Добавяне или изтриване на колона в лист с данни

Microsoft Office Access 2007 предоставя няколко начина за добавяне или премахване на колоните в лист с данни. Сега можете да използвате табличен изглед, за добавяте или премахвате колони и да задавате типа на данните за тези колони. Можете също да добавяте полета от прозореца на задачите или да отваряте таблицата, която лежи в основата на листа с данни и да добавяте полета в режим на проектиране. Тази тема обяснява как можете да използвате всеки метод.

Забележка : Информацията в тази тема обяснява как да изпълните някои, но не всички задачи, които може да бъдат изпълнени в лист с данни.

За повече информация за създаване и използване на листове с данни вж. статията Отваряне на празен лист с данни.

Какво искате да направите?

Разбиране на колоните в листовете с данни

Добавяне на колона с помощта на табличен изглед

Премахване на колона с помощта на табличен изглед

Добавяне на колона с помощта на режим на проектиране

Премахване на колона с помощта на режим на проектиране

Как Access присвоява типове данни, когато въвеждате информация

Задаване на типовете данни, които не могат да се задават автоматично в табличен изглед

Разрешаване на редактиране на текст в RTF формат за поле Memo

Преобразуване на колона в поле за справка

Разбиране на колоните в листовете с данни

Листът с данни е визуално представяне на информацията, съдържаща се в таблица от база данни или на резултатите, върнати от заявка. Колоната в лист с данни е това, което е полето в таблица от база данни. Когато добавите или премахнете колона от лист с данни, вие добавяте или премахвате поле от таблицата, която е в основата на листа с данни. Ако това поле съдържа данни, вие премахвате тази информация.

Нови възможности за работа с колони

Office Access 2007 позволява по-бързо и по-лесно добавяне или премахване на поле от таблица, защото сега можете да извършите тези задачи в табличен изглед. По подразбиране сега всички таблици в табличен изглед съдържат празна колона с етикет Добавяне на ново поле. За да добавите колона, можете да въведете данни в първата празна клетка под този етикет. Можете също да поставите в празната колона един или няколко блока данни. Вече не е необходимо да използвате режим на проектиране, за да добавяте или премахвате колони, въпреки че можете, ако искате.

Освен това вече не е необходимо да задавате най-често използваните типове данни за новата колона. По подразбиране полетата в таблица от база данни трябва да съдържат определени типове данни, например текст, дати и часове, числа и т. н. Обикновено типовете данни се задават, когато се проектират таблиците за база данни. Сега обаче Access разпознава повечето типове данни при първото въвеждане на данни в нова колона. Ако например въведете име в първото поле на вашата нова таблица, Access задава за това поле текстов тип данни. Ако поставите дата, Access задава за полето данни от тип "Дата/час" и т. н. Ако поставите смесени данни, например пощенски кодове от няколко страни, Access избира типа данни, който най-добре съхранява информацията – обикновено данни от текстов тип. За повече информация вж. раздела Как Access присвоява типове данни, когато въвеждате информация по-нататък в тази статия.

Забележка : Табличният изглед не може да се използва за задаване на всички налични типове данни. Имайте предвид също, че релационните бази данни се придържат към набор от правила за проектиране.

За повече информация за използването на табличен изглед и за настройване на типове данни вж. статията Отваряне на празен лист с данни. Ако не сте запознати с правилата за проектиране на релационни бази данни, вижте статията Основи на проектирането на бази данни.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да добавяте и премахвате колони в листове с данни с помощта на табличен изглед и режим на проектиране.

Най-горе на страницата

Добавяне на колона с помощта на табличен изглед

Стъпките в този раздел обясняват как да използвате табличен изглед, за да добавите колона към лист с данни, да дадете име на колоната и да въведете данни. По-нататък имайте предвид, че изпълнението на тези стъпки добавя и променя поле в таблицата, която е в основата на вашия лист с данни.

  1. В навигационния екран намерете и щракнете двукратно върху таблицата, към която искате да добавите полето.

    Access отваря таблицата в табличен изглед.

  2. Превъртете до левия или десния край на листа с данни (в зависимост от вашите регионални и езикови настройки на Windows) и намерете празната колона.

    По подразбиране в заглавката на колоната на празната колона се показват думите Добавяне на ново поле. Следващата фигура илюстрира типична празна колона.

    Ново поле в лист с данни

  3. Щракнете двукратно върху заглавната колона и въведете име за новото поле.

    -или-

    Щракнете с десния бутон върху заглавката на колоната и щракнете върху Преименуване на колона в контекстното меню. След това въведете име за полето.

  4. Въведете данни в първия празен ред под заглавката.

    -или-

    Поставете данни в полето, започвайки от първата празна клетка.

    Запишете промените.

    На базата на типа на въведените данни Access задава тип на данните за полето. Ако например въведете име, Access задава данни от текстов тип.

    За повече информация за начина, по който Access задава типове данни, вижте Как Access присвоява типове данни, когато въвеждате информация по-нататък в тази статия. За информация за ръчна настройка на типовете данни вж. Задаване на типовете данни, които не могат да се задават автоматично в табличен изглед, също по-нататък в тази статия.

Най-горе на страницата

Премахване на колона с помощта на табличен изглед

Преди да премахнете колона от лист с данни, запомнете няколко важни факта:

Премахване на колоната в табличен изглед

  1. Щракнете с десния бутон върху заглавния ред на колоната, която искате да премахнете.

  2. Щракнете върху Изтрий колоната в контекстното меню.

  3. Щракнете върху Да, за да потвърдите изтриването.

  4. Запишете промените.

Най-горе на страницата

Добавяне на колона с помощта на режим на проектиране

Ако сте запознати с предишни версии на Access, вероятно имате известен опит в използването на режим на проектиране. Инструментът не е променен в Office Access 2007. Режимът на проектиране предоставя по-голяма гъвкавост от табличния изглед, защото можете да задавате всички налични типове данни и да създадете поле за справка, без да излизате от режима на проектиране.

Добавяне на колоната в режим на проектиране

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

    -или-

    В лентата на състоянието на Access щракнете върху Режим на проектиране.

  2. В колоната Име на поле изберете празен ред и след това въведете име за новото поле Memo.

  3. В колоната Тип на данните до новото име на поле изберете тип на данните за новата колона.

  4. Запишете промените.

Най-горе на страницата

Премахване на колона с помощта на режим на проектиране

Правилата за изтриване на колона в табличен изглед важат и за работа в режим на проектиране: Ако изтриете колона, ще загубите всички данни в нея. Освен това, преди да можете да изтриете първичен ключ или поле за справка, трябва първо да изтриете релациите за тези полета.

За повече информация вж. статиите Основи на проектирането на бази данни, Добавяне, настройване и променяне или премахване на първичния ключ и Добавяне или променяне на поле за справка, което позволява съхраняване на повече от една стойност.

Премахване на колоната в режим на проектиране

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

    -или-

    В лентата на състоянието на Access щракнете върху Режим на проектиране.

  2. Изберете полето (реда), който искате да изтриете.

  3. В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Изтрий редове.

    -или-

    Натиснете клавиша DELETE.

  4. Запишете промените.

Най-горе на страницата

Как Access присвоява типове данни, когато въвеждате информация

Когато създавате празен лист с данни, Access присвоява тип на данните на всяко поле при първото въвеждане на данни в това поле. Следващата таблица показва различните типове данни, които можете да въведете, и типа данни, които Access използва за всеки от тях.

Забележка : При въвеждането на данни в поле не може да се зададе тип на данните "Прикачен файл" или "OLE обект" и не може да се разреши поддръжка за RTF редактиране.

За информация за настройката на тези типове данни и разрешаването на RTF редактиране вж. статията Отваряне на празен лист с данни.

Следващата таблица показва как Access задава типа данни за поле, когато въвеждате данни в табличен изглед.

Ако въведете:

Office Access 2007 създава поле от тип:

Иван

Текст

Текстов блок или текст и числа с дължина над 256 знака.

Memo

Забележка : Не може да използвате табличен изглед, за да разрешите RTF форматиране на текст. Освен това, ако разрешите свойството, наречено Само добавяне за полето Memo, по подразбиране Access скрива всеки текст, когато поставите курсора в това поле.

За информация за разрешаване на RTF форматиране на текст вж. статията Въвеждане или редактиране на данни в контрола или колона, която поддържа текст в RTF формат.

http://www.contoso.com

Access разпознава следните Интернет протоколи: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Забележка : За да разпознае Access протокола и да зададе данни от тип хипервръзка, трябва след протокола да има знак, различен от интервал.

Хипервръзка

50000

Число, Long Integer

50 000

Число, Long Integer

50 000,99

Число, Double

50000,389

Число, Double

31/12/2006

Форматите за дата и час, зададени във вашите регионални и езикови настройки на Windows, определят начина, по който Access форматира данните за дата и час.

Покажи ми как да задам или да променя тези настройки

В Microsoft Windows Vista

  1. Щракнете върху бутона Старт Изображение на бутон и след това щракнете върху Контролен панел.

  2. Ако използвате изглед по подразбиране в контролния панел, щракнете двукратно върху Часовник, език и регион.

    -или-

    Ако използвате класически изглед, щракнете двукратно върху

    Регионални и езикови опции.

    Показва се диалоговият прозорец Регионални и езикови опции.

  3. В раздела Формати, под Текущ формат щракнете върху Персонализиране на този формат.

    Показва се диалоговият прозорец Персонализиране на регионалните опции.

  4. Щракнете върху раздела, съдържащ настройките, които искате да модифицирате, и направете необходимите промени. Например, за да промените някои или всички числови формати, щракнете върху раздела Числа и променете желаната настройка. За помощ за някоя опция щракнете върху бутона Помощ (?) и след това щракнете върху опцията.

В Microsoft Windows XP (класически изглед)

  1. В лентата на задачите на Windows щракнете върху Старт и след това щракнете върху Контролен панел.

  2. В контролния панел щракнете двукратно върху Регионални и езикови опции.

    Показва се диалоговият прозорец Регионални и езикови опции.

  3. Под Стандарти и формати щракнете върху Персонализиране.

    Показва се диалоговият прозорец Персонализиране на регионалните опции.

  4. Щракнете върху раздела, съдържащ настройките, които искате да модифицирате, и направете необходимите промени. Например за да промените някои или всички числови формати, щракнете върху раздела Числа и променете желаната настройка. За помощ за някоя опция щракнете върху бутона Помощ (?) и след това щракнете върху опцията.

В Microsoft Windows XP (изглед "Категория")

  1. В лентата на задачите на Windows щракнете върху Старт и след това щракнете върху Контролен панел.

    Показва се контролният панел.

  2. Щракнете върху Дата, час, език и регионални опции.

    Показва се диалоговият прозорец Дата, час, език и регионални опции.

  3. Щракнете върху Промяна на формата на числата, датите и времето.

    Показва се диалоговият прозорец Регионални и езикови опции.

  4. Под Стандарти и формати щракнете върху Персонализиране.

    Показва се диалоговият прозорец Персонализиране на регионалните опции.

  5. Щракнете върху раздела, съдържащ настройките, които искате да модифицирате, и направете необходимите промени. Например, за да промените някои или всички числови формати, щракнете върху раздела Числа и променете желаната настройка. За помощ за някоя опция щракнете върху бутона Помощ (?) и след това щракнете върху опцията.

.

Дата/час

31 декември 2006

Забележка : Трябва да въведете или поставите повече данни, освен името на деня, за да може Access да определи, че данните са от тип "Дата/час". Ако например въведете "вторник", Access избира данни от текстов тип. За да избере тип "Дата/час", трябва да въведете и месец освен деня.

Дата/час

10:50:23

Дата/час

10:50 am

Дата/час

17:50

Дата/час

12.50 лв

Access разпознава валутния символ, зададен в вашите регионални и езикови настройки на Windows.

Покажи ми как да задам или да променя тези настройки

В Microsoft Windows Vista

  1. Щракнете върху бутона Старт Изображение на бутон и след това щракнете върху Контролен панел.

  2. Ако използвате изглед по подразбиране в контролния панел, щракнете двукратно върху Часовник, език и регион.

    -или-

    Ако използвате класически изглед, щракнете двукратно върху

    Регионални и езикови опции.

    Показва се диалоговият прозорец Регионални и езикови опции.

  3. Под Стандарти и формати щракнете върху Персонализиране.

    Показва се диалоговият прозорец Персонализиране на регионалните опции.

  4. Щракнете върху раздела Валута и в списъка Символ за валута изберете символа, който искате да използвате. За помощ за някоя опция щракнете върху бутона Помощ (?) и след това щракнете върху опцията.

В Microsoft Windows XP (класически изглед)

  1. В лентата на задачите на Windows щракнете върху Старт и след това щракнете върху Контролен панел.

    Показва се контролният панел.

  2. В контролния панел щракнете двукратно върху Регионални и езикови опции.

    Показва се диалоговият прозорец Регионални и езикови опции.

  3. Под Стандарти и формати щракнете върху Персонализиране.

    Показва се диалоговият прозорец Персонализиране на регионалните опции.

  4. Щракнете върху раздела Валута и в списъка Символ за валута изберете символа, който искате да използвате. За помощ за някоя опция щракнете върху бутона Помощ (?) и след това щракнете върху опцията.

В Microsoft Windows XP (изглед "Категория")

  1. В лентата на задачите на Windows щракнете върху Старт и след това щракнете върху Контролен панел.

    Показва се контролният панел.

  2. Щракнете върху Дата, час, език и регионални опции.

    Показва се диалоговият прозорец Дата, час, език и регионални опции.

  3. Щракнете върху Промяна на формата на числата, датите и времето.

    Показва се диалоговият прозорец Регионални и езикови опции.

  4. Под Стандарти и формати щракнете върху Персонализиране.

    Показва се диалоговият прозорец Персонализиране на регионалните опции.

  5. Щракнете върху раздела Валута и в списъка Символ за валута изберете символа, който искате да използвате. За помощ за някоя опция щракнете върху бутона Помощ (?) и след това щракнете върху опцията.

Валута

21,75

Число, Double

123,00%

Число, Double

3,46E+03

Число, Double


Най-горе на страницата

Задаване на типовете данни, които не могат да се задават автоматично в табличен изглед

По подразбиране някои задачи не може да бъдат извършени с помощта на табличен изглед:

  • Чрез поставяне на данни в празна клетка не може да се зададе тип на данните "Прикачен файл" или "OLE обект".

  • Не може да разрешите RTF редактиране за поле Memo чрез поставяне на данни. За да разрешите поддържане на RTF форматиране, трябва да зададете една опция за полето в режим на проектиране.

Стъпките в този раздел обясняват как да изпълните тези задачи

За по-пълна информация за всяка задача вж. статията Отваряне на празен лист с данни.

Задаване на типове данни "Ole обект" или "Прикачен файл"

  1. Изберете празната колона (тази с етикет Добавяне на ново поле) във вашия лист с данни, ако още не е избрана.

  2. Щракнете върху първия празен ред за данни под заглавката.

  3. В раздела Таблица с данни, в групата Тип и форматиране на данни щракнете върху стрелката в падащия списък до Тип данни и след това изберете тип данни.

    Списъкът на типовете данни

  4. Запишете промените.

Най-горе на страницата

Разрешаване на редактиране на текст в RTF формат за поле Memo

Можете да използвате табличен изглед, за да добавите поле Memo в таблица, но трябва да използвате режим на проектиране, за да разрешите RTF редактиране за това поле Memo. Следващите стъпки обясняват как да изпълните двете задачи.

Добавяне на поле Memo в таблица

  1. Изберете празната колона (тази с етикет Добавяне на ново поле) във вашия лист с данни, ако още не е избрана.

  2. Щракнете върху първия празен ред за данни под заглавката.

  3. В раздела Таблица с данни, в групата Тип и форматиране на данни щракнете върху стрелката в падащия списък до Тип данни и след това изберете тип данни.

  4. Запишете промените и продължете със следващата процедура, в която ще разрешите RTF редактиране.

Разрешаване на редактиране на текст в RTF формат за поле Memo

  1. Преминете с вашата таблица от табличен изглед в режим на проектиране. Access предоставя няколко начина за това:

    Ако използвате раздели на обекти, щракнете с десния бутон върху раздела за отворения лист с данни и щракнете върху Режим на проектиране.

    -или-

    В лентата на състоянието на Access щракнете върху Режим на проектиране.

    -или-

    В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която е в основата на листа с данни, и щракнете върху Режим на проектиране.

  2. В режим на проектиране изберете вашето поле Memo.

  3. В екрана Свойства на поле, в раздела Общи щракнете върху стрелката в клетката до Текстов формат и след това изберете от списъка Текст в RTF формат.

    Показва се съобщение за потвърждение, което ви пита дали искате да преобразувате колоната в текст с RTF формат. За да преобразувате колоната, щракнете върху Да.

  4. Запишете промените.

Най-горе на страницата

Преобразуване на колона в поле за справка

По подразбиране не може да използвате табличен изглед, за да преобразувате нова колона в поле за справка. За начинаещите в Access поясняваме, че полето за справка показва данни от друг източник – таблица или списък с елементи – в списък. За да покаже данни за справка, Access по подразбиране използва падащ списък, но във формуляр може да и използва списъчно поле (списък, който не се отваря или затваря).

Можете да създадете два вида полета за справка – списъци, базирани на таблица, и списъци със стойности. Базираният на таблица списък използва заявка, за да извлече данни от друга таблица, а списъкът със стойности показва набор от фиксирани стойности. Следващата процедура обяснява как да създадете двата типа списъци.

Добавяне на поле за справка

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която е в основата на вашия нов лист с данни, и щракнете върху Режим на проектиране.

    -или-

    В лентата на състоянието на Access щракнете върху Режим на проектиране.

    Таблицата се отваря в режим на проектиране.

  2. Изберете полето, което искате да преобразувате.

    -или-

    Изберете празен ред в колоната Име на поле и въведете име за новото поле.

  3. В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Справочна колона.

    -или-

    В режим на проектиране, в колоната Тип на данните щракнете върху насочената надолу стрелка и изберете Съветник за справки.

    Съветникът за справки стартира.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Създаване на списък, базиран на таблица     

      1. Изберете Искам колоната за справка да търси стойностите в таблица или заявка и щракнете върху Напред.

      2. Под Изглед изберете опция, изберете таблица или заявка от списъка и след това щракнете върху Напред.

        Ако например искате да използвате стойности от таблица във вашето поле за справка, щракнете върху Таблици. Ако искате да използвате заявка, щракнете върху Заявки. За да видите списък с всички таблици и заявки в базата данни, щракнете върху И двете.

      3. Преместете полетата, които искате да се показват във вашия справочен списък, от екрана Налични полета в екрана Избрани полета и след това щракнете върху Напред.

      4. По желание можете да изберете една или повече възможности за сортиране за полетата, избрани в предишната стъпка, и след това щракнете върху Напред.

      5. По желание можете да настроите ширината на всяка колона във вашия справочен списък и след това щракнете върху Напред.

      6. По желание можете под Какъв етикет искате за вашата колона за справка да въведете име в текстовото поле.

      7. По желание можете да поставите отметка в квадратчето Разреши повече от една стойност.

        Изборът на тази опция ви позволява да изберете и съхраните повече от един елемент от списъка.

      8. Щракнете върху Готово. Ако Access ви подкани да запишете таблицата, щракнете върху Да.

        Access добавя заявката за справка към вашата нова таблица. По подразбиране заявката извлича полетата, които зададете, плюс стойностите на първичния ключ за таблицата източник. Access след това задава типа данни за полето за справка, така че да съответства на типа данни, зададен за полето първичен ключ в таблицата източник. Ако например полето първичен ключ в таблицата източник използва данни от тип автономериране, Access настройва типа данни за вашето поле за справка на данни от числов тип.

      9. Върнете се в табличен изглед, преминете във вашето поле за справка и изберете елемент от списъка.

    • Създаване на списък, базиран на стойности     

      1. Щракнете върху Аз ще въведа стойности по мой избор и след това щракнете върху Напред.

      2. В полето Брой колони въведете броя на колоните, които искате да се показват във вашия списък, след това преминете в първата празна клетка и въведете стойност.

        Когато въведете първата стойност, под текущата клетка се показва друга празна клетка.

      3. Когато завършите с въвеждането на първата стойност, използвайте клавиша TAB или клавишите със стрелки надолу, за да преместите фокуса в следващата клетка и да въведете втората стойност.

      4. Повтаряйте стъпки 2 и 3, докато приключите със създаването на вашия списък, и след това щракнете върху Напред.

      5. По желание можете да въведете име за новото поле и след това щракнете върху Готово.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×