Въведение в правилата за управление на информацията

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Правила за управление на информацията е набор от правила за тип съдържание. Информация за правилата за управление позволяват на организациите да контрола и проследяват колко дълго се съхранява съдържанието и какви действия потребители да се с това съдържание. Правила за управление на информацията може да помогне на организациите да се съгласуват с правни и правителствени наредби, или могат просто да приложат вътрешни бизнес процеси.

Например организация, която трябва да следи държавни наредби, които изискват, че те демонстрират "адекватни контроли" на своите финансови отчети може да създадете един или повече информация правила за управление, които проверяват определени действия в автор и процесът на одобрение за всички документи, свързани с финансови регистрации.

За практическа информация, вижте Създаване и прилагане на правила за управление на информацията за.

Функции на правила за управление на информацията

Има четири основни категории от предварително зададени правила функции, които организациите могат да използват поотделно или заедно за управление на съдържание и процеси.

Правила за типове съдържание

Функция на правилата за проверка помага на организациите да анализирате как се използват техните системи за управление на съдържание от регистриране на събития и операции, които се изпълняват върху документи и елементи от списък. Можете да конфигурирате функцията на правилата за проверка да регистрира събития, като например кога е редактирана на документ или елемент, преглежда, регистриран, отметнат, изтрит, или е с променени разрешения. Цялата информация от проверката се съхранява в един регистрационен файл на сървъра и администраторите на сайта могат да изпълняват отчети върху него.

Функцията на правила за изтичане на помага на организациите да изтриват или премахват остаряло съдържание от сайтовете си по последователен, проследима начин. Това ви помага да управлявате разходите и рисковете, свързани със съхранението на остаряло съдържание. Можете да конфигурирате правила за изтичане на да укажете, че определени типове съдържание изтича на определена дата или в рамките на период от време, след като документът е създаден или Последна промяна.

Организации също така да създадете и разположите персонализирани функции на правилата за конкретни нужди. Например производствените организация може да искате да дефинирате правилата за управление информацията за всички чернови дизайна на продукта спецификация на документи, които забраняват на потребителите да отпечатват копия от тези документи на незащиитени принтери. За да определите този вид на правилата за управление на информацията, можете да създадете и разположите печат ограничение правилата функция, която може да се добавят към правилата за управление на информация за продукта проектиране спецификация на типа съдържание.

Места, за да използвате правила за управление на информацията

За изпълнение на правила за управление на информацията, трябва да го добавите към списък, библиотека или тип съдържание в сайт. Мястото, където създаване или добавяне на правила за управление на информацията засяга колко широко се прилагат правилата и колко широко могат да се използват. Можете да:

Създаване на правила за колекция от сайтове и след това да добавите тези правила към тип съдържание, списък или библиотека Можете да създадете правила на колекция от сайтове в списъка с правилата в сайта от най-горно ниво на колекция от сайтове. След като създадете правила на колекция от сайтове, можете да експортирате, така че администраторите на други колекции от сайтове могат да го импортирате в неговия списък с правила. Създаване на правила за колекция сайтове може да се експортира ви позволява да стандартизира правилата за управление на информацията в сайтовете във вашата организация.

Когато добавяте правила на колекция сайтове към тип съдържание на сайт и се добавя екземпляр от този тип съдържание към списък или библиотека, собственикът на този списък или библиотека не може да модифицира правилата на колекцията сайтове за списъка или библиотеката. Добавянето на правила за колекция сайтове към тип съдържание на сайт е добър начин да осигурите правилата на колекцията сайтове да се прилагат на всяко йерархично ниво на сайта ви.

Връзка за правилата за типове съдържание на страницата с настройки на сайта

Създаване на правила за управление на информацията за тип съдържание на сайт в най-горно ниво сайт сайт Галерия на типа съдържание и след това да добавите този тип съдържание към един или повече списъци или библиотеки Можете също да създадете правила за управление на информацията директно за тип съдържание на сайт и след това да свържете екземпляр на този тип съдържание на сайт с множество списъци или библиотеки. Ако създадете правила за управление на информацията по този начин, всеки елемент в колекцията от сайтове на този тип съдържание или тип съдържание, който наследява от този тип съдържание, притежава тези правила. Въпреки това ако създадете правила за управление на информацията директно за тип съдържание на сайт, това е по-трудно да използвате повторно тези правила за управление на информацията в други колекции от сайтове, защото правилата, създадени по този начин не може да бъде експортирана.

Типове съдържание на сайт на страницата "Настройки на сайта"

Връзка към правилата за управление на информацията на страницата с настройки за тип съдържание на сайт

Забележка за да контролирате кои правила се използват в колекцията от сайтове, администраторите на колекцията сайтове да забраните възможността да задават функции на правилата директно в тип съдържание. Когато това ограничение действа, потребителите, които създават типове съдържание са ограничени до избирането на правила от списъка с правила за колекция от сайтове.

Създаване на правила за управление на информацията за списък или библиотека Ако вашата организация трябва да се прилагат правилата за управление на конкретна информация за много ограничен набор от съдържание, можете да създадете правила за управление на информацията, която се прилага само към отделен списък или библиотека. Този метод за създаване на правила за управление на информацията е най-малко гъвкави, защото правилата се отнася само за едно местоположение и тя не може да се експортират или използват повторно за други местоположения. Въпреки това понякога може да се наложи да създадете уникална информация правила за управление с ограничено за решаване на конкретни ситуации.

Връзка към правилата за управление на информацията на страницата за настройки за библиотека с документи

Забележки

Можете да създадете правила за управление на информацията за списък или библиотека само ако този списък или библиотеки не поддържа много типове съдържание. Ако списък или библиотека поддържа много типове съдържание, трябва да дефинирате правила за управление на информацията за всеки отделен тип съдържание на списък, който е свързан с този списък или библиотека. (Екземплярите от типа съдържание на сайт, които са свързани с определен списък или библиотека, са известни като типове съдържание на списък.)

За да определите кои правила се използват в колекцията от сайтове, администраторите на колекцията сайтове да забраните възможността да задават функции на правилата директно в списък или библиотека. Когато това ограничение действа, потребителите, които управляват списъци или библиотеки са ограничени до избирането на правила от списъка с правила за колекция от сайтове.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×