Вмъкване, променяне или изтриване на поле Memo

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Можете да използвате поле Memo, когато трябва да съхранявате големи количества текст в база данни. Тази тема обяснява как да използвате Microsoft Office Access 2007 , за да добавите поле memo към база данни на нови и съществуващи таблици.

Какво искате да направите?

Разбиране на полета Memo

Добавяне на поле Memo в изглед на лист с данни

Добавяне на поле Memo в изглед за проектиране

Изтриване на поле Memo

Известие за препратка към свойство на поле

Разбиране на полета Memo

Ако сте начинаещ в Access, не забравяйте, че се намират данните в база данни в една или повече таблици. Можете да видите информацията в лист с данни – мрежа, която прилича на работен лист на Excel – или в въвеждане на данни на формуляр или отчет, но данните в крайна сметка се намира в една или повече таблици. От своя страна всяка таблица се състои от набор от полета (колони) и всяко поле е настроен да приема един определен тип данни. Например можете да зададете поле за дата/час типа данни, когато трябва да съхранява дати и часове, и сте задали поле Memo тип данни, когато трябва да съхранявате големи количества текст.

Спецификации на известие за поле

Полета Memo в Office Access 2007 може да съхранява до 1 гигабайт знаци или 2 гигабайта на съхранение (2 байта за знак), от които можете да покажете 65,535 знаци в контрола на формуляр или отчет. Освен това можете сега да приложите форматиране на RTF текст на данните в поле Memo. Например можете да зададете цветове, промяна на шрифтовете и направи данни получер или курсив.

За повече информация как можете да форматирате данните на RTF текст в поле Memo вижте статията формат на данни в таблици, формуляри и отчети.

Начини за създаване на поле Memo

Office Access 2007 предоставя няколко начина за добавяне на поле Memo в нова или съществуваща таблица:

  • Изглед на лист с данни    Можете да добавите поле Memo в нова или съществуваща таблица в изглед на лист с данни чрез добавяне на ново поле и след това поставите повече от 256 знака на текст в празен ред в полето или изберете тип на данните на паметна бележка от падащия списък.

  • Режим на проектиране    Можете да използвате изглед за проектиране, когато искате да добавите поле Memo разрешаване на редактиране на RTF текст за полето и задаване на свойства, които не можете да зададете в изглед за проектиране, като например стойност по подразбиране. За повече информация за свойствата, които можете да зададете за поле Memo вижте раздела известие за препратка към свойство на поле.

Можете да използвате някой от двата техника, когато създавате нови таблици и когато променяте съществуващи таблици.

Най-горе на страницата

Добавяне на поле Memo в изглед на лист с данни

Стъпките в този раздел обясняват как да добавите поле Memo в нова или съществуваща таблица в изглед на лист с данни. Ако сте начинаещ в Access, лист с данни е мрежа подобно на работен лист на Excel.

Добавяне на ново поле Memo към съществуваща таблица

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да промените.

    Access отваря таблицата в табличен изглед.

  4. Ако е необходимо, превъртете хоризонтално до първото празно поле.

    По подразбиране Access показва Добавяне на ново поле в заглавния ред на всички нови полета, ето така:

    Ново поле в лист с данни

  5. Щракнете двукратно върху заглавния ред и въведете име за новото поле.

    Обикновено прилагате имена например "Коментари" или "Бележки" към поле Memo.

  6. Изберете първия празен ред под горен колонтитул и въведете блок от текст на повече от 256 знака.

    Access прилага известие за типа на данните в полето, тъй като полето съдържа повече от 256 знака. Като алтернатива можете да поставите повече от 256 знака на текстови данни в първия ред.

  7. Запишете промените.

Добавяне на поле Memo към нова таблица

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В раздела Създай, в групата Таблици щракнете върху Таблица.

    Access отваря нова таблица в изглед на лист с данни.

  4. Щракнете двукратно върху заглавния ред за полето в първата таблица (един етикет Добавяне на ново поле) и въведете име за полето. Обикновено имена като "Коментари" или "Бележки" се прилагат към поле Memo.

  5. Изберете първия празен ред под горен колонтитул и въведете блок от текст на повече от 256 знака. Access прилага известие за типа на данните в полето, тъй като полето съдържа повече от 256 знака. Като алтернатива можете да поставите повече от 256 знака на текстови данни в полето.

  6. Запишете промените.

Най-горе на страницата

Добавяне на поле Memo в изглед за проектиране

Можете да използвате изглед за проектиране, когато трябва да добавите поле Memo в нова или съществуваща таблица и след това задайте полето за поддръжка на форматиране на RTF текст. Стъпките в този раздел обясняват как да добавите поле Memo към съществуващи и нови таблици и как да зададете полето известие за редактиране на RTF текст.

Добавяне на поле Memo към съществуваща таблица

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон на таблицата, която искате да промените и щракнете върху Режим на проектиране.

  4. В колоната Име на полето изберете първия празен ред и въведете име за полето. Обикновено имена като "Коментари" или "Бележки" се прилагат към поле Memo.

  5. Изберете съседна клетка в колоната Тип на данните и след това изберете известие от списъка.

  6. Запишете промените.

Добавяне на поле Memo към нова таблица

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В раздела Създай, в групата Таблици щракнете върху Таблица.

  4. С десния бутон върху раздела на документа за новата таблица и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  5. В колоната Име на полето изберете първия празен ред и въведете име за полето. Обикновено имена като "Коментари" или "Бележки" се прилагат към поле Memo.

  6. Изберете съседна клетка в колоната Тип на данните и след това изберете известие от списъка.

  7. Запишете промените си и ако искате да разрешите редактиране на RTF текст за полето, продължете със следващите стъпки.

Разрешаване на редактиране на RTF текст

  • Под Свойства на полетов раздела Общи Намерете полето на свойството на Текстов формат и променете стойността от обикновен текст на RTF текст.

Забележка: Ако обвържете текстовото поле вашето поле memo, трябва също да зададете свойството Текстов формат за текстовото поле в RTF текст.

За информация за форматиране на данни като текст в RTF формат Вижте статиите Форматиране на данни в таблици, формуляри и отчети и въвеждане или редактиране на данни в контрола или колона, която поддържа текст в RTF формат.

Най-горе на страницата

Изтриване на поле Memo

Можете да използвате табличен изглед или изглед за проектиране, за да премахнете поле Memo от таблица. Въпреки това когато изтривате поле Memo, която съдържа данни, губите тези данни окончателно. Не можете да отмените изтриването. Поради тази причина трябва да архивирате вашата база данни, преди да изтриете всички полета на таблица или други компоненти на база данни.

Изтриване на поле Memo в изглед на лист с данни

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да промените.

    Access отваря таблицата в табличен изглед.

  4. Намерете полето известие, щракнете с десния бутон заглавния ред (име) и щракнете върху Изтриване на колона.

  5. Щракнете върху Да, за да потвърдите изтриването.

Изтриване на поле Memo в изглед за проектиране

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон на таблицата, която искате да промените и щракнете върху Режим на проектиране.

    Access отваря таблицата в изглед за проектиране.

  4. Щракнете върху селектора на ред (празен квадрат) до полето Memo и натиснете DELETE.

    -или-

    Щракнете върху селектора на ред и щракнете върху Изтриване на редове.

  5. Щракнете върху Да, за да потвърдите изтриването.

Най-горе на страницата

Известие за препратка към свойство на поле

Когато използвате изглед за проектиране, за да добавите поле Memo в таблица, можете да настроите и да промените броя на свойствата за полето. Тази таблица описва свойствата на известие за полета и описва какво означава всеки от тях, включително последствията от Задаване или промяна на свойствата.

Свойство

Употреба

Формат

Въведете по избор знаците за форматиране, за да дефинирате формат за показване. Формати, дефинирани от тук се появява в листове с данни, формуляри и отчети.

За повече информация за форматите по избор вижте статията на Форматиране на данни в таблици, формуляри и отчети.

Надпис

Указва името на вашето текстово поле. Свойство приема до 2048 знака. Ако не зададете надпис, Access прилага име на поле по подразбиране.

Стойност по подразбиране

Задава стойността, която автоматично се показва в поле, когато създавате нов запис. Например можете да зададете стойност като например "въведете до 65 KB на текста." Това ще напомнят на потребителите, че те работят с поле Memo. Максималната дължина (на стойността по подразбиране): 255 знака.

Правило за проверка

Определя изисквания за данните, въведени в запис, поле или контрола. Когато въвеждате данни, който нарушава правилото, дефинирано за полето, можете да използвате свойството текст за проверка за да зададете получените съобщението за грешка. Максималната дължина: 2048 знака.

За повече информация за създаване на правила за проверка вижте статията Създаване на валидиращо правило за проверка на данни в поле.

Текст на проверката за валидност

Задава текста в съобщението за грешка, което се появява, когато потребителите нарушава валидиращо правило. Максималната дължина: 255 знака.

За повече информация за създаване на правила за проверка вижте статията Създаване на валидиращо правило за проверка на данни в поле.

Задължително

Когато е настроен на да, трябва да въведете стойност в полето или в някакви контроли, обвързана с полето, и стойността не може да бъде Null.

Разреши нулева дължина

Когато е настроено на да, можете да въведете низове с нулева дължина в поле. Низ с нулева дължина съдържа няма знаци и ги използвате, за да посочи, че няма стойност съществува за поле. Въведете низ с нулева дължина като въведете две двойни кавички без интервал между тях ("").

Индексирано

Можете да използвате индекси да ускорите заявки, сортиране и групиране по операции изпълнение срещу голям обем от данни. Можете също да използвате индекси да предпазите потребителите от въвеждане на дублирани информация. Възможности за избор:

  •     Изключва индексирането (по подразбиране)

  • Да (дублира OK)    Индексиране на полето и позволява дублиращи се стойности. Например може да имате дублирани собствено и фамилно име.

  • Да (без дублиране)    Индексиране на полето и не позволява дублиращи се стойности.

Компресиране на Unicode

Access използва Unicode за представяне на данни в полета за текст, паметна бележка и хипервръзка. Unicode заема повече място за съхранение, тъй като използва 2 байта за знак вместо един. За да намалите размера на файла, стойността по подразбиране на свойството Unicode компресиране за текст, известие или хипервръзка поле е "да". Когато е настроен на да, всеки знак, чиито първият байт е 0 е компресиран, когато той се записва и некомпресирани, когато бъдат извлечени.

Данни в поле Memo не е компресиран, освен ако не го изисква 4 096 байта или по-малко място за съхранение след компресиране. Като резултат съдържанието на поле Memo може да се компресира в един запис, но не може да се компресират в друг запис.

Режим IME

Указва редактор, инструмент за използване на английски версии на Access с файловете, създадени в японски или корейски. Стойност по подразбиране: Няма контрол. За повече информация относно използването на това свойство натиснете F1.

Режим на IME изречение

Указва въведат на данни, можете да въвеждате с редактор. За повече информация относно използването на това свойство натиснете F1.

Умни етикетчета

Задайте един или повече умни етикетчета за поле и всички проверки, обвързана с полето. Умните етикетчета са компоненти, които разпознава типовете данни в поле и ви позволяват да се действия, базирани на този тип. Например в поле от имейл адрес, умно етикетче може да започнете ново съобщение или да добавите адреса към списъка с контакти.

Щракнете върху Бутон на конструктор за да видите списък на налични умни етикетчета.

Текстов формат

Разрешава или забранява редактиране на RTF текст. Изберете RTF текст за разрешаване на редактиране на RTF текст.

Забележка: Ако разрешите редактиране на RTF текст за полето и след това да обвържете контрола текстово поле в полето, трябва също да разрешите редактиране на RTF текст за контролата.

За повече информация относно разрешаването на редактирането на RTF текст за контрола и използване на форматиране като цяло вижте статията на Форматиране на данни в таблици, формуляри и отчети.

Подравняване на текст

Задава подравняване на данни в поле Memo. Имате следните възможности:

  • Общи    Подравнява текста отляво, числа и дати надясно

  • Наляво    Подравнява текста, датите и числата отляво

  • Център за    Центрове за текст, дати и числа

  • Отдясно    Подрежда всички текст, дати и числа вдясно

  • Разпространение на    Подравнява текста, дати и числа равномерно от двете страни на поле или текстово поле

Само добавяне

Определя дали да се проследяват промените на стойността на поле. Има две настройки:

  • Да Проследява промените. За да видите хронологията на стойността на поле, щракнете с десния бутон в полето и щракнете върху Показване на хронология на колона.

  • Не Не проследява промените.

    Предупреждение: Задаването на това свойство на Не изтрива цялата съществуваща хронология на стойността на полето.


Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×