Въведение в отчетите

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Когато използвате база данни, обикновено използвате отчети, за да преглеждате, форматирате и обобщавате данни. Може например да създадете отчет от списъчен тип, за да покажете телефонните номера за всичките ви контакти, или обобщен отчет за продажбите на фирмата ви из различни региони и времеви периоди.

Тази статия предоставя общ преглед на отчетите в Microsoft Access 2010 и въвежда нови или променени функции за отчети. Тази статия обяснява също как се създава отчет, как да се сортират, групират и обобщават данни и как да се визуализира и отпечата отчет.

Ще видите, че е много по-лесно да създадете смислени отчети, ако базата данни има добре проектирани структура и релации. За въведение в планирането и проектирането на база данни вж. статията Основи на проектирането на бази данни.

В тази статия

Общ преглед

Какво е новото

Създаване на нов отчет

Добавяне на групиране, сортиране или общи суми

Акцентиране на стойности с помощта на условно форматиране

Получаване на професионален облик с помощта на теми

Добавяне на изображения

Визуализиране и отпечатване на отчет

Общ преглед

Отчетът е обект на база данни, който използвате за показване и обобщаване на данни. Отчетите осигуряват метод за разпространение или архивиране на снимки на данните или чрез отпечатването им, конвертирани в PDF или XPS файлове, или чрез експортирането им в други файлови формати.

отчет за служители във "визуализация на печата"

Отчетите могат да предоставят подробна информация за отделни записи, да обобщават много записи или и двете. Можете също така да използвате отчети на Access, за да създадете етикети за изпращане по пощата или за други цели.

Възможно е създаването на “необвързани” отчети, които не показват данни, но за целите на тази статия, ще предполагаме, че отчетът е обвързан с източник на данни, например таблица или заявка.

Сравняване на клиентски отчети и уеб отчети

Access 2010 предоставя нова функция, която ви дава възможност да създадете “Уеб база данни” чрез публикуване на база данни на Access на сървър на SharePoint, който изпълнява Access Services. Когато създавате уеб база данни, отчетите на Access се рендират в браузъра с помощта на услугите за отчети на SQL Server. Това преобразуване налага някои ограничения на функциите, които можете да използвате в отчети, които искате да рендирате в браузъра. Ако обаче не се занимавате с рендиране в браузъра, можете да използвате пълния набор от функции, който предоставя програмата за проектиране на отчети на Access.

Части на отчет

В Access проектът на отчет се разделя на секции. В клиентска база данни можете да преглеждате отчета в изглед на проектиране, за да видите секциите му. В изглед на оформление секциите не са така очевидни, но те са все още там и могат да бъдат избирани с помощта на падащ списък в групата Избор на раздела Формат. За да създадете полезни отчети, трябва да разберете как работи всяка една секция. Например секцията, в която избирате да поставите изчисляема контрола, определя как Access изчислява резултатите. Следващият списък представя резюме на типовете секции и тяхната употреба.

  • Горен колонтитул на отчет     Тази секция се отпечатва само веднъж в началото на отчета. Използвайте горния колонтитул на отчета за информация, която обикновено се поставя на титулна страница, например емблема, заглавие или дата. Когато поставите изчисляема контрола, използваща агрегатната функция Sum в горния колонтитул на отчета, изчислената сума е за целия отчет. Горният колонтитул на отчета се отпечатва преди горния колонтитул на страницата.

  • Горен колонтитул на страница     Тази секция се отпечатва в горния край на всяка страница. Използвайте например горен колонтитул на страница, за да повторите заглавието на отчета на всяка страница.

  • Горен колонтитул на група   Тази секция се отпечатва в началото на всяка нова група записи. Използвайте горния колонтитул на група за отпечатване на името на групата. Например в отчет, който е групиран по продукти, използвайте горния колонтитул на група, за да отпечатате името на продукта. Когато поставите изчислявана контрола, която използва агрегатната функция Sum, в горния колонтитул на група, сумата е за текущата група. В даден отчет може да имате няколко горни колонтитули на група в зависимост от това, колко нива на групиране сте добавили. За повече информация относно създаването на горни и долни колонтитули на група вж. раздела Добавяне на групиране, сортиране или общи суми.

  • Подробни данни   Тази секция се отпечатва веднъж за всеки ред в източника на записи. Това е мястото, където се поставят контролите, съставящи основния текст на отчета.

  • Долен колонтитул на група   Тази секция се отпечатва в края на всяка група записи. Използвайте долен колонтитул на група, за да отпечатате обобщена информация за група. В даден отчет може да имате няколко долни колонтитули на група в зависимост от това, колко нива на групиране сте добавили.

  • Долен колонтитул на страница   Тази секция се отпечатва в края на всяка страница. Използвайте долен колонтитул на страница, за да отпечатате номерата на страниците или информация за всяка страница.

  • Долен колонтитул на отчет   Тази секция се отпечатва веднъж в края на отчета. Използвайте долния колонтитул на отчета, за да отпечатате общи суми или друга обобщена информация за целия отчет.

Забележка : В изглед за проектиране долният колонтитул на отчета се показва под долния колонтитул на страницата. Обаче във всички други изгледи (например изглед на оформление или когато отчетът се отпечатва или визуализира), долният колонтитул на отчета се показва над долния колонтитул на страницата, непосредствено след последния долен колонтитул на група или реда с подробна информация на последната страница.

Най-горе на документа

Какво е новото

Създаването на отчет в Access 2010 е процес, който много прилича на създаването на отчет в Access 2007. В Access 2010 обаче има няколко нови функции, отнасящи се до отчетите:

  • Галерия със споделени изображения   В Access 2010 вече можете да прикачвате изображение към база данни и след това да използвате изображението за много обекти. Актуализирането на единично изображение го актуализира навсякъде, където се използва, из цялата база данни.

  • Теми на Office   В Access 2010 вече можете да използвате стандартни теми на Microsoft Office, за да приложите наведнъж професионално проектирани набори от шрифтове и цветове към всички формуляри и отчети на Access.

  • Условно форматиране с по-големи възможности   Access 2010 включва по-мощни инструменти за акцентиране върху данни в отчет. Можете да добавите до 50 правила за условно форматиране за всяка една контрола или група контроли, а в клиентските отчети можете да добавяте ленти за данни, за да сравнявате данни из записите.

  • По-гъвкави оформления   В Access 2010 подразбиращият се метод на проектиране за отчети се състои в поставяне на контроли в оформления. Тези мрежи ви помагат да подравните и оразмерите лесно контроли и са задължителни за всички отчети, които искате да рендирате в браузър. Въпреки че самите оформления не са новост в Access 2010, има някои промени в начините, по които ги използвате за преместване, подравняване и преоразмеряване на контроли. За повече информация вж. видеото Въведение в оформленията на формуляри и отчети.

Най-горе на документа

Създаване на нов отчет

Стъпка 1: Избор на източник на записи

Източникът на записи за даден отчет може да е таблица, наименувана заявка или вградена заявка. Източникът на записи трябва да съдържа всичките редове и колони на данните, които искате да покажете в отчета.

За повече информация относно създаването на таблици или заявки вж. статиите Въведение в таблиците или Въведение в заявките.

За повече информация за създаването и избирането на източници на записи вж. статията Задаване на източник на записи за отчет.

Стъпка 2: Избор на инструмент за отчети

Инструментите за отчети се намират в раздела Създаване на лентата, в групата Отчети. Следващата таблица описва накратко какво прави всеки инструмент:

Съвместими с уеб отчети

Отчетите, които са създадени с помощта на тези инструменти, са съвместими с функцията "Публикуване в Access Services" и ще се рендират в браузър. Обърнете внимание, че съвместимите с уеб обекти се посочват чрез глобус в иконата на обекта.

Изображение на бутон

Инструмент

Описание

Изображение на бутон

Отчет

Създава прост табличен отчет, съдържащ всички полета в източника на записи, който сте избрали в навигационния екран.

Изображение на бутон

Празен отчет

Отваря празен отчет в изглед на оформление и показва прозореца на задачите "Списък на полетата". Access създава заявка за източника на записи, когато плъзгате полета от "Списък на полетата" към отчета.

За повече информация относно функцията "Публикуване в Access Services" вж. статията Компилация на база данни на Access за споделяне в уеб.

Клиентски отчети

Отчетите, които са създадени с помощта на тези инструменти, не са съвместими с функцията "Публикуване в Access Services". Добавянето на клиентски отчети към уеб база данни няма да попречи на базата данни да се публикува, но клиентските отчети няма да са достъпни в браузъра. Можете обаче да използвате клиентски отчет, когато базата данни е отворена в Access.

Изображение на бутон

Инструмент

Описание

Изображение на бутон

Отчет

Създава прост табличен отчет, съдържащ всички полета в източника на записи, който сте избрали в навигационния екран.

Изображение на бутон

Проектиране на отчет

В режим на проектиране отваря празен отчет, към който искате да добавите само желаните от вас полета и контроли.

Изображение на бутон

Празен отчет

Отваря празен отчет в изглед на оформление и показва прозореца на задачите "Списък на полетата". Когато плъзгате полета от "Списък на полетата" към отчета, Access създава вградена заявка и я съхранява в свойството "Източник на записи" на отчета.

Изображение на бутон

Съветник за отчети

Показва многостъпков съветник, който ви дава възможност да задавате полета, нива на групиране/сортиране и опции за оформление. Съветникът създава отчет въз основа на изборите ви.

Изображение на бутон

Етикети

Показва съветник, който ви дава възможност да изберете стандартни или потребителски размери на етикет, както и кои полета искате да покажете и как искате да са сортирани. Съветникът създава отчет за етикета въз основа на изборите ви.


Стъпка 3: Създаване на отчета

  1. Щракнете върху бутона за инструмента, който искате да използвате. Ако се покаже съветник, следвайте стъпките в съветника и щракнете върху Готово на последната страница.

    Access показва отчета в изглед на оформление.

  2. Форматирайте отчета, докато придобие желания от вас изглед:

    • Преформатирайте полета и етикети, като ги избирате и след това плъзгате ръбовете, докато станат с желания размер.

    • Премествайте дадено поле с избирането му (и на етикета му, ако е наличен) и последващо плъзгане в друго местоположение.

    • Щракнете с десния бутон върху някое поле и използвайте командите в контекстното меню, за да обедините или разделите клетки, да изтриете полета или да извършите други задачи за форматиране.

      Освен това можете да използвате функциите, описани в следващите раздели, за да направите отчета по-привлекателен и четлив.

Най-горе на документа

Добавяне на групиране, сортиране или общи суми

Най-бързият начин за групиране, сортиране или сумиране се състои в щракване с десния бутон върху полето, към което искате да приложите групиране, сортиране или обща сума с последващо щракване върху желаната команда в контекстното меню.

Можете също да добавите групиране, сортиране или общи суми, като използвате екрана "Групиране, сортиране и обща сума", докато отчетът е отворен в изглед на оформление или изглед на проектиране:

  1. Ако екранът "Групиране, сортиране и обща сума" не е вече отворен, в раздела Проектиране, в групата Групиране и общи суми щракнете върху Групиране и сортиране.

  2. Щракнете върху Добавяне на група или Добавяне на сортиране и след това изберете полето, по което искате да групирате или сортирате.

  3. Щракнете върху Още в реда за групиране или сортиране, за да зададете още опции и да добавите общи суми.

За по-подробна информация за групирането, сортирането и общите суми вж. статията Създаване на групиран или обобщен отчет.

Най-горе на документа

Акцентиране на стойности с помощта на условно форматиране

Access 2010 включва по-мощни инструменти за изтъкване на данни в отчет. Можете да добавите до 50 правила за условно форматиране за всяка една контрола или група контроли, а в клиентските отчети можете да добавяте ленти за данни, за да сравнявате данни из записите.

За да добавите условно форматиране :

  1. Отворете отчета в изглед на оформление, като щракнете с десния бутон върху него в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.

  2. Изберете всички контроли, към които искате да приложите условно форматиране. За да изберете повече от една контрола, задръжте натиснат клавиша SHIFT или CTRL и щракнете върху желаните контроли.

  3. В раздела Формат в групата Форматиране на контрола щракнете върху Условно форматиране.

    Access отваря диалоговия прозорец Диспечер на правилата за условно форматиране.

  4. В диалоговия прозорец Диспечер на правилата за условно форматиране щракнете върху Ново правило.

  5. В диалоговия прозорец Ново правило за форматиране изберете стойност под Избор на тип правило:

    • За да създадете правило, което се оценява отделно за всеки запис, изберете Проверете стойностите в текущия запис или използвайте израз.

    • За да създадете правило, което сравнява записи помежду им с помощта на ленти за данни, щракнете върху Сравняване с други записи.

Забележка : Опцията Сравняване с други записи не е налична в уеб бази данни.


  1. Под Редактиране на описанието на правилото задайте правилото, което ще определя кога трябва да се прилага форматирането, както и желаното форматиране, когато критериите са удовлетворени.

  2. Щракнете върху OK, за да се върнете в диалоговия прозорец Диспечер на правилата за условно форматиране.

  3. За да създадете допълнително правило за тази контрола или набор от контроли, повторете тази процедура от стъпка 4. В противен случай щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец.

За повече информация относно добавянето на условно форматиране в отчет вж. видеото Използване на условно форматиране в отчети.

Най-горе на документа

Получаване на професионален облик с помощта на теми

Сега вече можете да прилагате теми на Office 2010 към бази данни на Access, което ви помага да създадете последователен стил из всичките си документи на Office.

Важно : Ако изберете тема на Office, шрифт или цвят, те се прилагат за всички формуляри и отчети в базата данни (не само за този, по който работите).

  1. Отворете отчета в изглед на оформление, като щракнете с десния бутон върху него в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.

  2. В раздела Проектиране, в групата Теми изберете темата, цвета или шрифта, които желаете:

    изображение на лентата

    • Използвайте галерията Тема, за да зададете едновременно цветове и шрифтове по предварително проектирана схема.

    • Използвайте галериите Цветове или Шрифтове, за да зададете цветовете и шрифтовете независимо.


За повече информация относно използването на темите на Office вж. видеото Направете своите формуляри и отчети по-съгласувани и привлекателни чрез теми на Office.

Най-горе на документа

Добавяне на изображения

По традиция в Access изображенията бяха свързвани с отделни контроли на изображение във формуляри или отчети. За промяна на често употребявано изображение, което се използва из много формуляри и отчети, всяка контрола трябваше да се редактира ръчно. В Access 2010 обаче можете вече да прикачите еднократно изображение към база данни и след това да използвате изображението из много обекти. Актуализирането на единично изображение го актуализира навсякъде, където се използва, из цялата база данни. Това е много полезно за неща като емблеми на фирма или фонови изображения, които се използват през цялото време в дадена база данни.

Добавяне на изображение

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, към който искате да добавите изображението, и щракнете върху Изглед на оформление.

  2. В отчета щракнете върху мястото, където искате да добавите изображението.

  3. В раздела Структура, в групата Контроли щракнете върху Вмъкване на изображение.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Използване на съществуващо изображение   Ако желаното изображение е вече в галерията, щракнете върху него, за да го добавите към отчета.

    • Качване на ново изображение   В долната част на галерията щракнете върху Преглед. В диалоговия прозорец Вмъкване на картина отидете до изображението, което искате да използвате, и след това щракнете върху Отвори.

      Access добавя избраното изображение към отчета.

Добавяне на фоново изображение

Забележка : Не могат да се добавят фонови изображения към уеб съвместими отчети.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, към който искате да добавите фоновото изображение, и щракнете върху Изглед на оформление.

  2. В раздела Формат, в групата Фон щракнете върху Фоново изображение.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Използване на съществуващо изображение   Ако желаното изображение е вече в галерията, щракнете върху него, за да го добавите към отчета.

    • Качване на ново изображение   В долната част на галерията щракнете върху Преглед. В диалоговия прозорец Вмъкване на картина отидете до изображението, което искате да използвате, и след това щракнете върху Отвори.

      Access добавя избраното изображение към отчета.

Най-горе на документа

Визуализиране и отпечатване на отчет

Визуализиране на отчет

  1. Отворете отчета, който искате да визуализирате, или просто го изберете в навигационния екран.

  2. В раздела Файл щракнете върху Печат и след това щракнете върху Визуализация на печата.

    Access отваря отчета във "Визуализация на печата". Можете да използвате командите в раздела Визуализация на печата, за да направите някое от следните неща:

    • Отпечатване на отчета;

    • Настройка на размера или оформлението на страница;

    • Увеличаване или намаляване на мащаба или преглед на множество страници едновременно;

    • Обновяване на данните в отчета;

    • Експортиране на отчета в друг файлов формат.

  3. За да се върнете в работната област на базата данни, в раздела Визуализация на печата, в групата Затваряне на визуализацията щракнете върху Затвори визуализацията на печата.

Отпечатване на отчет

Освен да отпечатате от "Визуализация на печата", можете също да отпечатате отчет без визуализиране:

  1. Отворете отчета, който искате да визуализирате, или просто го изберете в навигационния екран.

  2. В раздела Файл щракнете върху Печат.

    • За да изпратите отчета директно до принтера по подразбиране без задаване опциите на принтера, щракнете върху Бърз печат.

    • За да отворите диалогов прозорец, където можете да изберете принтер, да зададете броя на копията и т. н., щракнете върху Печат.

Най-горе на документа

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×