Въведение в използването на работни потоци във формуляри на InfoPath

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

В тази статия

Какво представляват работните потоци?

Начини за използване на работните потоци във формуляри на InfoPath

Работните потоци, които са включени в Office SharePoint Server 2007

Поддръжка за потребителски работни потоци в Windows SharePoint Services 3.0 или Office SharePoint Server 2007

Стъпки, включени в използването на работни потоци

Начало на работен поток за документ или елемент

Какво представляват работните потоци?

Понякога работният поток се описва като поредица от задачи, които водят до определен резултат. В контекста на Microsoft SharePoint Products and Technologies работният поток се дефинира по-точно като автоматично преместване на документи или елементи посредством конкретна последователност от действия или задачи, които са свързани с определен бизнес процес. Работните потоци могат да се използват за успешно управляване на общи бизнес процеси в рамките на дадена организация, като дават възможност на организациите да прилагат бизнес логика към документи или елементи в списък или библиотека на SharePoint. В общи линии бизнес логиката е набор от инструкции, които задават и контролират случващите се действия в документ или елемент.

Работните потоци могат да намалят времето и разходите, необходими за координиране на общите бизнес процеси, като одобряване на проект или преглед на документ, посредством управление и проследяване на човешките дейности, включени в тези процеси. Например, в сайт на Microsoft Office SharePoint Server 2007 можете да добавите работен поток към библиотека с документи, който препраща документа за одобрение към група от хора. Когато авторът на документа стартира този работен поток за документ в библиотеката, работният поток създава задачи за одобрение на документа, възлага тези задачи на участниците в работния поток и след това изпраща на участниците известия по имейла, които включват инструкции за задачата и връзка към документа за одобрение. Докато се изпълнява работният поток, собственикът на работния поток (в този случай авторът на документа) или участниците в работния поток могат да проверяват страницата за състоянието на работния поток, за да видят кои участници са завършили своите задачи от работния поток. До страницата за състояние на работния поток може да се стигне, като се щракне върху състоянието на работния поток за даден документ или елемент на библиотеката с документи. Когато участниците завършат своите задачи в работния поток, работният поток приключва и собственикът получава известие за това.

На следващата илюстрация е показан процесът на работен поток за одобрение.

блоксхема на работен поток за одобрение

Работните потоци не само поддържат съществуващите работни процеси, които се извършват ръчно, но също така разширяват начините, по които хората могат да работят съвместно с документи, списъци и библиотеки. Потребителите на сайт могат да стартират и участват в работни потоци, като използват персонализирани формуляри, достъпни от документ или елемент в списък или библиотека на SharePoint. Тези персонализирани формуляри са страници на SharePoint, които помагат на потребителите да преглеждат и да правят промени в работния поток. Освен това, функционалността на работните потоци в Office SharePoint Server 2007 е тясно обвързана с 2007 Microsoft Office system. Следващите задачи от работния поток могат да се изпълняват както в сайт на Office SharePoint Server 2007, така и в определени програми, които са част от Издание на Office 2007:

  • Преглед на списъка на работните потоци, които са налични за даден документ или елемент.

  • Стартиране на работен поток в документ или елемент.

  • Преглеждане, редактиране или повторно възлагане на задача от работен поток.

  • Завършване на задача от работен поток.

Най-горе на страницата

Начини за използване на работните потоци във формуляри на InfoPath

Можете да създавате формуляри на Microsoft Office InfoPath, които се показват конкретни данни, съответстващи на текущото състояние на работен поток. Можете да направите това, като проектирате шаблон за формуляр, за да използвате правила, които иницииране на действия във формуляра въз основа на състоянието на работния поток. Това да опростите процеси, които хората използват за попълване на формуляри. Например можете да проектирате формуляри, за да покажете само за четене изглед , когато състоянието на работен поток е завършено и следователно данните във формуляра не трябва да се промени.

Можете също да използвате правила, чрез които да накарате формулярите да отговарят на работните потоци и по други начини. Например, можете да използвате правило, което да показва съобщение в диалогов прозорец, съдържащо определени инструкции за конкретното състояние на работния поток.

Забележка : Диалоговите прозорци няма да се покажат автоматично в шаблони за формуляри, съвместими с браузър, които потребителите попълват в уеб браузър.

Работните потоци трябва да се добавят към даден списък, библиотека или тип съдържание, за да са налични за използване във формуляри на InfoPath. Наличните типове работни потоци за даден сайт варират в зависимост от типа на сайта, от това дали работните потоци са активирани и дали потребителските работни потоци са създадени чрез Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Обърнете се към вашия администратор на групата сървъри, за да разберете кои работни потоци са инсталирани и готови за употреба във вашия сайт.

Всеки работен поток се определя от различните състояния с описателни имена, например В ход. Имената на състоянията са различни според типа на работния поток. Например поток "одобрение", който е наличен на сървъри, работещи Microsoft Office SharePoint Server 2007 – включва състояния В ход, прекратенои завършено. Състояния на работен поток с три състояния, който е наличен в Windows SharePoint Services 3.0 – може да се дефинира от лицето, което добавя работния поток към библиотека или списък, докато други работни потоци използват стандартни състояния например отбелязва по-рано състояние В ход . Въпреки че описателно име се вижда на потребителя, поток състояния са представени програмно с числови стойности. За да проектирате шаблон на формуляр да отговори конкретно състоянието на работния поток, трябва да знаете числовата стойност за състоянието на работния поток, който искате да използвате. Това е защото InfoPath използва числовата стойност на работния поток, за да започне действие, като например смяна на изгледите.

Работни потоци, включени в сайтове на SharePoint

Следните работни потоци се отнасят за сценарии на общи бизнес процеси и са включени в Windows SharePoint Services 3.0 и Office SharePoint Server 2007.

Работни потоци, включени в Windows SharePoint Services 3.0

Работният поток с три състояния е включен в сайтовете на Windows SharePoint Services 3.0 и Office SharePoint Server 2007. Работният поток с три състояния може да се използва за управление на бизнес процеси, при които е необходимо организациите да проследяват големи обеми от въпроси или елементи, като например въпросите, касаещи поддръжката на клиенти, възможностите за продажби и задачи по проекти.

Най-горе на страницата

Работни потоци, включени в Office SharePoint Server 2007

Сайт на Office SharePoint Server 2007 включва също и следните работни потоци, които се отнасят за сценарии на общи бизнес процеси :

  • Одобрение     Този работен процес пренасочва формуляр за одобрение към група от хора. По подразбиране работният поток за одобрение е свързан с типа съдържание на документ, което означава, че в библиотеките с документи автоматично се получава достъп до него. Една версия на работния поток за одобрение по подразбиране е свързана също и с библиотека със страници в сайт за публикуване и работният поток може да се използва за управление на процеса на одобрение при публикуването на уеб страници.

  • Събиране на обратна информация     Този работен процес пренасочва формуляр за получаване на обратна информация към група от хора. Проверителите могат да предоставят обратна връзка, която се компилира и изпраща на човека, създал работния поток. По подразбиране работният поток за събиране на обратна информация е свързан с типа съдържание на документ, което означава, че в библиотеките с документи автоматично се получава достъп до типа съдържание на документ.

  • Събиране на подписи    Този работен поток маршрутизира документ от Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007или Microsoft Office Excel 2007 към група от хора, за да събере техните цифрови подписи. Този работен поток трябва да бъде стартиран в 2007 Microsoft Office system програма. По подразбиране поток "събиране на подписи" е свързан с типа съдържание на документа, което означава, че е наличен автоматично в библиотеките с документи. Въпреки това поток "събиране на подписи" е наличен само за документи на Office, които съдържат един или повече редове за подпис на Microsoft Office.

    Забележка : Този работен поток не може да се използва във формуляри на InfoPath.

  • Одобрение на ликвидиране     Този работен поток, който поддържа процесите на управление на записи, управлява изтичането на срока и съхранението на документ, като разрешава на участниците да решат дали да запазят, или изтрият документи с изтекъл срок. Работният поток "Одобрение на ликвидиране" е предназначен за използване предимно в сайт "Център за записи".

  • Групово одобрение     Този работен поток е подобен на работния поток за одобрение, но той използва точно определена библиотека с документи и предлага персонализиран изглед на процеса на одобрение, в който участва потребителят. Този работен поток осигурява йерархична организационна диаграма, от която да се избират одобряващите, а работният поток позволява на проверяващите да използват контрола с печат вместо подпис. Това решение е налично само за Източноазиатските версии на Office SharePoint Server 2007.

  • Управление на превода    Този работен поток управлява процеса на ръчно превеждане на документи, като създава копия на документа за превод и възлага задачите за превод на преводачите. Този работен поток е наличен само за библиотеките за управление на преводи.

Всеки от горепосочените потоци може да бъде персонализиран за вашата организация по няколко начина. Например, когато добавите даден работен поток към списък, библиотека или тип съдържание, за да го направите достъпен за използване в документи или елементи, можете да персонализирате списъците със задачи и хронологичните списъци, където се съхранява информацията за работния поток.

Когато потребител стартира работен поток за документ или елемент, в зависимост от типа на работния поток потребителят може да има опцията за по-нататъшно персонализиране на работния поток чрез задаване на списък на участниците, краен срок и инструкции за задачата.

Най-горе на страницата

Поддръжка за потребителски работни потоци в Windows SharePoint Services 3.0 или Office SharePoint Server 2007

Вашата организация може да разработи и разположи потребителски работни потоци, които са уникални за бизнес процесите във вашата организация. Работните процеси могат да бъдат толкова прости или сложни, колкото е необходимо за бизнес процесите в организацията. Разработчиците могат да създават работни потоци, които да се стартират от потребителите на сайта или които да се стартират автоматично от конкретно събитие, както например създаването или промяната на елемент от списък на SharePoint или на формуляр в библиотека с документи. Ако вашата организация е разработила и разположила потребителски работни потоци, те може да са налични за употреба от вашия сайт.

В зависимост от хората, които участват в създаването на работния поток, има два начина за създаване на потребителски работни потоци в Windows SharePoint Services 3.0 или Office SharePoint Server 2007:

  • Специалисти по софтуерна разработка     Специалистите по софтуерна разработка могат да създават работни потоци чрез разширенията на Microsoft Visual Studio 2005 за Windows Workflow Foundation. Тези работни потоци съдържат потребителски код и действия на работния поток. След като специалистът по софтуерна разработка създаде даден работен поток, администраторът на сървъра може да разположи този работен поток на много сайтове.

  • Уеб дизайнери    Уеб дизайнерите могат да създават работни процеси без код за използване в определен списък или библиотека, посредством програма за уеб дизайн, съвместима с Windows SharePoint Services, като например Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Тези работни процеси се създават от списък с налични дейности на работните процеси и уеб дизайнерът, който създава някой от работните процеси, може да го разполага на списъка или библиотеката с документи, където ще се използва.

Ако искате да реализирате потребителски работен поток, обърнете се към администратора на вашата група за информация относно наличните ресурси във вашата организация. За повече информация за разработване на работни потоци по избор за Windows SharePoint Services 3.0вижте Центъра за разработчици в Windows SharePoint Services в MSDN. За повече информация за разработване на работни потоци по избор за Office SharePoint Server 2007вижте Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, който се предлага от Microsoft портала на Office SharePoint Server 2007 за разработчици на MSDN.

Най-горе на страницата

Необходими стъпки при използването на работни потоци

При използването на работен поток за документ или елемент трябва да се изпълнят няколко стъпки. Всяка стъпка е е проектирана, така че да бъде завършена от отделни лица с различни роли. Например, администратор на сайт може да добави работен поток към библиотека с документи, създател на съдържанието може да стартира работния поток или да променя изпълняващ се работен поток, а проверяващ на документа или одобряващ могат да завършат задача от работния поток.

Следващата секция обяснява следните процеси, свързани с използването на работни потоци:

  • Добавяне на работен поток към списък, библиотека или тип съдържание

  • Стартиране на работен поток за документ или елемент

  • Промяна на изпълняващ се работен поток

  • Завършване на задачи от работен поток

  • Проследяване на състоянието на работни потоци

Добавяне на работен поток към списък, библиотека или тип съдържание

Преди да може да се използва даден работен поток, той трябва да се добави към списък, библиотека или тип съдържание. Необходими са ви разрешения за управление на списъци, за да добавите работен поток към списък, библиотека или тип съдържание. В повечето случаи администраторите на сайтове или лицата, които управляват конкретни списъци или библиотеки, изпълняват тази задача.

Наличността на работния поток в рамките на сайта варира според това къде е добавен:

  • Ако добавите работен поток директно към списък или библиотека, той е наличен само за елементите в този списък или библиотека.

  • Ако добавите работен поток към тип съдържание на списък (копие на типа на съдържание на сайта, добавено към определен списък или библиотека), той ще е наличен само за елементите от типа съдържание в конкретния списък или библиотека, с които е свързан типът съдържание.

  • Ако добавите работен поток към тип съдържание на сайт, този работен поток е наличен за всички елементи с този тип съдържание във всеки списък или библиотека, към който е добавен екземпляр с този тип съдържание на сайта. Ако искате работният поток да бъде широко достъпен в списъци или библиотеки в колекция сайтове за елементи с конкретен тип съдържание, най-ефективният начин да се постигне този резултат е този работен поток да се добави директно към тип съдържание на сайт.

При добавяне на работен поток към списък, библиотека или тип съдържание можете да го персонализирате за неговото конкретно местоположение, като зададете една от следните опции:

  • Име за екземпляра на работния поток.

  • Списък със задачи, където се съхраняват задачите, свързани с този работен поток.

  • Хронологичен списък, в който се записват всички събития, свързани с този работен поток.

  • Начин, по който да се съхранява работният поток.

  • Допълнителни опции, специфични за отделния работен поток. Например, как задачите се препращат на участниците, при какви обстоятелства приключва работният поток и какви са последващите действия от това.

Забележка : Като добавите работен поток към списък, библиотека или тип съдържание, го правите достъпен за документите и елементите в конкретното местоположение. Не стартирате действителния поток. В секцията Вж. също ще намерите връзки към повече информация относно добавянето на работни потоци към списъци, библиотеки или типове съдържание.

Стартиране на работен поток за документ или елемент

След добавянето на работен поток към списък, библиотека или тип съдържание, можете да стартирате работния поток за документ или елемент от това местоположение (ако работният поток е конфигуриран да може да се стартира ръчно). За да стартирате даден работен поток, го избирате от списъка с наличните работни потоци за документ или елемент. Ако е необходимо, може да се наложи да попълните формуляр с информацията, която се изисква от работния поток. В зависимост от това как е проектиран и конфигуриран работният поток, при стартирането му може да имате опцията за по-нататъшно персонализиране чрез задаване на опции като участници, краен срок и инструкции за задачите.

Промяна на изпълняващ се работен поток

След стартирането на даден работен поток може да се наложи да го промените. Например, може да е необходимо да добавите допълнителни участници, определен участник да трябва да прехвърли своята задача на друг човек или може да има заявка за промяна на документ или елемент, който е в основата на работния поток. Можете да променяте някои от предварително дефинираните работни потоци, които са включени в Office SharePoint Server 2007 по време на изпълнение на работния поток. Ако вашата организация е разработила и разположила потребителски работен поток, възможността за промяна на изпълняващия се работен поток зависи от това как е проектиран.

Завършване на задачи от работен поток

Всяко събитие на работния поток, което изисква ръчно взаимодействие, е представено от задача от работния поток. Когато дадена задача се възложи на участник в работния поток, получателят на задачата може или да я приключи, или да поиска промяна в самия работен поток, като редактира формуляра на задачата от съответния поток. В Office SharePoint Server 2007 участниците в работния поток могат да завършват задачи в сайт на SharePoint или директно в програма на Microsoft Office 2007 – като Microsoft Office InfoPath 2007. Когато участник в работния поток приключи задача или поиска промяна в работния поток, сървърът може да придвижи състоянието на работния поток към следващата стъпка от работния поток.

Проследяване на състоянието на работен поток

Собствениците и участниците в работния поток могат да проследяват хода на изпълнението му, като проверяват страницата за състоянието, съответстваща на работния поток, в сайта на SharePoint. Страницата за състоянието включва информация за състоянието на задачите от работния поток, които не са завършени. Тя включва също и хронологична информация, съответстваща на работния поток.

Office SharePoint Server 2007 освен това съдържа и инструменти за отчитане, които осигуряват обобщен анализ на хронологията на работния поток. Организациите могат да използват този анализ, за да открият етапите в процеса, които трябва да се подобрят, или за да определят дали дадена група постига необходимата ефективност в определен бизнес процес. Office SharePoint Server 2007 включва няколко предварително дефинирани отчета на Microsoft Excel , които могат да се използват с всеки работен поток. Освен това, информацията за хронологията на работния поток е налична и като източник на данни на списък на SharePoint, който може да се използва и анализира и в други програми, като Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 или в потребителско решение за проследяване на бизнес процеси.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×