Въведение във външните данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Използване на услугите за бизнес свързване можете да свързване на външни данни към вашия сайт на SharePoint и да го използвате, като че ли е роден към вашия сайт. Ето колекция от информация относно какви външни данни, къде да го намерите и как да го използвате.

общ преглед на външните данни

За повече информация вижте намиране на съдържание за външни данни.

В тази статия

Разбиране на пълната картина

Защо да използвате външни данни?

Три важни сценария

Да стигнете там е половината работа

Каква шапка носите?

Полагане на основите

Познавайте своята среда на SharePoint

Получаване на подходящия софтуер

Правилна настройка на софтуера

Разумен подбор на вашите външни данни

Разгледайте ефективността

Напред Изпробвайте безопасно

Поставете крайъгълния камък: външни типове съдържание

Извличане на външни данни в продукти на SharePoint

Четене и запис на данни във външни списъци

Добавяне на колони с външни данни към списъци и библиотеки

Създаване на решения с уеб части за бизнес данни

Използване на външни данни в профилна страница, действие или търсене

Използване на външни данни в работни потоци

Извличане на външни данни в продукти на Office

Анализиране на външни данни в Excel

Добавяне на външни данни към документи на Word

Синхронизиране на външни данни в Outlook

Подобряване на достъпа до външни данни с формуляри на InfoPath

Добавяне на външни данни в публикувани диаграми на Visio

Импортиране и обновяване на външни данни в Access

Разбиране на пълната картина

Има много причини да бъдат използвани външни данни. А един малък екип може да постигне много, когато работи заедно при създаването на бизнес решения въз основа на външни данни. Ето как често се прави това и какво е възнаграждението за него.

Защо трябва да се използват външни данни?

Докато използвате продуктите на SharePoint, за да опростите вашите бизнес дейности, може да се наложи да вграждате външни данни – например бази данни, специализирани приложения и уеб услуги. Тези външни данни обаче често приличат на самотен остров, ограничен за привилегировани хора, или просто труден за достигане. Има ли начин да получите тези външни данни без проблеми в продуктите на SharePoint, както и в продуктите на Office, така че да можете да използвате по най-добрия начин познатия ви интерфейс и още повече да подобрите вашата дейност?

Ето за какво служат услугите за бизнес свързване. Те дават възможност за надежден, ефективен достъп за четене/запис към голямо разнообразие от външни данни. Това се извършва с помощта на всеобхватна платформа, която предоставя стандартни потребителски и програмни интерфейси. По-нататък, можете да създавате широк кръг бизнес решения, без да пишете програмен код, SharePoint Composite решения за прости действия до такива със средна сложност и решения с писане на програмен код за по-сложни нужди. Можете например:

  • Да създадете външен списък на SharePoint със служители, съхраняван на сървърна база данни, в който потребителите да могат да четат и записват, подобно на собствен списък на SharePoint.

  • Да свързвате актуални данни за клиенти към системата за управление и планиране на ресурсите (ERP системата) на вашата фирма като набор от контакти на Outlook и даже да предоставяте офлайн достъп.

  • Да създавате решение за планиране на събития, което да се свързва към управлявано специализирано приложение, но използва календар на SharePoint, за да се вижда от всички.

  • Да създавате приложение за Microsoft Silverlight с красив потребителски интерфейс, което работи с външни данни от уеб сайт.

Накратко, услугите за бизнес свързване ви дават възможност да се свързвате със, да си взаимодействате със и да "отключвате" стойността на външни данни.

Най-горе на страницата

Три важни сценария

Искате да научите повече? Представяме ви три примера за важни решения, основани на услуги за бизнес свързване.

Помощен център    Голямо предприятие има информационно бюро, която предоставя вътрешни техническа поддръжка. Заявки за поддръжка и техническата поддръжка на базата знания се съхраняват във външна база данни, но са напълно интегриран в сайт на SharePoint с помощта на външни списъци и уеб частите на бизнес данни. Работещите с информация също така да видите своите заявки за текущия в Microsoft Outlook 2013 онлайн. Техническа поддръжка специалисти може да преглежда искания възложените да ги с Outlook 2013 онлайн и офлайн достъп. Работни потоци автоматично управление на проблеми при поддръжката през всеки етап: отворен, дадени, Escalated, разрешен или затворен. Ръководители на техническата поддръжка екип с подходящите разрешения, може да преглежда табла, които показват помощ настолен отчети, показваща броя на поддръжката на проблемите, възложени на всеки поддръжка специалист, най-текущата или критични проблеми и броя на поддръжката на събития, за които се обработват от всеки поддръжка специалист по време на даден период от време. Ръководители да експортирате данните към Microsoft Excel 2013 за по-нататъшно подробен анализ използване на условно форматиране и диаграми.

Работа с изпълнители    Умения агенция интегрира своята база данни от изпълнители й вътрешен екипен сайт на SharePoint, която включва пълен списък на изпълнители им информация за контакт и производителността графици. Записване договори във формата на Word шаблони за документи се генерира и автоматично се попълва с най-новата информация за автора. Работен поток ръководството всеки договор през различен етап. Агенти да добавите нови изпълнители към външен списък с помощта на формуляр на InfoPath. Като използвате този решение, умения агенти винаги имате информация, която имат нужда наблизо, и те могат да изпълняват много ключови задачи с помощта на познат продукти на Office.

Табло за продажби    Табло за продажби приложение помага продажби сътрудници бързо намиране на поръчки за продажби и информация за клиента, управлява в системата за управление на връзките с клиентите (CRM). В зависимост от техните роли и съответните разрешения членовете на екипа могат да прегледате анализа за продажби информация, членовете на екипа на отделни данни за продажби производителността, потенциални клиенти и информация за контакти на клиенти и поръчки. Продажби професионалисти могат да преглеждате календарите си ежедневен преглед на възложените им от техните ръководители, да си сътрудничите с членовете на екипа и прочетете статии и новини. Диаграма на Visio на продажбите територии карти, продажби от всеки месец и съдържа активни данни от сървърна база данни, която лесно да се обновява. С помощта на документ на Word, ръководители да бързо автор месечни отчети на състоянието, което автоматично включва данни от външни системи.

Най-горе на страницата

Да стигнете там е половината работа

Услугите за бизнес свързване приличат на голям чадър, който обхваща много функции на SharePoint и Office. Той обаче не започва да работи веднага, защото всеки източник на външни данни е уникален и всяка организация има конкретни нужди. Щом извършите подготвителната работа, локално или в облак, можете да направите външните данни видими за продуктите на SharePoint и Office. Когато работите с външни данни, обикновено преминавате през три различаващи се етапа:

Етап на подготвителна работа    По време на тази фаза планиране, подготовка и да зададете как да получите достъп до външни данни. Това обикновено означава работи тясно с администратор и понякога разработчик, за да разбере какво трябва да стане. Важни цели са идентифициране на бизнес и технически изисквания за подготовка на външния източник на данни, осигуряване на защитен достъп до данните чрез използване на услугата за защитено хранилище и обхват цялостно решение. Основна цел е създаване на външен тип съдържание, което е подробна пакет с връзки, метаданни и друга информация, използвани за извличане на външни данни.

Етап на SharePoint    След като е бил поставен основите, сега можете да повърхност външни данни в продукти на SharePoint по различни начини, включително външни списъци, колони с външни данни, уеб части за бизнес данни, работни потоци, резултатите от търсенето, профилни страници, действия за приложения за SharePoint и базиран на код на компонентите на SharePoint или решения.

Етап на Office    След като сте създали достъп до външни данни в продукти на SharePoint, можете сега може да извежда данните в различни продукти на Office (включително Excel, Word, Outlook, Visio, достъп и InfoPath), приложения за Office и базиран на код на компонентите на Office, добавки или решения.

Трите етапа на разработката

Повече подробности за всяка от тези функции ще намерите по-нататък в тази статия.

Най-горе на страницата

Каква шапка носите?

Разработката на решение въз основа на външни данни обикновено е резултат на общо усилие, а начинът, по който работите, зависи от вашата роля. Следната диаграма показва обобщен поглед върху ролите и решенията, съдържащи се в целия жизнен цикъл на разработката.

роли и задачи в жизнения цикъл на една разработка

Потребители    Потребителите съберете прости решения с помощта на основни възможности на продуктите на SharePoint и Office продукти. Примери са:

  • Създаване на външен списък, различни изгледи на списъка и добавяне на различни филтри и сортирания.

  • Експортиране на външния списък в Excel 2013 за по-нататъшен анализ на данните.

  • Свързване на външен списък към Outlook 2013, за онлайн и офлайн работа с външни данни.

Опитни потребители    Опитни потребители създаване на проста за междинни, без код бизнес решения и често изискват бизнес анализатор умения да разберат системи на база данни и цялостния бизнес процеси в организацията. Те също така съобщават изискванията за администратори и разработчици, както и бизнес ръководители и може би сайта проектанти. Примери са:

  • Създаване на външен тип съдържание с помощта на Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Създаване на колони външни данни в библиотеки и свързване на тези колони с колони съдържание в персонализиран шаблон за Word – например за договор или за фактура.

  • Персонализиране на формуляри на InfoPath, които да заменят формулярите за списъци на SharePoint по подразбиране.

  • Проектиране на уеб страница, която свързва уеб части за бизнес данни по полезен начин за създаване на информационна работна област.

  • Създаване на решение, основано на Outlook, което предоставя персонализирани формуляри, изгледи, команди на лентата, действия и прозорци на задачи.

  • Създаване на работен поток, който използва данни от външни списъци.

Администраторите    Администратори на управление на потребителски разрешения и защита за няколко различни компоненти на SharePoint, включително външния тип съдържание и външна база данни. Критични дейност включва организирането на услугата за защитено хранилище на целеви приложения, съпоставяне на идентификационни данни и за определяне на най-добри методи за удостоверяване. Други операции включват:

  • Управление и задаване на достъп до външни данни, разрешения и заявки.

  • Импортиране и експортиране на външни типове съдържание от хранилище на метаданни за свързване на бизнес данни.

  • Задаване на потребителски профилни страници, действия и резултати от търсене.

Разработчиците    Разработчиците създадете разнообразни потребителски решения този диапазон от целевите, многократно използваеми компоненти към разширени решения, базирани на код. Примери са:

  • Сложни външни типове съдържание, разработени в Microsoft Visual Studio – например потребителски типове на полета, използващи сложни йерархични данни.

  • Сборни данни от много услуги, представени като единствен BDC модел.

  • Многократно използваеми компоненти, потребителски уеб части, потребителски дейности на работни потоци и формуляри на InfoPath, съдържащи програмен код.

  • Потребителски части за външни данни за решения на Outlook.

  • Приложения за Microsoft Silverlight и добавки към Office.

  • Потребителски известявания с помощта на платформа за събития.

  • Потребителски връзки или решения с помощта на управляван код.

Най-горе на страницата

Полагане на основите

Каквото и решение с външни данни да решите да създадете, трябва да осигурите солидна основа за него, а това значи: да се снабдите и да инсталирате подходящия софтуер, да изберете и подготвите външен източник на данни, да включите услуги и акаунти на SharePoint и да създадете външен тип съдържание.

Познавайте своята среда на SharePoint

Когато използвате или създавате решение с външни данни, има разлика във функциите и функционалните възможности, за които трябва да знаете, въз основа на вашата среда на SharePoint:

  • Локални    Ако създавате решение, при което вашите потребители и вашето решение са изцяло локални (зад защитната стена), се поддържат всички функции на услугите за бизнес свързване.

  • Облак    Ако използвате SharePoint Online (план 2, E3 и E4) в Office 365, след което подмножество на функции са налични. Например външни списъци, уеб части за бизнес данни и платформа за събития се поддържат, но не са профилни страници, действия и конектори. Освен това, можете да свържете към тези източници на данни: WCF уеб услуги, OData и SQL Server Azure.

  • Хибридно разполагане    Вашата организация може вече да имате значителни инвестиции в източници на локални данни, например линия на бизнес приложения и ERP системи. Но вашата организация може да бъде в хибридна среда на SharePoint, в които някои служители са локални, а някои са в облака. В хибридна среда на можете да създадете решение на хибридно разполагане на външни данни, така че потребителите в облака имат достъп до източник на локални данни. Например, потребителят може да изпълни отчет на разходите, докато сте в командировка с помощта на SharePoint Online, и таксите могат да бъдат незабавно съгласува с локални SAP система. Можете да се свържете към всички поддържани локални данни източник, но трябва да използвате услугите на OData и широко развитие и конфигурация може да се изисква.

Снабдете се с подходящия софтуер

Функциите на услугите за бизнес свързване (BCS) са разпределени между различните редакции на SharePoint. Използвайте следната таблица, която ще ви помогне да направите правилния избор.

Функцията "Услуги за бизнес свързване"

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
План 2
(E3, E4)

Коментари

Външен списък

Колона външни данни

Услуга "Свързване на бизнес данни"

SPO поддържа само конектори за WCF и SQL Server Azure

Услуга за защитено хранилище

SPO поддържа само групови идентификационни данни

Търсене на външни данни

Профилни страници

действия

Уеб части за бизнес данни

Поддръжка на продукти на Office

Обогатени разширения за клиент *

BCS в рамките на приложението

Платформа за конектори

Платформа за събития

Съединител за OData

API интерфейси с BCS OM

Хибридни (SPO към локални)

Само чрез използване на конектори за OData

* Съдържа контроли във формуляри за показване на външни данни и оформления за показване на данни в прозорец на задачите и област на формуляр на Outlook. Налично само в Microsoft Office Professional Plus 2013.

Най-горе на страницата

Правилна настройка на софтуера

Щом инсталирате подходящия софтуер, погрижете се да го настроите правилно. В частност:

Подготовка на външния източник на данни    Администраторът може да се наложи да създадете акаунт и да предоставят разрешения към източника на данни, за да се уверите, че правилните хора има достъп до данните и че данните не свърши в неподходящи ръце. В външна база данни администраторът може да искате да се създаде конкретни таблици, изгледи, заявки, и т.н., за да ограничите резултатите до точно това, което е необходимо и да се подобри производителността.

Конфигуриране на SharePoint services    Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни, услугата за защитено хранилище и услугите на Visio.

Конфигуриране на услугата за защитено хранилище    Администратор трябва да определи най-добрия режим на достъп за външния източник на данни, създаване на целево приложение и задаване на идентификационни данни за целевото приложение.

Конфигуриране на услугите за свързване на бизнес данни    Администратор трябва да се уверите, че на потребителя, който създава външния тип съдържание има разрешение за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни (BDC) и подходящите потребители да имат достъп до външния тип съдържание, върху който се базира външния списък.

Уверете се, че продуктите на Office са готови за използване    За да синхронизирате външни данни с продукти на Office, трябва да имате Windows 7 или по-нова версия и следните безплатни софтуерни продукти, SQL Server компактен 4.0, .NET Framework 4 и WCF Data Services 5.0 за OData V3 на всеки клиентски компютър (ако е необходимо, получавате подкана да изтеглите софтуера автоматично). Също така, уверете се, че опцията за инсталация на Office, Услугите за бизнес свързване е разрешено (това е по подразбиране). Тази опция инсталира бизнес свързване услуги клиентски Runtime, която извършва следното: кешира и се синхронизира с външни данни, карти на бизнес данни към външни типове съдържание, избиране на външен елемент се показва в продукти на Office и се изпълнява потребителски решения вътре в продуктите на Office.

Най-горе на страницата

Разумен подбор на вашите външни данни

Можете да работите с богато разнообразие от външни източници на данни, сред които бази данни, системи за управление и планиране на ресурсите (ERP системи), съединители за OData и модерни съединители.

Бази данни    Организации и компании от всички форми и размери зависят от бази данни за ежедневните си операции. Бази данни съдържат разнообразни типове данни, включително текст, числа, изображения и документи и имат много цели, включително финансови, производството, застрахователни и фирма, базирани на данни уеб сайтове. Често срещани поддържани бази данни включват: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 и всяка база данни, който да съответства на ODBC или OLE DB интерфейс стандарти.

ERP системи    ERP системи интегрират линия на бизнес данни и процеси в цялата организация и изпълнение на много от основните дейности за всеки бизнес, включително:

Бизнес функции

Бизнес процеси

Финанси и счетоводство

Главна счетоводна книга, кредитни и дебитни сметки, управление на касови наличности, основни средства и бюджетиране

Човешки ресурси

Управление на платежните ведомости, обучението, осигуровките, пенсионирането, наемането и на различията.

Управление на връзките с клиентите (CRM)

Поддръжка на продажбите и маркетинга, комисионите, услугите, контактите с клиенти и центъра за повиквания.

Производство

Поддръжка на техническото проектиране, сметките за материали, работните поръчки, планирането, управлението на работни потоци, контрола на качеството и жизнения цикъл на продуктите.

Верига за снабдяване

Обработка на складовите запаси, въвеждането на поръчки, закупуването, планирането, проверките и исковете.

Управление на проекти

Управление на калкулацията за издръжка на производството, фактурирането, времето и разходите, производствените единици и дейностите.

Сред най-разпространените поддържани ERP системи са SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel и JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) осигурява REST-базирани стандарт за създаване (публикация), прочетете (Get), актуализация (постави) и Delete (изтриване) операции, които имат достъп до уеб услуги. Мислете за OData като уеб базирана еквивалент на ODBC и OLE DB. Данните се връщат или в XML или нотация на JavaScript обект (JSON) формат. Често срещани OData източници включват познати уеб сайтове (например Amazon, E-bay, пазар на данни на Azure и Netflix), бази данни, а дори и други сайтове на SharePoint.

Модерни съединители    За други източници на данни един разработчик може да предостави достъп до разширени външни данни чрез:

  • Използване на ADO.NET, което позволява достъп до произволен източник на данни с доставчик на ADO.NET.

  • Използване на WCF и уеб услуги, което позволява достъп до уеб услуги и Windows Communication Foundation (WCF).

  • Използване на .NET Connectivity Assemblies, което позволява достъп до източници на данни, когато не са достъпни доставчик на ADO.NET или уеб услуга.

  • Конвертиране на неподдържани собствени типове данни в поддържани в .NET типове данни.

  • Създаване на потребителски решения за по-големи източници на данни с често променящи се структури данни, които изискват потребителски конектори за данни, методи на пренасяне и инсталиране на съединители.

Най-горе на страницата

Разгледайте ефективността

Всяко бизнес решение трябва да има предвид ефективността и външните данни не са изключение. За щастие услугите за бизнес свързване са предназначени да бъдат избегнати повечето тесни места и проблеми с ефективността. Като правило извличането на данни, странирането, филтрирането и сортирането са прехвърлени на външния източник на данни, за да бъдат намалени ресурсите за памет и за обработка, необходими на продуктите на SharePoint.

Също така в услугите за бизнес свързване е вградено кеширане както на сървърния (кеширане на услугите за бизнес свързване), така и на клиентския компютър (кеширане на изпълнителната система на клиента на услугите за бизнес свързване), и последните стойности от външната система за данни може да не се видят веднага. Можете обаче да регулирате интервалите на обновяване въз основа на нуждите на вашите потребители и на създаваните от вас решения. Не всички потребители имат нужда да виждат веднага най-новите данни, но ако имат, могат например да обновят външния списък или папката с контакти на Outlook.

Възможността за работа офлайн на клиентския компютър значи и че потребителите могат да свършат много работа, без да бъдат свързани към външните данни, но знаят, че когато се върнат в режим онлайн, данните се актуализират и съгласуват правилно.

Като цяло тези функции на производителността помагат да се ускорят операциите за показване, обновяване и данни върху външни данни на уеб страница на SharePoint и във всеки продукт от Office.

Най-горе на страницата

Най-напред изпробвайте безопасно

Особено важно е решението с външни данни да бъде защитено, защото тези данни най-често са критични за съответната фирма и не трябва да бъдат виждани или променяни от неподходящи потребители. Също така, има много начини за защита на данните и вие бихте желали вашето решение да бъде както просто, така и безопасно. За щастие има начини за намаляване на сложността, основано с помощта на услугата за защитено хранилище.

Накратко, защитата на вашите външни данни изисква да отговорите на два основни въпроса:

Кой сте вие?    Това се нарича и удостоверяване и представлява процеса на проверка на вашата самоличност чрез получаване на вашите идентификационни данни (вашето потребителско име и парола).

Какво ви е позволено да вършите?    Това се нарича упълномощаване и представлява процеса на определяне какви задачи можете да изпълнявате и върху кои елементи от данни чрез получаване на списък с разрешения, които са ви дадени.

Най-напред администраторът ви помага за определяне на най-добрия режим на достъп до външния източник на данни. Обърнете внимание, че при бизнес решенията е много широко разпространено да бъде удостоверяван достъп до външни данни, за които текущият потребител има друг акаунт. Влизането с други идентификационни данни обаче може да бъде усложнено и неудобно. Тук идва на помощ услугата за защитено хранилище, която предоставя хранилище и съпоставя идентификационните данни. Това улеснява използването на външен източник на данни чрез еднократно влизане.

Ако например сте влезли във вашия сайт на SharePoint с един набор идентификационни данни, но искате достъп до външен списък, основан на приложение на Siebel, използващо друг набор от идентификационни данни, администраторът може да зададе услугата за защитено хранилище автоматично да съпостави двата набора от идентификационни данни, така че да не се налага да влизате отново.

Услугата за защитено хранилище ви помага и да се справите с известния проблем "двойно удостоверяване", при който всяко удостоверяване изисква "прескачане" между двата компютъра, което може да бъде компрометирано, ако не бъдат предприети мерки за предотвратяването му.

Как се решава проблемът с двойното удостоверяване

След това администраторът създава два слоя защита въз основа на разрешенията, което много прилича на няколко отбранителни линии около укрепление, за да бъде осигурено подходящо упълномощаване и достъп до:

  • Данните във външната база данни или система.

  • Външния тип съдържание в хранилището за метаданни за свързването на бизнес данни.

  • Външния списък или колоната външни данни.

Накрая, администраторът може да добави допълнителен слой за защита чрез шифроване. Ако вашето решение с външни данни използва и приложения на Office, администраторът може да защити кеширането на изпълнителната система на клиента на услугите за бизнес свързване с помощта на шифроващата файлова система на Windows. Някои външни източници на данни предоставят и начини за шифроване на данните.

Най-горе на страницата

Поставете крайъгълния камък: външни типове съдържание

Външните типове съдържание представляват сърцевината на всяко решение с външни данни. Те са нещо като посредник между вас и външния източник на данни. Типичен външен тип съдържание е организиран пакет информация, съдържащ следните неща:

  • Информация за връзката към източника на данни – например местоположението му, името му и режимите на удостоверяване.

  • Дефиниция на таблицата, полетата, първичните и външните ключове, проверките и типовете данни (наричани също метаданни).

  • Операциите върху данните, които можете да изпълнявате – например Create, Read, Update, Delete и Query (наричани също CRUDQ).

  • Друга информация и поведения – например съпоставени типове данни на Office или позволяване на офлайн синхронизация.

  • Различни филтри, с помощта на които заявките за данни и помощ отделят резултатите и ги ограничават за повишаване на ефективността.

  • Полето за самоличност и колоните за показване на избиране на външно съдържание, използвано за извличане на външни данни чрез потребителския интерфейс.

  • Асоциация, основана на първичните и външните ключове между две свързани таблици – например "Поръчки" и "Клиенти".

Един решителен потребител дефинира външния тип съдържание и следователно предпазва другите потребители от присъщата сложност при работа с външни данни. По-нататък цялата тази информация се записва в специален BDCM файл (.bdcm) във формат XML и се съхранява в хранилището на метаданни за свързването на бизнес данни. Този подход улеснява поддръжката, актуализирането, защитата и многократното използване на външни типове съдържание в различни сайтове. Лесно можете например да експортирате и импортирате този файл, за да го разположите от среда за разработка в производствена среда, или да го споделите с други колекции от сайтове.

Между другото, вашият решителен потребител не трябва да бъде специалист по XML. За по-лесно създаване на външен тип съдържание има два предпочитани инструмента:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Можете да зададете и актуализиране на външния тип съдържание в декларативни начин и след това го публикувате в хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни.

  • Microsoft Visual Studio 2012 г.    Ако вашите външни данни е сложен или не се поддържа от SharePoint Designer 2013, можете да използвате XML редактор във Visual Studio (който ви предоставя Intellisense), за да създадете вашия XML модел или използвайте Visual Studio външно съдържание тип Designer, за да създадете .NET Connectivity блок, който предоставя потребителски сървърната интеграция логика чрез .NET Framework.

Най-горе на страницата

Извличане на външни данни в продукти на SharePoint

Сега, след като сте създали солидна и безопасна основа за вашите външни данни, ето какво можете да правите с тях в продуктите на SharePoint.

Четене и запис на данни във външни списъци

Един външен списък е основен градивен блок за решения с SharePoint, основани на външни данни. Можете да четете и записвате външни данни с познатите ви средства при използване на списък на SharePoint. Един външен списък изглежда и се държи много подобно на собствен списък, но има известни разлики в поведението му. Можете например да създавате изгледи и да използвате изчисляеми стойности с формули, но не и да прикачвате файлове или да проследявате версии.

С помощта на SharePoint Designer 2013 можете да създадете и външен списък.

Най-горе на страницата

Добавяне на колони външни данни към списъци и библиотеки

Можете да комбинирате колони външни данни с други колони в собствен списък или библиотека. Тъй като колоната външни данни се добавя към собствен списък или библиотека, всички функции, свързани със списъци или библиотеки, действат, включително поддръжка на версии, одобрения, извличане и вкарване и прикачване на файлове.

Да речем, че сте създали библиотека с картини, съдържаща снимки на продуктите, продавани от вашата организация. Можете да добавите колона външни данни към библиотеката, която извършва достъп до името на продукта, кода на продукта и текущата му цена във външна база данни. Тъй като правилата и процесите във вашата фирма изискват всякакви промени в информацията за продукта да бъдат правени само чрез системата на базата данни, когато създавате външния тип съдържание, задавате, че външните данни са само за четене. Сега обаче повече хора от вашата организация лесно могат да виждат цялата най-важна информация за продукта в един изглед на библиотеката.

Най-горе на страницата

Създаване на решения с уеб части за бизнес данни

Уеб частите на бизнес данни са замислени да работят с данни от външен списък и можете да комбинирате тези уеб части по полезни начини, за да създадете работна област или табло в сайта. Можете например да свържете уеб частите "Списък" и "Елемент", така че когато изберете елемент за отчет на разходите в уеб частта "Списък", например днешните промени, подробните данни на елемента се показват в уеб частта "Елемент", например разноски за хотел, пътуване и храна.

Следващата таблица обобщава накратко всяка уеб част на бизнес данни.

Уеб част

Описание

Списък с бизнес данни

Показва списък с елементи на външен списък.

Елемент на бизнес данни

Показва един или повече елементи от външен списък.

Действия с бизнес данни

Показва действие от външен списък.

Филтър на услугата за свързване на бизнес данни

Филтрира съдържанието на свързаната уеб част на бизнес данни с помощта на списък от стойности от външен списък.

Създател на елемент на бизнес данни

Създава елемент на бизнес данни от параметри в низ на заявка в URL адрес и го предоставя на други уеб части на бизнес данни.

Списък със свързани бизнес данни

Показва списък с дъщерни елементи, свързани с родителски елемент от външен списък.

Най-горе на страницата

Използване на външни данни в профилна страница, действие или търсене

Профилните страници, действията и търсенето са тясно свързани функции.

Профилни страници

По подразбиране услугите за бизнес свързване автоматично създават профилна страница въз основа на външния тип съдържание. Една профилна страница представлява уеб страница, която показва информация от един-единствен ред от външните данни въз основа на ИД поле – например всички отделни полета за определен клиент.

Профилната страница по подразбиране е всъщност уеб страница, съдържаща създател на елемент на бизнес данни и уеб части за елемент от бизнес данни, свързани заедно. Създателят на елемент на бизнес данни анализира URL адреса на низа, който е параметър на заявката, на профилната страница – например http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, и предава стойността на CustID на уеб частта за елемента данни, която след това показва всички съответни полета за клиента.

Можете да създадете собствена профилна страница, която да показва потребителска информация, или администраторът може да персонализира профилната страница вместо вас.

Действия

Можете даже да изпълните действие въз основа на профилната страница, за да свършите нещо полезно. Можете например да създадете действие, което комбинира адресната информация за клиента с карти на Bing, за да видите местоположението на клиента или да получите направление. можете да създадете действие или въз основа на URL адреса на низа, който е параметър на заявката, или чрез кода на клиента. Или разработчик може да напише потребителски програмен код, който ви дава възможност да актуализирате информация за служител в сървърна база данни.

По подразбиране, когато щракнете върху командата за действие "Преглед на профила" в действия с бизнес данни или в уеб частта за списък с бизнес данни, използвате действие. Когато използвате колона външни данни, също можете да изпълните действието с команда от менюто.

Търсене

И накрая, ако искате, администраторът може да разреши търсене на външни данни. Външните данни могат да бъдат обхождани и индексирани точно както вътрешните данни на SharePoint, но с ограничение от защитата, което да гарантира, че само подходящите потребители могат да щракват и да виждат резултатите от търсенето, показвани с помощта на профилна страница.

Чрез интегриране на търсенето на SharePoint в системи с външни данни потребителите могат да намират данни, които не биха могли да намерят по друг начин. Ако например знаете фирмата, за която работи даден клиент, но сте забравили неговото име, можете да извършите търсене по името на фирмата, за да намерите профилната страница на този клиент.

Най-горе на страницата

Използване на външни данни в работни потоци

Работните потоци предоставят мощен инструмент за моделиране и автоматизиране на бизнес процесите въз основа на списък, библиотека или сайт на SharePoint. Тези бизнес процеси могат да варират от прости – например процес на одобрение на документ от единствен одобряващ, до сложни – например всеки структуриран бизнес процес. Макар да не можете директно да асоциирате работен процес с външен списък, можете да създавате следните неща:

Работни потоци на местен списък    Работен поток, свързан със собствен списък, който чете или актуализира данни от външен списък с помощта на действия за създаване на елемент от списък, актуализиране на елемент от списък и изтриване на елемент от списък. Например можете да актуализирате елемент от външен списък, когато се променя на основен елемент от списък или библиотека. Можете да използвате други действия с външни списъци, например задаване на работен поток променливи за промяна на поле за външен списък. Можете също да използвате елемент от външен списък като местоназначение за процес за задача, но връзката към задачата не се показва заглавие за елемент от външен списък.

Работни потоци за сайта    Работни потоци за сайта не изискват на събитие превключвател, за да стартирате и може да бъде стартирана ръчно. За да предотвратите неупълномощен достъп, работни потоци, които имат достъп до външни списъци винаги се изпълняват в акаунт на услуга, дори и с режим на удостоверяване, който използва въплъщаване.

Събития    Разработчик може да създаде събития, които предизвикват във външния източник на данни и потребителите могат да създават предупреждения, които отговарят на тези събития. Например можете да използвате работен поток на SharePoint, за да изпратите имейл съобщение на служител, когато акаунт на клиент е присвоен на този служител във външния източник на данни.

По съображения за ефективност е добре във външния списък да се чете малък брой колони, или да се създава, актуализира или изтрива малък брой елементи.

Най-горе на страницата

Извличане на външни данни в продукти на Office

Сега, когато сте направили данните видими за продуктите на SharePoint, ето какво можете да правите с тях в различните продукти на Office.

Анализ на външни данни в Excel

Можете да експортирате данни от външен списък в Excel 2013 и да поддържате тези данни синхронизирани. Например може да поискате да поддържате наличности от продукти във външен списък, така че лесно да ги споделяте и актуализирате, но и периодично да извършвате анализ на наличностите в Excel 2013. Външните данни, експортирани в Excel 2013, се определят от текущия изглед на външния списък, филтрите, дефинирани за типа външно съдържание и във външния списък, и от езиковите настройки за сайта на SharePoint.

Когато експортирате външен списък, се създава таблица на Excel с връзка към данните към външен списък въз основа на файл с уеб заявка. За да видите в таблицата на Excel по-нататъшните промени, направени в списъка на SharePoint, можете да обновите тези данни. Обърнете внимание, че не можете да правите промени в източника на външни данни и че операцията за обновяване на Excel ще замени всички промени, които сте направили в таблицата на Excel.

Най-горе на страницата

Добавяне на външни данни към документи на Word

Чрез добавяне на колони външни данни и шаблон на Word с контроли за съдържание към библиотека с документи можете да улесните и да направите по-ефективно въвеждането на точни актуални данни в структуриран документ на Microsoft Word 2013.

Да речем, че имате библиотека с документи, която съдържа договори с клиенти. Цялата информация за вашите клиенти обаче се поддържа в специализирано приложение – например SAP. Можете да проследявате договорите с клиентите в библиотеката с документи, но трябва да гарантирате, че свързаната с тях информация за клиентите е актуална и не е ненужно дублирана. Ето как:

  • Най-напред добавете колони външни данни към библиотеката, за да асоциирате подходящите име на клиент, име на фирма и телефонен номер с всеки договор, съхраняван в библиотеката "Договори".

  • След това създайте шаблон за Word, който съдържа стандартен текст на договор с клиент и контроли за съдържание, за да въведете името на клиента, името на фирмата и телефонния номер. Word 2013 ще използва избиране на външен елемент, за да ви помогне да въведете или актуализирате правилната информация, като автоматично покаже и извлече правилната информация за клиента.

  • И накрая, всеки път, когато създавате договор, въвеждате данните за клиента и записвате договора обратно в библиотеката, стойностите на данните за клиента се извеждат като подкана в съответните колони външни данни.

Най-горе на страницата

Синхронизиране на външни данни в Outlook

Ако един външен списък съдържа клиенти, задачи, срещи или публикации, можете да свържете този списък с Outlook 2013. След като бъде свързан, можете да преглеждате, редактирате и отпечатвате тези данни с помощта на познатия ви потребителски интерфейс на Outlook. Ако тези данни са информация за контакт – например клиенти, можете даже да ги повиквате, да им изпращате имейл съобщения и да отправяте искания за събрания.

Синхронизацията на данните е двупосочна. Промените, направени в Outlook 2013, автоматично се синхронизират с външния източник на данни. Промените, направени във външния източник на данни, се синхронизират с елементите в Outlook 2013, макар че може да се наложи да се използва операция за обновяване.

По подразбиране данните автоматично се обновяват на всеки шест часа, но тази стойност може да бъде променена. За да сте сигурни, че виждате последните данни от външния източник на данни, щракнете с десния бутон на мишката върху папката и после щракнете върху Синхронизиране на промените в БД.

Когато създавате външен тип съдържание, правите следното:

  • Ако искате офлайн достъп, разрешете опцията за поддръжка Офлайн синхронизиране.

  • Установете полето Тип на Office елемент в една от следните стойности: "Договор", "Среща", "Задача" или "Публикация".

  • Съпоставете отделните полета на външния тип съдържание – например "Собствено име на клиента", "Фамилно име на клиента", "Адрес на клиента" и "Телефон на клиента" – на съответните им полета "Тип на елемента" в Outlook – например "Собствено_име", "Фамилно_име", "Бизнес_адрес" и "Бизнес_телефон" на контакта.

Освен това, с помощта на програмен код, написан от разработчик, можете да създадете решение на Outlook, което върши следното:

  • Показва собствените или потребителските части за данни в потребителски прозорци на задачите, за да бъдат представени външните данни на потребителите.

  • Включва потребителски команди на лентата, за да бъдат изпълнявани потребителски действия.

  • Създава дефиниция на потребителски изглед, за да бъдат показвани определени колони външни данни.

  • Проектира области от потребителски формуляри, за да бъдат представени външни данни.

Най-горе на страницата

Подобряване на достъпа до външни данни с формуляри на InfoPath

Има няколко причини, поради които Microsoft InfoPath 2013 е полезен за използване с външни данни:

Работа със сложни типове данни    Ако поле от външни данни е йерархична, като например поле от адресен, който съдържа улицата, града и пощенски код като подполета, и след това можете да работите с това поле във формуляра за SharePoint за външен списък, и в действителност не е създадена дори. Въпреки това можете да конвертирате SharePoint формуляр към формуляр на InfoPath за създаване и актуализиране на полета с помощта на InfoPath 2013.

Вграждане на контрола за избор на външен елемент    Можете да плъзнете и пуснете избиране на външен елемент контрола във формуляр на InfoPath, го свържете с външния списък като вторичен източник на данни и по-лесно за потребител, за да изберете елемент въз основа на уникални поле, например име на клиент или ИД на продукт.

Освен това, ако установите асоциация за външни типове съдържание – например клиенти и поръчки, а формулярът на InfoPath за външния списък съдържа външен ключ – например "ИД на клиента", контролата за избиране на външен елемент се добавя към формуляра даже автоматично. Това дава възможност на потребителите лесно да намират клиента, който искат, когато работят с поръчки.

Създаване на няколко изгледа на формуляр    Понякога може да искате формуляри, за да имат множество изгледи на вашите външни данни, особено ако има много полета и външен списък или текстово поле '' не е ефективна. Няколко изгледа също са полезни при писане-веднъж сценарии, където външната система не позволява актуализиране на поле, след като е създадена. В този случай можете да създадете два изгледа, един за операцията за създаване и втори – за операцията на актуализация.

Добавяне на правила или програмен код към формуляри    Можете да добавите декларативни правила или програмен формуляри за извършване на допълнителни бизнес логиката, като проверка и изчисления. Например можете да гарантирате код на страна/регион е валиден чрез използване на правило, или САЩ пощенски код е валиден с помощта на уеб услуга.

Най-горе на страницата

Добавяне на външни данни в публикувани диаграми на Visio

С помощта на Microsoft Microsoft Visio 2013 можете да свържете данни от външен списък към диаграма и нейните фигури. След това можете да публикувате тази диаграма в библиотека с документи на SharePoint като интерактивен уеб чертеж, така че потребителите да могат да показват тази диаграма и да виждат свързаните с нея външни данни. Има три начина за свързване на редове с данни към фигури във вашия чертеж. Можете да свързвате редове към съществуващи фигури един по един, да свързвате редовете към фигури автоматично или да създавате фигури от данните.

Най-горе на страницата

Импортиране и обновяване на външни данни в Access

Microsoft Access 2013 е "площадка за кацане" за всички типове данни, и външните данни не правят изключение. Можете да импортирате външен списък във вашата база данни на Access на клиентския ви компютър и периодично да обновявате тези данни. Тези данни са само за четене.

Основните стъпки, които трябва да изпълните, са следните:

  1. Експортирайте външния тип съдържание от SharePoint Designer 2013 или директно от хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни като BDCM файл.

  2. В Access 2013 създайте връзка към данни за уеб услуга с помощта на този BDCM файл.

  3. В Access 2013 създайте свързана таблица въз основа на връзката към данни за уеб услугата.

Обърнете внимание, че в този случай не се използва кеширане на изпълнителната система на клиента на услугите за бизнес свързване при синхронизация с външния списък, когато обновявате данните.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×