Добавяне на времето извън офиса към Outlook календарите на колегите

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Можете лесно да отбележите времето като "зает" или "извън офиса" в календара на Outlook. Какво става, ако не използвате Office 365 и нямате разрешено споделянето на календари, но трябва да дадете време далеч от office-забележими видимост на колегите си? Тази статия обяснява как да добавите персонализиран целодневните искания за събрание към календарите на колегите, без да засягате наличното свободно време в календарите си.

Планиране на почивка времето с искане за събрание е следния процес. Първо, нека знаят, че ще бъде отсъства на колегите си чрез добавяне на ваканция време към календарите си. След това блокират ваканцията ви във вашия собствен календар.

Стъпка 1: Добавяне на времето за отпуск към календарите на колегите

Когато маркирате времето като "извън офиса" във вашия календар, колегите ви виждат това, когато се опитат да планирате събрание с вас. Но бихте не бъде чудесно, ако можете да предупреди всички наведнъж предварително за времето си далеч без да засяга тяхното състояние на заетост или задръстването календарите си? Можете да направите това чрез задаване на вашата информация, за да се показват в календарите си, като целодневно събитие, но за разлика от нормален целодневно събитие, което обикновено е зададено на "зает", това целодневно събитие се показва като свободното време. Вашите колеги наличност на заетост не се променят.

Забележка: Искания за събрания са предназначени да се изпращат между потребителите на Outlook. Възможността да виждате графици на други хора, докато съставяте искания за събрание в Outlook изисква вашата организация да използвате Microsoft Exchange Server.

  1. В календар в раздела Начало щракнете върху Ново събрание.

    Клавишна комбинация  За да създадете ново искане за събрание, натиснете CTRL + SHIFT + Q.

  2. Въведете описание в полето тема и ако желаете, въведете местоположението в полето местоположение .

  3. В Начален час и краен час списъци изберете началния и крайния час за времето си извън офиса. По време на отпуск това обикновено включва целия ден. Ако това е така, поставете отметка в квадратчето целодневно събитие .

    Забележка: По подразбиране Outlook използва текущата настройка за часова зона на вашия компютър за планиране. Ако искате да планирате времето си извън офиса въз основа на различна часова зона, в групата Опции щракнете върху часови зони.

  4. В групата Опции за Показване като, щракнете върху свободна в падащия списък. Ако вече сте задали, че това е целодневно събитие, Покажи като е зададено автоматично за свободно.

    Важно: 

    • Уверете се, че настройката Покажи като е настроено за свободно. Това позволява събранието искане за получатели, за да приемете искането за събрание и да добавите вашата ваканция време към своя календар, но не блокира някакво време в своя календар. Календарът на получателя все още ще показва готовност за планиране по време на вашата ваканция.

    • При избора на целодневно събитие, началния час на събитието е в полунощ. За да избегнете получаване на предупреждения в нерегулярния моменти на колегите си, задайте напомняне настройката на няма.

  5. Въведете информацията, която искате да споделите с получателите.

  6. Добавете получатели, предназначени за реда до .

  7. Ако се предупреждава хората в серия от повтарящи се времена, които ще сте извън офиса, в групата Опции щракнете върху повторяемост, изберете схема на повторение и след това щракнете върху OK.

  8. Щракнете върху Изпрати.

Когато изпратите това искане за събрание с Покажи като е настроено за свободно, събитието се показва в горната част на всеки ден в календари на Outlook на колегите си – напомняне, което не блокира никакви работни часове.

Забележка: Ако не сте избрали целодневно събитие, събитието се показва в мрежа; Тя не се показват в горната част на деня. Все още е маркирано като свободно време, обаче.

Стъпка 2: Блокирам ваканция време във вашия календар

Ако сте изпълнили стъпките в предишния раздел, сте изпратили искане за събрание е маркирано като свободно време да се предотврати блокирането на часове в календарите на други хора. Въпреки това времето е маркирано като свободно и във вашия собствен календар. Сега трябва да създадете допълнителна среща за себе си, така че другите да виждат, че не са налични по време на време, който зададете.

Често срещана грешка е да отворите искането за събрание на елемент във вашия календар и да промените настройката Покажи като от свободно на Извън офиса , след като сте изпратили първоначалното искане. Въпреки това когато правите това актуализация се изпраща до всички сте изпратили искане за събрание, променя състоянието от свободно на Извън офиса и побеждаване стъпките, които предприемате, за да избегнете това. Трябва да създадете копие на срещата във вашия календар с Покажи като настройка за набора на Извън офиса.

Когато хората използват календара на Outlook, за да планирате събрания и други събития, те могат да видят вашата наличност, освен ако не сте променили разрешенията за календара, за да предотвратите това. Обикновено срещи, събрания и събития имат настройка на Покажи като на зает. Можете също да създадете елементи с настройка на Покажи като на Извън офиса. Елементите, настроени на Извън офиса се разглеждат като подобни на елементите, зададени на заето – някой не очаквам да бъде на разположение в този момент. Визуално, се различават два типа – елементите, настроени на Извън офиса се появяват в червено, елементите, зададени на заето се идентифицират със син цвят тема. Тази разлика във външния вид помага да подчертаете защо не са на разположение. Например бихте могли да преместите елемент на конфликтни заето , но вероятно няма да можете или да искате да промените Извън офиса елемент като вашата ваканция.

  1. В календар в раздела Начало щракнете върху Нова среща.

  2. В полето тема въведете име за вашата време далеч.

  3. В Начален час и краен часщракнете върху датите на времето далеч започва и завършва.

  4. Поставете отметка в квадратчето целодневно събитие .

  5. Променете настройката Покажи като на Извън офиса.

  6. Щракнете върху Запиши и затвори.

Забележка: Може да помислите за изтриване (от вашия календар) първоначалното искате за събрание, които сте изпратили до други хора. Или можете да я оставите в календара си, така че да можете да го използвате за лесно изпращане на актуализация или отказ, ако плановете ви се променят.

Стъпка 1: Добавяне на времето за отпуск към календарите на колегите

Когато маркирате времето като "извън офиса" във вашия календар, колегите ви виждат това, когато се опитат да планирате събрание с вас. Но бихте не бъде чудесно, ако можете да предупреди всички наведнъж предварително за времето си далеч без да засяга тяхното състояние на заетост или задръстването календарите си? Можете да направите това чрез задаване на вашата информация, за да се показват в календарите си, като целодневно събитие, но за разлика от нормален целодневно събитие, което обикновено е зададено на "зает", това целодневно събитие се показва като свободното време. Вашите колеги наличност на заетост не се променят.

Забележка: Искания за събрания са предназначени да се изпращат между потребителите на Outlook. Възможността да виждате графици на други хора, докато съставяте искания за събрание в Outlook изисква вашата организация да използвате Microsoft Exchange Server.

  1. В менюто файл посочете Създайи след това щракнете върху Искане за събрание.

    Клавишна комбинация  За да създадете ново искане за събрание, натиснете CTRL + SHIFT + Q.

  2. Въведете описание в полето тема и ако желаете, въведете местоположението в полето местоположение .

  3. В Начален час и краен час списъци изберете началния и крайния час за времето си извън офиса. По време на отпуск това обикновено включва целия ден. Ако това е така, поставете отметка в квадратчето целодневно събитие .

    Забележка: По подразбиране Outlook използва текущата настройка за часова зона на вашия компютър за планиране. Ако искате да планирате времето си извън офиса въз основа на различна часова зона, в раздела събрание , в групата Опции щракнете върху часови зони.

  4. В групата Опции за Показване като, щракнете върху свободна в падащото списъчно поле. Ако вече сте задали, че това е целодневно събитие, Покажи като е зададено автоматично за свободно.

    Важно: 

    • Уверете се, че настройката Покажи като е настроено за свободно. Това позволява събранието искане за получатели, за да приемете искането за събрание и да добавите вашата ваканция време към своя календар, но не блокира някакво време в своя календар. Календарът на получателя все още ще показва готовност за планиране по време на вашата ваканция.

    • При избора на целодневно събитие, началния час на събитието е в полунощ. За да избегнете получаване на предупреждения в нерегулярния моменти на колегите си, задайте напомняне настройката на няма.

  5. Въведете информацията, която искате да споделите с получателите.

  6. Добавете получатели, предназначени за реда до .

  7. Ако се предупреждава хората в серия от повтарящи се времена, които ще сте извън офиса, в раздела събрание , в групата Опции щракнете върху повторяемост, изберете схема на повторение и след това щракнете върху OK.

    Когато добавите схема на повторение към искане за събрание, разделът Събрание се променя в Серия събрания.

  8. В раздела събрание , в групата Покажи щракнете върху среща.

  9. Щракнете върху Изпрати.

Когато изпратите това искане за събрание с Покажи като е настроено за свободно, събитието се показва в горната част на всеки ден в календари на Outlook на колегите си – напомняне, което не блокира никакви работни часове.

Забележка: Ако не сте избрали целодневно събитие, събитието се показва в мрежа; Тя не се показват в горната част на деня. Все още е маркирано като свободно време, обаче.

Стъпка 2: Блокирам ваканция време във вашия календар

Ако сте изпълнили стъпките в предишния раздел, сте изпратили искане за събрание е маркирано като свободно време да се предотврати блокирането на часове в календарите на други хора. Въпреки това времето е маркирано като свободно и във вашия собствен календар. Сега трябва да създадете допълнителна среща за себе си, така че другите да виждат, че не са налични по време на време, който зададете.

Често срещана грешка е да отворите искането за събрание на елемент във вашия календар и да промените настройката Покажи като от свободно на Извън офиса , след като сте изпратили първоначалното искане. Въпреки това когато правите това актуализация се изпраща до всички сте изпратили искане за събрание, променя състоянието от свободно на Извън офиса и побеждаване стъпките, които предприемате, за да избегнете това. Трябва да създадете копие на срещата във вашия календар с Покажи като настройка за набора на Извън офиса.

Когато хората използват календара на Outlook, за да планирате събрания и други събития, те могат да видят вашата наличност, освен ако не сте променили разрешенията за календара, за да предотвратите това. Обикновено срещи, събрания и събития имат настройка на Покажи като на зает. Можете също да създадете елементи с настройка на Покажи като на Извън офиса. Елементите, настроени на Извън офиса се разглеждат като подобни на елементите, зададени на заето – някой не очаквам да бъде на разположение в този момент. Визуално, се различават два типа – елементите, настроени на Извън офиса се появяват в червено, елементите, зададени на заето се идентифицират със син цвят тема. Тази разлика във външния вид помага да подчертаете защо не са на разположение. Например бихте могли да преместите елемент на конфликтни заето , но вероятно няма да можете или да искате да промените Извън офиса елемент като вашата ваканция.

  1. В Календар, в менюто файл посочете Създайи след това щракнете върху среща.

  2. В полето тема въведете име за вашата време далеч.

  3. В Начален час и краен часщракнете върху датите на времето далеч започва и завършва.

  4. Поставете отметка в квадратчето целодневно събитие .

  5. Променете настройката Покажи като на Извън офиса.

  6. Щракнете върху Запиши и затвори.

Забележка: Може да помислите за изтриване (от вашия календар) първоначалното искате за събрание, които сте изпратили до други хора. Или можете да я оставите в календара си, така че да можете да го използвате за лесно изпращане на актуализация или отказ, ако плановете ви се променят.

Вижте също

Първи стъпки с календара на Outlook

Планиране на събрание с други хора

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×