Въведение в управляваните метаданни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Метаданни е информация за информация. Например заглавие и автор на книгата е метаданни. Метаданни може да бъде много видове информация – местоположение, дата или номер за елемент на каталог. Когато използвате SharePoint продукти, можете да управлявате метаданните централизирано. Можете да организирате метаданните по начин, който има смисъл във вашия бизнес и използване на метаданните за да го направите по-лесно да намерите това, което искате.

Тази статия описва част от важната терминология в управляваните метаданни и ви дава бърз поглед върху това как можете да използвате инструментите в SharePoint, за да управлявате метаданните.

Важна терминология

Този раздел съдържа дефиниции на някои ключови термини. Тези термини и концепции се появяват често в статиите за управлявани метаданни.

Таксономията е официална система за класификация. Тя групира думите, етикетите и термините, които описват даден обект, и след това подрежда групите йерархично.

Хората създават таксономии за почти всеки вид информация – от биологичните системи до организационните структури. Например биолозите класифицират живите организми в четири основни групи: животни, растения, гъби и микроби. Всяка от тези основни групи има множество подразделения. Заедно, цялата система представлява класификация.

Организациите създават огромен брой таксономии. Например сметкоплан – за управление на счетоводните системи, организационни диаграми и класификации на длъжностите – за управление на служителите, продуктови каталози и др. Всички тези класификации представляват йерархично структурирана информация – официални системи за класификация, които помагат на хората да работят с информацията.

Фолксономията е неформална система за класификация. Тя се развива постепенно, с приноса на потребителите с думи, етикети и термини в уеб сайтовете. Фолксономиите са се родили от популярните приложения, като използването на показалци.

Ако сте виждали облак от етикети в уеб сайт, значи сте виждали пример за фолксономия. Следващата фигура показва облак от етикети в сайт на SharePoint.

облак от етикети

Подходът към метаданните, базиран на фолксономия, може да бъде полезен. Той дава възможност за споделяне на познанията и опита на потребителите на сайта. Използването на фолксономия позволява класификацията на съдържанието да се развива заедно с променящите се бизнес нужди и интереси на потребителите.

Наборът от изрази е група от свързани изрази.

Наборите от изрази може да имат различен обхват, в зависимост от това къде ги създавате.

  • Локалните набори от изрази    са създадени в контекста на колекция от сайтове и са налични за използване (и видими) само за потребителите на тази колекция от сайтове. Когато например създавате набор от изрази за колона с метаданни в списък или библиотека, този набор от изрази е локален. Той е достъпен само в колекцията от сайтове, която съдържа този списък или библиотека. Например една библиотека с мултимедия може да има колона с метаданни, която показва вида мултимедия (диаграма, снимка, снимка на екран, видеоклип и т. н.). Списъкът с позволени изрази се отнася само за тази библиотека и е достъпен за използване само в нея.

  • Глобалните набори от изрази    са налични за използване във всички сайтове, които са абонирани за определено сервизно приложение за управлявани метаданни. Например една организация може да създаде набор от изрази, който съдържа имената на нейните бизнес единици – "Човешки ресурси", "Маркетинг", "Информационни технологии" и т. н.

Освен това можете да конфигурирате набор от изрази, като затворени или отворени. В затворен набор от изрази потребителите не могат да добавят нови условия, освен ако те имат подходящите разрешения. В отворен набора потребителите могат да добавят нови изрази в дадена колона, която е нанесена към набора от изрази.

Срок е конкретна дума или фраза, свързани с елемент в сайт на SharePoint. Това е един елемент в набор от изрази. Израз има уникален Идентификатор, и той може да има много текстови етикети (синоними). Ако работите в сайт на многоезични, термина може да има етикети на различни езици.

Има два типа изрази:

  • Управлявани изрази    Управляваните изрази са предварително дефинирани изрази. Администраторите на хранилището за изрази ги подреждат в йерархичен набор от изрази.

  • Корпоративни ключови думи    Корпоративна ключова дума е дума или фраза, които потребителят добавя към елементи в сайт на SharePoint. Събиране на корпоративни ключови думи е известна като ключови думи настройване. Обикновено потребителите могат да добавят всяка дума или фраза към елемент като ключова дума. Това означава, че можете да използвате корпоративни ключови думи за стил на folksonomy за отбелязване. Понякога администратори на хранилище за изрази преместване корпоративни ключови думи в определен управляван набор от изрази. Когато те са част от набор от управлявани изрази, ключови думи стават достъпни в контекста на този набор от изрази.

За да научите повече за създаването и управлението на изрази, вж. Създаване и управление на изрази в набор от изрази.

В продуктите на SharePoint, групата е колекция от изрази за защита. По отношение на управляваните метаданни, групата е набор от набори от изрази, които споделят общи изисквания за защита. Само потребителите, които имат разрешения на сътрудник за определена група, могат да управляват набори от изрази, принадлежащи към групата, или да създават нови набори от изрази в нея. Организациите трябва да създадат групи за набори от изрази, които ще имат уникален достъп или нужди от защита.

За да научите повече за създаването на група от набори от изрази, вж. Задаване на нова група за набори от изрази.

Инструментът за управление на хранилище за изрази се използва от тези, които управляват класификациите, за създаване или управление на наборите от изрази и на изразите в тях. Инструментът за управление на хранилище за изрази показва всички глобални набори от изрази и всички локални набори от изрази, достъпни за колекцията от сайтове, от която имате достъп до този инструмент.

Колона "управлявани метаданни" е специален вид на колона, която можете да добавите към списъци или библиотеки. Той ви дава на потребителите на сайта да избирате на определен набор условия. Колона "управлявани метаданни" може да нанасяте в съществуващ набор от изрази, или можете да създадете локално набор от изрази по-конкретно за колоната.

За да научите как да работите с колона "Управлявани метаданни", вж. Създаване на колона "Управлявани метаданни"

Колоната "Корпоративни ключови думи" е колона, която можете да добавите към типове съдържание, списъци или библиотеки, за да позволите на потребителите да поставят етикети на елементи с избрани от тях думи или фрази. По подразбиране това е колона с множество стойности. Когато потребителите въведат дума или фраза в колоната, SharePoint им предоставя предложения за директно въвеждане. Предложенията за директно въвеждане може да включват елементи от управлявани набори от изрази и от набора от изрази "ключови думи". Потребителите могат да изберат съществуваща стойност или да въведат нещо ново.

Социалните етикети са думи или фрази, които потребителите могат да прилагат към съдържание, за да могат по-лесно да категоризират информацията по начини, които имат смисъл за тях. Обозначаването със социални етикети е полезно, защото помага на потребителите на сайта да подобрят откриваемостта на съдържанието и информацията на сайта. Потребителите могат да добавят социални етикети към информацията в сайт на SharePoint, както и в URL адреси, различни от сайтове на SharePoint.

Социалният етикет съдържа показалци до три типа информация:

  • Самоличност на потребител

  • URL адрес на елемент

  • Израз

Когато добавите социален етикет към елемент, можете да зададете дали искате да направите вашата самоличност и URL адреса на елемента поверителни. Обаче изразът, който е част от социалния етикет, винаги е публичен.

Когато създавате социален етикет, можете да изберете от набор от съществуващи изрази или да въведете нещо ново. Ако изберете съществуващ израз, вашият социален етикет ще съдържа показалец към този израз.

Ако вместо това въведете нов израз, SharePoint ще създаде нова ключова дума за него в набора изрази от ключови думи. Новият социален етикет ще сочи към този израз. По този начин социалните етикети поддържат поставянето на етикети на базата на фолксономия. Освен това, когато потребителите актуализират колоната "Корпоративни ключови думи" или колоната "Управлявани метаданни", SharePoint може автоматично да създаде социални етикети. След това тези изрази стават видими като етикети в информационни канали, облаци от етикети или профили "Моят сайт".

Собствениците на списъци или библиотеки могат да разрешат или забранят публикуването на метаданни, като актуализират Настройки на корпоративни метаданни и ключови думи за списък или библиотека.

За да научите как да добавите колона със специални ключови думи, вж. Добавяне на колона "Корпоративни ключови думи" към списък или библиотека.

Най-общо казано, поставянето на етикети представлява прилагане на метаданни към елемент, без значение дали етикетът използва управлявани метаданни, или е социален етикет.

Сценарии с метаданни: от таксономии към фолксономии

Управлението на метаданни в SharePoint поддържа редица подходи към метаданните – от официалните класификации, до създаваните от потребители фолксономии. Можете да въведете официални класификации чрез управлявани изрази и набори от изрази. Можете също да използвате корпоративни ключови думи и социални етикети, които позволяват на потребителите на сайта да поставят етикети на съдържанието с избрани от тях ключови думи.

Освен това, продуктите на SharePoint предлагат гъвкавост. Можете да изберете доколко структурирани и управлявани да бъдат вашите метаданни, а също и обхвата на управлението и структурата. Например:

  • Можете да прилагате това управление глобално във всички сайтове или локално за определени сайтове.

  • Можете да конфигурирате наборите от изрази така, че да бъдат затворени или отворени за сътрудничество от потребителите.

  • Можете да изберете да използвате корпоративни ключови думи и социални етикети с управлявани изрази или да не ги използвате.

Продуктите на SharePoint позволяват на организациите да комбинират предимствата на формалните, управлявани таксономии с динамичните предимства на поставянето на социални етикети по персонализирани начини.

Следващата диаграма показва как различните изисквания може да налагат използването на различни нива на обхват и контрол.

гъвкави конфигурации на управлявани метаданни

Предимства на управляваните метаданни

Има няколко предимства от използването на управлявани метаданни в сайтовете в една организация:

Функции за управлявани метаданни в продуктите на SharePoint ви позволява да контролирате как потребителите Добавяне на метаданни към съдържание. Например с помощта на срока задава и управлявани изрази, можете да контролирате кои условия, потребителите могат да добавят към съдържание, и можете да управлявате кой може да добавя нови изрази. Можете също да ограничите корпоративни ключови думи към конкретен списък чрез конфигуриране на набор като затворени от изрази ключови думи.

Когато в сайтовете се използват едни и същи изрази, е по-лесно да изградите стабилни процеси или решения, които разчитат на метаданни. Освен това за потребителите на сайта е по-лесно да прилагат съгласувано метаданните към своето съдържание.

Когато съдържанието в сайтовете в една организация са съгласувани метаданни, е по-лесни за намиране на бизнес информация и данни с помощта на търсене. Функции за търсене, като например панелът за уточняване, който се показва в лявата част на страницата с резултати, позволяват на потребителите да филтрирате резултатите от търсенето въз основа на метаданни.

панелът за уточняване показва метаданни, които могат да се използват за филтриране на резултати от търсене.

Навигация на метаданни позволява на потребителите да създавате изгледи на информацията за динамично, базирани на метаданни, специфични полета. След това потребителите могат да намерите библиотеки с помощта на папки или с помощта на метаданни обобщения и прецизиране на резултатите с помощта на допълнителни филтри на ключове. За да научите как да настроите това, вижте Настройване на навигация на метаданни за списък или библиотека.

контрола за навигация на метаданни

Управлявани метаданни улеснява администратори на хранилище на изрази за да поддържате и се адаптира метаданни на бизнес нуждите се развиват. Можете да актуализирате лесно набор от изрази. И условия за ново или актуализирано автоматично стават достъпни, когато свържете колона с управлявани метаданни с този набор от изрази. Например ако обедините няколко условия в един израз, съдържание, което е обозначено с тези условия се актуализира автоматично да отрази тази промяна. Можете да зададете няколко синоними (или етикети) за отделни условия. Ако сайтът ви е многоезични, можете също да зададете многоезични етикети за отделни условия.

управление на метаданни

Ефективното управление на метаданните изисква внимателно обмисляне и планиране. Помислете какъв вид информация искате да използвате, за да управлявате съдържанието на вашите списъци и библиотеки, а също и по какъв начин се използва информацията във вашата организация. Можете да създадете набори от изрази с изрази за метаданни за най-различна информация.

Например може да има един тип на съдържание за документ. Всеки документ може да има метаданни, който идентифицира много от съответните факти за това, като например тези примери:

  • Целта на документи - това предложение за продажба? Инженерни спецификация? Човешки ресурси процедура?

  • Автор на документа и имена на хората, които са внасяли промени

  • Дата на създаване, дата на одобрение, дата на последна промяна

  • Отдел, отговорен за посочената в документа бюджетна информация

  • Аудитория

Ето някои важни дейности, включени в управлението на метаданните:

  • Планиране и конфигуриране

  • Управление на изрази, набори от изрази и групи

  • Задаване на свойства на метаданните

Вашата организация може да реши да извърши внимателно планиране, преди да започне да използва управлявани метаданни. Обхватът на планирането зависи от това, доколко формална е вашата таксономия. А също и от това, колко контрол искате да имате върху метаданните.

Ако искате да позволите на потребителите да помагат в създаването на вашата таксономия, тогава просто можете да им разрешите да добавят ключови думи към елементите и след това да ги организирате в необходимите набори от изрази.

Ако вашата организация иска да използва наборите от управлявани изрази за реализиране на официална таксономии, след което е важно да се включи основни заинтересовани страни в планиране и развитие. След като основните участници в организацията съгласни при наборите от необходимите изрази, можете да използвате инструмента за управление на хранилище за изрази за импортиране или създаване на набори от изрази. Можете също да използвате инструмента за управление на набори от изрази, като потребителите започнат да работят с метаданни. Ако вашето уеб приложение е конфигурирана правилно и имате съответните разрешения, можете да отидете до инструмента за управление на хранилище на изрази като следвате тези стъпки.

  1. Щракнете върху настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. Щракнете върху израз Магазин за управление под Администриране на сайта.

    Инструмент за управление на хранилище на изрази диалоговия прозорец.

Инструментът за управление на хранилище за изрази предоставя дървовидна контрола, която можете да използвате за изпълнение на повечето задачи. Вашата потребителска роля за този инструмент определя задачите, които можете да изпълнявате. За да работите в инструмента за управление на хранилище за изрази, трябва да сте администратор на група или администратор на хранилището за изрази. Или трябва да сте посочен като диспечер на група или сътрудник за наборите от изрази.

За повече информация вижте Създаване и управление на групи и набори от изрази.

За да предприемете действие по отношение на елемент в йерархията, изпълнете следните стъпки.

  1. Посочете към името на сервизното приложение за управлявани метаданни, групата, набора от изрази или израза, който искате да промените, и след това щракнете върху стрелката, която се появява.

  2. Изберете желаното действие в менюто.

Ако например сте администратор на хранилището за изрази или диспечер на група, можете да създавате, импортирате или изтривате набори от изрази в група. Сътрудниците за набори от изрази могат да създават нови набори от изрази.

инструментът за управление на хранилище за изрази има менюта, различни за различните нива в йерархията

На всяко ниво на йерархията можете да конфигурирате конкретни свойства за група, набор от изрази или израз с помощта на прозореца "Свойства" в инструмента за управление на хранилище за изрази. Например ако конфигурирате набор от изрази, можете да зададете информация, като име, описание, собственик, контакт и участници в екран, налични в раздела Общи . Можете също да зададете дали искате набор от изрази да бъде отворен или затворен към нови наблюдения от потребителите. Или можете да изберете раздела Замислена употреба и задайте дали набора от изрази трябва да бъде достъпен за маркиране или сайт за навигация.

Свойствата в хранилището за изрази ви позволяват да конфигурирате настройки, например маркиране с етикети

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×