Добавяне във вашата база данни на Access на данни, събрани чрез имейли

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Можете да събирате или актуализирате информация чрез имейли с помощта на Microsoft Access 2010 с Microsoft Outlook 2010. Access ви води през създаването на формуляр за събиране на данни и изпращането на формуляра в имейл съобщение. Когато получателите на вашия имейл върнат попълнените формуляри, можете да изберете събраните данни да се обработят автоматично и да се съхранят в зададена база данни на Access. Този метод на събиране на данни може да ви спести времето и усилията, които обикновено се изискват за копиране и поставяне или за ръчно въвеждане на данни. Ето някои сценарии, при които можете да използвате този процес за събиране на данни:

Проучвания   : можете да направите проучване и резултатите се компилира като първо да създадете база данни на Access с необходимите таблици за съхраняване на резултатите и с помощта на съветника за генериране на формуляр за проучване и след това да ги поща до участниците в проучването. Когато участниците отговорите, проучване на данните се съхраняват автоматично в базата данни.

Отчети на състоянието   : дали това е ниво състоянието на последните склада или актуална информация за предстоящите проблеми, вашият екип може да ви информира чрез изпращане на вас имейл съобщения, които съдържат актуална информация на определени интервали.

Управление на събитие   : когато организиране на конференция или обучение или други събития, можете да изпратите един или повече формуляри като имейл съобщение за събиране на информация, пътувания и собствени предпочитания за контакт и т.н. Ако изберете да обработват автоматично отговорите, участниците са в състояние да промените предпочитанията си по всяко време, без да се налага да ви уведомява и винаги имате достъп до най-новите данни за целите на вземане на решения.

Тази статия обяснява какво ви е нужно, за да използвате този процес, как да направите първите стъпки с помощта на съветника и след това ви дава допълнителна информация за различните стъпки, за да можете да направите най-информирания избор, когато следвате указанията на съветника

Забележка: Няма да можете да добавите събраните данни, ако вашият получател използва Hotmail или Yahoo да ви изпрати формуляра за събиране на данни.

Преди да започнете

Ако за първи път събирате данни с помощта на имейл съобщения, изпълнете следните стъпки:

  1. Убедете се, че сте инсталирали на вашия компютър следните приложения:

    • Access 2007 или Access 2010.

    • Outlook 2007 или Outlook 2010. На компютъра, използван за изпращане на имейл съобщения, трябва да е инсталиран и конфигуриран Outlook. Ако Outlook е инсталиран, но още не е конфигуриран, стартирайте Outlook и следвайте инструкциите в съветника за стартиране на Outlook. За помощ относно съветника вж. "Помощ" на Outlook.

    • Ако планирате да използвате формуляр на InfoPath, уверете се, че сте инсталирали InfoPath 2007 или по-късна версия и че вашите получатели също са инсталирали на своите компютри InfoPath.

    • Получателите на вашите имейли трябва да са инсталирали на своите компютри InfoPath или имейл клиент, който поддържа HTML формат, за да могат да разглеждат и редактират формуляра.

      Формуляр, използван за събиране на данни чрез имейл съобщения не е формуляр на Access. Съветникът генерира специален формуляр в InfoPath или HTML формат.

      Идентифицирайте база данни местоназначение. Базата данни може да бъде в .mdb или .accdb формат. Освен това се поддържат .mde и .accde файлове. Ако не искате да използвате съществуваща база данни, трябва да създадете нова.

  2. Идентифицирайте или създайте таблиците, които искате, попълнено с данните от имейл отговори. Ако събиране на данни за съществуващи таблици, уверете се, че таблиците не са само за четене и че имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието им.

Забележка: Прикачен файл с автоматично номериране, OLE и Многозначното поле типове не може да се събира чрез имейл съобщения

Ако вашите данни колекция операция попълва две или повече таблици, трябва да създадете заявка за избиране и да използвате като източник на записи на формуляра. Уверете се, че заявката включва всички необходими полета от базовите таблици. Ако използвате съществуваща заявка, уверете се, че заявката не е само за четене и че имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието му. За повече информация относно създаването на заявка въз основа на две или повече таблици вижте статията Въведение в заявките.

Съхранявайте данните като нови записи в следните ситуации:

  • Ако данните ще попълват множество таблици.

  • Базовата таблица няма поле за първичен ключ. Стойностите на първичния ключ са необходими, за да се съпостави всеки отговор със съществуващ запис. Ако таблицата местоназначение няма поле за първичен ключ, трябва или да го добавите сега, или да назначите съществуващо поле с уникални стойности за първичен ключ.

  • Ако таблицата местоназначение няма никакви записи. Ако таблицата е празна, съветникът приема, че искате да добавите записи.

  • Ако имейл адресите на получателите не са съхранени като поле в базата данни. Когато събирате данни, за да актуализирате записи, няма да можете ръчно да въвеждате адреси в генерирано от съветника съобщение. Адресното поле трябва да бъде в таблицата местоназначение или в таблица, която има релация с таблицата местоназначение.

Най-горе на страницата

Първи стъпки

  1. Отворете базата данни, в която ще се събират импортираните данни.

  2. За да добавяте данни само в една таблица, изберете я в навигационния екран. За да попълвате свързани таблици, изберете заявка, която е обвързана с тези таблици.

  3. За да стартирате съветника, направете някои от следните неща:

    • В раздела Външни данни, в групата Събиране на данни щракнете върху Създаване на имейл.

    • Щракнете отдясно на таблицата или заявката и след това щракнете върху Събиране и актуализиране на данни чрез имейли.

      Забележка: Ако таблицата не съдържа никакви полета или има само с автоматично номериране, OLE обект, прикачен файл или многозначно справочно поле типове, Access показва следното съобщение: избраната таблица или заявка няма полета, поддържащи събиране на данни чрез имейл .

Ако таблицата съдържа полетата, които поддържат събиране на данни, стартира се съветникът. Ако таблицата местоназначение поддържа добавяне и актуализиране на данни, Съветникът ви води през необходимите стъпки за събиране на данни чрез имейл съобщения.

Използвайте следващите раздели като отправна точка за всички въпроси, които може да се наложи през следните седем основни стъпки на процеса.

  1. Изберете типа на формуляра за въвеждане на данни, които искате да изпратите

  2. Изберете дали да се събират нови данни или актуализирате съществуващи данни

  3. Укажете данните, които искате събрани

  4. Задаване на автоматично или ръчно обработка на данни

  5. Изберете как искате да укажете имейл адресите на получателите

  6. Прегледайте и Задайте списък с получатели

  7. Създаване и изпращане на имейл съобщението

Най-горе на страницата

Изберете типа на формуляра за въвеждане на данни, които искате да изпратите

Изберете типа на формуляра така, че да е лесен за използване от вас и вашите получатели.

Изберете HTML формуляр    HTML формуляр може да се разглеждат и редактират и от всеки потребител, чийто имейл клиент поддържа HTML

Изберете Microsoft InfoPath формуляр    Ще виждате тази опция, само ако InfoPath е инсталиран на компютъра ви. Изберете тази опция, само ако всички вашите получатели имат InfoPath и Outlook инсталирана на компютъра си. Формуляр на InfoPath предлага по-добър за въвеждане на данни и среда за редактиране,

Страницата на съветника, която ще се покаже, зависи от това дали обектът местоназначение поддържа актуализацията на данни. Ако обектът е заявка, базирана на две или повече таблици, или е таблица без поле за първичен ключ, или не съдържа никакви записи, съветникът ще приеме, че искате да добавите нови записи и ще ви напомни да изберете полетата на формуляра. Във всички други случаи, преди да ви помоли да изберете полетата на формуляра, съветникът ви напомня да посочите дали искате да добавяте, или да актуализирате данните.

Най-горе на страницата

Избор дали да събирате нови данни, или да актуализирате съществуващи

Задайте какво искате да правите с данните. Типът на използвания формуляр влияе върху броя на новите записи, които един получател може да ви изпрати в един отделен отговор. При актуализирането на данни броят на записите, които трябва да бъдат актуализирани от един получател, се определя от броя на предварително попълнените формуляри, включени в едно съобщение.

Забележка: За да добавите нови записи, въведете имейл адресите в полето адрес на имейл съобщението, когато съобщението е създадена. За да актуализирате съществуващи данни, трябва да се съхраняват имейл адресите на получателите като поле в базовата таблица или заявка или в свързана таблица.

Най-горе на страницата

Задаване на данните, които искате да съберете

Когато избирате полетата, които искате да включите във формуляра, не е необходимо да включвате във формуляра всяко поле, което съществува в базовата таблица или заявка. Трябва обаче да бъдат спазени следните условия:

  • Задължителни полета:    Полетата, маркирани със звездичка (*) символ, са необходими. Ако се събира нови записи, съветникът ще бъдат включени автоматично всички полета, чиито задължително свойството е настроено на да. Ако нито един запис е задължителна полета са празни, Access не успее да добавите записа в таблицата.

  • Неподдържани типове полета:    Няма да можете да включите определени типове полета във формуляра, като например автономериране, прикачен файл, OLE обект или многозначно справочни полета.

  • Поле за първичен ключ:    Потребителят ще можете да въведете стойност в полето, когато добавяте записи обаче; отговорът няма да се обработи, ако зададената стойност е вече в употреба.

    Забележка: За всяко поле, включени, под Свойства на полето, задайте етикет и щракнете върху само за четене, ако не искате потребителят да промяна на данните в това поле.

Най-горе на страницата

Задаване на автоматична или ръчна обработка на данни

Можете да изберете автоматична или ръчна обработка на отговорите. Автоматичната обработка означава, че когато получите отговорите, Outlook и Access работят заедно, за да експортират данните в таблиците местоназначение във вашата база данни. Автоматичната обработка може да ви спести време и усилия. Ръчната обработка означава само, че стартирате операцията за експортиране, за да прехвърляте данните от зададена папка в Outlook в таблица местоназначение в Access.

Отговорите се експортират успешно в таблицата местоназначение, докато са изпълнени следните условия при пристигането на отговорите в пощенската кутия:

  • Outlook трябва вече да се изпълнява на вашия компютър. Ако Outlook не се изпълнява, обработката ще се стартира следващия път, когато се стартира Outlook.

  • Access не трябва да е защитен с парола и не трябва да е отворен в монополен режим. Името или разположението на базата данни не трябва да е променяно след изпращането на имейл съобщението.

  • Имената на таблиците и заявките, както и свойствата на полетата, включени във формуляра, не трябва да са променяни след изпращането на имейл съобщението.

  • Трябва да имате необходимото разрешение за добавяне или актуализиране на съдържанието на базовите таблици и заявката.

    Забележка: Ако автоматичната обработка е неуспешна, опитайте да решите всички проблеми и след това експортирайте ръчно неуспешните отговори. Автоматичната обработка на всички отговори, които пристигат в пощенската кутия след отстраняването на проблемите, ще продължи.

Задаване на свойства за управление на автоматичната обработка на отговори

За да зададете друга папка на Outlook, където да се съхраняват отговорите, в страницата Задайте как искате да обработвате отговорите на съветника щракнете върху името на папката. В диалоговия прозорец Избор на папка или изберете друга папка, или щракнете върху Създай, за да създадете нова папка.

Ако щракнете върху Задаване на свойства за управление на автоматичната обработка на отговори, за да промените или да уточните настройките за импортиране, вижте следната таблица с информация за наличните опции:

Опция

Резултат

Отхвърли отговорите от тези, на които не ви изпратили съобщение   

Поставете отметка в това квадратче, ако искате да се обработват автоматично само съобщенията, изпратени от първоначалните получатели на съобщението. Отговорите от други лица се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

Приемане на множество отговори от всеки получател   

Поставете отметка в това квадратче, ако искате автоматична обработка само за първия отговор от всеки получател. Вторият и следващите отговори се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

Забележка: Тази настройка управлява само броя на отговорите, а не броя на обработваните записи в даден отговор. С други думи, ако изпратите един формуляр на InfoPath, потребителят ще има възможност да ви изпрати няколко записа в един отговор и Access ще обработи автоматично всички записи в отговора дори ако няма отметка в това квадратче.

Позволи само актуализирането на съществуващи данни   

Когато получателите използват формуляр на InfoPath за актуализиране на данните, те може да изпратят допълнителни записи за актуализиране на съществуващите записи. Поставете отметка в това квадратче, за да се обработват само актуализациите на съществуващи записи.

Брой отговори да се обработват   

Въведете общия брой на отговорите (от всички получатели), които ще се обработват автоматично. Въведете в текстовото поле голяма стойност (напр. 5000), ако искате автоматична обработка на всички отговори. Отговорите, които ще се получат след достигане на зададената стойност, ще се съхраняват в папката местоназначение, но няма да се обработват автоматично.

Дата и час, за да спрете   

Посочете кога трябва да се прекрати автоматичната обработка на отговорите на това имейл съобщение. Отговорите, получени след тази дата и час, се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

За да промените тези опции след тази дата, в раздела Външни данни, в групата Събиране на данни щракнете върху Управление на отговори. В диалоговия прозорец Управление на съобщения за събиране на данни изберете съобщението, за което искате да промените настройките, и след това щракнете върху Опции за съобщения. Промените, които правите в този диалогов прозорец, ще се отразят на всички следващи отговори, получавани за това съобщение.

Ръчно обработване на отговори

За да определяте кога и кои отговори да обработвате, не избирайте опцията за автоматична обработка. Отговорите ще се съхраняват в зададена папка в Outlook, докато изберете и щракнете с десния бутон върху всеки отговор в папката и след това щракнете върху Експортиране на данни в Microsoft Access в контекстното меню.

В някои случаи може да се наложи да обработите ръчно отговорите с неуспешна автоматична обработка.

Преди да експортирате данни, запомнете следното

  • Базата данни на Access не трябва да е отворена в монополен режим и името или местоположението на базата данни не трябва да са променяни след изпращането на имейл съобщението.

  • Имената на таблиците и заявките, както и свойствата на полетата, включени във формуляра, не трябва да са променяни след изпращането на имейл съобщението.

  • Трябва да имате необходимото разрешение за добавяне или актуализиране на съдържанието на базовите таблици и заявката.

Най-горе на страницата

Избор на начина на задаване на имейл адреси на получателите

Ако събирате само нова информация, можете да зададете имейл адресите по два начина:

  • Въвеждайте имейл адресите поотделно в имейл съобщенията на Outlook или избирайте адресите от адресна книга.

  • Използвайте полето за имейл адрес в таблицата или заявката на текущата база данни на Access.

    Забележка: Когато събирате данни за актуализиране на съществуващи записи, този диалогов прозорец не се вижда, защото имейл адресите на получателите трябва първо да са налични като поле в базата данни.

Въвеждане на имейл адреси директно в Outlook

Ако задавате вашите получатели в Outlook, можете да визуализирате и персонализирате съобщението, преди да го изпратите. В основния текст на имейл съобщението включете кратък увод и формуляр. Препоръчва се да не правите промени във формуляра. Промяната на структурата на формуляра можете да стане причина отговорите да не бъдат обработени.

Използване на имейл адреси, съхранени в поле в базата данни

Опцията за избор на свързана таблица се отнася до таблиците, които са свързани. За да прегледате или редактирате релации между таблици във вашата база данни, в раздела " инструменти за бази данни. ", в групата връзки щракнете върху връзки

За повече информация за зависимости вижте статията ръководство за релации на таблици.

Най-горе на страницата

Преглеждане и задаване на списъка на получателите

Последната основна стъпка включва визуализация и персонализиране на имейл съобщението, фина настройка на вашия списък с получатели и след това изпращане на вашето съобщение за събиране на данни.

Създаване и изпращане на имейл съобщението

Когато съветникът ви информира, че можете вече да създадете имейл съобщението и ви покаже как да прегледате състоянието на имейла с помощта на командата Управление на отговори, възможно е да се появят някои предупредителни съобщения. Следващата таблица описва всяко предупреждение и действието, което трябва да се предприеме за разрешаване на проблема.

Предупреждение съобщение

Описание

S olution

Някои записи не съдържат валиден адрес в зададеното поле за имейл адрес. За тези редове няма да бъдат върнати данни.

Избраното поле за имейл адрес съдържа празни стойности.

Ако искате да събирате данни за всеки запис, излезте от съветника и заместете празните стойности с имейл адреси. След това отново стартирайте съветника.

В момента имате изключително право за заключване на базата данни; автоматичната обработка няма да работи, докато заключването не се премахне.

В момента има база данни, отворена в монополен режим.

Ако изберете автоматична обработка на отговорите, тя ще бъде неуспешна, защото Access не може да добавя или актуализира база данни, за която съществува изключително право за заключване. Затворете базата данни и я отворете отново в немонополен режим веднага след като изпратите съобщението

Тези имейл съобщения може да съдържат данни с поверителен или деликатен характер.

Вие събирате данни за актуализиране на съществуващи записи и формулярът, който ще изпратите, ще бъде предварително попълнен със съществуващи данни.

Ако някои полета на формуляра включват конфиденциални данни, върнете се обратно на стъпката в съветника за избиране на полета и премахнете от формуляра полетата, съдържащи конфиденциалните данни

След като визуализирате и персонализирате съобщението, можете да филтрирате полето за имейл адрес и да изберете получателите. Изберете имейл адресите, които искате да използвате, като изберете съответните квадратчета за отметка. Ако виждате диалогов прозорец със списък на невалидни имейл адреси, отбележете си адресите от списъка и щракнете върху Изход. Проверете невалидните адреси, направете необходимите корекции и след това се опитайте да изпратите съобщението отново.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×