Всичко за работните потоци "Събиране на подписи"

Всичко за работните потоци "Събиране на подписи"

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Работни потоци, включени в продуктите на SharePoint са функции, които можете да използвате за автоматизиране на вашите бизнес процеси, което ги прави по-последователни и по-ефективно. Можете да използвате работен поток на SharePoint Събиране на подписи за маршрутизиране на документи, създадени в Excel, Wordили InfoPath на един или повече хора за техните подписи.

За повече информация вижте общ преглед на работни потоци, включени в SharePoint.

Важно: По подразбиране поток "събиране на подписи" не е активиран и не е посочен в списъчното поле Изберете шаблон за работен поток на формуляра за свързване. За да го направите достъпен за използване, администраторът на сайта трябва да ги активира на ниво колекция от сайтове. Ако имате разрешения на ниво на колекция от сайтове, вижте шаблони на работен поток за разрешаване на SharePoint.

Ако всичко, което трябва да направите е изпълнение на задача от работен поток събиране на подписи    Просто отидете на сегмента завършване и я разгънете. Може да не се наложи някой от другите сегменти за сега.

Сравнение на ръчен процес с автоматизиран работен поток

Работните потоци на SharePoint са:

  • Ефективни и съгласувани    Работен поток "събиране на подписи" автоматично маршрутизира документа, възлага задачите за подписване и следи развитието им. Дейност в работния поток могат да бъдат наблюдавани и коригирани от централен състояние страница и хронологията на събитията в изпълнение на работния поток се поддържа за 60 дни след приключване.

  • По-малко работа за вас    Един работен поток "Събиране на подписи" спестява на вас и на вашите колеги както време, така и проблеми, а в същото време опростява и стандартизира процеса на подписване.

Предлагаме ви схема на много проста версия на работния поток "Събиране на подписи".

Блоксхема на процес на работен поток

Съвети за използване на тази статия

Информацията в тази статия е представена в разширяеми сегмента.

Ако всичко, което трябва да направите е изпълнение на задача от работен поток събиране на подписи    Просто отидете на сегмента завършване и я разгънете. Може да не се наложи някой от другите сегменти за сега.

Ако искате да добавите, стартирате наблюдавате и поддържате работни потоци    Ако още не сте запознати с тези задачи, може да ви е полезно да преминете през тази статия, сегмент по сегмент първата време този дизайн и да добавите работен поток. След като сте запознати с информацията и оформлението на статия, ще можете да отидете направо на сегмента, ви трябва на всяко повторни прегледи.

Бележка по графичната част    Изображенията на екрана и концептуалните схеми в тази серия от статии за работния поток обикновено се основават на работен поток от тип "Одобрение". Когато това е необходимо за концептуална яснота или за яснота на указанията обаче, изображенията и схемите в тази статия са персонализирани за работни потоци "Събиране на подписи".

Две думи за отпечатването на тази статия    Това е дълга статия. Ако искате да отпечатате само избрани сегменти от нея, уверете се, че по време на отпечатването са разгънати само тези сегменти. (Също така, ако искате да включите пълните графики във вашето отпечатано копие, печатайте с пейзажна ориентация, а не с портретна ориентация.)

И две думи за търсенето    Преди да почнете да търсите текст или термин в тази статия, проверете дали всички сегменти, в които искате да търсите, са разгънати.

Научете повече за работните потоци "Събиране на подписи"

Работен поток "събиране на подписи" е функция за продукти на SharePoint, който маршрутизира документ или формуляр, създаден в Word, Excelили InfoPath на един или повече хора за своя подпис. Работният поток автоматизира опростява и стандартизира целия процес.

Илюстрация на маршрутизиране на работен поток

Работният поток "Събиране на подписи", който е включен в продуктите на SharePoint, действа като шаблон. С помощта на този шаблон можете да добавите към вашите сайтове един или повече работни потоци "Събиране на подписи". Всеки работен поток, който добавите, е уникална версия на основния работен поток "Събиране на подписи", всяка от които е със собствен специализиран начин на работа, основан на настройките, които сте задали, когато сте го добавили.

  • Когато за първи път добавите към вашия списък, вашата библиотека или вашата колекция от сайтове работен поток "Събиране на подписи", може да зададете колко участници да включите и да укажете дали техните задачи да бъдат възлагани една след друга (последователно) или всички наведнъж (паралелно). Може даже да решите да разделите задачите на участниците на два или повече отделни етапа. И всеки път, когато стартирате работния поток върху документ на ръка, може да промените която и да е от тези настройки.

  • Работният поток възлага задача на всеки зададен участник. Всеки участник избира сред няколко възможни отговора: да подпише (или да не подпише) документа, да възложи повторно задачата за подписване или да изтрие задачата.

  • Докато работният поток се изпълнява, може да наблюдавате хода му и да правите настройки (ако има нужда) от една--единствена централна страница "Състояние на работния поток".

  • 60 дни след като работният поток завърши, списъкът на всички събития от работния поток, които са се случили по време на това изпълнение (или екземпляр) на работния поток, все още е наличен на страницата "Състояние на работния поток" за неофициални справки.

Работен поток "събиране на подписи" не е предназначена да събира одобрения и откази за документ, или да управлявате уеб страница за публикуване на уеб сайт. Ако искате да добавите работен поток, в който участниците одобрение или отхвърляне на документа, който те преглед, вижте статията, всичко за работните потоци "одобрение".

Също така работните потоци "събиране на подписи" не са предназначени за събиране на обратна информация. Ако искате да използвате работен поток за събиране на обратна информация за даден документ, вижте статията, всичко за работните потоци "събиране на обратна информация".

Можете също да използвате Microsoft SharePoint Designer 2013 за по-нататъшно персонализиране на всеки от работните потоци, включени в продуктите на SharePoint.

За да добавите работен поток    По подразбиране трябва да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работен поток. (Групата на собствениците на има разрешение за управление на списъци по подразбиране, групата на членовете и посетителите на групата не).

За да стартирате работен поток    Също по подразбиране, трябва да имате разрешение "Редактиране" за да стартирате работен поток, който вече е бил добавен. (Групата на членовете и собствениците на групата имат разрешение за редактиране на елементи по подразбиране, посетителите на групата не).

По друг начин, собствениците могат да избират да конфигурират конкретни работни потоци, така че те да могат да бъдат стартирани само от членове на групата "Собственици". (За да направите това, отметнете квадратчето Изискване на разрешения за управление на списъци, за да се стартира работният поток на първата страница на формуляра за свързване.)

Все повече и повече бизнес транзакции се извършват електронно. Следователно, цифровите подписи се използват все повече, за да обвържат законово участващите страни към техните транзакции. Цифровите подписи се използват за проверка на самоличността на самоличността на лицето, подписало документа, и за потвърждение, че съдържанието не е модифицирано, след като цифровият подпис е приложен към документа. Цифровите подписи предоставят защита, основана на технологиите за шифроване, и помагат да се намалят рисковете, свързани с електронните бизнес транзакции. С подобряването на електронното подписване Office се стреми да отговори на нуждите от защита на информацията на предприятията и субектите от публичния сектор по целия свят.

За да създадете цифров подпис, трябва да имате цифров сертификат, който доказва вашата самоличност на участващите страни, и който трябва да бъде получен от авторитетен сертифициращ орган (CA). Ако нямате цифров сертификат, Microsoft също има партньори, които предоставят цифрови сертификати, както и други развити подписи.

Това са основните етапи:

  • ПРЕДИ да се изпълнява работният поток (планиране, Добавяне, стартиране)   
    преди да добавите работен поток, които планирате там, където искате да добавите го (за един-единствен списък или библиотека, или за цялата колекция от сайтове) и подробности за това как ще работи. След като сте добавили и конфигуриран работният поток, всеки, който има необходимите разрешения, за да стартирате работния поток в определен документ. Работният поток също могат да бъдат настроени да се изпълнява автоматично. Може да се активира автоматично се изпълнява, въз основа на едно или и двете от две събития: когато всеки документ е добавен към или създадени в списък или библиотека, или когато някой документ в списък или библиотека е променен.

  • Докато работният поток се изпълнява (завършване, наблюдение, регулиране)   
    докато работният поток се изпълнява отделни участниците завършат възложените им задачи. Междувременно хода на работния поток могат да бъдат наблюдавани от централен страницата състояние на работния поток за този конкретен екземпляр на работния поток. Настройки на работния поток, докато се изпълнява може да се направи от тази една и съща страница; и, ако е необходимо, работният поток могат да бъдат отменени или прекратени оттам.

  • След като работният поток се изпълнява (преглед, отчет, промяна)   
    когато работният поток завърши, може да се прегледа цялата история на това изпълнение (или екземпляр) до 60 дни в страницата състояние на работния поток. Ако някога всичко, което искате да промените относно начина, по който функции за работен поток, можете да отворите и редактирате формуляра за свързване, който сте завършили, когато сте добавили първо работния поток.

Следната блоксхема илюстрира тези етапи от гледна точка на лицето, което добавя нов работен поток.

Процес на работния поток

Планиране на нов работен поток "Събиране на подписи"

В този сегмент определяме решенията, които трябва да вземете, и информацията, която трябва да съберете, преди да добавите версия на работния поток "Събиране на подписи".

Ако вече сте запознати с как да добавите работен поток от този тип и само се нуждаят от напомняне за конкретни стъпки, можете да отидете направо към съответния сегмент Добавяне (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Работните потоци, включени в продуктите на SharePoint, действат като шаблони образци, на които се основават отделните конкретни работни потоци, които добавяте към вашите списъци, библиотеки и колекции от сайтове.

Всеки път, когато добавяте например работен поток "Събиране на подписи", всъщност добавяте версия на общия шаблон на работен поток "Събиране на подписи". На всяка версия задавате нейно собствено име и собствени настройки, които задавате във формуляра за свързване, когато добавяте тази конкретна версия. По този начин може да добавите няколко работни потока, всеки от които във версия, основана на шаблона образец на работния поток "Събиране на подписи", но като всяка версия е именувана и пригодена към конкретния начин, по който ще я използвате.

На тази илюстрация са добавени три работни потока, основани на шаблона на работния поток "Одобрение" – един за всички типове съдържание в една-единствена библиотека, един за един-единствен тип съдържание в една-единствена библиотека и един за един-единствен тип съдържание в цяла колекция от сайтове.

Трите работни потока, основани на шаблона за работен поток ''Одобрение''

Когато добавяте нова версия на работния поток, основана на един от включените шаблони за работни потоци, попълвате формуляр за свързване, за да зададете начина, по който искате да работи вашата нова версия.

В следващия раздел ще намерите списък с въпросите, които ще ви подготвят да попълните формуляра за свързване. Най-напред обаче отделете малко време да разгледате формуляра и неговите полета.

Първа страница на формуляра за свързване

Първа страница на формуляр за свързване

Втора страница на формуляра за свързване

Втора страница на формуляр за свързване

Полетата на втора страница се виждат и във формуляра за иницииране, който се представя всеки път, когато работният поток се стартира на ръка, и може да бъде редактиран по това време само за това еднократно изпълнение.

Девет въпроса за отговор

Щом имате отговорите на всички въпроси от този раздел, сте готови да добавите вашия работен поток.

В тази статия се отнася за шаблона на работния поток, който се появява в менюто като Събиране на подписи – SharePoint 2010. Ако не сте сигурни, че този тип работен поток е най-добрият избор за вас, вижте обратно Научете сегмент на тази статия. За повече информация за други шаблони на работен поток, които са налични вижте статията за работните потоци, включени в SharePoint.

Важно е да знаете, че редове за подписи от типа, който обсъждаме тук могат да бъдат вмъкнати само в документи, създадени в Word, Excelили InfoPath.

Какво е тип съдържание?

Всеки документ или друг елемент, съхранени в SharePoint списък или библиотека принадлежи на един или друг тип съдържание. Тип съдържание може да бъде като основни и общи като документ или Електронна таблица на Excelили като силно специализирани като Юридически договор или Спецификация за проектиране на продукта. Някои типове съдържание са налични в продуктите на SharePoint по подразбиране, но можете едновременно тези персонализиране и добавяне на други хора, които създавате сами.

Можете да направите вашата нова версия на работния поток "Събиране на подписи" да бъде налична само в един-единствен списък или библиотека, а можете и да го направите достъпен в цялата колекция от сайтове.

  • Ако добавите работния поток към един-единствен списък или библиотека, можете да го настроите да се изпълнява или върху всички типове съдържание, или върху само един тип съдържание.

  • Ако добавите работния поток към цялата колекция от сайтове обаче, трябва да го настроите да се изпълнява само върху един-единствен тип съдържание на сайта.

  • Във всички случаи всеки документ, върху който се изпълнява работен поток "събиране на подписи" трябва да бъде файл, който е създаден в Word, Excelили InfoPath.

Карта на колекция от сайтове с 3-те обяснени начина на добавяне

Дайте на вашата версия на работния поток име, което:

  • Ясно показва за какво се използва той.

  • Ясно го отличава от другите работни потоци.

Пример

Представете си, че сте член на група редактори. Вашата група иска да използва два различни работни потока "Събиране на обратна информация":

  • Ще изпълнявате първия работен поток върху всеки документ, предоставен от член на ваша собствена група. Този работен поток събира обратна информация само от ръководител на вашата група.

  • Ще изпълните втория работен поток върху всеки документ, изпратен от хора извън ваша собствена група. Този работен поток събира обратна информация отза всеки член на вашата група.

Може да наречете първия работен поток В обратна информация за подаване и втория – Обратна информация за външно подаване.

Съвет: Както обикновено, добре е да установите логична договореност за именуване и да гарантирате, че всеки, имащ отношение към вашите работни потоци, е запознат с тези договорености.

Може да накарате вашият работен поток да използва списъка със задачи и списъка с хронологии на вашия сайт по подразбиране, да използва други съществуващи списъци или да поиска нови списъци точно за този работен поток.

  • Ако вашият сайт ще има няколко работни потока или ако някои работни потоци ще включват много задачи, помислете дали да не поискате нови списъци за всеки работен поток. (Управлението на свръхдълги списъци е едно от нещата, които могат да забавят работата. По-бързо и по-лесно за системата е да поддържа няколко къси списъка, отколкото един много дълъг.)

  • Ако задачи и хронология за този работен поток ще съдържат конфиденциални данни, че ще искате да запазите разделени от общи списъци, и след това определено трябва да показват, че искате нови, отделни списъци за този работен поток. След като добавите работния поток, се уверете, че са зададени подходящите разрешения за нови списъци.

В документа могат да бъдат вмъкнати редове за подписи в един от двата случая:

  • Преди работният поток да бъде стартиран върху документа.

  • След като работният поток бъде стартиран, но преди първият участник да добави своя подпис към ред за подпис.

Добавянето на цифров подпис към документ е процедура, която се изпълнява на две стъпки:

  1. Първо, някой вмъква signaтура линия в тялото на документа.
    Ред за подпис, който е вмъкнат, но все още не е подписан

  2. След това някой добавя подписа си към вмъкнатия ред.
    Вмъкнатият ред за подпис, попълнен с подпис

Имайте това предвид    От момента, първият участник да добави своя подпис към документа документът се заключва срещу редактиране. AНю Йорк по-нататъшни промени в документа след това – освен другите подписващи добавянето им подписи – обезсилва или изтрива всички подписи, които са били добавени. А тъй като Вмъкване на ред за подпис брои като промяна в документа, всички подпис линии вече трябва да присъстват в документа преди първият участник да добави своя действителния подпис към един от тези редове.

И така, има три прости начина да отговорите на този въпрос:

  • За всеки вид стартиране    Документът се основава на шаблон или формуляр, който вече има поставени редове за подписи, така че никой да не трябва да ги добавя при всяко отделно изпълнение на работния поток.

  • При ръчно стартиране    Лицето, което стартира работния поток, вмъква всички необходими редове за подписи, преди да стартира работния поток.

  • При автоматично стартиране    Първият участник, който отвори документа, вмъква всички необходими редове за подписи, преди да добави собствения си подпис.

Ето бързо графично обобщение на основния пункт.

Документ без първи подпис и следователно все още отворен за промени

Документ с добавен първи подпис, следователно заключен за промени

Може да бъде зададено един работен поток да стартира само ръчно, само автоматично или по всеки от двата начина:

  • Когато стартирате работен поток "Събиране на подписи" върху конкретен документ на ръка, се представя друг формуляр – формуляр за иницииране. Формулярът за иницииране съдържа настройките само от втората страница на формуляра за свързване. По този начин, ако лицето, което стартира работния поток, иска да промени някоя от тези настройки (само на текущия екземпляр), то може да направи това, преди да щракне върху Старт.

  • Разбира се, при автоматично стартиране, няма възможност да му бъде представен формуляр за иницииране, така че се използват настройките по подразбиране, зададени във формуляра за свързване, без никакви промени.

Следващата илюстрация показва разликата между ръчното и автоматичното стартиране.

Сравнение между формулярите за ръчно и автоматично стартиране

Всички промени, които правите във формуляра за иницииране са приложени само по време на текущия екземпляр на работния поток. За да промените постоянни, настройките по подразбиране на работния поток, който редактиране първоначалния формуляр за Свързване , както е обяснено в сегмента Промяна на тази статия.

Ръчно стартиране

Ако позволявате ръчно стартиране, всеки, който има необходимите разрешения, може по всяко време да стартира работния поток върху всеки документ, отговарящ на изискванията.

Предимствата на ръчното стартиране са, че вие и вашите колеги можете да изпълнявате работния поток само когато и ако решите да направите това и че всеки път когато го изпълнявате, имате възможността да промените някои настройки с помощта на формуляра за иницииране.

Разбира се, при ръчното стартиране някой трябва да се сети да изпълни работния поток, когато е необходимо да се направи това.

Автоматично стартиране

Може да зададете работния поток да бъде стартиран автоматично при някое или всяко от следните събития:

  • В списъка или библиотеката е създаден или качен нов документ.

  • Променен е документ, който вече е съхранен в списъка или библиотеката.

Предимството на автоматичното стартиране е, че никой не трябва да си спомня да стартира работния поток. Той се изпълнява всеки път когато възникне активиращо събитие.

Специални съображения за автоматично стартиране на работни потоци "Събиране на подписи"

За разлика от в някои от другите включени работни потоци, то е ли 't е възможно да добавите повече задачи, след като се стартира работен поток "събиране на подписи". Когато работният поток се стартира автоматично, възлага само тези задачи за подписване зададени вече в настройките по подразбиране. Всеки от тези задачи наистина може да бъде зададено по време на изпълнение на работния поток, но няма допълнителни задачи могат да бъдат създадени и възложени. С други думи, работен поток "събиране на подписи" трябва да изпълнявате само автоматично когато идентичност, или най-малко числото, на участниците е известна предварително.

Това, което е възможно след автоматично стартиране, е да бъдат изтривани или отказвани задачи, които вече са възложени – обаче обърнете внимание, че отказването на задача няма да премахне свързания ред за подпис от документа.

Следват три сценария, в които се използва автоматично стартиране. Обърнете внимание, че във всеки сценарий:

  • Работният поток се изпълнява върху библиотека, в която хората качват документи, които трябва да бъдат подписани.

  • Наборът от хора, на които са възлагат задачи за подписване, е стабилен във времето и не трябва да преглеждан или редактиран всеки път когато работният поток стартира.

Разбира се, във всеки от тези сценарии, ако елементът, който е качен, е документ или формуляр, който вече съдържа съответните редове за подпис, няма нужда участниците в работния поток да вмъкват редове за подпис по време на изпълнение на работния поток.

Сценарий 1: Единствена задача, единствен подписващ

Новите искания за разходи трябва да бъдат подписвани от Илияна, така че Илияна създава библиотека, наречена "Нови искания за разходи". Всеки от организацията, може да създаде или качи искане.

Илияна създава работен поток и го дава същото име: Нов разходи искове. Работният поток се изпълнява автоматично върху всеки нов документ, даване на само една задача за подписване – да Илияна, разбира се.

Блоксхема на работен поток

Сценарий 2: Няколко задачи, няколко подписващи

Този път, договори трябва да бъдат подписани от Ана, Мартин и Петър – и от тримата.

Мартин създава библиотека с име поръчки за подписи. Тя създава работен поток за събиране на подписи, наречена подписи (annaANDseanANDfrank). Работният поток се изпълнява автоматично върху всеки нов документ, присвояване на една задача за подписване на всеки един от трите хора.

Първият подписващ, който отваря документа, вмъква редовете за подпис за всичките трима подписващи, преди да добави собствения си подпис.

Блоксхема на работен поток

Сценарий 3: Няколко задачи, единствен подписващ

В тази версия договорите трябва да бъдат подписани от Илияна или Мартин или Петър – само от един от тримата.

Мартин създава библиотека с име поръчки за подпис и работен поток, наречена подпис (Анаилимартинилипетър). Тя също създава пощенски списък или група за разпространение, наричани още Анаилимартинилипетър, която включва от тримата.

Отново работният поток се изпълнява автоматично върху всеки нов документ в библиотеката, но този път възлага само една задача за подписване, на групата Анаилимартинилипетър .

Този вид задачи е наречен групова задача и действа по следния начин: Работният поток изпраща имейл уведомяване за задачата до всеки член на групата, но създава само една задача, която може да бъде поискана от всеки отделен член на групата и завършена от името на цялата група.

Блоксхема на работен поток

За инструкции за твърди и завършване на групова задача вижте сегмента завършване на тази статия.

Когато добавяте работен поток към тип съдържание за цялата колекция от сайтове, получавате възможност да добавите работния поток към всички други типове съдържание в колекцията от сайтове, които наследяват типа съдържание, към който добавяте работния поток. (Обърнете внимание, че ако добавяте работен поток само за един-единствен списък или библиотека, тази опция няма да се появи.)

Забележки: 

  • Операцията, която извършва всички допълнителни добавяния, може да отнеме продължително време.

  • Ако за някои сайтове, към които искате да бъде добавен този работен поток към наследени типове съдържание, тази наследственост бъде прекъсната, уверете се, че сте член на групата "Собственици" за всеки от тези сайтове или подсайтове, преди да извършите тази операция.

Трябва да предоставите името или имейл адреса на всяко лице, на което ще бъде възлагана задача за подписване.

Или индивидуални задачи група?    Ако възлагане на задача на група или списък за разпространение, ще бъдат възлагани на Групова задача : всеки член на групата ще получат уведомяване за задача, но само един член ще трябва да искане и изпълнение на задачата. За инструкции за твърди и завършване на групова задача вижте сегмента завършване на тази статия.

Един или няколко етапа?    Можете да изберете да има само един етап на задачи за подписване, или да има няколко етапа. Ако имате повече от един етап, етапи ще бъде изпълнено една след друга.

Паралелни или последователни преглеждания?    За участниците във всеки един етап можете да изберете да имат своите подпис задачи, възложени всички едновременно (паралелно) или да имат своите задачи, възложени една след друга (последователно) в реда, който укажете. Поредна опция може да бъде полезно, ако например една от подписващите е реално решение-производител относно документ и той не прави смисъл за някоя от другите подписващи да изпълните задачите си за подпис, ако решение-производител не реши да влезете.

Пример

Този прост сценарий илюстрира някои от предимствата както на възлаганията на задачи на няколко етапа, така и на последователните възлагания:

Представете си, че Петър добавя нов работен поток "Събиране на подписи" за библиотека с контакти. Тъй като Петър е действителното лице, което взема решенията, той иска да бъде първият, който подписва всеки договор. Ако той реши да не подпише, нито на Илияна, нито на Мартин няма да бъде възложена задача за подписване. Петър може да зададе това по един от два начина:

  • С помощта на последователни преглед    Франк настройва един последователни етапи, в който той е първият участник и Анелия и Мартин са второ и трето.
    Ето как Франк настройва си един етап последователни преглед.
    Записи, показани във формуляра

  • С помощта на два етапа    Ако Франк иска Анелия и Мартин да бъдат възлагани задачите си по едно и също време, така че Мартин не трябва да чака, Анелия да добавите подписа си, преди тя да добавяте себе си, той може да зададете на два етапа в работния поток. Първият етап включва само собствения си подпис задача, а вторият е паралелни етапи, съдържащи Анелия и Мартин на задачи. Ако първият етап не е завършена, втори етап не се стартира.
    Ето как Франк настройва си паралелни преглед на два етапа.
    Настройките, показани във формуляр

Ето схемите на двете решения. И в двете версии, ако Петър не завърши своята задача за подписване, на Илияна или Мартин никога не се възлагат задачи.

Блоксхеми на двете версии

В полето Як на втората страница на формуляра за свързване може да въведете имената и адресите на всички, които трябва да бъдат уведомявани всеки път, когато този работен поток стартира или завършва.

  • Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача на работен поток на това лице.

  • Когато работният поток се стартира на ръка, лицето, което го е стартирало, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, лицето, което първоначално го е добавило, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

Добавяне на работен поток "събиране на подписи" (за само един списък или библиотека)

Ако все още не сте запознати с добавянето на работни потоци, може да ви е полезно да прегледате предходната планиране и Научете сегменти в тази статия, преди да продължите със стъпките в този сегмент.

Две неща трябва да са наред, преди да добавяте работен поток:

Имейл    За да може работният поток да изпраща уведомявания по имейл, имейл съобщенията трябва да бъдат разрешени за вашия SharePoint сайт. Ако не сте сигурни дали това вече не е направено, проверете при вашия администратор на SharePoint.

Разрешения    По подразбиране настройките за продуктите на SharePoint изискват да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работни потоци за списъци, библиотеки или колекции от сайтове. (По подразбиране групата на собствениците на има разрешение за управление на списъци, групата на членовете и посетителите на групата не. За повече информация относно разрешенията вижте Научете сегмент на тази статия.)

Изпълнете тези стъпки:

  1. Отворете списъка или библиотеката, към които искате да добавите работния поток.

  2. На лентата щракнете върху раздела Списък или Библиотека.

    Името на раздела може да варира с типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари този раздел е наречен Календар.

  3. В групата Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.

  4. В страницата за настройки на работния поток Задайте или един тип на съдържание за работния поток, за да се изпълни върху, или всички (за всички типове съдържание) и след това щракнете върху Добавяне на работен поток.

    Забележка: Събиране на подписи, работни потоци могат да бъдат изпълнявани само върху документи, създадени в създадения в Word, Excelили InfoPath.

    Командата ''Добавяне на работен поток'' с избран тип съдържание ''Документ''

    1. Попълнете първата страница на формуляра за свързване.
      (Инструкциите следват илюстрацията.)

Първата страница на формуляра за свързване за един-единствен списък или библиотека

Изнесено означение номер едно

Тип съдържание

Запазете селекцията по подразбиране да бъде Всички или изберете определен тип съдържание.

Изнесено означение номер две

Работен поток

Изберете шаблона Събиране на подписи – SharePoint 2010 .

Забележка: Ако в списъка не фигурира шаблонът Събиране на подписи – SharePoint 2010 , обърнете се към вашия администратор на SharePoint, за да разберете дали е активиран за вашата колекция от сайтове или работна област. Ако имате разрешения на колекция от сайтове, вижте шаблони на работен поток за разрешаване на SharePoint.

Изнесено означение номер три

Име

Въведете име на този работен поток. Името ще идентифицира този работен поток пред потребителите на този списък или библиотека.

За предложения за именуване на вашия работен поток вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер четири

Списък със задачи

Изберете списък със задачи, който да бъде използван с този работен поток. Може да изберете съществуващ списък със задачи или да щракнете върху Задачи (нови), за да създадете нов списък.

За информация относно причини за създаване на нов списък със задачи (за разлика от избора на съществуващо), вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер 5

History List

Изберете списък с хронологии, който да бъде използван с този работен поток. Може да изберете съществуващ списък с хронологии или да щракнете върху Нов списък с хронологии, за да създадете нов списък.

За информация относно причини за създаване на нов списък с хронологии (за разлика от избора на съществуващо), вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер шест

Опции за стартиране

Задайте начина или начините, по които може да бъде стартиран този работен поток.

За информация относно различните опции вижте сегмента планиране на тази статия.

  1. Когато всички настройки в този формуляр са направени по желания от вас начин, щракнете върху Напред.

  2. Попълнете втората страница на формуляра за свързване.
    (Инструкциите следват илюстрацията.)

    Продуктите на SharePoint ви представят всички опции в тази втора страница на формуляра за свързване всеки път, когато стартирате работния поток на ръка, така че да можете да направите промените на тези опции само за този екземпляр.

Втората страница на формуляра за свързване с изнесени опции

Изнесено означение номер едно

Присвояване на

Въведете имената или адресите на хората, на които искате работният поток да възложи задачи.

  • Ако задачите ще бъдат възлагани една по една (последователно)   
    въведете имената или адресите в реда, в който искате да бъдат възлагани задачите.

  • Ако всички задачи ще бъдат възлагани по едно и също време (паралелно)   
    Редът на имената или адресите няма значение.

  • Ако включите група или списък за разпространение   
    на групова задача ще бъдат възлагани: всеки член на групата ще получат уведомяване за задача, но само един член ще трябва да искане и изпълнение на задачата. За инструкции за твърди и завършване на групова задача вижте сегмента завършване на тази статия.

Изнесено означение номер две

"ред"

Задайте дали задачите трябва да бъдат възлагани една по една (последователно) или всички наведнъж (паралелно).

За повече информация относно използването на серийни и паралелни етапи вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер три

Добавяне на нов етап

Добавете всякакви желани от вас етапи освен първия, който току-що сте конфигурирали.

  • За да изтриете цял етап, щракнете върху полето Възлагане на за този етап и после натиснете клавишите CTRL+DELETE.

За повече информация относно използването на няколко етапа вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер четири

ЯК

Въведете имената или имейл адресите на всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път когато работният поток стартира или завършва.

  • Въвеждането на име тук 't резултат до възлагане на задача от работен поток.

  • Когато работният поток се стартира на ръка, лицето, което го е стартирало, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, лицето, което първоначално го е добавило, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

  1. Когато всички настройки на тази страница са направени по желания от вас начин, щракнете върху Запиши, за да създадете работния поток.

Продуктите на SharePoint създават версия на вашия нов работен поток.

Какво следва?

Ако сте готови да стартирате и тествате вашия нов работен поток, отидете на сегмента СТАРТИРАНЕ на тази статия.

Ще намерите указания за вмъкване на редове за подпис в документ в раздела " Вмъкване " на тази статия.

Добавяне на работен поток "събиране на подписи" (за цяла колекция)

Ако все още не сте запознати с добавянето на работни потоци, може да ви е полезно да прегледате планиране и Научете сегменти в тази статия, преди да продължите със стъпките в този сегмент.

Две неща трябва да са наред, преди да добавяте работен поток:

Имейл    В реда за работния поток, за да изпратите имейл съобщения имейл трябва да бъде разрешено за вашия сайт. Ако не сте сигурни, че това вече е направено, консултирайте се с вашия администратор на SharePoint.

Разрешения    По подразбиране настройките за продуктите на SharePoint изискват да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работни потоци за списъци, библиотеки или колекции от сайтове. (По подразбиране групата на собствениците на има разрешение за управление на списъци, групата на членовете и посетителите на групата не. За повече информация относно разрешенията вижте Научете сегмент на тази статия.)

Изпълнете тези стъпки:

  1. Отидете на началната страница на колекцията от сайтове (не началната страница на сайт или подсайт в рамките на тази колекция).

  2. Щракнете върху Настройки на Икона за настройки и след това щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint Onlineщракнете върху Настройки на Бутон "Настройки" на SharePoint 2016 в заглавната лента. , след което щракнете върху съдържание на сайта. От съдържанието на сайта щракнете върху Настройки на сайта.

  3. На страницата Настройки на сайта под Галерии на Web проектиране, щракнете върху Типове съдържание на сайта.
    Връзката ''Типове съдържание на сайт'' в ''Галерии''

  4. В страницата "Типове съдържание на сайта" щракнете върху името на типа съдържание на сайта, за който искате да добавите работен поток.

    Забележка: Събиране на подписи, работни потоци могат да бъдат изпълнявани само върху документи, създадени в създадения в Word, Excelили InfoPath.

    Типове съдържание на документ с осветен тип

    1. На страницата за избрания тип съдържание, под Настройкищракнете върху Настройки на работния поток.
      Връзката ''Настройки на работния поток'' в секцията ''Настройки''

    2. В страницата за настройки на работния поток щракнете върху връзката Добавяне на работен поток .
      Връзка ''Добавяне на работен поток''

    3. Попълнете първата страница на формуляра за свързване.
      (Инструкциите следват илюстрацията.)

Първата страница на формуляра за свързване с изнесени опции

Изнесено означение номер едно

Работен поток

Изберете шаблона Събиране на подписи – SharePoint 2010 .

Забележка: Ако в списъка не фигурира шаблонът Събиране на подписи – SharePoint 2010 , обърнете се към вашия администратор на SharePoint, за да разберете дали е активиран за вашата колекция от сайтове или работна област. Ако имате разрешения на колекция от сайтове, вижте шаблони на работен поток за разрешаване на SharePoint.

Изнесено означение номер две

Име

Въведете име на този работен поток. Името ще идентифицира този работен поток на потребителите на този списък или библиотека.

За предложения за именуване на вашия работен поток вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер три

Списък със задачи

Изберете списък със задачи, който да бъде използван с този работен поток. Може да изберете съществуващ списък със задачи или да щракнете върху Задачи (нови), за да създадете нов списък.

За информация относно причини за създаване на нов списък със задачи (за разлика от избора на съществуващо), вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер четири

History List

Изберете списък с хронологии, който да бъде използван с този работен поток. Може да изберете съществуващ списък с хронологии или да щракнете върху Нов списък с хронологии, за да създадете нов списък.

За информация относно причини за създаване на нов списък с хронологии (за разлика от избора на съществуващо), вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер 5

Опции за стартиране

Задайте начина или начините, по които може да бъде стартиран този работен поток.

За информация относно различните опции вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер шест

Актуализиране на типове съдържание на списък и сайт?

Задайте дали този работен поток трябва да бъде добавян към (свързван с) всички останали типове съдържание на сайтове и списъци, които наследяват този тип съдържание.

  • Операцията, която извършва всички допълнителни добавяния, може да отнеме продължително време.

  • Ако за някои сайтове или подсайтове, за които искате този работен поток да бъде добавен към наследени типове съдържание, тази наследственост бъде прекъсната, уверете се, че сте член на групата "Собственици" за всеки от тези сайтове или подсайтове, преди да извършите тази операция.

  1. Когато всички настройки в тази страница са направени по желания от вас начин, щракнете върху Напред.

  2. Попълнете втората страница на формуляра за свързване.
    (Инструкциите следват илюстрацията.)

    Продуктите на SharePoint ви представят всички опции в тази втора страница на формуляра за свързване всеки път когато стартирате работния поток на ръка, така че да можете да направите промените на тези опции само за този екземпляр.

Втората страница на формуляра за свързване с изнесени опции

Изнесено означение номер едно

Присвояване на

Въведете имената или адресите на хората, на които искате работният поток да възложи задачи.

  • Ако задачите ще бъдат възлагани една по една (последователно)   
    въведете имената или адресите в реда, в който искате да бъдат възлагани задачите.

  • Ако всички задачи ще бъдат възлагани по едно и също време (паралелно)   
    Редът на имената или адресите няма значение.

  • Ако включите група или списък за разпространение   
    на групова задача ще бъдат възлагани: всеки член на групата ще получат уведомяване за задача, но само един член ще трябва да искане и изпълнение на задачата. За инструкции за твърди и завършване на групова задача вижте сегмента завършване на тази статия.

Изнесено означение номер две

"ред"

Задайте дали задачите от този етап трябва да бъдат възлагани една по една (последователно) или всички наведнъж (паралелно).

За повече информация относно използването на серийни и паралелни етапи вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер три

Добавяне на нов етап

Добавете всякакви желани от вас етапи освен първия, който току-що сте конфигурирали.

  • За да изтриете цял етап, щракнете върху полето Възлагане на за този етап и после натиснете клавишите CTRL+DELETE.

За повече информация относно използването на няколко етапа вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер четири

ЯК

Въведете имената или имейл адресите на всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път когато работният поток стартира или завършва.

  • Въвеждането на име тук 't резултат до възлагане на задача от работен поток.

  • Когато работният поток се стартира на ръка, лицето, което го е стартирало, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, лицето, което първоначално го е добавило, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

  1. Когато всички настройки на тази страница са направени по желания от вас начин, щракнете върху Запиши, за да създадете работния поток.

Продуктите на SharePoint създават версия на вашия нов работен поток.

Какво следва?

Ако сте готови да стартирате и тествате вашия нов работен поток, отидете на сегмента СТАРТИРАНЕ на тази статия.

Ще намерите указания за вмъкване на редове за подпис в документ в раздела " Вмъкване " на тази статия.

Вмъкване на редове за подписи

Преди участник в работния поток да добави своя подпис, трябва да се добавя ред за подпис в документа. Вмъкване на ред и Добавяне на подписа си са две отделни действия.

Важно е да не забравяте, че:

  • Щом към някой ред за подписване бъде добавен подпис, документът се заключва за всякакви по-нататъшни промени с изключение на добавянето на по-нататъшни подписи към вече наличните редове за подписи.

  • Ако след добавянето на първия подпис бъде направена някаква промяна, всички подписи, които вече са добавени, се правят невалидни или се премахват от документа.

  • Вмъкванията и изтриванията на редове за подписи се смятат за промени на документа.

  • Следователно, преди първият участник да добави своя подпис, всички добавяния и изтривания на редове за подпис трябва вече да са направени.

Ето бързо графично обобщение на всичко това.

Документ без първи подпис и следователно все още отворен за промени

Документ с добавен първи подпис, следователно заключен за промени

За да вмъкнете ред за подпис в Word или Excel:

  1. В документа или работния лист щракнете, за да поставите курсора на мястото, в което искате да вмъкнете ред за подпис.

  2. В Вмъкване на листовете, в групата " текст ", щракнете върху Ред за подпис.

  3. В диалоговия прозорец Настройка на подпис кутия, попълнете някои, всички или никое от тези четири полета:

    • Предложен подписващ   
      пълното име на подписващия.
      (Показва се в завършения подпис.)

    • Длъжност на предложения подписващ   
      (показва се в завършения подпис.)

    • Имейл адрес на подписващия предложения   
      (не се показва в завършения подпис.)

    • Инструкции за подписващия   
      полезна или необходима информация за подписващия.
      (Не се показва в завършения подпис.)
      Диалоговият прозорец ''Настройка на подпис''

  4. В същия диалогов прозорец изчистете или отметнете следните квадратчета:

    • Разрешение на подписващия да добавя коментари в диалоговия прозорец Подписване   
      разрешение на подписващия да въведе своите основания за подписване.
      (Какво ще се въведе подписващият не се показва в завършения подпис.)

    • Показвай датата на подписване в реда за подпис   
      датата, на която се добавя подписа.
      (Показва се в завършения подпис.)

  5. Щракнете върху OK.

Повторете тази процедура, за да добавите още редове за подписи.

За да изтриете ред за подпис в Word или Excel:

  1. Щракнете върху реда за подпис, за да го изберете.

  2. Натиснете Изтриване.

Важно: Редове за подпис могат да бъдат вмъквани само във формуляри на InfoPath Filler.

За да вмъкнете ред за подпис в InfoPath:

  1. Във формуляра щракнете върху, за да поставите курсора на мястото, където искате да вмъкнете ред за подпис.

  2. В раздела Начало на лентата, в групата Контроли щракнете върху Ред за подпис.

  3. Щракнете върху реда за подпис, за да го изберете, след това щракнете с десния бутон върху него и в контекстното меню щракнете върху Свойства на реда за подпис.

  4. В диалоговия прозорец Свойства на реда за подпис, в раздела Общи попълнете някои, всички или никое от следните четири полета:

    • Съобщение, което подписващите ще видят, преди да се   
      полезна или необходима информация за подписващия.
      (Не се показва в завършения подпис.)

    • Име на подписващия   
      (показва се в завършения подпис.)

    • Длъжност на подписващия   
      (показва се в завършения подпис.)

    • Имейл адрес на подписващия   
      (не се показва в завършения подпис.)
      Диалогов прозорец ''Свойства на подписа''

  5. Направете всички настройки, които желаете, в раздела Размер и в раздела Разширени.

  6. Щракнете върху OK.

За да изтриете ред за подпис в InfoPath:

  • Щракнете върху контролата, за да я изберете, и след това натиснете DELETE.

Какво следва?

Ако сте готови да тествате вашия нов работен поток, отидете на сегмента СТАРТИРАНЕ на тази статия.

Ако завършвате задача от работен поток, отидете (или връщане) сегмента завършване на тази статия.

Стартиране на работен поток "Събиране на подписи"

Напомняне за процеса на подписи: всички промени трябва да бъдат направени в документа – включително всички вмъкванията и изтриванията на редове за подписи – преди първият участник да добави своя подпис към ред за подпис. (За повече подробности, вижте сегмента планиране в тази статия.)

Също така Уверете се, че хората, на които работният поток ще бъде възлагане на задачи да разберете как да добавите техните подписи и завършване на задачата формуляри. Те може да удобно като ЗАВЪРШЕНА сегмент в тази статия.

Два начина за стартиране на работен поток    Може да бъде зададено един работен поток да стартира само ръчно, само автоматично или по всеки от двата начина:

  • Ръчно по всяко време, от всеки, който има необходимите разрешения.

  • Автоматично всеки път, когато възникне зададения активиращо събитие – тоест всеки път, когато даден документ се добавя към списъка или библиотеката и/или всеки път, когато даден документ вече в списъка е променен по някакъв начин.
    (Активиращо събитие или събития са описани в първата страница на формуляра за свързване по време на първоначалното Добавяне и конфигуриране на работния поток. За повече информация вижте сегмента планиране на тази статия.)

Работен поток да 't началото на всеки документ, който в момента е извлечен. (Документ да бъде извлечена , след като работният поток е започнала на; но след като е извлечен, по-нататъшни работни потоци, може да се стартира в този документ, докато бъде вкаран обратно отново.)

Ако работният поток е конфигуриран да стартира автоматично, при всяко възникване на активиращо събитие работният поток започва да се изпълнява върху документа, който го е активирал.

Когато стартира, работният поток възлага първата задача или задачи и изпраща уведомяване за задачата на всеки изпълнител. Междувременно то изпраща и уведомявания за стартиране (различни от уведомяванията за задачата) на лицето, което първоначално е добавило работния поток и до всеки, който фигурира в полето Як на втората страница на формуляра за свързване.

Ако необходимите редове за подписи вече не присъстват в документа, преди активиращото действие да стартира работния поток, те трябва да бъдат вмъкнати, преди първият подпис да бъде добавен към документа.

Забележка относно разрешенията    Обикновено трябва да имате разрешение "Редактиране" за да стартирате работен поток. (По подразбиране, групата на членовете и собствениците на групата и двете имат това разрешение, но не посетителите на групата. Въпреки това собственик също да избирате, в отделен работен поток от работния поток, да се изисква разрешение за управление на списъци за хора, които да стартира работния поток. Като изберете тази опция, собствениците основно да укажете, че само те и други собственици да започнете определен работен поток. За повече подробности вижте Научете сегмент на тази статия.)

Две места, от които да започнете

Можете да стартирате работен поток на ръка от всяко от следните две места:

  • От списъка или библиотеката, където се съхранява документът.

  • От вътре в самия документ, отворена в програмата на Microsoft Office, в която е създадена. (Имайте предвид, че това трябва да бъде пълен, инсталирана програма а не версията за уеб приложение).

Останалите два раздела на този сегмент предоставят указания за двата метода.

  1. Или добавете всички необходими подписи в документа, или уредете с участниците в работния поток да проверят дали всички редове за подпис са налице в документа, преди някой от участниците да добави своя подпис към някой от тези редове.

  2. Отидете в списъка или библиотеката, в които се съхранява документа, върху който искате да изпълните работния поток.

  3. Щракнете върху иконата пред на името на елемента, за да изберете елемента и след това, в " файлове " на лентата, в работни потоци група, щракнете върху работни потоци.

  4. В работните потоци: страницата на име на документ , под започване на нов работен поток, щракнете върху работния поток, който искате да изпълните.
    Връзка към начало на работен поток

  5. Във формуляра за иницииране направете промените, които искате да приложите към този конкретен екземпляр на работния поток.

    Забележка: Промените, направени тук, във формуляра за иницииране, се използва само по време на текущия екземпляр на работния поток. Ако искате да направите всички промени, които ще се приложат всеки път, когато се изпълнява работният поток, или ако искате да промените настройките на работния поток, които не се появяват в този формуляр, вижте Промяна на сегмент на тази статия.

Втората страница на формуляра за свързване с изнесени опции

Изнесено означение номер едно

Присвояване на

Направете промените в списъка с хората, на които искате да бъдат възлагани задачи от работния поток.

  • Ако задачите ще бъдат възлагани една по една   
    въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възлагани задачите.

  • Ако всички задачи ще бъдат възлагани по едно и също време   
    Редът на имената или адресите няма значение.

  • Ако включите група или списък за разпространение   
    на групова задача ще бъдат възлагани: всеки член на групата ще получат уведомяване за задача, но само един член ще трябва да искане и изпълнение на задачата. За инструкции за твърди и завършване на групова задача вижте сегмента завършване на тази статия.

Изнесено означение номер две

"ред"

Проверете дали спецификациите, отнасящи се до възлагането на задачите във всеки сегмент една по една (последователно), или всички едновременно (паралелно) са тези, които искате.

За повече информация относно използването на серийни и паралелни етапи вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер три

Добавяне на нов етап

Добавете етапи, които искате, освен този или тези, които в момента сте конфигурирали.

  • За да изтриете цял етап, щракнете върху полето Възлагане на за този етап и после натиснете клавишите CTRL+DELETE.

За повече информация относно използването на няколко етапа вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер четири

ЯК

Направете всякакви добавяния или премахвания, които желаете. Не забравяйте, че:

  • Въвеждането на име тук 't резултат до възлагане на задача от работен поток.

  • Когато работният поток се стартира на ръка, лицето, което го е стартирало, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, лицето, което първоначално го е добавило, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

  1. Когато направите всички настройки във формуляра за иницииране по желания от вас начин, щракнете върху Старт, за да стартирате работния поток.

Работният поток възлага първата задача или задачи и междувременно изпраща уведомявания за стартиране на вас и на всеки, който фигурира в полето Як на формуляра за иницииране.

  1. Или добавете всички необходими подписи в документа, или уредете с участниците в работния поток да проверят дали всички редове за подпис са налице в документа, преди някой от участниците да добави своя подпис към някой от тези редове.

  2. Отворете документа в инсталираната на вашия компютър програма на Office.

    Забележка: Този метод не може да се използва, когато документът е отворен в уеб приложение версия на програма от Microsoft Office. Трябва да бъде отворен в пълна, инсталирана версия на програма на вашия компютър.

  3. В отворения документ щракнете върху раздела Файл, щракнете върху Запиши и изпрати и после щракнете върху работния поток, който искате да се изпълни върху този документ.

  4. Ако видите следното съобщение, гласящо, че работният поток изисква файлът да бъде вкаран, натиснете бутона Вкарване.
    (Ако не виждате това съобщение, преминете към стъпка 5.)

  5. Натиснете големия бутон Стартиране на работен поток.

  6. В страницата "Промяна на работен поток", във формуляра за иницииране, направете промените, които искате да приложите към този конкретен екземпляр на работния поток.

    Забележка: Промените, направени тук, във формуляра за иницииране, се използва само по време на текущия екземпляр на работния поток. Ако искате да направите всички промени, които ще се приложат всеки път, когато се изпълнява работният поток, или ако искате да промените настройките на работния поток, които не се появяват в този формуляр, вижте Промяна на сегмент на тази статия.

Втората страница на формуляра за свързване с изнесени опции

Изнесено означение номер едно

Присвояване на

Направете промените в списъка с хората, на които искате да бъдат възлагани задачи от работния поток.

  • Ако задачите ще бъдат възлагани една по една   
    въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възлагани задачите.

  • Ако всички задачи ще бъдат възлагани по едно и също време   
    Редът на имената или адресите няма значение.

  • Ако включите група или списък за разпространение   
    на групова задача ще бъдат възлагани: всеки член на групата ще получат уведомяване за задача, но само един член ще трябва да искане и изпълнение на задачата. За инструкции за твърди и завършване на групова задача вижте сегмента завършване на тази статия.

Изнесено означение номер две

"ред"

Проверете дали спецификациите, отнасящи се до възлагането на задачите във всеки сегмент една по една (последователно), или всички едновременно (паралелно) са тези, които искате.

За повече информация относно използването на серийни и паралелни етапи вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер три

Добавяне на нов етап

Добавете етапи, които искате, освен този или тези, които в момента сте конфигурирали.

  • За да изтриете цял етап, щракнете върху полето Възлагане на за този етап и после натиснете клавишите CTRL+DELETE.

За повече информация относно използването на няколко етапа вижте сегмента планиране на тази статия.

Изнесено означение номер четири

ЯК

Направете всякакви добавяния или премахвания, които желаете. Не забравяйте, че:

  • Въвеждането на име тук 't резултат до възлагане на задача от работен поток.

  • Когато работният поток се стартира на ръка, лицето, което го е стартирало, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, лицето, което първоначално го е добавило, получава уведомявания за стартиране и спиране, без да бъдат те задавани в това поле.

  1. Когато направите настройките във формуляра за иницииране по желания от вас начин, щракнете върху Старт, за да стартирате работния поток.

Работният поток възлага първата задача или задачи и междувременно изпраща уведомявания за стартиране на вас и на всеки, който фигурира в полето Як на формуляра за иницииране.

Какво следва?

  • Ако това е първият път, когато изпълнение на този работен поток, другите участници трябва информация и помощ за завършване на възложените им задачи? (Те може да удобно сегмента завършване на тази статия.)

  • Освен това, добре е да проверите дали участниците получават техните уведомявания по имейл и в частност дали тези уведомявания не се обработват неправилно от техните филтри за нежелана поща.

  • И разбира се, е възможно да имате една или повече задачи от работния поток да завършите себе си. Отидете на сегмента завършване на тази статия за подробности.

  • Междувременно за да разберете как можете да следите хода на текущия екземпляр на работния поток, отидете на сегмента наблюдение на тази статия.

Завършване на работен поток "Събиране на подписи"

Ако това е първият път, когато ви е възложена задача от работен поток "Събиране на подписи", може да сметнете за полезно да прегледате изцяло този сегмент от тази статия, преди да изпълните вашата задача. По този начин ще бъдете наясно за всички възможности, които имате пред себе си.

Забележка: Ако знаете, че ви е възложена задача от работен поток, но уведомителното съобщение не се вижда във вашата папка "Входящи", проверете дали това уведомяване не е било неправилно маршрутизирано от вашия филтър за нежелана поща. Ако е станало така, регулирайте по съответния начин настройките на вашия филтър.

Най-напред, проверете дали сте получили правилната статия

Различните типове работни потоци изискват различни действия за задачи.

И така, преди да започнете, проверете дали задачата, която ви е възложена, е наистина задача от работен поток "Събиране на подписи", а не задача от работен поток от някой друг тип.

Потърсете текста този документ изисква вашия подпис на някое от следните места:

  • В реда за тема на уведомяването за задача
    Идентифициращ текст в уведомяване за задача

  • В лентата за съобщения в документа, за да бъде прегледан
    Идентифициращ текст в елемента, който трябва да бъде прегледан

  • В заглавието на задачата на страницата състояние на работния поток
    Идентифициращ текст заглавието на задачата на страницата ''Състояние на работния поток''

Ако не виждате този документ изисква вашия подпис текста в тези местоположения, консултирайте се с лицето, което стартира или първоначално е добавило този работен поток да разберете кой шаблон за работен поток, той се основава на – или дали това е потребителски работен поток.

Ако обаче вашата задача е задача от "Събиране на подписи", продължавайте да четете!

Когато ви бъде възложена задача от работен поток, обикновено разбирате за тази задача по един от следните три начина:

  • Получавате имейл с уведомяване за задачата.

  • Отваряте документ на Microsoft Office и виждате лента със съобщение, което ви информира, че ви е възложена задача, свързана с този документ.

  • Проверявате SharePoint сайт и откривате, че в момента имате възложени една или повече задачи.

Когато разбирате, че ви е възложена задача от работен поток "Събиране на подписи", обикновено правите две неща:

  • Преглеждате документа    Отваряте и преглеждате документа и след това го подписвате (или не го подписвате).

  • Изпълнявате задачата    Попълвате и подавате формуляра за задачата.

Следователно, най-често с изпълнението на задачата от вас са свързани три елемента:

  • Уведомително съобщение (което получавате като имейл)

  • Документът, който ви е подаден за подпис (който отваряте и след това подписвате или не подписвате)

  • Формулярът за задачата (който отваряте, попълвате и подавате)

Ето как изглеждат тези три елемента.

Забележка:  Бутонът Отвори тази задача в лентата в съобщението с уведомяване за задача се вижда само, когато съобщението е отворено в инсталирана на компютъра пълна версия на Outlook, а не, когато е отворено в уеб приложението Outlook Web Access.

Съобщение с уведомяване за задача, елемент за преглеждане и формуляр за задача

Забележка: БутонътОтвори тази задача в лентата в съобщението с уведомяване за задача се вижда само когато съобщението е отворено в инсталирана на компютъра пълна версия на Outlook, а не когато е отворено в уеб приложението Outlook Web Access.

(Имайте предвид, че ако задачата е не възложена на вас лично, но цялата група или списък за разпространение на които сте член и след това трябва да нямате претенции за задачата преди да довърши. За повече информация вижте раздела за поискване на групова задача, преди да приключите го в този сегмент.)

Изпълнете следните стъпки:

  1. В съобщението с уведомяване за задача, в указанията За да изпълните тази задача, щракнете върху връзката към документа.

  2. В отворения документ щракнете върху бутона Отвори тази задача от лентата за съобщения.

Достъп до елемент и формуляр за задача от имейл с уведомяване за задача

Забележка: Бутонът Отвори тази задача в лентата в съобщението с уведомяване за задача (показан на илюстрацията отгоре на черната стрелка) се вижда само когато съобщението е отворено в инсталирана на компютъра пълна версия на Outlook, а не когато е отворено в уеб приложението Outlook Web Access.

(Имайте предвид, че ако задачата е не възложена на вас лично, но цялата група или списък за разпространение на които сте член и след това трябва да нямате претенции за задачата преди да довърши. За повече информация вижте раздела за поискване на групова задача, преди да приключите го в този сегмент.)

Изпълнете следните стъпки:

  1. В списъка или библиотеката, където се съхранява документът, който трябва да бъде преглеждан, щракнете върху връзката В ход, свързана с документа и работния поток.

  2. В страницата "Състояние на работния поток" щракнете върху заглавието на вашата задача.

  3. Във формуляра за задачата, в лентата за съобщения Тази задача на работен поток се отнася до, щракнете върху връзката към документа.

Достъп до елемент и формуляр за задача от списък или библиотека

Забележете, че ако задачата е не възложена на вас лично, но цялата група или списък за разпространение на които сте член и след това трябва да нямате претенции за задачата преди да довърши. За повече информация вижте раздела за поискване на групова задача, преди да приключите го в този сегмент.

Също така, трябва да знаете, че ако редът за подпис е зададен за конкретен потребител, а вие го подпишете, докато сте влезли като друг потребител, това несъответствие може да се види в реда за подпис. В този пример редът за подпис е зададен за Петър Банков, но подписът е добавен от някой, който е влязъл като Илияна Симбаева.

Ред за подпис, показващ друг подписващ

В следващия пример документът е създаден в Word.

Елемент за преглеждане с три ленти за съобщения

Обърнете внимание на трите жълти ленти за съобщения в горната част на документа:

Маркиран като окончателен    Това съобщение ви казва, че поне едно лице вече е добавило своя подпис към ред за подпис.

Важно:  От този момент нататък всяка промяна на документа, различна от добавянето на подпис към вече налични редове за подпис, води до премахване или до превръщане в невалидни на всички подписи, които вече са добавени. (Тоест вмъкването или изтриването на редове за подписине е позволено в този пункт, а само добавянето на самите подписи.)

Подписи    Можете да щракнете върху бутона Преглед на подписи, за да отворите екрана Подписи. В Изисквани подписи щракнете върху стрелката до вашето име и после в падащото меню щракнете върху Подпис.

Забележки: 

  • Ако вашето име се вижда повече от два пъти в списъка Изисквани подписи, значи има повече от един ред за подписване за вас, към който да добавите подписа си. Използвайте същата тази процедура, за да добавите всеки подпис.

  • Ако не виждате името си в списъка Изисквани подписи, проверете при лицето, стартирало работния поток – или ако той е стартиран автоматично, проверете при лицето, което първоначално го е добавило.

  • Формулярите на InfoPath не използват екран Подписи или списък Изисквани подписи. Проверете дали сте подписали всички ваши редове за подпис, преди да запишете документа и да изпълните вашата задача.

Елемент с отворен екран ''Подписи''

Ако видите съобщение за други доставчици на услугата "цифров подпис", щракнете върху OK, за да продължите. (За да не се показва това съобщение в бъдеще, отметнете квадратчето.)

Отваря се диалоговият прозорец Подпис.

Диалоговият прозорец ''Подпис''

За да подпишете документа, просто въведете името си в полето до големия знак X, щракнете върху Подпис и после щракнете върху OK в диалоговия прозорец Потвърждение на подписа.

Запомнете: Ако вашето име се вижда повече от два пъти в списъка Изисквани подписи, значи има повече от един ред за подписване за вас, към който да добавите подписа си. Използвайте същата процедура, за да добавите всеки подпис.

Задача от работен поток    Когато сте готови да попълните и подадете формуляра за задача, щракнете върху бутона Отвори тази задача в лентата за съобщения Задача от работния поток .

Формулярът за задача за задача от работния поток "Събиране на подписи" изглежда по подобен начин.

Формуляр за задача с изнесени опции

Имайте предвид, че първите две контроли (Изтрий елемента и тази задача от работен поток се прилага към заглавие на документ) не се показват във формуляра на задачата, когато е отворен от вътре в документа, за да бъде подписан. Те се появяват само когато формуляра за задачата се отваря директно от съобщението за уведомяване за задачата или списъка със задачи на страницата състояние на работния поток.

Изнесено означение номер едно

Изтриване на елемент

За да бъде изтрита тази задача от текущия екземпляр на работния поток, щракнете върху връзката тук.

  • Изтриването на задачата не изтрива документа, който трябва да бъде подписан.

  • Задача, която е изтрита, вече не се вижда в областта Задачи на страницата "Състояние на работния поток". (Изтриването обаче продължава да бъде записано в областта Хронология на тази страница.)

Забележка:  Ако вие не сте стартирали този екземпляр от работния поток, може да се наложи да съгласувате с лицето, което го е стартирало – или ако е стартиран автоматично – с лицето, което го е добавило първоначално – преди да изтриете задачата.

Изнесено означение номер две

В тази задача от работен поток се прилага към заглавие на документа

За да отворите документа, който трябва да бъде подписан, щракнете върху връзката тук.

Изнесено означение номер три

Състояние, искано от, Обединени коментари, краен срок

Не може да редактирате или променяте записи в тези четири полета, но може да сметнете информацията в тях за полезна.

Обърнете внимание, че полето Обединени коментари съдържа всички коментари, подадени във формуляра от участници, които вече са изпълнили своите задачи в същия този екземпляр на работния поток.

По същия начин, след като подадете собствения си формуляр, всеки текст, който сте включили в полето Коментари (4), също ще се появи в полето Обединени коментари за следващите участници.

Изнесено означение номер четири

Коментари

Всеки текст, който въведете тук, ще бъде записан в хронологията на работния поток, а също така ще се вижда от следващите участници в полето Обединени коментари (3).

Изнесено означение номер 5

Влизане

Когато сте подписали документа и сте въвели в полето Коментари обратна информация, с която искате да помогнете, натиснете този бутон, за да подадете формуляра и да завършите вашата задача.

Изнесено означение номер шест

Отказ

Натиснете този бутон, за да затворите формуляра за задачата, без да записвате никакви промени или отговори. Задачата ще остане неизпълнена и възложена на вас.

Изнесено означение номер седем

Повторно възлагане на задача

Натиснете този бутон, за да възложите повторно тази задача на някой друг.

За илюстрация на страницата, където ще въведете подробностите по повторното възлагане и за по-нататъшни указания отидете в раздел 7 на този сегмент, повторно възлагане на задача на някой друг.

Забележка: Тази опция може да бъде изключена при някои задачи от работния поток.

Ако на цяла група, към която принадлежите, бъде възложена само една-единствена задача, който и да е член на тази група може да поиска и изпълни тази единствена задача от името на цялата група.

Поискайте задачата, преди да отворите и подпишете документа. Щом поискате задачата, тя се възлага на вас и никой друг член на групата не може да я изпълни. (По този начин, само едно лице извършва необходимата работа.)

  1. В страницата "Състояние на работния поток" посочете името на задачата, възложена на вашата група, докато се появи стрелка.

  2. Щракнете върху стрелката, щракнете върху Редактиране на елемент и след това, във формуляра за задача, щракнете върху бутона Поискване на задача .
    Как се поисква групова задача

Когато страницата "Състояние на работния поток" бъде обновена, можете да видите, че тази задача вече не е възложена на групата, а конкретно на вас.

По-късно, ако искате да освободите задачата отново за групата, без да я изпълните, използвайте същите стъпки, за да се върнете към формуляра за задачата, но сега натиснете бутонаОсвобождаване на задача.

Бутонът ''Освобождаване на задача'' във формуляр за задача

Ако искате някой друг да изпълни задача от работния поток, която е възложена на вас, натиснете бутона Повторно възлагане на задача във формуляра за задача от работния поток.

Показва се този формуляр.

Формуляр за повторно възлагане на задача

Изнесено означение номер едно

Повторно възлагане на задача на

Въведете името или адреса на лицето, на което искате повторно да възложите тази задача.

За да възложите тази задача на лицето, което е стартирало работния поток – или ако работният поток е стартиран автоматично, на лицето, което първоначално е добавило този работен поток – оставете това поле празно.

Изнесено означение номер две

Ново искане

Предоставете всякаква информация, от която ще се нуждае лицето, на което възлагате задачата, за да изпълни тази задача. (Всякакъв текст, който въведете тук, ще бъде добавен в областта Обединени коментари.)

Изнесено означение номер три

Нова продължителност

Направете едно от следните три неща:

  • Да запазите съществуващия краен срок    Оставете това поле празно.

  • За да премахнете крайния срок изцяло    Въведете число 0.

  • Да зададете нов краен срок    Въведете число тук и след това задайте единици за продължителност в следващото поле. Взети заедно, двата записа идентифициране на период преди промяна задачата се дължи.

Обърнете внимание, че по подразбиране на задачите "Събиране на подписи" не се задават крайни срокове или продължителност на задачите.

Изнесено означение номер четири

Нови единици за продължителност

Ако сте задаване на нова продължителност на задача, използвайте това поле във връзка с полето за Новия времетраене за идентифициране на период преди задачата се дължи. (Например: 3 дни или 1 месец или 2 седмици.)

Когато приключите формуляра, щракнете върху Изпрати. Вашата задача е маркиран завършени, нова задача ви се назначава лицето, което сега отговаря за тази задача и се изпраща уведомяване за задача.

Всякаква нова информация, която сте предоставили, се включва в текста Делегирана от в новото уведомяване за задача (номер 1 на следващата илюстрация).

Уведомяване за задача за повторно възложена задача

Междувременно, всички тези промени се проследяват и се виждат в секциите Задачи и Хронология на страницата "Състояние на работния поток", както е посочено тук.

Области ''Задачи'' и ''Хронология'' на страницата ''Състояние на работния поток'' за повторно възложена задача

Наблюдение, регулиране или спиране на изпълняван работен поток "Събиране на подписи"

Централното място, от което можете да следите, регулирате или спирате изпълняван работен поток, е страницата "Състояние на работния поток" за този екземпляр на работния поток.

Най-напред ще ви покажем как да стигнете до тази страница, след това ще покажем как да използвате опциите и информацията, които ще намерите там. Накрая, ще ви покажем две други страници, откъдето може да получите допълнителна информация от наблюдението.

В списъка или библиотеката, където се намира елементът, щракнете върху връзката В ход за желания от вас елемент и работен поток.

В този пример елементът е документът, наречен "Чернова на встъпително слово", а работният поток е "Одобрение 3".

Щракване върху връзката ''Състояние на работния поток''

Отваря се страницата ''Състояние на работния поток''.

  • Ако вашият списък или библиотека съдържат голям брой елементи, може да използвате сортиране и/или филтриране, за да намерите по-бързо търсените от вас елементи. Ако установите, че многократно сортирате и/или филтрирате по един и същи начин, може да сметнете за полезно да създадете потребителски изглед, който автоматизира тази конкретна обработка.

  • За да стигнете до страницата "Състояние на работния поток", можете също да щракнете или върху връзката Преглед на състоянието на този работен поток в имейл уведомяване "е стартиран", или върху връзката Преглед на хронологията на работния поток в имейл уведомяване "е завършил" за конкретния екземпляр, от който се интересувате.

Тук, под илюстрацията на всяка секция от страницата "Състояние на работния поток", ще намерите въпросите относно наблюдението, на които отговаря тази секция.

Секция "Информация за работния поток"

Секция ''Информация за работния поток'' от страницата ''Състояние на работния поток''

Въпроси, получили отговор:

  • Кой е стартирал този екземпляр на работния поток?

  • Кога е стартирал този екземпляр?

  • Кога е извършено последното действие в този екземпляр?

  • Върху кой елемент се изпълнява този екземпляр?

  • Какво е текущото състояние на този екземпляр?

Секция "Задачи"

Областта ''Задачи'' на страницата ''Състояние на работния поток''

Въпроси, получили отговор:

  • Кои задачи са вече създадени и и възложени и какво е тяхното текущо състояние?

  • Кои задачи са вече завършени и какъв е резултатът от всяка от тези задачи?

  • Какъв е крайният срок за всяка задача, която е вече създадена и възложена? (Обърнете внимание, че по подразбиране на задачите "Събиране на подписи" не се задават крайни срокове или продължителност на задачите.)

Задачите, които са изтрити, и задачите, които още не са възложени, не се виждат в тази секция.

Секция ''Хронология на работния поток''

Секцията ''Хронология на работния поток'' от страницата ''Състояние на работния поток''

Въпроси, получили отговор:

  • Какви събития вече са възникнали в този екземпляр на работния поток?

  • Обърнете внимание, че просрочените задачи и уведомяванията за просрочени задачи не се виждат в тази област.

Има два начина, по които можете да спрете изпълняван екземпляр от работния поток преди нормалното му завършване:

  • Отказ на работния поток    Всички задачи се отказват, но остават в областта Задачи на страницата "Състояние на работния поток".

  • Завършване на този работен поток    Всички задачи се отменят и се изтриват от областта Задачи на страницата "Състояние на работния поток". (Те обаче продължават да се отразяват в областта "Хронология на работния поток".)

Следват указания за двата метода.

Отказ (всички задачи се отменят, но се запазват както в списъка "Задачи", така и в списъка "Хронология")

Ако текущият екземпляр на работен поток вече не е необходим, той може да бъде отказан.

По подразбиране тази процедура може да бъде изпълнявана от лицето, което е стартирало този екземпляр на работния поток или от всеки, който има разрешение "Управление на списъци". (Отново, групата "Собственици" има разрешение "Управление на списъци" по подразбиране; групите "Членове" и "Посетители" – нямат.)

  • В страницата "Състояние на работния поток", в областта точно под "Визуализация на работен поток", щракнете върху връзката Отказ на всички задачи "Събиране на подписи".

Всички текущи задачи се отказват, а работният поток завършва със състояние отменен. Отменените задачите, които са все още се показва в областта задачи и в областта Хронология на работния поток .

Завършване (всички задачи се изтриват от списъка "Задачи", но се запазват в "Хронология")

Ако възникне грешка или работният поток спре и не успее да отговори, той може да бъде завършен.

По подразбиране тази процедура може да бъде изпълнена само от някого, който има разрешение "Управление на списъци". (Отново, групата "Собственици" има разрешение "Управление на списъци" по подразбиране; групите "Членове" и "Посетители" – нямат.)

  • В страницата "Състояние на работния поток", в областта точно под "Визуализация на работен поток", щракнете върху връзката Завършване на този работен поток.

Всички задачи, създадени от работния поток се отменят и се изтриват от областта задачи на страницата състояние на работния поток, въпреки че те все още са отразени в областта Хронология на работния поток . Работният поток завършва със състояние отменен.

На страницата "Работни потоци" за всеки елемент ще намерите списък с работните потоци, които в момента се изпълняват върху този елемент.

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът.

  2. Посочете името на елемента, щракнете върху стрелката, която се появява, и после щракнете върху Работни потоци от падащото меню.

  3. В страницата "Работни потоци: Име на елемента", в Изпълняващи се работни потоци, ще намерите списък на екземплярите на работен поток, които в момента се изпълняват върху елемента.

Забележка:  Обърнете внимание, че няколко екземпляра на една-единствена версия на работен поток не могат да се изпълняват върху един и същи елемент по едно и също време. Например: Добавени са два работни потока , и двата основани на шаблона "Събиране на подписи". Единият е наречен "Обратна информация за планиране", а другият е наречен "Обратна информация за бюджета". Върху всеки един елемент, във всеки един момент, може да бъде изпълняван по един екземпляр на всеки от работните потоци "Обратна информация за планиране" и "Обратна информация за бюджета", но не и два екземпляра на който и да е от тях.

Администраторите на колекции от сайтове могат да видят с един поглед:

  • По колко работни потоци, основани на всеки от шаблоните за работни потоци, съществуват в момента в тази колекция от сайтове.

  • Дали всеки шаблон за работни потоци в момента самият е активен, или неактивен в тази колекция от сайтове.

  • Колко екземпляра версии на работни потоци, основани на всеки от шаблоните за работни потоци, се изпълняват в момента в тази колекция от сайтове.

Ето как става това:

  1. Отворете началната страница на колекцията от сайтове (не началната страница на сайт или подсайт в рамките на тази колекция).

  2. Щракнете върху Настройки на иконата Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online и след това щракнете върху Настройки на сайта.
    На страницата Настройки на сайта, под Администриране на сайта, щракнете върху работни потоци.
    Връзката ''Работни потоци'' под заглавието ''Администриране на сайта''

Страницата "Работни потоци" се отваря, като показва следната информация.

Какво следва?

Ако това е първият път, когато има изпълнение на тази версия на работния поток, може да искате да използвате инструкциите в сегмента Преглед на тази статия за преглед на събитията в екземпляр и Открийте дали поток функции, които искате да.

Преглед на резултатите от работния поток "Събиране на подписи" и създаване на отчети

След като вашият екземпляр на работния поток завърши, може да преглеждате събитията, записани в неговата хронология. (Можете да получавате достъп до записа за всеки екземпляр до 60 дни след завършване на този екземпляр.)

Важно:  Обърнете внимание, че хронологията на работните потоци се предоставя само за неофициални справки. Тя не може да бъде използвана за официални проверки или за всякакви други законови, доказателствени цели.

Можете също така да изпълнявате отчети за цялостната работа на работния поток по екземпляри.

Докато даден елемент остава в същия списък или библиотека и докато същият работен поток не бъде изпълнен отново върху същия този елемент, от този списък или библиотека може да бъде осъществен достъп до хронологията на последния екземпляр.

За да видите страницата "Състояние на работния поток" за последния екземпляр на работния поток, изпълнен върху някой елемент:

  • В списъка или библиотеката, където се намира елементът, щракнете върху връзката за състояние на желания от вас елемент и работен поток.

В този пример елементът е документ, озаглавен чернова на Встъпително слово а работният поток е Одобрение на нов документ.

Щракване върху връзката ''Състояние на работния поток''

В страницата "Състояние на работния поток" секцията Хронология на работния поток се намира близо до края.

Секцията ''Хронология на работния поток'' от страницата ''Състояние на работния поток''

Какво ще стане, ако пожелаете да прегледате хронологията на даден екземпляр след като отново сте изпълнили същия работен поток върху същия елемент?

В действителност, можете да направите това до 60 дни от всяка от двете входни точки: от списъка или библиотеката или от уведомяването за завършване. (Шестдесет дни е времето, през което продуктите на SharePoint запазват хронологията на задачите за работните потоци.)

От списъка или библиотеката

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът.

  2. Щракнете върху иконата пред името на елемента, за да изберете елемента, след което в раздела на лентата Файлове, в групата Работни потоци щракнете върху Работни потоци.

  3. В работните потоци: име на елемент от страницата, под Завършени работни потоци, щракнете и върху името или състоянието на екземпляра на работния поток, който искате да прегледате.
    Списъкът ''Завършени работни потоци''' на страницата ''Работни потоци за елемент''
    отваря се страницата състояние на работния поток за този екземпляр.

От уведомяването за завършване на работен поток

  • Отворете уведомяването за завършване за екземпляра, който искате да прегледате, и после щракнете върху връзката Преглед на хронологията на работния поток.

Уведомяване за завършване на работния поток с осветена връзка към хронологията
отваря се страницата състояние на работния поток за този екземпляр.

За да запази всичките си завършване известия, може да искате да създадете правило на Outlook. Настройте правилото за копие всички входящи съобщения, които имат текст е завършил в в реда за тема в себе си, отделна папка. (Уверете се, че Outlook правило копия входящите съобщения и не просто да се преместите тях, или те няма да също се показват в папката "Входящи".)

За да научите как изобщо се държи една от вашите версии на работния поток – във времето и по отношение на няколко екземпляра – може да създадете един от или и двата предварително дефинирани отчети:

  • Отчет за продължителност на дейностите    Този отчет се използва, за да видите средните стойности на това, колко време е било нужно за завършване на всяка дейност в рамките на даден работен поток, както и това, колко време е било нужно на всяко завършено изпълнение или екземпляр на този работен поток да завърши.

  • Отчет за отказите и грешките    Този отчет се използва, за да видите дали даден работен поток е често отказван или са срещани грешки преди завършването му.

Създаване на наличните отчети за работен поток

  1. В списъка или библиотеката, в колоната състояние за този работен поток щракнете върху някоя връзка към информация за състоянието.
    Щракване върху състояние на работния поток

  2. В страницата "състояние на работния поток" под Хронология на работния поток, щракнете върху Показване на отчети за работен поток.
    Щракване върху връзката ''Изглед на отчети на работни потоци'' в секцията ''Хронология на работния поток''

  3. Намерете работния поток, за която искате да видите отчет и след това щракнете върху името на отчета, който искате да прегледате.
    Щракване върху връзката към ''Отчет за продължителност на дейностите''

  4. На страницата за персонализиране или оставете или промяна на местоположението, където отчет файла ще бъде създаден и след това щракнете върху OK.
    Щракване върху OK в мястото на записване на файла
    отчета с проекти и задачи в зададеното местоположение.

  5. Когато отчета завърши, можете да щракнете върху връзката е показано на следващата илюстрация да го прегледат. В противен случай щракнете върху OK, за да завършите и да затворите диалоговия прозорец. (По-късно, когато сте готови да прегледате отчета, ще намерите го в местоположението, което указахте в предишната стъпка.)
    Щракване върху връзка, за да видите отчет

Какво следва?

Ако вашият работен поток действа точно по начина, по който искате, значи сте готови да започнете да го използвате.

Ако има нещо, което искате да промените за това как работи, вижте Промяна на сегмент на тази статия.

Създаване на отчети за работата на работния поток

За да научите как изобщо се държи една от вашите версии на работния поток – във времето и по отношение на няколко екземпляра – може да създадете един от или и двата предварително дефинирани отчети:

  • Отчет за продължителност на дейностите    Този отчет се използва, за да видите средните стойности на това, колко време е било нужно за завършване на всяка дейност в рамките на даден работен поток, както и това, колко време е било нужно на всяко завършено изпълнение или екземпляр на този работен поток да завърши.

  • Отчет за отказите и грешките    Този отчет се използва, за да видите дали даден работен поток е често отказван или са срещани грешки преди завършването му.

Създаване на наличните отчети за работен поток

  1. В списъка или библиотеката, в колоната състояние за този работен поток щракнете върху някоя връзка към информация за състоянието.
    Щракване върху състояние на работния поток

  2. В страницата "състояние на работния поток" под Хронология на работния поток, щракнете върху Показване на отчети за работен поток.
    Щракване върху връзката ''Изглед на отчети на работни потоци'' в секцията ''Хронология на работния поток''

  3. Намерете работния поток, за която искате да видите отчет и след това щракнете върху името на отчета, който искате да прегледате.
    Щракване върху връзката към ''Отчет за продължителност на дейностите''

  4. На страницата за персонализиране или оставете или промяна на местоположението, където отчет файла ще бъде създаден и след това щракнете върху OK.
    Щракване върху OK в мястото на записване на файла
    отчета с проекти и задачи в зададеното местоположение.

  5. Когато отчета завърши, можете да щракнете върху връзката е показано на следващата илюстрация да го прегледат. В противен случай щракнете върху OK, за да завършите и да затворите диалоговия прозорец. (По-късно, когато сте готови да прегледате отчета, ще намерите го в местоположението, което указахте в предишната стъпка.)
    Щракване върху връзка, за да видите отчет

Какво следва?

Ако вашият работен поток действа точно по начина, по който искате, значи сте готови да започнете да го използвате.

Ако има нещо, което искате да промените за това как работи, вижте Промяна на сегмент на тази статия.

Промяна, забрана или изтриване на работен поток "Събиране на подписи"

След като изпълните първия екземпляр на вашия нов работен поток "Събиране на подписи" и прегледате резултатите, може да се наложи да направите една или повече промени в начина на конфигуриране на този работен поток.

Също така, в различни бъдещи моменти, може да се наложи да направите по-нататъшни промени в конфигурирането му.

Накрая, в някакъв момент от времето може да поискате да забраните работния поток за по-кратък или за по-дълъг период, но да не го изтривате – а може и наистина да решите напълно да го премахнете.

За да направите промяна на постоянните настройки на съществуващ работен поток, трябва да отворите и редактирате формуляра за свързване, който е използван първоначално при добавянето му.

Ако работният поток се изпълнява само в един списък или библиотека

  1. Отворете списъка или библиотеката, в които се изпълнява работният поток.

  2. На лентата щракнете върху раздела Списък или Библиотека.

    Забележка: Името на раздела може да варира с типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари този раздел е наречен Календар.

  3. В групата Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.

  4. В страницата ''Настройки на работния поток", в Име на работен поток (щракнете, за да промените настройките), щракнете върху името на работния поток, настройките на който искате да промените.

    Забележка:  Ако работният поток "Събиране на подписи", който искате, не се вижда в списъка, той може да бъде свързан само с един тип съдържание. Кой работен поток се вижда в този списък, се управлява от контролата Показване на асоциации на работен поток от този тип, която се намира точно над този списък. (Вж. илюстрацията.) Щракайте върху опциите за тип съдържание в падащото меню, за да разберете коя от тях показва работния поток, който искате. Когато исканият от вас работен поток се появи в списъка, щракнете върху името на работния поток.

  5. В същия формуляр за свързване от две страници, който първоначално е използван за добавяне на работния поток, направете и запишете исканите от вас промени.

    За повече информация за полета и контроли във формуляра за свързване вижте сегмента планиране и съответния сегмент Добавяне (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Ако работният поток се изпълнява във всички списъци и библиотеки в колекцията от сайтове

  1. Отворете началната страница на колекцията от сайтове (не началната страница на сайт или подсайт в рамките на тази колекция).

  2. Щракнете върху Настройки на иконата Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online и след това щракнете върху Настройки на сайта.

На страницата Настройки на сайта под галерии, щракнете върху Типове съдържание на сайта.
Връзката ''Типове съдържание на сайт'' в ''Галерии''

  1. В страницата на типове съдържание на сайтове щракнете върху името на типа съдържание на сайта, на който се изпълнява работният поток.
    Типове съдържание на документ с осветен тип

  2. На страницата за избрания тип съдържание подщракнете върхуНастройки на, Настройки на работния поток.
    Връзката ''Настройки на работния поток'' в секцията ''Настройки''

  3. В страницата ''Настройки на работния поток", под Име на работен поток (щракнете, за да промените настройките) щракнете върху името на работния поток, настройките на който искате да промените.

  4. В същия формуляр за свързване от две страници, който първоначално е използван за добавяне на работния поток, направете и запишете желаните от вас промени.

    За повече информация за полета и контроли във формуляра за свързване вижте сегмента планиране и съответния сегмент Добавяне (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Ако работният поток се изпълнява само в един списък или библиотека

  1. Отворете списъка или библиотеката, в които се изпълнява работният поток.

  2. На лентата щракнете върху раздела Списък или Библиотека.

    Името на раздела може да варира с типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари този раздел е наречен Календар.

  3. В групата Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.

  4. На страницата "Настройки на работния поток" щракнете върху връзката Премахване на работен поток.

  5. Използвайте формата на страницата премахване на работни потоци, за да забраните, повторно разрешаване или премахване на работни потоци.
    Формуляр на страницата ''Премахване на работни потоци''

Този формуляр съдържа пет колони:

  • Работен поток    Име на работния поток.

  • Екземпляри    Брой екземпляри на работния поток, текущо изпълнявани върху елементи.

  • Позволи    Опция, която разрешава на работния поток да продължи да работи нормално.

  • Няма нови екземпляри    Опция, която позволява на всякакви текущо изпълнявани екземпляри на работния поток да завършат, но забранява работния поток, като го прави недостъпен за изпълнение на нови екземпляри. (Това действие е обратимо. За да разрешите по-късно отново работния поток, върнете се към тази страница и изберете Позволи.)

  • Премахване на    Опцията, която премахва работния поток от списъка или библиотеката, напълно. Всички изпълнявани екземпляри се прекратяват незабавно и колона за този работен поток вече не се показва на страницата за списъка или библиотеката. (Това действие е ли 't необратимо.)

  1. Отворете началната страница на колекцията от сайтове (не началната страница на сайт или подсайт в рамките на тази колекция).

  2. Щракнете върху Настройки Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online и след това върху Настройки на сайта.

    В SharePoint Onlineщракнете върху Настройки на Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online , щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. На страницата Настройки на сайта под Галерии на Web Designer, щракнете върху Типове съдържание на сайта.
    Връзката ''Типове съдържание на сайт'' в ''Галерии''

  4. В страницата на типове съдържание на сайтове щракнете върху името на типа съдържание на сайта, на който се изпълнява работният поток.
    Типове съдържание на документ с осветен тип

  5. На страницата за избрания тип съдържание подНастройки, щракнете върху Настройки на работния поток.

  6. На страницата "Настройки на работния поток" щракнете върху връзката Премахване на работен поток.

  7. Използвайте формата на страницата премахване на работни потоци, за да забраните, повторно разрешаване или премахване на работни потоци.
    Формуляр на страницата ''Премахване на работни потоци''

Какво следва?

Ако сте направили някакви промени, изпълнете тестов екземпляр на работен поток, за да проверите още веднъж ефектите от промените.

  • Работен поток    Име на работния поток.

  • Екземпляри    Брой екземпляри на работния поток, текущо изпълнявани върху елементи.

  • Позволи    Опция, която разрешава на работния поток да продължи да работи нормално.

  • Няма нови екземпляри    Опция, която позволява на всякакви текущо изпълнявани екземпляри на работния поток да завършат, но забранява работния поток, като го прави недостъпен за изпълнение на нови екземпляри. (Това действие е обратимо. За да разрешите по-късно отново работния поток, върнете се към тази страница и изберете Позволи.)

  • Премахване на    Опцията, която премахва работния поток от колекцията от сайтове напълно. Всички изпълнявани екземпляри се прекратяват незабавно и колона за този работен поток вече не се показва на страницата за списъка или библиотеката. (Това действие еn't необратимо.)

Има много начини за по-нататъшно персонализиране на работните потоци, включени в продуктите на SharePoint.

Можете дори да създавате потребителски работни потоци от самото начало.

Можете да използвате някоя от следните програми или всички тях:

  • SharePoint Designer 2013    Персонализиране на формуляри, действия и поведения на работни потоци.

  • Microsoft Visual Studio    Изграждане на ваши собствени действия на работни потоци.

За повече информация вж. системата за помощ на Microsoft Software Developer Network (MSDN).)

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×