Архивиране в Outlook за Windows

Има няколко начина за архивиране на съобщения в Outlook 2016. Методите, които може да използвате, зависят от това дали използвате Outlook 2016 с акаунт за Office 365 за фирми, акаунт за Exchange, или други типове акаунти, като например акаунти за Outlook.com, Gmail, POP или IMAP.

Всички акаунти в Outlook 2016 имат достъп до папка "Архив". Папката "Архив" е една от папките на Outlook по подразбиране, като папка "Входящи", "Изпратени" и папка "Изтрити". Не може да изтриете папката "Архив". Ако използвате Outlook с акаунт за Exchange или Exchange Online, правилата за папката като правила за задържане важат и за папката "Архив".

Използването на бутона "Архив" за преместване на съобщения в папката за архивиране не намалява размера на вашата пощенска кутия. Ако имате нужда да намалите размера на пощенската кутия, може да използвате онлайн архив в Office 365 за предприятия или да архивирате елементите ръчно.

Архивиране на съобщения с едно действие в Outlook 2016

Може да използвате бутона "Архив" в групата "Изтриване" от лентата, за да преместите едно или повече съобщения във вашата папка Архив, без да ги изтривате. Използването на архивиране има няколко предимства.

  • Архивираните елементи остават лесни за намиране чрез полето за търсене или като отидете във вашата папка Архив. Когато въведете израз в полето за търсене, Outlook 2016 по подразбиране търси във всички папки във вашата пощенска кутия.

  • Елементите остават достъпни на вашия телефон или други устройства чрез вашата папка Архив

Архивиране на елементи в Outlook 2016

  1. Изберете едно или повече съобщения във вашата папка "Входящи" или друга папка, които да архивирате.

  2. В групата Изтриване изберете Архив. Може да използвате и клавиша Назад, за да архивирате веднага едно или повече избрани съобщения. 

    Архивиране с едно щракване

    Забележка: Вашата папка Архив вече съществува, дори ако никога преди това не сте използвали тази функция. Ще я намерите в списъка на папките на вашия Outlook. Ако не виждате папката и използвате Outlook 2016, отидете на "Файл" > "Акаунт за Office" > "Опции за актуализиране" > "Актуализирай сега".

  3. Вашите съобщения ще бъдат преместени в папката Архив. Ако сте архивирали съобщение по погрешка, отидете в папката Архив и преместете съобщението обратно във вашата папка "Входящи".

Забележка: Бутонът Архив се вижда само в Outlook 2016. В по-стари версии на Outlook бутонът Архив не е на лентата.

Архивиране на съобщения с помощта на клавиатурата

Може да архивирате едно или повече избрани съобщения, като натиснете клавиша Назад. Ако натиснете клавиша Delete, съобщенията отиват в папката Изтрити. Не можете да промените поведението на клавиша "Назад".

Как да намеря папката "Архив"?

Вашата папка Архив е в списъка на папките. За да покажете списъка на папките, изберете Изглед > Екран с папки и изберете Нормален.

В менюто на екрана с папки е избрано "Нормално".

Как да търся папката "Архив"?

По подразбиране, когато търсите елементи на Outlook с помощта на функцията "Търсене в текущата пощенска кутия" в горния край на вашия списък с папки, Outlook търси в цялата ви пощенска кутия.

Търсене във вашата пощенска кутия

Ако искате да ограничите търсенето само до папката "Архив", първо изберете папката "Архив" във вашия списък на папките. Полето за търсене сега ще извърши търсене само в папката "Архив".

Търсене в архивна папка

По какво това се различава от онлайн архива?

Онлайн архивът е функция за корпоративните клиенти на Office 365, които имат необичайно големи пощенски кутии. Тези клиенти могат да използват онлайн архив, вместо да изтриват старата поща. Онлайн архивът на потребителя е нещо като втори акаунт в Outlook със своя собствена структура на папките. Поради това той не се включва в търсенията, извършвани от папка "Входящи".

Ако онлайн архивът е разрешен, администраторите и потребителите могат да настроят пощенската си кутия да премества автоматично старите съобщения в онлайн архива, използвайки правила за архивиране.

Кога трябва да използвам "Архив" и онлайн архив?

Препоръчваме да използвате функцията "Архив", за да поддържате своята папка "Входящи" чиста от съобщения, на които вече сте отговорили или сте предприели необходимите действия. Мислете за папката "Архив" като за файл. Можете да съхранявате елементи в папката "Архив" и все още да имате лесен достъп до тях. Можете също да изтривате съобщения или да ги премествате в определени папки, ако това отговаря повече на вашия стил.

За потребители с големи пощенски кутии в организация, която използва Office 365 Enterprise, препоръчваме на администраторите да зададат правила за архивиране, които преместват елементите в онлайн архив след 1 година или по-малко, ако потребителите достигат по-бързо квотата си за пощенска кутия. Това гарантира, че няма да се налага потребителите да изтриват старата поща, за да направят място за нова. Имейлите, по-стари от указаното време, могат да бъдат премествани както от папката "Входящи", така и от локалната папка "Архив".

Често задавани въпроси относно архивирането

Не. Папката "Архив" е една от системните папки на Outlook по подразбиране и не може да бъде преименувана, премествана или изтривана.

Архивирането е добре известна функция, която вече е налична в Outlook Mobile, Outlook Web App и Outlook.com, а дори и при други имейл доставчици, като например Gmail. Понеже това е утвърдено име и понеже онлайн архивирането е съществуваща функция, решихме да запазим еднакви двете имена.

Автоархивирането е по-стара функция на Outlook, която дава възможност за автоматично преместване на старите имейли в .pst файл. Това означава, че имейлите се премахват от сървъра и стават по-трудни за търсене. Ако твърдият диск, на който е записан .pst файлът, стане неизползваем, можете да загубите тези имейли. Онлайн архивът е функция от корпоративно ниво, която замества функцията за автоархивиране.

Автоархивирането все още може да се използва, ако не разполагате с функцията "онлайн архив" и ако вашият ИТ отдел не е деактивирал функционалността. За повече информация относно автоархивирането в Outlook 2016 вижте Архивиране на по-стари елементи ръчно в Outlook за Windows.

Архивирането е широко достъпно в Outlook за Windows, Outlook Mobile, Outlook в уеб и Outlook.com. Функцията за архивиране не може да бъде дезактивирана чрез групови правила.

Имате нужда от допълнителна помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×