Архивиране на данни на Access

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да запазите данните си организирани чрез периодично архивиране на стари или неактивни записи. Например можете да използвате Access за управление на библиотека с материали за четене. Може да имате таблица, която проследява кредитиране транзакции, с полето, съдържащо датата е заета елемента и полето, съдържащо датата е върнат. Може би вашите правила за задържане на записи е да архивирате кредитиране транзакция записва една година след връщане на елемента и да записите след две години.

Можете да архивирате всички таблици в база данни, определени таблици или само определени записи – например записи, които са по-стари от определена дата. Тази тема обяснява как да архивирате данни.

В тази статия

Общ преглед

Периодично преместване на записи в архивна таблица

Периодично заместване на таблица

Периодично заместване на всички таблици

Общ преглед

Трябва да имате предвид, архивиране на данни, когато имате данни, които не планирате да използвате повече и искате да запазите данните удобен, в случай че имате нужда от него. Може да имат политика, която води плановете ви архивиране, като например на правила за съхранение на данните.

Архивиране се използва често за съхраняване на данни на базата на условие за датите, например в края на месеца пристигащи.

Начини за архивиране на данни

Следващата таблица описва начини за архивиране на данни, когато трябва да използвате всеки метод и други съображения.

Метод

Описание

Използвайте, когато...

Други съображения

Периодично преместване на записи в архивна таблица

Периодично можете да изпълните заявка, която избира данните, който искате да архивирате и добавя данните към таблица на архив. След това можете да изпълните заявка, която избира едни и същи данни (от първоначалната таблица) и го изтрива.

Някои от записите в таблица отговарят на условието, което използвате, за да решите дали да архивирате.

ПРИМЕР: Искате да архивирате заемания на книги от библиотеката, ако датата на връщане е преди повече от една година.

  • Да се наложи да заобиколите цялост на връзките, особено ако записите, които искате да архивирате са от една страна на релация "един към много".

  • Ако трябва да използвате параметри във вашите заявки, трябва да създадете формуляр за работа с параметрите. В противен случай рискувате да загубите данни.

Периодично заместване на таблица

Периодично Направете копие архив на конкретна таблица и след това заменят с нова, празна копие.

Всички записи в таблица отговарят на условието, които използвате, за да определите дали да архивирате.

Пример: имате таблица, която съхранява ежедневен температура крайни стойности. Всяка година, архивиране на таблицата и да започнете наново с празен един.

  • Да се наложи да заобиколите целостта на връзките.

Периодично заместване на всички таблици

Започнете с разделяне на база данни (база данни, състояща се от: сървърна база данни файл, съдържащ всички таблици; и клиентската база данни файл, който съдържа всички други обекти на бази данни). Периодично Направете копие архив на сървърна база данни и след това да заместите сървърната база данни с нова, празна.

Всички записи в повечето от таблиците във вашата база данни отговарят на условието, използвайте, за да определите дали да архивирате.

Пример: вашата база данни се състои от няколко таблици с различни видове метеорологични данни. Всяка година, можете да архивирате всички таблици.

  • Ако имате всички таблици за справки (таблици), който използвате за съхраняване на стойности за търсене, като например пощенски кодове или отдели), може да се наложи да импортирате данните си в новата сървърна база данни.

  • Не можете да използвате макрос за този метод. Вие трябва да ръчно архивиране на базата данни.

Дейности по целостта на връзките

Ако записите, които искате да архивирате са свързани към записи в други таблици, трябва да заобиколите релацията. Ако записите, които искате да архивирате са "подчинени" записи (те са от страната "много" на релация "един към много"), вероятно безопасно можете да ги архивирате без значение. Ако записите, които искате да архивирате са "parent" записи (те са от страната "един" на релация "един към много"), когато ги архивирате "детето" им свързани записи май:

  • Да не ви позволят да изтриете "родителските" записи. Това може да причини проблеми, ако вече сте добавили "родителски" записи към архивираната таблица.

    -или-

  • Стават "висящи редове" – записи, които принадлежат на "parent", което не съществува. Това може да предизвика проблеми с целостта на данните и различни функционалност във вашата база данни, която използва "редове" записи.

За да следите целостта на връзките, изпълнете следните стъпки:

  1. Можете да определите какво "детето" записи принадлежи към записите, които искате да архивирате. Например ако искам да архивирате данни за активи, които мога да дадете в моята библиотека, аз първо да определите дали има всички транзакции отворени на тези активи, например дали активите са извлечени, но не се връща.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако записите "наследници" може винаги да бъдат безопасно изтрити, уверете се, че релацията налага цялост на връзките с каскадно изтриване. Това гарантира, че всички свързани записи "наследници" ще бъдат изтрити.

    • Ако "наследник" записите винаги не могат да бъдат безопасно изтрити, помислете за архивиране на всички таблици в базата данни.

    • Създайте заявка, която избира "родителски" записи, които нямат записи "наследници". След това използвайте тази първа заявка, за да създадете вашите заявки за архивиране (вж. раздела Периодично преместване на записи в архивна таблица), вместо да използвате "родителската" таблица.

      Съвет : Можете да използвате съветника за заявки, за да намерите записи без съответствия. За повече информация вижте статията Сравняване на две таблици и търсене на записи без съответствия.

Най-горе на страницата

Периодично преместване на записи в архивна таблица

Първо можете да направите празни копие на таблицата, съдържаща записите, които искате да архивирате. Тази нова празна таблица е таблица на архив. След това можете да създадете заявка за добавяне да копирате записи от първоначалната таблица към таблицата архив. След това можете да създадете заявка за изтриване да премахнете архивирани записи от първоначалната таблица. И накрая можете да създадете макрос, който се изпълнява двете заявки. Когато искате да архивирате записи, можете да изпълните макроса.

Съвет : Можете да прикачите макрос на бутон на формуляр, така че при щракване върху бутона, се изпълнява макроса.

Стъпка 1: Създаване на архивна таблица

Стъпка 2: Създаване на заявка, която копира данни към вашата таблица Архив

Стъпка 3: Създаване на заявка за изтриване, която премахва едни и същи данни от вашата първоначална таблица

Стъпка 4: Създаване на макрос, който се изпълнява и двете заявки

Стъпка 1: Създаване на архивна таблица

Ако искате да запазите всички ваши архивирани записи в една таблица, само правите тази стъпка веднъж. Архив на таблица, които създавате в тази стъпка ще съдържа всички ваши архивирани записи.

Ако искате да си стар Архив таблица когато създавате нов, не трябва да изпълните тази стъпка. Можете да използвате заявка за създаване на таблица вместо заявка за добавяне, за да копирате данните в таблица на архив. За да направите това, преминете към стъпка 2.

Ако искате да използвате нова таблица Архив всеки път, този архив и искате да запазите стария Архив таблици, преименувайте таблицата си стар Архив, преди да създадете нов. Ако архивирате въз основа на дата, като се има предвид именуване стар Архив таблиците съгласно диапазон от дати, които представляват.

Забележка : Ако създадете нова таблица Архив всеки път и пази старата, трябва да преименувате стария Архив, преди да изпълните вашите заявки.

  1. В навигационния екран изберете таблицата, която има записи, за да архивирате, натиснете CTRL + C и след това натиснете CTRL + V.

  2. В диалоговия прозорец Поставяне на таблицата като, под Опции за поставяне изберете Само структурата.

  3. В полето Име на таблицата изтрийте думите копие на и добавете подчертаване и думата "архив" към съществуващото име на таблицата и след това щракнете върху OK. Ако например първоначалната таблица е с име Транзакции, архивната таблица е с име Транзакции_архив.

    Поставяне на таблицата като

Стъпка 2: Създаване на заявка, която копира данни към вашата таблица Архив

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявка.

  2. Използвайте диалоговия прозорец Показване на таблица, за да добавите таблицата, съдържаща записи, които искате да архивирате. Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица.

  3. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в новодобавената таблица. В първата колона на мрежата на заявката за проектиране се появяват името на таблицата и звездичка.

    Забележка : Звездичката показва, че заявката трябва да включи в резултата всички полета от таблицата. Когато използвате звездичка, ако в таблицата се добавят или премахнат полета, резултатът от заявката се настройва съответно.

  4. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху полето, което искате да използвате, за да зададете условие, че записите трябва да отговаря на преди да ги архивирате. Например ако транзакции таблицата има поле, наречено отметнато в дата и искате да архивирате всички записи, където тази дата е повече от една година, щракнете двукратно върху отметнато в дата. Полето се появява в следващия празна колона на мрежата на заявката за проектиране.

    Мрежа на заявка за проектиране

    Повторете тази стъпка, ако искате да използвате критерии с други полета.

  5. Използвайте реда критерии , за да зададете критерии за полетата, които току-що сте добавили. Например, може да укажете, че отметнато в датата трябва да бъде по-рано от 1 януари 2008 с помощта на израза < #1/1/2008 # в реда критерии .

    Ако стойностите на вашите критерии се променят всеки път, когато архивирате, трябва да накарате вашата заявка да иска входни данни. За да направите това, използвайте параметър в реда Критерии, така че заявката да иска входни данни. За да използвате параметър, използвайте израз по нормалния начин, но вместо да зададете стойност, използвайте кратък израз, заграден в квадратни скоби. Например можете да използвате израза <[Архивиране на транзакции, приключили преди:], подобно на това:

    Израз с параметър

    За повече информация относно използването на параметри вижте статията на направите заявка да пита за въвеждане на данни.

    Можете също да използвате реда или, за да зададете алтернативни условия. За повече информация за използването на критерии вж. статията Примери за критерии за заявка.

    Съвет : Ако използвате поле за дата, за да зададете критерии, и искате да архивирате всички записи, които са по-стари от текущата дата, въведете < Date() в реда Критерии за полето за дата.

  6. Направете едно от следните неща:

    • Ако вече сте създали Архив таблица, ви трябва заявка за добавяне за добавяне на указаната записи към тази таблица.

      1. В раздела Структура, в групата Тип на заявката щракнете върху Добавяне.

      2. В диалоговия прозорец Добавяне, в полето Име на таблицата изберете името на архивната таблицата и след това щракнете върху OK.

        добави към

        В мрежата на заявката за проектиране се показва редът Добави към.

      3. Изчистете реда Добави към за всички полета, които използвате за задаване на критерии. (Само звездичката трябва да има стойност за Добави към.)

        Редът ''Добави към'' на мрежата на заявка за проектиране

    • Ако не сте създали Архив таблица, трябва за създаване на таблица заявка, за да създадете архив таблица с помощта на определени записи.

      1. В раздела Проектиране, в групата Тип заявка щракнете върху Направи таблица.

      2. В диалоговия прозорец Създаване на таблица , в полето Име на таблица въведете името на таблицата, архивиране и след това щракнете върху OK.

  7. Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

Стъпка 3: Създаване на заявка за изтриване, която премахва едни и същи данни от вашата първоначална таблица

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявка.

  2. Използвайте диалоговия прозорец Показване на таблица, за да добавите таблицата, съдържаща записи, които искате да архивирате. Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица.

  3. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в таблицата, която току-що добавихте. В първата колона на мрежата на заявката за проектиране се показва името на таблицата и звездичка.

  4. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху същите полета, които използвахте, за да зададете условие в заявката за добавяне.

  5. Използвайте реда Критерии, за да зададете критерии за новодобавените полета. За повече информация за използването на критерии вж. статията Примери за критерии за заявка.

    Важно : Ако вашата заявка за добавяне или създаване на таблица използва параметър, така че да вашата заявка за изтриване. Освен това трябва да сте сигурни, че въвеждате една и съща стойност за двете заявки. Ако въведете стойности на различни параметри, може да загубите данни. За да избегнете загуба на данни, помислете за използване на формуляр за събиране на стойностите и да правят заявки въпрос във формуляра за входните стойности. За повече информация вижте статията направите заявка да пита за въвеждане на данни.

  6. В раздела Структура, в групата Тип на заявката щракнете върху Изтрий.

    В мрежата за проектиране на заявката се появява редът Изтриване.

    редът ''изтриване'' в мрежата за проектиране на заявката

  7. Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

Стъпка 4: Създаване на макрос, който се изпълнява и двете заявки

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Макрос. Ако тази команда не е достъпна, щракнете върху стрелката под бутона Модул или бутона Модул на клас и след това щракнете върху Макрос.

  2. В първия ред на мрежата за проектиране на макроси в колоната действие изберете OpenQuery.

    .

  3. В долната част на мрежата, под Аргументи на действия, в полето Име на заявка, изберете (добави или създаване на таблица) заявка, която сте създали в стъпка 2 от падащия списък.

    Влезте с акаунт в Microsoft или служебния акаунт, който използвате с Office 365. Ако не искате да влезете, използвайте еднократна парола, за да прегледате съобщението.

  4. Във втория ред на мрежата за проектиране на макроси в колоната действие изберете OpenQuery.

  5. В долната част на мрежата, под Аргументи на действия, в полето Име на заявка изберете заявка за изтриване от падащия списък.

    Вашият макрос трябва да изглежда приблизително така:

    Съветник за импортиране и експортиране с избрано ''Не импортирай дубликатите''

  6. Натиснете CTRL+S, за да запишете макроса.

    Когато искате да архивирате записи, изпълнете макроса.

Най-горе на страницата

Периодично заместване на таблица

Ако искате винаги да архивирате всички данни в таблица, не е нужно да използвате заявки или макроси. Като алтернатива можете да заместите периодично таблицата с празен копие.

Важно : Ако таблицата, която архивирате, е свързана с други таблици, може да се наложи да се погрижите за целостта на връзките.

  1. В навигационния екран изберете таблицата, която искате да архивирате, натиснете CTRL + C и след това натиснете CTRL + V.

  2. В диалоговия прозорец Поставяне на таблицата като, под Опции за поставяне изберете Само структурата и след това щракнете върху OK.

    Достъп до имена копие копие на първоначалното име на таблица.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон първоначалната таблица и след това щракнете върху Преименуване от контекстното меню, което се появява.

    Задайте таблицата име, което показва какво съдържа, например "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. В навигационния екран щракнете с десния бутон празни копие и след това щракнете върху Преименуване от контекстното меню, което се появява.

    Дайте празния копието първоначалното име на таблица.

Най-горе на страницата

Периодично заместване на всички таблици

Ако използвате разделена база данни, можете периодично да замествате всички таблици, като замествате сървърната база данни с празно копие.

Първо подготовката празни копие. Освен ако проект на база данни се промени, можете да използвате повторно това копие всеки път, когато архивирате. След това когато искате да архивирате, който преименувате съществуващ сървърна база данни да посочи, че той е архив и след това запишете празния копие като новата сървърна база данни.

Подготвяне на празно копие на сървърна база данни

Импортиране на таблица дефиниции за всички таблици в сървърна база данни.

  1. Създаване на нова, празна база данни. Изтриване на таблица1.

  2. В раздела Външни данни , в групата Импортиране щракнете върху Access.

  3. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни изберете Импортиране на таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули в текущата база даннии след това щракнете върху Преглед.

  4. В диалоговия прозорец Отваряне на файл изберете сървърната база данни. Щракнете върху Отвори, за да затворите диалоговия прозорец Отваряне на файл и след това щракнете върху OK.

  5. В диалоговия прозорец Импортиране на обекти щракнете върху Опции

  6. Под Импортиране на таблици изберете Само дефинициите.

  7. В раздела Таблици щракнете върху Избери всички, щракнете върху OK и след това щракнете върху Затвори.

След това добавете данни към справочните таблици в празното копие. За всяка справочна таблица изпълнете следните стъпки:

  1. Свържете се към справочната таблица в съществуващата сървърна база данни.

  2. Създайте заявка за добавяне, която добавя всички записи от оригинала в копието.

Заместете сървърната база данни с празно копие

Първо преименувате съществуващ сървърна база данни да посочи, че сега е архив.

След това отворете празен копието и я запишете с помощта на името на първоначалния сървърна база данни.

  1. Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това посочете Запиши като. Отваря менюто Запиши като .

  2. Под Записване на базата данни в друг формат щракнете върху База данни на Access 2007.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×