Добавяне или променяне на колона за справка

Понякога стойността, която ви интересува, е в друга таблица. Нека например да искате да запишете поръчка за клиент в таблицата "Поръчки". Информацията за всички клиенти обаче се съхранява в таблицата "Клиенти". Можете да създадете колона за справка, която показва информацията за клиентите в контрола разгъващ се списък или списъчно поле. Когато след това изберете клиента в тази контрола, подходящата стойност – например стойността на първичния ключ за клиента – се записва в записа за поръчката.

Тази статия обяснява какво представлява и как се създава колона за справка.

Ако искате да знаете как да търсите програмно стойност в таблица, вижте статията Функцията DLookup. За информация как да създадете многозначна колона за справка вижте статията Добавяне или променяне на колона за справка, която ви позволява да съхранявате повече от една стойност.

В тази статия

Какво е колона за справка?

Създаване на колона за справка в изглед на лист с данни

Създаване на колона за справка с помощта на екрана "Списък на полетата"

Създаване на колона за справка в режим на проектиране

Разбиране на обвързаната стойност и стойността за показване в колона за справка

Въведение в свойствата на поле за справка

Използване на съветника за справки

Променяне на колона за справка

Променяне на поле в колона за справка

Какво е колона за справка?

Колона (или поле) за справка е поле в таблица, чиято стойност се извлича от друга таблица или от списък със стойности. Можете да използвате колона за справка, за да покажете списък с възможности за избор в разгъващ се списък или списъчно поле. Възможностите за избор може да идват от таблица или заявка или да бъдат стойности, предоставени от вас. Можете да създадете колона за справка ръчно, като настроите свойствата на поле за справка, или автоматично, като изпълните съветника за справки. Винаги, когато възможно, трябва да използвате съветника за справки за създаване на колони за справка. Съветникът за справки опростява процеса, автоматично попълва подходящите свойства на полето и създава подходящите релации между таблиците.

Колона за справка

Можете да създадете колона за справка или в изглед на лист с данни, или в изглед за проектиране.

Най-горе на страницата

Създаване на колона за справка в изглед на лист с данни

По подразбиране, когато отворите таблица, тя се отваря в табличен изглед. Можете да добавите колона за справка, като щракнете върху Колона за справка в групата Полета и колони в раздела Лист с данни. Това стартира съветника за справки, който ви води през процеса на създаване на колони за справка.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В Навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, в която искате да създадете колоната за справка – това отваря таблицата в табличен изглед.

  4. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Колона за справка.

    Изображение на лентата на Access

    Съветникът за справки стартира.

    страницата от съветника за справки, в която се избира таблица/заявка или списък със стойности

  5. В първата страница на съветника за справки посочете дали искате колоната за справка да се основава на стойности в таблица или заявка, или на списък със стойности, които въвеждате.

    Най-обикновеният тип многозначна колона за справка е този, който показва стойности, потърсени в свързана таблица или заявка.

  6. Щракнете върху Напред и след това следвайте инструкциите, за да завършите работата със съветника. За повече информация за съветника вж. раздела Използване на съветника за справки.

Когато щракнете върху Готово, създава се колона за справка, чиито свойства на полетата са основани на избора, направен от вас в съветника за справки.

Най-горе на страницата

Създаване на колона за справка с помощта на екрана "Списък на полетата"

Ако използвате база данни, съдържаща повече от една таблица, можете да стартирате процеса на създаване на поле за справка с плъзгане на поле от екрана Списък на полетата . Екранът Списък на полетата показва полета, които са налични в други таблици от вашата база данни. Когато създавате колона за справка по този начин, съветникът за справки стартира автоматично и полето, което плъзнете в листа с данни, става едно от полетата във вашата колона за справка.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, в която искате да създадете колоната за справка – това отваря таблицата в табличен изглед.

  4. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

    Изображение на лентата на Access

    Показва се екранът Списък на полетата.

  5. Щракнете върху знака плюс (+) до таблицата, за да покажете списъка на полетата в тази таблица.

  6. Плъзнете желаното поле от екрана Списък на полетата в таблицата, показана в табличен изглед.

  7. Когато се покаже редът за вмъкване, пуснете полето на мястото му.

    ред за вмъкване на поле от екрана ''списък на полетата''

    Съветникът за справки стартира.

  8. Следвайте инструкциите, за да завършите работата със съветника. За повече информация за съветника вж. раздела Използване на съветника за справки.

    Когато завършите работата със съветника, колоната за справка се появява в таблицата, отворена в изглед на лист с данни.

Най-горе на страницата

Създаване на колона за справка в режим на проектиране

Освен в табличен изглед, можете да създадете колона за справка в режим на проектиране. Когато работите в режим на проектиране, колоната за справка се създава с помощта на същия съветник за справки, който се използва в табличен изглед. В режим на проектиране обаче имате пълен достъп до всички свойства на полетата и в резултат на това можете да ги редактирате директно.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да добавите колоната за справка, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  4. Намерете първия наличен празен ред в мрежата за проектиране на таблицата.

  5. В първия наличен празен ред щракнете върху клетка в колоната Име на поле и след това въведете име на поле за колоната за справка.

  6. След това щракнете върху клетка в колоната Тип на данните за този ред, щракнете върху падащата стрелка и след това изберете Съветник за справки.

    Съветникът за справки стартира.

    страницата от съветника за справки, в която се избира таблица/заявка или списък със стойности

  7. В първата страница на съветника за справки посочете дали искате колоната за справка да се основава на стойности в таблица или заявка, или на списък със стойности, които въвеждате.

    Най-обикновеният тип многозначна колона за справка е този, който показва стойности, потърсени в свързана таблица или заявка.

  8. Щракнете върху Напред и след това следвайте инструкциите, за да завършите работата със съветника. За повече информация за съветника вж. раздела Използване на съветника за справки.

Когато щракнете върху Готово, се създава колона за справка, чиито свойства на полетата са настроени на базата на избора, направен от вас в съветника за справки. Можете да видите свойствата на полето в дъното на екрана на режима на проектиране под Свойства на поле. За да видите свойствата, които се отнасят конкретно за колоната за справка, щракнете върху раздела Справка.

Обвързана стойност и показване на стойност в колона за справка

Целта на използването на колона за справка е да се замести показването на номер, например идентификатор (или друга стойност на външен ключ), с нещо по-смислено, например име. Например вместо да показва идентификационния номер на лице за контакт, Access може да покаже името на лицето. Идентификационният номер на лицето за контакт е обвързана стойност. Тя автоматично се преглежда в таблицата или заявката източник, за да се намери името на лицето. Стойността, която се показва, е името на лицето за контакт.

обвързана стойност спрямо стойност за показване в колона за справка

1. Стойност за показване

2. Обвързана стойност

Колоната за справка има стойност за показване, която се появява в потребителския интерфейс, и обвързана стойност, която е записана в контролата. Стойността за показване се извлича на базата на обвързаната стойност. Това означава, че Access често показва справочна стойност за показване, която не е същата като обвързаната стойност, записана в полето. В примера с таблицата "Поръчки" стойността на идентификатора на клиента от таблицата "Клиенти" се записва в полето "Клиент" в таблицата "Поръчки" – това е обвързаната стойност. Тъй като обаче "Клиент" е поле за справка, Access показва справочната стойност – в този случай името на клиента. Името на клиента е стойността за показване.

Важно е да се разбира разликата между стойността за показване и обвързаната стойност на поле за справка. Стойността за показване по подразбиране се показва автоматично в табличен изглед. Обвързаната стойност обаче е това, което се записва, което използвате в критериите на заявките и което Access използва по подразбиране в съединенията с други таблици.

Най-горе на страницата

Въведение в свойствата на поле за справка

Можете да разгледате свойствата на поле за справка в долния екран на режима за проектиране под Свойства на полето. За да видите свойствата, които да конкретно свързани с колоната за справка, щракнете върху раздела Справка.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да добавите колоната за справка, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  4. Щракнете върху клетка в колоната Име на поле за колоната за справка.

  5. Под Свойства на поле щракнете върху раздела Справка.

    Показват се свойствата на полето за справка.

Когато зададете първото свойство (Контрола за показване), списъкът на наличните свойства се променя, за да отрази вашия избор. Можете да настроите свойствата на полето за справка, за да промените поведението на колона за справка. Обърнете внимание, че когато създавате колоната за справка с помощта на съветника за справки, свойствата на полето за справка се задават от съветника.

Свойства на поле за справка

Настройте това свойство

За да

Управление на дисплея

Задаване на типа на контролата като Квадратче за отметка, Текстово поле, Списъчно поле или Разгъващ се списък. Разгъващ се списък е най-често използваният избор за колона за справка.

Тип източник на редове

Изберете дали да попълвате колоната за справка със стойности от друга таблица или заявка или от списък със стойности, който вие задавате. Можете също да изберете да попълвате списъка с имената на полетата в таблица или заявка.

Източник на редове

Зададете таблицата, заявката или списъка с стойности, които предоставят стойностите за колоната за справка. Когато свойството Тип източник на редове е настроено на Таблица/заявка или Списък с полета, това свойство трябва да бъде настроено на името на таблица или заявка или на SQL команда, която представя заявката. Когато свойството Тип източник на редове е настроено на Списък със стойности, това свойство трябва да съдържа списък със стойности, разделени с точка и запетая.

Обвързана колона

Задаване на колоната в източника на редове, който доставя стойността, съхранена от колоната за справка. Тази стойност може да е в диапазона от 1 до броя на колоните в източника на редове.

Забележка : Колоната, която предоставя стойността за съхранение, не трябва да е същата колона като показваната колона.

Брой колони

Определяне на броя на колоните в източника на редове, който може да се покаже в колоната за справка. За да изберете колко колони да покажете, предоставяте ширина на колона в свойството Ширина на колони.

Заглавия на колони

Определяне дали да се показват заглавия на колони.

Ширина на колони

Въведете ширината за всяка колона. Ако не искате да покажете някоя колона, например идентификационния номер, задайте ширина 0.

Редове в списъка

Задаване на броя на редовете, които се показват, когато покажете колоната за справка.

Ширина на списъка

Задаване на ширината на контролата, която се появява, когато показвате колоната за справка.

Ограничаване до списъка

Изберете дали потребителят може да въведе стойност, която липсва в списъка.

Разреши повече от една стойност

Задаване дали колоната за справка използва многозначно поле и дали позволява да могат да се избират множество стойности.

За повече информация за многозначните полета вж. статията Ръководство за многозначни полета.

Разреши редактиране на списък със стойности

Зададете дали можете да редактирате елементи в колона за справка на базата на списък със стойности. Когато това свойство е настроено на Да и щракнете с десния бутон върху поле за справка, базирано на списък със стойности в една колона, ще видите опцията на менюто Редактиране на елементи от списък. Ако полето за справка има повече от една колона, това свойство се игнорира.

Формуляр за редактиране на елементи от списък

Зададете съществуващ формуляр, с помощта на който можете да редактирате елементите от списъка в колона за справка на базата на таблица или заявка.

Покажи само стойностите на източника на редовете

Показване само стойности, които съответстват на текущия източник на редове, когато Разреши повече от една стойност е зададено като Да.

Обвързаната стойност в колона за справка се определя от свойството Обвързана колона. Показваната стойност в колона за справка е колоната или колоните, които се представят в свойството Ширина на колони като имащи дължина различна от нула.

Най-горе на страницата

Използване на съветника за справки

Съветникът за справки стартира в следните случаи: когато създавате колона за справка в табличен изглед, когато плъзнете поле от екрана Списък на полетата в таблица, която е отворена в табличен изглед и в режим на проектиране, когато изберете Съветник за справки в колоната Тип на данните. Съветникът ви води през стъпките за създаване на колона за справка и автоматично задава подходящите свойства на полето, така че да съответстват на вашия избор. Съветникът създава също релации между таблици и индекси, когато е необходимо, за да поддържа колоната за справка.

Когато съветникът стартира, трябва да решите дали да базирате колоната за справка на таблица или заявка, или на списък със стойности, въведен от вас. В повечето случаи, ако вашата база данни е правилно проектирана и информацията е разделена в тематично базирани таблици, трябва да изберете таблица или заявка за източник на данни за колоната за справка.

страницата от съветника за справки, в която се избира таблица/заявка или списък със стойности

Колона за справка, базирана на таблица или заявка

Ако сте избрали опцията Искам колоната за справка да търси стойностите в таблица или заявка, когато щракнете върху Напред, съветникът за справки показва списък на наличните таблици, които могат да предоставят стойностите за колоната за справка. За да видите само таблици, щракнете върху Таблици. За да видите само заявки, щракнете върху Заявки. За да видите таблици и заявки, щракнете върху И двете. Когато изберете таблица или заявка, щракнете върху Напред.

страница на съветника за справки, която показва таблици и заявки за избор

Съветникът за справки показва списък на наличните полета от вашата таблица или заявка. За всяко поле, което искате да включите във вашата колона за справка, щракнете върху полето и след това щракнете върху бутона "по-голямо от" (>), за да го преместите в списъка Избрани полета. Забележете, че когато правите избор в колоната за справка, трябва да изберете полетата, които искате да се виждат, освен полето, което искате да доставя записаната стойност. Когато сте готови, щракнете върху Напред.

страницата на съветника за справки, в която избирате полета

Съветникът за справки показва страница, която ви позволява да зададете поле или полета, които можете да използвате,за да сортирате колоната за справка. Това сортиране не е задължително. Когато сте готови, щракнете върху Напред.

Страницата на съветника за справки, в която задавате реда на сортиране

Можете да настроите ширината на колоните, които ще се показват в колоната за справка. Ако намалите ширината на поле, така че да не се вижда, то няма да се появи в колоната за справка. Можете например да използвате тази възможност, за да избегнете показването на колоната с идентификатора. Когато сте готови, щракнете върху Напред.

Страницата на съветника за справки, в която настройвате ширината на колоните

Когато изберете ред в колона за справка, можете да съхранявате стойност от този ред във вашата база данни или да използвате стойността по-късно, за да изпълните действие. Тази страница на съветника, показана на следващата фигура, ви позволява да изберете полето, което доставя тази стойност. Трябва да изберете поле, което еднозначно идентифицира реда. Обикновено добър избор е полето първичен ключ на таблицата източник. Когато сте готови, щракнете върху Напред.

страницата на съветника за справки, в която избирате обвързаната стойност

В последната страница на съветника за справки трябва да въведете име за вашата колона за справка – то става име на полето във вашата таблица.

последната страница на съветника за справки

Ако искате да разрешите избор на повече от една стойност, когато колоната за справка се покаже, и след това да съхраните множеството стойности, поставете отметка в квадратчето Разреши повече от една стойност. Забележете, че отметката в това квадратче променя колоната за справка в многозначно поле.

За повече информация за многозначните полета вж. статиите Ръководство за многозначни полета и Добавяне или променяне на колона за справка, която позволява съхраняване на повече от една стойност.

Колона за справка, базирана на списък със стойности

Ако сте избрали опцията Аз ще въведа стойностите, които избера, когато щракнете върху Напред, съветникът за справки показва мрежа, в която можете да въведете стойности за колоната за справка.

Мрежа за въвеждане на стойности в съветника за справки

Първо въведете броя на колоните, които искате да се съдържат в колоната за справка. След това въведете стойностите в мрежата. Можете да настроите ширината на колоните, които ще се показват в колоната за справка. Ако намалите ширината на поле, така че да не се вижда, то няма да се появи в колоната за справка. Когато сте готови, щракнете върху Напред.

Когато изберете ред в колона за справка, можете да съхранявате стойност от този ред във вашата база данни или да използвате стойността по-късно, за да изпълните действие. Тази страница на съветника, показана на следващата фигура, ви позволява да изберете полето, което доставя тази стойност. Трябва да изберете поле, което еднозначно идентифицира реда. Когато сте готови, щракнете върху Напред.

страницата на съветника за справки, в която избирате обвързаната стойност

В последната страница на съветника за справки трябва да въведете име за вашата колона за справка – то става име на полето във вашата таблица. Ако искате да разрешите избор на повече от една стойност, когато колоната за справка се покаже, и след това да съхраните множеството стойности, поставете отметка в квадратчето Разреши повече от една стойност. Забележете, че отметката в това квадратче променя колоната за справка в многозначно поле.

последната страница на съветника за справки

За повече информация за многозначните полета вж. статиите Ръководство за многозначни полета или Добавяне или променяне на колона за справка, която позволява съхраняване на повече от една стойност.

Най-горе на страницата

Променяне на колона за справка

За да промените колона за справка, можете да отворите таблицата в режим на проектиране и след това да модифицирате свойствата на полето за справка. За информация за свойствата на полето за справка вж. раздела Увод в свойствата на полето за справка. Ако колоната за справка е на базата на списък със стойности и свойството Разреши редактиране на списък със стойности е настроено на Да, можете да редактирате елементите от списъка в табличен изглед или изглед за формуляри. За да редактирате елементите от списъка в табличен изглед или изглед за формуляри:

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата или формуляра, съдържащи многозначното поле.

    Таблицата се отваря в табличен изглед или формулярът се отваря в изглед за формуляри.

  4. Щракнете с десния бутон върху колоната за справка и след това щракнете върху Редактиране на елементи от списък в контекстното меню.

  5. Променете списъка от стойности и след това щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Променяне на поле в колона за справка

За да промените съществуващо поле в колона за справка, отворете в режим на проектиране таблицата, съдържаща полето, което искате да промените, щракнете в колоната Тип на данните на полето, щракнете върху падащия списък и след това изберете Съветник за справки. След това следвайте инструкциите в съветника за справки, за да създадете колоната за справка.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да добавите колоната за справка, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  4. Намерете полето, което искате да промените в колона за справка.

  5. След това щракнете върху клетката в колоната Тип на данните за този ред, щракнете върху падащата стрелка и след това изберете Съветник за справки....

    Съветникът за справки стартира.

    страницата от съветника за справки, в която се избира таблица/заявка или списък със стойности

  6. На първата страница на съветника за справки посочете дали искате да базирате колоната за справка върху стойностите в таблица или заявка или върху списък с стойности, въведен от вас.

    Най-често използваният тип колона за справка е този, който показва стойности от свързана таблица или заявка.

  7. Щракнете върху Напред и след това следвайте инструкциите, за да завършите работата със съветника. За повече информация за съветника вж. раздела Използване на съветника за справки.

Когато щракнете върху Готово, се създава колона за справка, чиито свойства на полетата са основани на избора, направен от вас в съветника за справки. Можете да разгледате свойствата на полето в горния екран на режима за проектиране под Свойства на полето. За да видите свойствата, които се прилагат конкретно към колоната за справка, щракнете върху раздела Справка.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×