне 0,04 инча между горния край на текстовото поле и горния край на етикета, както и между дъното на текстовото поле за щрихкод и текстовото поле под него.

  4. Щракнете върху текстовото поле за пощенски адрес на етикета. В прозореца на задачите Циркулярни документи, под Още елементи щракнете върху Адресен блок.

  5. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формат за имената на получателя, а след това щракнете върху Съгласуване на полета.

  6. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета проверете, че всеки компонент на адреса, който използвате в адресите си, изброен вляво, е в съответствие с колона от файла ви на данни вдясно. Щракнете върху OK, а после отново щракнете върху OK.

    В публикацията на етикет се появява поле «Адресен блок».

  7. Щракнете върху текстовото поле за щрихкод. В прозореца на задачите Циркулярни документи, под Подготовка на публикацията щракнете върху полето с данни за щрихкода в списъка, за да добавите поле «Щрихкод» към публикацията за плик.

    List of data fields in Mail Merge task pane

    Забележка : Ако обединявате щрихкодове от файл за контакти на Outlook, полето, което съдържа щрихкодовете, вероятно се нарича Потребителско поле 1, Потребителско поле 2, Потребителско поле 3 или Потребителско поле 4.

  8. Изберете полето «Щрихкод» или «Потребителско поле», което току що сте добавили, включително ъгловите кавички (« »).

  9. В менюто Форматиране щракнете върху Шрифт.

  10. В диалоговия прозорец Шрифт, под Шрифт изберете шрифта за пощенския щрихкод. Под Размер изберете размера на шрифта, който според документацията ви за шрифт отговаря на изискванията на USPS. Щракнете върху OK

    Полето «Щрихкод» или «Потребителско поле» може да променя размера и вида си.

    Забележка : Можете също да промените шрифта, размера, цвета и др. на текста за пощенския адрес. Просто изберете полето «Адресен блок» и приложете форматирането, което искате.

Най-горе на страницата

Визуализация и печат на пликове или етикети

Сега сте готови да обедините информацията от файла с данни в публикацията, за да създадете нов етикет или плик за всеки ред с информация, който сте избрали да се обедини. Когато визуализирате публикациите, можете да идентифицирате всички проблеми, които трябва да бъдат решени, преди да отпечатвате.

Визуализация на адреси и щрихкодове

  1. За да визуализирате елементите по ред, щракайте върху бутоните за навигация Бутон ''Напред'' Бутон ''Назад'' , за да видите как всеки елемент ще се появява в обединената ви публикация.

    Ето как би трябвало да изглежда една обединена публикация:

  2. Ако виждате проблеми, сега е времето да ги разрешите. Примерите за проблеми, на които може да се натъкнете, включват:

  3. Ако сте задоволени от визуализациите, в дъното на прозореца на задачите щракнете върху Следващ: Създаване на обединени публикации.

Част от щрихкода липсва

Текстовото поле на щрихкода може да е твърде късо, за да позволи да се покаже целият щрихкод. Щракнете върху границата около текстовото поле и после плъзнете белия манипулатор, докато текстовото поле стане с правилната дължина.

Адресите не се показват правилно

Адресите може да не се показват правилно. В диалоговия прозорец Циркулярни документи щракнете върху връзката Адресен блок. Преместете показалеца в горния ляв ъгъл на текстовото поле, което съдържа адресния блок, щракнете върху падащото меню Поле за обединяване Merge Field options , а после щракнете върху Промяна на адресен блок. В диалоговия прозорец Промяна на адресен блок щракнете върху Съгласуване на полета. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета се уверете, че всеки компонент на адреса, който използвате в адресите си, изброен вляво, е в съответствие с колона от източника ви на данни вдясно. Щракнете върху OK, а после отново щракнете върху OK.

Форматирането на текста не изглежда правилно

Може да искате да промените шрифта или размера и цвета му в адресния блок. Изберете полето «Адресен блок», включително ъгловите кавички (« »). В менюто Форматиране щракнете върху Шрифт, за да отворите диалоговия прозорец Шрифт, а после направете промените, които искате.

Печат на обединената публикация

Сега сте готови да печатате. Ако печатате адресите и щрихкодовете върху пликове, вие печатате публикациите като отделни листове. Ако печатате адресите и щрихкодовете на етикети, можете да печатате диапазон от адреси и свързаните с тях щрихкодове на лист с етикети или можете да печатате много копия от един и същ адрес и свързаните с него щрихкодове върху всички етикети на листа.

Печат на адреси и щрихкодове върху пликове

След като създадете плика си и изберете размера на страница, който искате, вие сте готови да отпечатате плика си.

  1. В прозореца на задачите Циркулярни документи щракнете върху Печат, а след това щракнете върху раздела Настройки на публикация и хартия.

  2. Проверете в прозореца за визуализация. Ако не сте сигурни как да поставите плика си, щракнете върху Покажи как да се подава хартията, а след това щракнете върху Отваряне на диалоговия прозорец за настройка на плик.

  3. В диалоговия прозорец Настройка на плик изображението с плътна синя граница показва препоръчителната опция за принтера ви.
    Илюстрация за настройка на плик

    Забележка : Броят на тавите и опциите се различават в зависимост от производителя, типа и модела на принтера, който използвате.

  4. Щракнете върху OK, а после щракнете върху Печат.

  5. В менюто Файл щракнете върху Запиши, за да запишете публикацията.

    Забележка : Имайте предвид, че това, което записвате не е комплекта от пликове, които сте отпечатали. Вие всъщност записвате публикацията с връзките й към източника ви на данни и полетата с контейнери. Като запишете публикацията, можете бързо да създадете друг комплект от пликове, когато е нужно. Публикацията поддържа връзката към източника на данни, към който сте я свързали, така че можете да прескочите напред към стъпката за визуализация.

Печат на адреси и щрихкодове върху етикет

  1. В менюто Файл щракнете върху Настройка за печат.

  2. В диалоговия прозорец Настройка за печат направете едно от следните неща:

    • За да настроите етикетите си така, че на всеки етикет от листа да се отпечатва различен адрес и свързаният с него щрихкод, под Опции за печат щракнете върху Много страници на лист и после щракнете върху OK.

    • За да настроите етикетите си така, че на всички етикети на всеки лист да се отпечатват много копия на един и същ адрес и свързаният с него щрихкод, под Опции за печат щракнете върху Много копия на лист и после щракнете върху OK.

  3. Визуализирайте резултата от печатането, за да се уверите, че информацията на етикета е правилно подравнена на листа ви с етикети. В прозореца на задачите на Циркулярни документи, под Създаване на обединени публикации, щракнете върху Визуализация на печат. Ако трябва, направете корекции, за да подравните адресите и щрихкодовете върху етикетите.

    Как?

    1. Щракнете върху Затвори, за да затворите прозореца за визуализация на печата.

    2. В менюто Файл, щракнете върху Настройка на страниците.

    3. В диалоговия прозорец Настройка на страниците щракнете върху Разширени. Направете необходимите промени на полетата и междините в диалоговия прозорец Потребителски размер на страница и после щракнете двукратно върху OK.

    4. В прозореца на задачите Циркулярни документи, под Създаване на обединени публикации щракнете отново върху Визуализация на печата, за да проверите корекциите си.

  4. Щракнете върху Затвори, за да затворите прозореца за визуализация на печата.

  5. В прозореца на задачите Циркулярни документи, под Създаване на обединени публикации, щракнете върху Печат. Изберете опциите за печат, които искате и после щракнете върху OK.

  6. В менюто Файл щракнете върху Запиши, за да запишете публикацията.

    Забележка : Имайте предвид, че това, което записвате не е комплекта от етикети, които сте отпечатали. Вие всъщност записвате публикацията с връзките й към източника ви на данни и полетата му с контейнери. Като запишете публикацията, можете бързо да създадете друг комплект от етикети, когато възникне нужда. Публикацията поддържа връзката към източника на данни, към който сте я свързали, така че можете да прескочите напред към стъпката за визуализация.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×