Въведение в таблиците

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Когато използвате база данни, вие съхранявате вашите данни в таблици– тематично базирани списъци, съдържащи данни, подредени в записи. Можете например да създадете таблица "Контакти", за да съхранявате списък с имена, имейл адреси и телефонни номера.

Тази статия съдържа общ преглед на таблиците в Microsoft Access 2010 и въвежда нови или премахнати функции за таблици. Тази статия обяснява също как да създадете таблица, как да добавите полета към таблица, как да зададете първичен ключ на таблица и как да зададете свойства на полетата и на таблицата.

Трябва да започнете проектирането на база данни с планиране на всички нейни таблици и да решите как да са свързани една с друга. Преди да създадете таблиците, обмислете внимателно вашите изисквания и определете всички таблици, от които имате нужда. За въведение в планирането и проектирането на база данни вж. статията Основи на проектирането на бази данни и връзките в раздела Вж. също.

Забележка : Изгледът за проектиране не е достъпен за уеб таблиците. Вместо това можете да използвате функциите за проектиране, които сега са включени в изгледа на лист с данни. За повече информация за проектирането на уеб база данни вж. статията Създаване на база данни за споделяне в уеб.

В тази статия

Общ преглед

Характеристики на таблиците

Какво е новото

Създаване на нова таблица

Задаване на първичен ключ на таблица

Задаване на свойства на таблица

Добавяне на поле към таблица

Създаване на изчисляемо поле

Задаване на свойства на поле

Общ преглед

Таблицата е обект на база данни, който използвате, за да съхранявате данни за конкретна тема, например служители или продукти. Таблицата се състои от записи и полета.

Всеки запис съдържа данни за един екземпляр на темата на таблицата, например конкретен служител. Записът често се нарича ред или екземпляр.

Всяко поле съдържа данни за един аспект от темата на таблицата, например собствено име или имейл адрес. Полето често се нарича колона или атрибут.

Записът се състои от стойности на полета, например Contoso, Ltd. или ime@example.com. Стойността на полето често се нарича факт.

Таблица "Клиенти" в Access, показваща оформление на записи и полета

1. Запис

2. Поле

3. Стойност на поле

Една база данни може да съдържа много таблици, всяка от които съхранява информация за различна тема. Всяка таблица може да съдържа много полета с различни типове данни, например текст, числа, дати и хипервръзки.

Външни данни

Можете да се свържете към разнообразни външни източници на данни, например други бази данни, текстови файлове и работни книги на Excel. Когато се свърже към външни данни, Access може да използва връзката така, както използва таблица. В зависимост от външния източник на данни и начина, по който сте създали връзката, можете да редактирате данните в свързаната таблица и да създавате релации, които включват свързаната таблица. Не може обаче да променяте структурата на външните данни, като използвате връзката.

Свойства на таблиците и полетата

Таблиците и полетата имат свойства, които можете да задавате, за да управлявате техните характеристики или тяхното поведение.

списъци със свойства на таблици и полета
Таблица, отворена в изглед за проектиране.

1. Свойства на таблица

2. Свойства на поле

В база данни на Access свойствата на таблицата са атрибути на таблицата, които влияят върху облика или поведението на таблица като цяло. Свойствата на таблицата са задават в списък със свойства на таблицата в изглед за проектиране. Можете например да зададете свойството Изглед по подразбиране на таблицата, за да зададете как да се показва таблицата по подразбиране.

Свойството на поле се отнася до конкретно поле в таблица и дефинира една от характеристиките на полето или един аспект на поведението на полето. Можете да зададете някои свойства на полето в изглед на лист с данни. Можете също да зададете всяко свойство на поле в изглед за проектиране с помощта на екрана Свойства на полето.

Типове данни

Всяко поле има тип на данните. Типът на данните на полето показва вида на данните, които полето съхранява, например текст с голям обем или прикачени файлове.

Задаване на типа на данните

Типът на данните е свойство на полето, но той се различава от другите свойства на полето по следното:

  • Типът на данните на полето се задава в мрежата за структура на таблицата, а не в екрана Свойства на полето.

  • Типът на данните на полето определя какви други свойства има полето.

  • Типът на данните на полето се задава, когато създавате полето.

    Забележка : Можете да създадете ново поле в Access, като въведете данни в нова колона в изглед на лист с данни. Когато създавате поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access автоматично присвоява тип на данните за полето на базата на стойността, която въведете. Ако от стойността, която сте въвели, не се подразбира друг тип на данните, Access задава текстов тип на данните. Ако е нужно, можете да промените типа на данните с помощта на лентата, която е част от новия Потребителски интерфейс Microsoft Office Fluent.

Примери за автоматично откриване на типа на данните

Следващата таблица показва как работи автоматичното откриване на типа на данните в табличен изглед.

Ако въведете:

Office Access 2007 създава поле от тип:

Иван

Текст

http://www.contoso.com

Можете да използвате всички валидни префикси на Интернет протоколи. Например http://, httpS:// и mailto: са валидни префикси.

Хипервръзка

1

Число, Long Integer

50 000

Число, Long Integer

50 000,99

Число, Double

50 000,389

Число, Double

12/67

Разпознават се форматите за дата и час, които са зададени във вашите потребителски езикови настройки.

Дата/час

31 декември 2006 г.

Дата/час

10:50:23

Дата/час

10:50 am

Дата/час

17:50

Дата/час

12,50 лв.

Разпознават се валутните символи, които са зададени във вашите потребителски езикови настройки.

Валута

21,75

Число, Double

123,00%

Число, Double

3,46E+03

Число, Double

Релации на таблици

Въпреки че всяка таблица съхранява данни за различна тема, таблиците в една база данни обикновено съхраняват данни за теми, които са свързани помежду си. Например една база данни може да съдържа:

  • Таблица за клиенти, съдържаща списък на клиентите на вашата фирма и техните адреси.

  • Таблица за продукти, съдържаща продуктите, които продавате, заедно с цени и изображения за всеки елемент.

  • Таблица за поръчки, която следи за поръчките на клиентите

Тъй като вие съхранявате данните за различните теми в отделни таблици, имате нужда от начин за връзка между данните, за да можете лесно да комбинирате свързани данни от тези отделни таблици. За да свържете данни, съхранени в други таблици, трябва да създадете релации. Релацията е логически връзка между две таблици, задаваща полета, които са общи за таблиците.

Ключове

Полета, които са част от релация на таблици, се наричат ключове. Ключът обикновено се състои от едно поле, но може да се състои и от повече от едно поле. Има два вида ключове:

  • Първичен ключ    Една таблица може да има само един първичен ключ. Първичният ключ се състои от едно или повече полета, които еднозначно идентифицират всеки запис, съхраняван в таблицата. Често срещани еднозначни идентификатори са например идентификационните кодове и серийните номера, които се използват като първичен ключ. Може например да имате таблица "Клиенти", където всеки клиент има уникален идентификационен номер (ИД). Полето с ИД на клиента е първичният ключ на таблицата. Когато първичният ключ съдържа повече от едно поле, той е обикновено е съставен от съществуващи полета, които, взети заедно, образуват уникални стойности. Можете например да използвате комбинация от фамилно име, собствено име и дата на раждане като първичен ключ за таблица за хора.

  • Външен ключ    Една таблица може да има един или повече външни ключове. Външният ключ съдържа стойности, които съответстват на стойности в първичния ключ на друга таблица. Например може да имате таблица "Поръчки", в която всяка поръчка има за идентификатор на клиента число, което отговаря на един запис в таблица "Клиенти". Полето с идентификатор на клиента е външен ключ на таблицата "Поръчки".

Съответствието на стойностите между ключовите полета формира базата на релациите на таблиците. Използвайте релации на таблици, за да комбинирате данни от свързани таблици. Нека например да имате таблица "Клиенти" и таблица "Поръчки". В таблицата "Клиенти" всеки запис се идентифицира с полето "ИД", което е първичен ключ.

За да асоциирате всяка поръчка с клиент, можете да добавите поле външен ключ към таблицата "Поръчки", което отговаря на полето "ИД" на таблицата "Клиенти", и след това да създадете релация между двата ключа. Когато добавите запис към таблицата "Поръчки", трябва да използвате стойност за идентификатор на клиента, която идва от таблицата "Клиенти". Винаги когато искате да прегледате някаква информация за клиента на поръчката, ще използвате релацията, за да идентифицирате кои данни от таблицата "Клиенти" на кои записи от таблицата "Поръчки" отговарят.

Релация на таблици на Access, показана в прозореца за релации
Релация на таблици, показана в прозореца за релации.

1. Първичен ключ, идентифициран от иконата на ключа до името на полето.

2. Външен ключ– обърнете внимание на липсата на икона на ключа.

Предимства на използването на релации

Съхраняването на данни, разделени в свързани таблици, дава следните предимства:

  • Съгласуваност    Тъй като всеки елемент от данните е записан само веднъж – в една таблица, има по-малко възможности за нееднозначност или несъгласуваност. Например вие съхранявате името на клиента само веднъж – в таблицата за клиенти, вместо да го съхранявате многократно (и потенциално противоречиво) в таблицата, съдържаща данни за поръчки.

  • Ефективност    Записването на данни само на едно място означава, че използвате по-малко дисково пространство. Нещо повече, по-малките таблици обикновено предоставят данни по-бързо от по-големите таблици. И накрая, ако не използвате отделни таблици за различните теми, вие ще въвеждате стойности null (липса на данни) и излишъци във вашите таблици, което може да отнеме излишна памет и да влоши техническите показатели.

  • Разбираемост    Структурата на базата данни е по-лесна за разбиране, ако темите са правилно разделени в таблици.

Съвет : Планирайте вашите таблици, мислейки за релации. Можете да използвате съветника за справки, за да създадете поле външен ключ, ако таблицата, съдържаща съответния първичен ключ, вече съществува. Съветникът за справки създава релацията вместо вас.

Най-горе на страницата

Характеристики на таблиците

В Access 2010 таблиците имат следните практически ограничения:

Атрибут

Максимум

Брой на знаците в име на таблица

64

Брой на знаците в име на поле

64

Брой на полетата в таблица

255

Брой на отворените таблици

2048; това ограничение включва таблиците, отворени вътрешно от Access

Размер на таблица

2 гигабайта минус паметта, необходима за системните обекти

Брой на знаците в текстово поле

255

Брой на знаците в поле Memo

65 535 при въвеждане на данни през потребителския интерфейс;
2 гигабайта при програмно въвеждане на данни

Размер на поле за OLE обект

1 гигабайт

Брой на индексите в таблица

32

Брой на полетата в индекс

10

Брой на знаците в съобщение за проверка

255

Брой на знаците в правило за проверка

2,048

Брой на знаците в описание на таблица или поле

255

Брой на знаците в запис (с изключение на полета Memo и OLE обекти), когато свойството "Компресиране на Unicode" на полетата е настроено на "Да"

4 000

Брой на знаците в настройка на свойство на поле

255

Най-горе на страницата

Какво е новото

Разлики от Access 2007

Създаването на таблица в Access 2010 е процес, който много прилича на създаването на таблица в Access 2007. В Access 2010 обаче има няколко нови функции, отнасящи се до таблиците:

  • Макроси с данни    Сега можете да прикачите макроси към събития в таблици, което ви позволява да извършвате действия, когато един запис се модифицира, вмъкне или изтрие. Тези макроси могат да бъдат използвани например, за да проверяват данни или да извършват изчисления.

  • Тип изчисляеми данни    Този нов тип данни ви позволява да създадете поле, базирано на изчисление на други полета в същата таблица. Например можете да създадете поле "Обща сума", съдържащо произведението на полетата "Количество" и "Единична цена". Ако след това актуализирате полето "Количество" или "Единична цена", полето "Обща сума" се актуализира автоматично.

  • Възможност за свързване с уеб услуги    Освен към външни източници на данни, например работни книги на Excel и списъци на SharePoint, сега можете да се свързвате към данни на уеб сайтове, които предоставят интерфейс за уеб услуги. Например можете да се свържете към данни на уеб сайт за онлайн търговия и след това да създадете ваше собствено приложение за преглеждане на продукти или за иницииране на поръчки.

  • Шаблоните на таблици и полета са заменени с модели    Access 2007 въведе шаблони за таблици и шаблони за полета. Шаблоните за таблици бяха празни таблици, които можете да използвате, за да създадете нови таблици, създадени да бъдат съвместими със следните вградени списъци на Windows SharePoint Services:

    • Контакти

    • Задачи

    • Проблеми

    • Събития

    • Активи

      В Access 2010 използвате модели, когато искате да добавите предварително създадени части към вашата база данни. Моделите може да съдържат таблици и други видове обекти от бази данни, например заявки и формуляри.

      Забележка : Тази тема не разглежда моделите. За повече информация вж. раздела Вж. също.

Разлики от Access 2003

  • Моделите заместиха съветника за таблици    Във версиите на Access, по-ранни от 2007, използвахте съветника за таблици, за да създадете бързо таблица, като отговаряхте на няколко въпроса. В Access 2007 съветникът за таблици беше заменен с шаблони за таблици и полета. В Access 2010 шаблоните за таблици и полета бяха заменени с модели.

    Забележка : Тази тема не разглежда моделите. За повече информация вж. раздела Вж. също.

  • Създаване на лист с данни    Сега можете да създавате и модифицирате таблици и полета, докато работите в изглед на лист с данни.

Най-горе на страницата

Създаване на нова таблица

Създайте нова таблица, ако имате нов източник на данни, който не принадлежи на никоя от вашите съществуващи таблици.

Можете да създадете таблица чрез създаване на нова база данни, чрез вмъкване на таблица в съществуваща база данни или чрез импортиране или свързване към таблица от друг източник на данни – например работна книга на Microsoft Office Excel, документ на Microsoft Office Word, текстов файл, уеб услуга или друга база данни. Когато създавате нова празна база данни, автоматично се вмъква нова празна таблица. След това можете да въвеждате данни в таблицата, за да започнете да дефинирате вашите полета.

Какво искате да направите?

Създаване на нова таблица в нова база данни

Създаване на нова таблица в съществуваща база данни

Създаване на нова таблица в нова база данни

  1. В раздела Файл щракнете върху Създай и след това щракнете върху Празна база данни.

  2. В полето Име на файла въведете име на файл за новата база данни.

  3. За да намерите друго местоположение, за да запишете базата данни, щракнете върху иконата на папката.

  4. Щракнете върху Създай.

    Новата база данни се отваря и се създава и отваря нова таблица с име "Таблица1" в изглед на лист с данни.

Създаване на нова таблица в съществуваща база данни

  1. Щракнете върху раздела Файл, посочете Отвори, след което направете следното:

    • Ако нужната базата данни е в списъка под Последни бази данни, щракнете върху базата данни в този списък.

      -или-

    • Ако база данни не е в списъка под Последни бази данни, под Отвори документа щракнете върху желаната опция.

  2. В диалоговия прозорец Отваряне изберете базата данни, която искате да отворите, и след това щракнете върху Отвори.

  3. В раздела Създай, в групата Таблици щракнете върху Таблица.

    В базата данни се вмъква нова таблица, която се отваря в изглед на лист с данни.

Най-горе на страницата

Импортиране или свързване за създаване на таблица

Можете да създадете таблица чрез импортиране или свързване към данни, съхранявани на друго място. Можете да импортирате или да се свържете към данни в работен лист на Excel, списък на Windows SharePoint Services, XML файл, друга база данни на Access, папка на Microsoft Office Outlook и др.

Когато импортирате данни, вие създавате копие на данните в нова таблица в текущата база данни. Последващите промени в данните източник няма да влияят върху импортираните данни, а промените в импортираните данни не влияят върху данните източник. След като се свържете с източник на данни и импортирате неговите данни, можете да използвате импортираните данни, без да сте свързани с източника. Можете да променяте структурата на импортираните таблици.

Когато се свързвате към данни, създавате свързана таблица в текущата база данни, която представлява жива връзка към съществуващата информация, записана на друго място. Когато промените данни в свързана таблица, вие ги променяте в източника. Когато се променят данни в източника, тази промяна се показва в свързаната таблица. Трябва да можете да се свързвате с източника на данни, когато използвате свързана таблица. Не може да променяте структурата на свързана таблица.

Забележка : Не може да редактирате данни в работен лист на Excel с помощта на свързана таблица. Можете да заобиколите проблема, като импортирате данните източник в база данни на Access и след това се свържете към базата данни от Excel. За повече информация за свързване към Access от Excel вж. помощната информация на Excel или връзките в раздела Вж. също.

Създаване на нова таблица чрез импортиране или свързване към външни данни

  1. В раздела Външни данни, в групата Импортиране и свързване щракнете върху един от наличните източници на данни.

  2. Следвайте инструкциите в диалоговите прозорци, които се появяват на всяка стъпка.

    Access създава новата таблица и я показва в навигационния екран.

Съвет : Можете също да импортирате или да се свържете към списък на SharePoint с помощта на команда в раздела Създай.

Най-горе на страницата

Използване на сайт на SharePoint за създаване на таблица

Можете да създадете във вашата база данни таблица, която импортира от или се свързва към списък на SharePoint. Можете също да създадете нов списък на SharePoint с помощта на предварително зададен шаблон. Предварително зададените шаблони в Access 2010 съдържат "Контакти", "Задачи", "Проблеми" и "Събития".

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Списъци на SharePoint.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Създаване на списък на SharePoint, който се базира на шаблон

      1. Щракнете върху Контакти, Задачи, Проблеми или Събития.

      2. В диалоговия прозорец Създаване на нов списък въведете URL адреса на сайта на SharePoint, където искате да създадете списъка.

      3. Въведете име за новия списък и неговото описание в полетата Задайте име за новия списък и Описание.

      4. За да отворите свързаната таблица, след като е създадена, поставете отметка в квадратчето След завършването отвори списъка (избрано по подразбиране).

    • Създаване на нов списък по избор

      1. Щракнете върху По избор.

      2. В диалоговия прозорец Създаване на нов списък въведете URL адреса на сайта на SharePoint, където искате да създадете списъка.

      3. Въведете име за новия списък и неговото описание в полетата Задайте име за новия списък и Описание.

      4. За да отворите свързаната таблица, след като е създадена, поставете отметка в квадратчето След завършването отвори списъка (избрано по подразбиране).

    • Импортиране на данните от съществуващ списък

      1. Щракнете върху Съществуващ списък в SharePoint.

      2. В диалоговия прозорец Външни данни въведете URL адреса на сайта на SharePoint, съдържащ данните, които искате да импортирате.

      3. Щракнете върху Импортиране на първичните данни в нова таблица в текущата база данни и след това щракнете върху Напред.

      4. Поставете отметка в квадратчето до всеки списък на SharePoint, който искате да импортирате.

    • Свързване към съществуващ списък

      1. Щракнете върху Съществуващ списък в SharePoint.

      2. В диалоговия прозорец Външни данни – сайт на SharePoint, въведете URL адрес за сайта на SharePoint, съдържащ списъка, към който искате да се свържете.

      3. Щракнете върху Свързване към източника на данни чрез създаване на свързана таблица и след това щракнете върху Напред.

      4. Поставете отметка в квадратчето до всеки списък на SharePoint, към който искате да се свържете.

Най-горе на страницата

Използване на уеб услуга за създаване на таблица

Можете да създадете таблица във вашата база данни, която се свързва с данни на уеб сайт, предоставящ интерфейс за уеб услуга.

Забележка : Таблиците за уеб услуги са само за четене.

  1. В раздела Външни данни, в групата Импортиране и свързване щракнете върху Още и след това върху Услуги за данни.

  2. Ако връзката, която искате да използвате, вече е инсталирана, преминете към стъпка 5. В противен случай продължете със следващата стъпка.

  3. Щракнете върху Инсталиране на нова връзка.

  4. Изберете файла за връзка, който искате да използвате, и след това щракнете върху OK.

  5. В диалоговия прозорец Създаване на връзка с данни на уеб услуга разгънете връзката, която искате да използвате.

  6. Изберете таблицата, към която искате да се свържете.

    Access показва полетата в дясната страна на диалоговия прозорец.

  7. По желание може да въведете име за свързаната таблица в полето Задайте име на връзка. Access ще използва това име за свързаната таблица в навигационния екран.

  8. Щракнете върху ОК.

    Access създава свързаната таблица.

Най-горе на страницата

Задаване на първичен ключ на таблица

Задаването на първичен ключ на таблица има следните предимства:

  • Access автоматично създава индекс за първичния ключ, който може да помогне за подобряването на техническите показатели на базата данни.

  • Access осигурява всеки запис да има стойност в полето на първичния ключ.

  • Access осигурява всяка стойност в ключовото поле да е уникална. Уникалните стойности са критични, защото в противен случай няма начин за надеждно различаване на един конкретен запис от други записи.

Когато създавате нова таблица в изглед на лист с данни, Access автоматично създава първичен ключ и му присвоява име "ИД" и тип данни "Автономериране".

В изглед за проектиране можете да промените или да премахнете първичния ключ или да зададете първичен ключ за таблица, която вече няма такъв.

Определяне кои полета да използвате като първичен ключ

Понякога може вече да имате данни, които искате да използвате като първичен ключ. Например може да имате съществуващи идентификационни номера на вашите служители. Ако създавате таблица, за да проследявате информация за служители, може да решите да използвате съществуващия идентификационен номер като първичен ключ за таблицата. Възможно е също идентификационният номер да е уникален само в комбинация с ИД на отдел, което изисква да използвате двете полета заедно като първичен ключ. Добрият кандидат за първичен ключ има следните характеристики:

  • Всеки запис има уникална стойност за полето или комбинацията от полета.

  • Полето или комбинацията от полета никога не е празно или Null– винаги има стойност.

  • Стойностите не се променят.

Ако не съществуват подходящи данни, които да използвате като първичен ключ, можете да създадете ново поле, което да използвате като първичен ключ. Когато създавате ново поле, за да го използвате като първичен ключ, задайте типът на данните на полето да бъде "Автономериране", за да сте уверени, че отговаря на характеристиките в горния списък.

Задаване или променяне на първичния ключ

  1. Изберете таблицата, чийто първичен ключ искате да зададете или промените.

  2. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед за проектиране.

  3. В мрежа за структура на таблица изберете полето или полетата, които искате да използвате като първичен ключ.

    За да изберете едно поле, щракнете върху селектора на ред за желаното поле.

    За да изберете повече от едно поле, задръжте натиснат клавиша CTRL и след това щракнете върху селектора на ред за всяко поле.

  4. В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Първичен ключ.

    Група ''Инструменти'' в раздела ''Проектиране''

    Вляво от полето или полетата, които сте задали като първичен ключ, се показва индикатор за ключ.

Премахване на първичния ключ

  1. Изберете таблицата, чийто първичен ключ искате да премахнете.

  2. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед за проектиране.

  3. Щракнете върху селектора на ред за текущия първичен ключ. Ако първичният ключ се състои от множество полета, задръжте натиснат клавиша CTRL и след това щракнете върху селектора на ред за всяко поле.

  4. В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Първичен ключ.

    Група ''Инструменти'' в раздела ''Проектиране''

    Индикаторът за ключ се премахва от полето или полетата, които са били зададени като първичен ключ.

Забележка : Когато запишете нова таблица, без да зададете първичен ключ, Access ви подканва да създадете ново поле за първичния ключ. Ако щракнете върху Да, Access създава поле "ИД", използващо данни от тип "Автономериране", за да даде еднозначна стойност за всеки запис. Ако вашата таблица вече съдържа поле с автоматично номериране, Access я използва като първичен ключ. Ако щракнете върху Не, Access не добавя поле и не се задава първичен ключ.

Най-горе на страницата

Задаване на свойства на таблица

Можете да задавате свойства, които се прилагат върху цялата таблица или върху всички записи.

  1. Изберете таблицата, чиито свойства искате да зададете.

  2. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед за проектиране.

  3. В раздела Структура, в групата Покажи/скрий щракнете върху Списък на свойствата.

    Групата "Покажи/скрий" в раздела "Проектиране" в Access

    Показва се списъкът със свойства на таблицата.

  4. В списъка със свойствата щракнете върху раздела Общи.

  5. Щракнете върху полето вляво от свойството, което искате да зададете, и след това въведе настройка за свойството.

    Налични свойства на таблици

    Използвайте това свойство на таблица

    За да

    Показване на изгледи в сайта на SharePoint

    Зададете дали изгледите, които се базират на таблицата, могат да бъдат показани в SharePoint сайт.

    Забележка : Ефектът от тази настройка зависи от настройката на свойството Показване всички изгледи в SharePoint сайт на базата данни.

    За повече информация вж. раздела Вж. също.

    Разгънат подлист с данни

    Разгънете всички подлистове с данни, когато отворите таблицата.

    Височина на подлист с данни

    Направете едно от следните неща:

    • Ако искате прозорецът на подлиста с данни да се разгъне, за да показва всички редове, оставете стойността на този набор от свойства на 0".

    • Ако искате да управлявате височината на подлиста с данни, въведете желаната височина в инчове.

    Ориентация

    Зададете ориентацията на изгледа според посоката на четене за вашия език – отляво надясно или отдясно наляво.

    Описание

    Предоставите описание на таблицата. Това описание ще се появи в поясненията за таблицата.

    Изглед по подразбиране

    Зададете Лист с данни, Обобщена таблица или Обобщена диаграма като изглед по подразбиране при отваряне на таблицата.

    Правило за проверка

    Въведете израз, който трябва да бъде винаги истина, когато добавяте или променяте запис.

    Текст на проверката за валидност

    Въведете съобщение, което се показва, когато някой запис не отговаря на израза в свойството Правило за проверка.

    Филтър

    Дефинирате критерии за показване само на избрани редове в табличен изглед.

    Подреждане по

    Изберете едно или повече полета, за да зададете ред на сортиране по подразбиране на редовете в изглед на лист с данни.

    Име на подлист с данни

    Зададете дали в изглед на лист с данни трябва да се покаже подлист с данни и, ако е така, коя таблица или заявка трябва да достави редовете в подлиста с данни.

    Дъщерни полета на връзката

    Покажете списък на полетата в таблицата или заявката, които се използват за подлиста с данни, който съответства на свойството Основни полета на връзката, зададено за таблицата.

    Основни полета на връзката

    Покажете списък на полетата в таблицата, съответстващи на свойството Дъщерни полета на връзката, зададено за таблицата.

    Филтриране при зареждане

    Приложите автоматично критериите за филтриране от свойството Филтър (при настройка Да), когато таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

    Подреждане при зареждане

    Приложите автоматично критериите за сортиране от свойството Подреждане по (при настройка Да), когато таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

    Съвет : За да осигурите повече място за въвеждане или редактиране на настройка в полето на свойството, натиснете клавиша SHIFT+F2, за да покажете полето Мащабиране. Ако сте настроили свойството Правило за проверка на израз и ви е нужна помощ при създаването му, щракнете върху Бутон на конструктор до полето на свойството Правило за проверка, за да покажете конструктора на изрази.

  6. За да запишете вашите промени, натиснете CTRL+S.

Най-горе на страницата

Добавяне на поле към таблица

Трябва да съхранявате в поле всяка част от данните, които искате да следите. Например в таблицата "Контакти" създавате полета за фамилно име, собствено име, телефонен номер и адрес. В таблицата "Продукти" създавате полета за име на продукт, идентификатор на продукт и цена.

Преди да създадете полетата, се опитайте да разделите данните на най-малките полезни части. Много по-лесно е по-късно да комбинирате данните, отколкото да ги извличате. Например вместо поле "Пълно име", обсъдете създаването на отделни полета за фамилно име и собствено име. След това можете лесно да търсите или сортирате по собствено име, фамилно име или и по двете. Ако планирате да създавате отчет, да сортирате, да търсите или да изчислявате с някой елемент от данни, поставете този елемент в негово собствено поле. За повече информация за проектиране на база данни и създаване на полета вж. връзките в раздела Вж. също.

След като създадете поле, можете да зададете и свойства на полето, за да управлявате неговия облик и поведение.

Добавяне на поле чрез въвеждане на данни

Когато създавате нова таблица или отваряте съществуваща таблица в изглед на лист с данни, можете да добавите поле към таблицата, като въведете данни в колоната Добавяне на ново поле от листа с данни.

Лист данни в Access с колона ''Добавяне на ново поле''

1. Въведете данни в колоната Добавяне на ново поле.

  1. Създайте или отворете таблица в изглед на лист с данни.

    За повече информация за създаването на таблици вж. раздела Създаване на нова таблица.

  2. В колоната Добавяне на ново поле въведете името на полето, което искате да създадете.

    Използвайте описателно име, така че полето да бъде по-лесно за идентифициране.

  3. Въведете данни в новото поле.

Най-горе на страницата

Създаване на изчисляемо поле

Изчисляемите полета се създават в изглед за проектиране.

  1. Отворете в изглед за проектиране таблицата, в която искате да създадете изчисляемото поле.

  2. В първия празен ред на мрежата за структура на таблицата, под Име на полето въведете име за изчисляемото поле.

  3. Под Тип на данните изберете Изчисляем.

    Отваря се Конструктор на изрази.

  4. Въведете в конструктора на изрази изчислението, което искате да извършите. Ако например вашата таблица има Поле1 и Поле2 и искате да създадете изчисляемо поле (Поле3), равно на стойността на Поле1, разделена на стойността на Поле2, трябва да въведете в конструктора на изрази [Поле1]/[Поле2].

    За повече информация за изразите вж. статията Въведение в изразите.

  5. Когато завършите въвеждането на изчисленията, щракнете върху OK.

    Съвет : Добра идея е да превключите в изглед на лист с данни, за да проверете дали изчисляемото поле работи по очаквания начин.

Най-горе на страницата

Задаване на свойства на поле

След като създадете поле, можете да зададете свойства на полето, за да управлявате неговия облик и поведение.

Например чрез настройка на свойства на полето можете да:

  • Управлявате облика на данните в поле

  • Предотвратявате въвеждането на неправилни данни в поле

  • Задавате стойности по подразбиране за поле

  • Ускорявате търсенето и сортирането в поле

Можете да зададете някои от наличните свойства на полета, докато работите в изглед на лист с данни. За да получите обаче достъп до пълния списък със свойства на полетата, трябва да използвате изглед за проектиране.

Задаване на свойства на поле в изглед на лист с данни

Докато работите в изглед на лист с данни, можете да преименувате поле, да промените неговия тип данни, да промените неговото свойство Формат и да промените някои от другите свойства на полето.

Отваряне на таблица в изглед на лист с данни

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да отворите.

  2. В контекстното меню щракнете върху Изглед на лист с данни.

Преименуване на поле

Когато добавите поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access автоматично присвоява стандартни имена на полетата. Access присвоява името "Поле1" на първото ново поле, "Поле2" на второто ново поле и т. н. По подразбиране името на полето се използва като негов етикет навсякъде, където полето се показва, например в заглавие на колона от лист с данни. Преименуването на полетата, така че да имат по-описателни имена, помага да станат по-лесни за използване, когато преглеждате или редактирате записи.

  1. Щракнете с десния бутон върху заглавието на полето, което искате да преименувате (например "Поле1").

  2. В контекстното меню щракнете върху Преименуване на колона.

  3. Въведете новото име в заглавието на полето.

    Имената на полетата може да се състоят най-много от 64 знака (букви или цифри), включително и интервали.

Променяне на типа на данните на поле

Когато създавате поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access преглежда тези данни, за да определи подходящия тип на данните за полето. Ако например въведете 1/1/2006, Access разпознава данните като дата и задава типът на данните за полето да бъде "Дата/час". Ако Access не може със сигурност да определи типа на данните, типът на данните по подразбиране се задава да бъде "Текст".

Типът на данните на полето определя кои други свойства на полето можете да зададете. Можете например да зададете свойството Само добавяне само за поле, което има данни от тип хипервръзка или данни от тип Memo.

Може да има случаи, когато искате да промените ръчно типа на данните на поле. Нека например да имате номера на стаи, които приличат на дати, например 10/2001. Ако въведете 10/2001 в ново поле в изглед на лист с данни, функцията за автоматично откриване на типа на данните избира за полето данни от тип "Дата/Час". Тъй като номерата на стаите са етикети, а не дати, те трябва да използват данни от тип "Текст". За да промените типа на данните на поле, използвайте следната процедура.

  1. Щракнете върху раздела Лист с данни.

  2. В списъка Тип на данните, в групата Тип на данните и форматиране изберете нужния тип данни.

    Изображение на лентата в Access с групата за типа на данните и форматирането

    Налични типове данни

    Тип на данните

    Използвайте, за да съхранявате

    Размер

    Текст

    Буквено-цифрови знаци

    Използвайте за текст или за числа, които не се използват в изчисления (например ИД на продукта). Числова стойност, която е съхранена като текст, може да се сортира и филтрира по-логично, но не може да се използва лесно в изчисления.

    До 255 знака.

    Паметна бележка

    Буквено-цифрови знаци (с дължина над 255 знака) или текст във формат RTF.

    Използва се за текст с дължина над 255 знака или за текст, използващ формат RTF. Примери за използване на поле за паметна бележка, са паметни бележки, обемисти описания и абзаци с форматиране, например с получер или курсивен шрифт.

    До 1 гигабайт знака или 2 гигабайта на външна памет (2 байта на знак), от които можете да покажете в контрола 65 535 знака.

    Число

    Числови стойности (цели или дробни стойности).

    Използвайте за съхраняване на числа, които ще се използват в изчисления, с изключение на парични стойности (за тази цел използвайте данни от валутен тип).

    1, 2, 4 или 8 байта, или 16 байта, когато се използва за идентификатор на репликация.

    Дата/час

    Дати и часове.

    Използва се за съхраняване на стойности за дати и часове. Забележете, че всяка съхранена стойност съдържа едновременно компонент за дата и компонент за час.

    8 байта

    Валута

    Парични стойности.

    Използва за съхраняване на парични стойности (валута).

    8 байта

    Автономериране

    Уникална числова стойност, която Access автоматично вмъква, когато се добавя запис.

    Използва се за генериране на уникални стойности, които могат да бъдат използвани като първичен ключ. Забележете, че стойностите за полетата с автоматично номериране могат да нарастват последователно, с определена стойност или да се задават на случаен принцип.

    4 байта или 16 байта, когато се използва за идентификатор на репликация.

    Да/не

    Булеви стойности (да/не).

    Можете да използвате един от трите формата: "Да/не", "Истина/неистина" или"Вкл./изкл.".

    1 бит (8 бита = 1 байт).

    OLE обект

    OLE обекти или други двоични данни.

    Използва за съхраняване на OLE обекти от други програми на Microsoft Windows.

    До 1 гигабайт.

    Прикачен файл

    Картини, изображения, двоични файлове, файлове на Office.

    Това е предпочитаният тип данни за съхраняване на цифрови изображения и всякакви типове двоични файлове.

    2 гигабайта за компресирани прикачени файлове. Около 700 КБ за некомпресирани прикачени файлове в зависимост от степента, до която прикаченият файл може да се компресира.

    Хипервръзка

    Хипервръзки.

    Използва се за съхраняване на хипервръзки за достъп с едно щракване до уеб страници чрез URL (еднозначно местоположение на ресурса) или файлове чрез име в UNC (универсална именна конвенция) формат. Можете също да се свържете с обекти на Access, съхранени в база данни.

    До 1 гигабайт знака или 2 гигабайта на външна памет (2 байта на знак), от които можете да покажете в контрола 65 535 знака.

    Съветник за справки

    Това всъщност не е тип данни, а стартиране на съветника за справки.

    Използвайте го, за да стартирате съветника за справки и да създадете поле, използващо разгъващ се списък за търсене на стойност в друга таблица, заявка или списък със стойности.

    На базата на таблица или заявка: Размер на обвързаната колона.

    На базата на стойност: Размер на текстовото поле, използвано за съхраняване на стойността.

    Забележка : Максималният размер на файл на база данни на Access е 2 гигабайта.

    Съвети за типовете данни

    • За да оптимизирате техническите показатели, трябва да използвате най-подходящия размер на полето, когато създавате текстово или числово поле. Ако например очаквате да съхраните пощенски кодове с предсказуема дължина, задайте тази дължина като размер на полето. Можете да зададете размера на полето, като зададете стойност в полето на свойството Размер на полето. За повече информация вж. раздела Задаване на други свойства на поле.

    • За телефонни номера, номера на части и други числа, които не възнамерявате да използвате за математически изчисления, трябва да изберете текстови вместо числови данни. Числова стойност, която е записана като текст, може да бъде сортирана и филтрирана по-логично.

Променяне на формата на поле

Освен определянето на типа на данните на ново поле, Access може да зададе свойството Формат за полето в зависимост от това, което въведете. Ако например въведете 10:50, Access задава типът на данните да бъде "Дата/час", а свойството Формат – среден час. За да промените ръчно свойството Формат на поле, направете следното:

  1. В лента щракнете върху раздела Лист с данни.

  2. В списъка Формат, в групата Тип на данните и форматиране въведете желания формат.

    Забележка : Списъкът Формат може да не е наличен за някои полета (например текстови) в зависимост от типа на данните на полето.

Задаване на други свойства на поле

  1. В изглед на лист с данни щракнете върху полето, за което искате да зададете свойството.

  2. В раздела Лист с данни, в групата Тип на данните и форматиране изберете нужните свойства.

    Изображение на лентата в Access с групата за типа на данните и форматирането

Най-горе на страницата

Задаване на свойства на поле в изглед за проектиране

Можете да зададете всяко свойство на поле, докато работите с таблица в изглед за проектиране. В изглед за проектиране задавате типа на данните на полето в мрежата за структура на таблица, а другите свойства – в екрана Свойства на полето.

Отворете таблица в изглед за проектиране.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата.

  2. В контекстното меню щракнете върху Режим на проектиране.

Променяне на типа на данните на поле

  1. В мрежата за структура на таблица намерете полето, за което искате да зададете типа на данните.

  2. В колоната Тип на данните изберете тип на данните от списъка.

    Налични типове данни

    Тип на данните

    Използвайте, за да съхранявате

    Размер

    Текст

    Буквено-цифрови знаци

    Използвайте за текст или за числа, които не се използват в изчисления (например ИД на продукта). Числова стойност, която е съхранена като текст, може да се сортира и филтрира по-логично, но не може да се използва лесно в изчисления.

    До 255 знака.

    Паметна бележка

    Буквено-цифрови знаци (с дължина над 255 знака) или текст във формат RTF.

    Използва се за текст с дължина над 255 знака или за текст, използващ формат RTF. Примери за използване на поле за паметна бележка, са паметни бележки, обемисти описания и абзаци с форматиране, например с получер или курсивен шрифт.

    До 1 гигабайт знака или 2 гигабайта на външна памет (2 байта на знак), от които можете да покажете в контрола 65 535 знака.

    Число

    Числови стойности (цели или дробни стойности).

    Използвайте за съхраняване на числа, които ще се използват в изчисления, с изключение на парични стойности (за тази цел използвайте данни от валутен тип).

    1, 2, 4 или 8 байта, или 16 байта, когато се използва за идентификатор на репликация.

    Дата/час

    Дати и часове.

    Използва се за съхраняване на стойности за дати и часове. Забележете, че всяка съхранена стойност съдържа едновременно компонент за дата и компонент за час.

    8 байта

    Валута

    Парични стойности.

    Използва за съхраняване на парични стойности (валута).

    8 байта

    Автономериране

    Уникална числова стойност, която Access автоматично вмъква, когато се добавя запис.

    Използва се за генериране на уникални стойности, които могат да бъдат използвани като първичен ключ. Забележете, че стойностите за полетата с автоматично номериране могат да нарастват последователно, с определена стойност или да се задават на случаен принцип.

    4 байта или 16 байта, когато се използва за идентификатор на репликация.

    Да/не

    Булеви стойности (да/не).

    Можете да използвате един от трите формата: "Да/не", "Истина/неистина" или"Вкл./изкл.".

    1 бит (8 бита = 1 байт).

    OLE обект

    OLE обекти или други двоични данни.

    Използва за съхраняване на OLE обекти от други програми на Microsoft Windows.

    До 1 гигабайт.

    Прикачен файл

    Картини, изображения, двоични файлове, файлове на Office.

    Това е предпочитаният тип данни за съхраняване на цифрови изображения и всякакви типове двоични файлове.

    2 гигабайта за компресирани прикачени файлове. Около 700 КБ за некомпресирани прикачени файлове в зависимост от степента, до която прикаченият файл може да се компресира.

    Хипервръзка

    Хипервръзки.

    Използва се за съхраняване на хипервръзки за достъп с едно щракване до уеб страници чрез URL (еднозначно местоположение на ресурса) или файлове чрез име в UNC (универсална именна конвенция) формат. Можете също да се свържете с обекти на Access, съхранени в база данни.

    До 1 гигабайт знака или 2 гигабайта на външна памет (2 байта на знак), от които можете да покажете в контрола 65 535 знака.

    Съветник за справки

    Това всъщност не е тип данни, а стартиране на съветника за справки.

    Използвайте го, за да стартирате съветника за справки и да създадете поле, използващо разгъващ се списък за търсене на стойност в друга таблица, заявка или списък със стойности.

    На базата на таблица или заявка: Размер на обвързаната колона.

    На базата на стойност: Размер на текстовото поле, използвано за съхраняване на стойността.

    Забележка : Максималният размер на файл на база данни на Access е 2 гигабайта.

    Съвети за типовете данни

    • За телефонни номера, номера на части и други числа, които не възнамерявате да използвате за математически изчисления, трябва да изберете текстови вместо числови данни. Числова стойност, която е записана като текст, може да бъде сортирана и филтрирана по-логично, но не може да бъде използвана лесно в изчисления.

    • За текстовите и числовите данни можете да зададете по-точно размера на полето или типа на данните, като зададете стойност в полето на свойството Размер на полето.

Задаване на други свойства на поле

  1. В мрежата за структура на таблица изберете полето, за което искате да зададете свойства. Access показва свойствата за това поле в екрана Свойства на полето.

    Типът на данните на полето определя свойствата, които можете да задавате.

  2. В екрана Свойства на полето въведете нужните настройки за всяко свойство или натиснете F6 и след това използвайте клавишите със стрелки, за да изберете свойство.

    Какви свойства на полета са налични?

    Забележка : Не всички свойства са налични за всяко поле. Типът на данните на полето определя свойствата му.

    Свойство на поле

    Описание

    Размер на поле

    Задава максималния размер на данните, съхранени като текст, число или данни от тип "Автономериране".

    Съвет : За най-добри технически показатели винаги задавайте най-малкия достатъчен размер на полето.

    Формат

    Персонализира начина, по който се полето се показва по подразбиране, когато се визуализира или отпечатва.

    Цифри след десетичния знак

    Задава броя на цифрите след десетичния знак, които се използват при показване на числа.

    Нови стойности

    Задава дали когато се добави нов запис, стойността на поле с автоматично номериране нараства или на полето се присвоява случайна стойност.

    Маска за въвеждане

    Показва знаци, които помагат при въвеждането на данни. За повече информация за създаването и използването на маска за въвеждане вж. раздела Вж. също.

    Надпис

    Зададете текста, показван по подразбиране в етикети за формуляри, отчети и заявки.

    Стойност по подразбиране

    Присвоява автоматично стойност по подразбиране на поле, когато се добавят нови записи.

    Правило за проверка

    Задава израз, който трябва да има стойност True, когато добавяте или променяте стойността в това поле.

    Текст на проверката за валидност

    Въведете съобщение, което да се показва, когато стойността не отговаря на израза в свойството Правило за проверка.

    Задължително

    Изисквате в полето да се въведат данни.

    Разреши нулева дължина

    Разрешава запис (чрез настройка Да на стойността на свойството) на низ с нулева дължина ("") в текст или поле за паметна бележка.

    Индексирано

    Ускорите достъпа до данни в това поле чрез създаване и използване на индекс.

    Компресиране на Unicode

    Компресира текста, съхранен в това поле, когато размерът му е малък (< 4096 знака).

    Режим IME

    Управлява преобразуването на знаци в източноазиатска версия на Windows.

    Режим на IME изречение

    Управлява преобразуването на изречения в източноазиатска версия на Windows.

    Етикети за действие

    Прикачва етикет за действие към това поле.

    Само добавяне

    Проследява хронологията на стойностите на полето (чрез настройка Да на стойността на свойството).

    Текстов формат

    Избира стойността RTF текст на свойството, за да съхранява текста като HTML и да разреши RTF форматиране. Изберете стойността Обикновен текст на свойството, за да съхранявате само неформатиран текст.

    Подравняване на текст

    Задава подравняване на текст по подразбиране в контрола.

  3. За да предоставите още място за въвеждане или редактиране на настройка на свойство в полето на свойството, натиснете клавиша SHIFT+F2, за да покажете полето Мащабиране

    Съвет : Ако въвеждате маска за въвеждане или израз за проверка и ви трябва помощ при създаването, щракнете върху Бутон на конструктор до полето на свойството, за да покажете подходящия конструктор.

  4. За да запишете вашите промени, натиснете CTRL+S.

Връзки към повече информация за типове данни и свойства на полета можете да намерите в раздела Вж. също.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×