Въведение в центъра за записи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Информацията в тази статия ви запознава с концепцията за използване на центъра за записи за управление и съхраняване на вашите записи. Ще намерите информация за общите насоки в тази статия, за да ви помогне да разберете предимствата от използването на шаблон за сайт на център за записи. За по-подробна информация за създаване и използване на центъра за записи вижте връзките също.

В тази статия

Общ преглед

Функции на шаблона за сайт на център за записи

Проектиране на сайт на център за записи

Общ преглед

Центърът за записи е предназначен да служи като централно хранилище, в което организацията може да съхранява и управлява всичките си записи, например правни или финансови документи. Центърът за записи поддържа целия процес на управление на записи, от събирането през управлението до унищожаването им. Обикновено сайтът "Център за записи" се проектира и конфигурира от експертите по управление на записи в организацията и от персонала по информационни технологии, за да поддържа плана за картотекиране на организацията.

Забележка : SharePoint предоставя възможността за управление на записи "на място." С управление на записи на място можете да използвате функция, налична в центъра за записи, като например прилагане на правила за управление на информацията, маршрутизирането на задържане, за управление на записи на всеки сайт. За да научите повече за управление на записи на място, вижте връзките също.

Шаблон за сайт на център за записи е подобен други сайтове на SharePoint, то служи като общо хранилище за документи и позволява съвместната работа на потребителите на сайта. Шаблонът за сайт на център за записи, обаче е предварително конфигурирана сайт специално предназначени да помогнат на организациите да приложи своите записи управление и съхранение на програми. Създаване на версии, проверката, управлението на метаданни, откриването на електронни данни и маршрутизирането на персонализуеми записи са вградени функции, които могат да ви помогнат да управлявате записите по-ефективно.

сайтът "център за записи"

Най-горе на страницата

Функции на шаблона на сайта "Център за записи"

Шаблон за сайт на център за записи комбинира някои стандартни функции, налични в Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution с някои функции за управление на допълнителни специализирани записи да предоставят следните възможности:

Хранилището способности      Център за записи има няколко функции, които помагат за осигуряване на целостта на записите, съхранявани в него:

  • Системата никога не променя записите автоматично. Така се гарантира, че записите, качени в сайт "Център за записи" и по-късно изтеглени отново, са винаги идентични.

  • Администраторите на сайта могат да конфигурират центъра за записи така, че да предотвратява директната злонамерена промяна на записи. Това се осъществява чрез създаване на версии при всички промени, направени в документа, и с проверка на определени типове промени.

  • Центърът за записи позволява на мениджърите на записи да добавят и поддържат метаданни в елементи отделно от метаданните на записа, така че информацията, която се отнася до задачи за управление на записи, да може да се актуализира, без да се променя базовият запис. За промените в метаданните също се създават версии.

Прилагане на правила за управление на информацията    Някои функции за налични правила, които са полезни за управление на записи:

  • Проверка    Тази функция регистрира събития и операции, които се изпълняват върху файлове. Проверката е полезна при запис whm е преглед и достъп до информация в центъра за записи.

  • Изтичане на срока    Тази функция задава колко дълго запис трябва да се запазват и какви действия трябва да се извърши, когато периода на съхранение завърши, например изтриване или иницииране на работен поток "одобрение на ликвидиране". Периода на съхранение за запис обикновено започва, когато записът се подава първоначално в центъра за записи.

  • Щрихкодове    Тази функция предоставя всеки запис с уникално изображение на щрихкода и цифрова стойност. Стойността на щрихкода се съхранява и индексира заедно с електронна версия на записа. Щрихкодове са полезни за запазване и проследяване на физически записи. Когато записите в библиотека имат физически версии, щрихкодовете предоставят начин да се съпоставят физическите версии с техните електронни копия.

Интерфейс за програмиране на събиране на запис      Център за записи поддържа набор от услуги, които улесняват събирането на записи. Интерфейс за програмиране на центъра за записи разрешава организациите да конфигурирате системи за управление и електронна поща и двата документа да подават автоматично файлове в сайта на центъра за записи. Съдържание могат да се подават в центъра за записи чрез уеб услуга с помощта на SOAP (прост Object Access Protocol) или чрез имейл с помощта на SMTP (прост Mail Transfer Protocol). Можете също да използвате работни потоци, проектиран в Microsoft SharePoint Designer 2010 да подават записи в центъра за записи. За да научите повече за подаване на записи в центъра за записи, вижте връзките също.

Маршрутизиране на запис      Център за записи включва организатор на съдържание, които могат да маршрутизира автоматично входящи записи (подадени автоматично или ръчно) към правилното им местоположение, въз основа на техния тип запис. Когато се подава запис в центъра за записи, често е придружено от допълнителна свързана информация, като Хронология на проверка и метаданни. Хронология на проверка на запис се съхранява в центъра за записи като XML файл и метаданните на записа се съхранява в XML файл и в колони с метаданни в сайта на центъра за записи. За да научите как да конфигурирате и маршрутизиране на записи с помощта на организатора на съдържание, вижте връзките също.

Задръжте    Като част от това, което се нарича e откриване център за записи позволява на организациите да вземат записи, които са правно необходими като част от спор, или подходящи за проверка или разследване и ги поставете в списъка задържане. Когато записите се поставят в място на задържане, те са прекратени от всяко изтичане правила, които могат да бъдат в сила, и така са защитени от разрушаване. Например ако в случай на спор организацията постави съответните записи, които може да се изисква да представят при задържане, тези записи са налични, докато конфликт завърши. Записите могат да се задържат повече от една по една. Диспечери на записи също да търсите центъра на записи за записи, които трябва да се задържат. За повече информация относно e откриване Вижте връзките също.

Най-горе на страницата

Пример за използване на центъра за записи за управление на записи

Фирми често се изисква да генерирате и предоставят финансови отчети периодично за данъчни цели. Във всеки момент фирма може да бъде поискано да отпуснете финансова информация като част от процеса на проверка, например и финансова информация трябва да бъде издаден на изискването, че данните не се променя по никакъв начин. Да обхване тази заявка, финансов отдел на фирмата търси и маршрутизира финансови отчети за конкретна задържане библиотека на сайт на център за записи. Чрез изпращане на отчети в библиотека на задържане, те са прекратени от всички предварително зададени правила, които могат да бъдат в сила и достъпът до тези отчети е блокиран до определена дата и час или докато правилното разрешение става. Финансови отчети се записват в сайта на центъра за записи заедно с хронологията на свързаните проверка и други метаданни.

пример за работния поток за задържане на записи

Най-горе на страницата

Проектиране на сайта "Център за записи"

На най-високото ниво има две главни стъпки, включени в проектирането на сайта "Център за записи", които изпълняват програмата за управление на записи:

  1. Организация трябва да развиете стратегия за управление на записи и официално план за управление на записи. Това е плод на съвместни усилия, която включва координиране между диспечери на записи, съответствието, ИТ професионалисти и работещите с информация.

  2. Организация, тогава трябва да конфигурирате един или повече сайтове на център за записи за реализиране на план за управление на записи.

Разделите по-долу очертават основните елементи, включени във всяка една от тези стъпки.

Планиране на управлението на записи

Преди една организация да може да конфигурира сайта "Център за записи" като решение на управлението на записите си, тя трябва да разработи формален план на своята стратегия за управление на записите. Специфичните елементи на формалния план за управление на записите вероятно ще са уникални за отделни организации или предприятия. На практика обаче всички планове за управление на записите включват следните документи и процеси:

План за файлове      План за файлове описва типовете документи или елементи, които организацията потвърждава като официални бизнес записи. Това показва къде се съхраняват тези записи, и предоставя информация, която различава един тип запис от друг. План за файлове служи като подробна колекция от правила, процеси и указания за създаване, съхранение и управление на записи. План за файлове трябва да включва всички записи, независимо от носител, включително хартия, Блогове, Wiki сайтове, имейл и електронни файлове. Тя трябва също да зададете как всеки запис е класифицирани защитено и накрая унищожава. Той трябва да включва съображения за специалните категории записи, като например поверително, жизнен, търговска тайна или привилегировани записи. И накрая план на файл, трябва да укажете хора, които са отговорни за управлението на всеки тип запис.

Библиотеки със записи    библиотеки със записи са общо взето библиотеки с документи, които създавате за класифициране и съхраняване на важните записи. Можете да създадете библиотека със записи за всеки тип запис, който искате да запазите. Записи, автоматично се маршрутизират към съответните библиотеки въз основа на настройките, конфигурирани в организатора на съдържание.

Типове съдържание    Създаване на типове съдържание, за да дефинирате типове записи, вашата организация трябва да съхранявате и да намерите всички уникални свойства за всеки тип запис. Чрез задаване на типове съдържание за определени видове записи, вашата организация може да се гарантира, че всяка от тези групи на съдържание се управлява по подходящ начин. Документи на Office, PDF файлове, TIFFs (сканирани изображения), имейл, разговори с незабавни съобщения, видеоклипове и физически записи могат да бъдат класифицирани и се съхраняват с типовете съдържание, които създавате. Всеки запис, наречен "договор", например, ще бъде третиран същите начин и последователно в рамките на SharePoint записва система за управление. Използване на типове съдържание за класифициране и съхраняване на записи е алтернативен метод за използване на библиотеки със записи.

График за задържане    График на съхранение задава колко дълго всеки тип запис в плана трябва да се запазват (периода му на съхранение) и процеса за реализация на това, когато се достигне до края на този период (процеса на ликвидиране). Указанията в графика на съхранение обикновено се базират на правни изисквания, рисковете за организацията и бизнес нужди. Освен това график на съхранение обикновено описва непредвидени разходи за управление на риска, които определят периода на съхранение за всеки тип запис.

Спазването на изискванията към документ    Документ за изисквания за съответствие дефинира правилата, към които ИТ системите за управление на записи трябва да се придържате възможностите трябва да имат и видовете контрол, които трябва да поддържат за гарантиране на съответствие.

  • Формално процес за спиране на определени записи      Този процес, който често се нарича задържане, подробности как организация спира на определени записи при възникването на събития като спор, проверки или разследвания.

  • Система за мониторинг и отчет на обработката на записи      Да се гарантира, че служителите са подаване, достъп до и управлението на записи съгласно дефинираните правила и процеси, програмата за управление на записи трябва да има процес или система за мониторинг и отчет на обработката на записите.

Забележка : Както с всеки друг сайт, можете ръчно да качвате файлове до 2 ГБ в размер в центъра за записи. Ако използвате организатора на съдържание за маршрутизиране записи в центъра за записи, размер на файла за всеки запис е 50 МБ.

За по-подробна информация относно планирането на вашето решение за управление на записи вижте връзките под Вж. още.

Най-горе на страницата

Общ преглед на конфигурирането на сайт "Център за записи"

След като организацията се заеме с подробното планиране на управлението на записите и разработи формален план за управление на записите, тя може да създаде и конфигурира сайт "Център за записи", който да помогне при изпълнението на тази програма.

Трябва да предприемете следните стъпки, за да конфигурирате сайта "Център за записи":

  1. Създайте библиотеки или списъци със записи за управление и съхранение на всеки тип запис, указан в плана за картотекиране.

    • Препоръчваме ви да създадете отделни библиотеки със записи за всеки тип съдържание във вашия план за записи.

    • Когато записите се подават в центъра за записи, те се маршрутизират в съответния списък или библиотека.

  2. Да създадете колони за съответните библиотеки с документи, списъци или типове съдържание, които да съдържат и показват метаданните за всеки тип запис, зададен в плана на картотеките.

  3. Да зададете правила за управление на информацията за всеки тип запис в сайта "Център за записи". Тези правила трябва да отразяват периодите на съхранение и изискванията за проверка, които са зададени в плана на картотеките на организацията ви и в графика на съхранение.

  4. Конфигуриране на организатора на съдържание за маршрутизиране на всеки тип запис на съответното място. Когато се подават към сайта на центъра за записи, ръчно или програмно, приложението използва тази функция, за да определите как да се класифицира този запис в центъра на записи и къде да го изпратите.

За по-подробна информация относно конфигурирането и персонализирането на вашето решение за управление на записи вижте връзките под Вж. още.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×