Въведение в сайта "Център за записи"

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Шаблонът на сайта "Център за записи" в Microsoft Office SharePoint Server 2007 е предназначен да помага на организации при тяхното управление на записи и програми на съхранение.

В тази статия

Функции на шаблона за сайт на център за записи

Проектиране на сайт на център за записи

Функции на шаблона на сайта "Център за записи"

Центърът за записи е предназначен да служи като централен склад, в който организацията може да съхранява и управлява всичките си записи. Центърът за записи поддържа целия процес на управление на записи, от събирането на записи през управлението на записите до разположението на записите. Обикновено сайтът "Център за записи" се проектиран и конфигурира от професионалисти по управление на записи в организацията и от персонал по информационни технологии (ИТ), които поддържат плана за картотеките на организацията.

Шаблонът на сайта "Център за записи" комбинира някои стандартни функции, налични в Office SharePoint Server 2007, с допълнителни специализирани функции на управлението на записи, които предоставят следните възможности:

  • Възможности на складиране     Центърът за записи има няколко функции, които помагат в осигуряването на целостта на записите, които се съхраняват в него:

    • Записите никога не се модифицират автоматично от системата. Това осигурява записите, които са качени в сайта "Център за записи" и по-късно изтеглени отново, да са винаги едни и същи.

    • Администраторите на сайта могат лесно да конфигурират центъра за записи с настройки, които предотвратяват директната злонамерена промяна на записи, като се създават версии на всички промени, направени в съдържанието на документа или като се проверяват конкретни типове промени.

    • Центърът за записи разрешава на диспечерите на записи да добавят и поддържани метаданни в елементи отделно от метаданните на записа, така че информацията, която се отнася до задачи за управление на записи, да може да се актуализира, без да се модифицира базовият запис. Създават се също версии на промените в метаданните.

  • Прилагане на правила за управление на информацията   Office SharePoint Server 2007 включва няколко функции за правила, които са полезни за управление на записи: 

    • Проверка     Тази функция регистрира събития и операции, които се изпълняват за файлове. В контекста на управлението на записите проверката е полезна при записване кой преглежда и има достъп до информацията в центъра за записи.

    • Изтичане на срок     Тази функция задава колко дълго трябва да се съхрани един запис и какво действие трябва да се извърши, когато периодът на съхранение завърши, например изтриване или иницииране на работен поток "Одобрение на ликвидиране". В контекста на управлението на записите, периодът на съхранение за запис обикновено започва, когато записът се подава първоначално в центъра за записи.

    • Щрихкодове     Тази функция предоставя на всеки запис уникално изображение на щрихкода и цифрова стойност. Стойността на щрихкода се съхранява и индексира заедно с електронната версия на записа. В контекста на управлението на записите щрихкодовете са полезни за съхранение и проследяване на физически записи. Когато записите в библиотека имат физически версии, щрихкодовете предоставят начин физическите версии да се съпоставят с техните електронни копия.

  • Програмируем интерфейс на събирането на записи     Центърът за записи поддържа множество услуги, които улесняват събирането на записи. Програмируемият интерфейс на центъра за записи разрешава на организациите да конфигурират както управлението на документи, така и на имейл системи, които да подават автоматично файлове в сайта "Център за записи". Съдържанието може да се подаде в центъра за записи чрез уеб услуга, като се използва протоколът SOAP, или чрез имейл, като се използва протоколът SMTP..

  • Маршрутизиране на запис     Центърът за записи включва списък с маршрути на записи, който автоматично маршрутизира входящите записи (подадени автоматично или ръчно) към правилното им местоположение, въз основа на техния тип запис. Когато се подава запис в центъра за записи, той често е придружен от допълнителна свързана информация, като хронология на проверка и метаданни. Хронологията от проверка на запис се съхранява в центъра за записи като XML файл, а метаданните на записа се съхраняват в XML файл и в колони с метаданни в сайта центъра за записи.

  • Място на задържане     Центърът за записи разрешава организациите да вземат записи, които са правно необходими като част от спор, или са свързани с проверка или с разследване, и да ги поставят в списъка "Места на задържане". Когато записите се поставят в място на задържане, те се спират временно от правилата за изтичане на срок, които може да действат, като така са защитени от разрушаване. Например ако в случай на спор организацията постави съответните записи, които могат да се изискат, в място на задържане, то тези записи са достъпни, докато спорът завърши. Записите могат да се поставят в повече от едно място на задържане едновременно. Диспечерите на записи могат също така да търсят в центъра записи, които трябва да се поставят в място на задържане.

Най-горе на страницата

Проектиране на сайта "Център за записи"

На най-високото ниво има две главни стъпки, включени в проектирането на сайта "Център за записи", които изпълняват програмата за управление на записи:

  1. Организация трябва да развиете стратегия за управление на записи и официално план за управление на записи. Това е плод на съвместни усилия, която включва координиране между диспечери на записи, съответствието, ИТ професионалисти и работещите с информация.

  2. Организация, тогава трябва да конфигурирате един или повече сайтове на център за записи за реализиране на план за управление на записи.

Разделите по-долу очертават основните елементи, включени във всяка една от тези стъпки.

Планиране на управлението на записи

Преди една организация да може да конфигурира сайта "Център за записи" като решение на управлението на записите си, тя трябва да разработи формален план на своята стратегия за управление на записите. Специфичните елементи на формалния план за управление на записите вероятно ще са уникални за отделни организации или предприятия. На практика обаче всички планове за управление на записите включват следните документи и процеси:

  • План на картотеките     Планът на картотеките описва типовете документи или елементи, които организацията потвърждава като официални бизнес архиви. Той показва къде се съхраняват тези архиви и предоставя информация, която различава един тип запис от друг. Планът на картотеките служи като подробна колекция от правила, процеси и указания за създаването, съхранението и управлението на записи. Планът на картотеките трябва да включва всички записи, независимо от средата, включително хартиени, имейл и електронни картотеки. Той трябва също така да зададе как всеки запис се класифицира, защитава и накрая унищожава. Той също така трябва да включва съображения за специалните категории записи, като "Конфиденциални", "Жизнено важни", "Търговска тайна" или "Привилегировани" записи. Накрая, планът на картотеките трябва да задава хората, които са отговорни за управлението на всеки тип запис.

  • График на съхранение     Графикът на съхранение задава колко дълго трябва да се съхрани всеки тип запис в плана на картотеките (периода му на съхранение) и процеса на ликвидирането му, когато достигне края на този период (процеса на ликвидирането му). Указанията в графика на съхранение обикновено се базират на правни изисквания, на рискове за организацията и бизнес нужди. Освен това, графикът на съхранение обикновено описва рисковите непредвидени ситуации в управлението, които определят периода на съхранение за всеки тип запис.

  • Документ с изисквания за съответствие     Документът с изисквания за съответствие дефинира правилата, към които ИТ системите за управление на записи трябва да се придържат, възможностите, които те имат, и видовете контрол, които трябва да поддържат, за да осигурят съответствие.

  • Формален процес за временно спиране на ликвидирането на записи     Този процес, който често се нарича задържане, дава подробни данни как организацията да спре временно ликвидирането на записи, когато възникнат събития като спор, проверки или разследвания.

  • Система за мониторинг и отчет на обработката на записи     За да се гарантира, че служителите картотекират, имат достъп и управляват записи съгласно дефинираните правила и процеси, програмата за управление на записи трябва да притежава процес или система за контрол и отчет на обработката на записите.

Най-горе на страницата

Конфигуриране на сайта "Център за записи"

След като организацията се заеме с подробното планиране на управлението на записите и разработи формален план за управление на записите, тя може да създаде и конфигурира сайт "Център за записи", който да помогне при изпълнението на тази програма.

Трябва да предприемете следните стъпки, за да конфигурирате сайта "Център за записи":

  1. Да създадете библиотеки с документи или списъци, които да управляват и съхраняват всеки тип запис, който се задава в плана на картотеките.

    Препоръчваме ви да създадете по една библиотека с документи за всеки тип съдържание в плана си на записи.

    Когато записите се подават в центъра за записи, те се маршрутизират в съответния списък или библиотека.

  2. Да създадете колони за съответните библиотеки с документи, списъци или типове съдържание, които да съдържат и показват метаданните за всеки тип запис, зададен в плана на картотеките.

  3. Да зададете правила за управление на информацията за всеки тип запис в сайта "Център за записи". Тези правила трябва да отразяват периодите на съхранение и изискванията за проверка, които са зададени в плана на картотеките на организацията ви и в графика на съхранение.

  4. Да конфигурирате списък "Маршрутизиране на записи", който да маршрутизира всеки тип запис към подходящото местоположение. Когато се подават записи в сайта "Център за записи", ръчно или програмно, Office SharePoint Server 2007 използва тази таблица, за да определи как да се класифицира този запис в сайта "Център за записи" и къде да се изпрати.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×