Архивиране в Outlook 2016 за Windows

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Outlook 2016 включва бързо Архив функция в раздела Начало на лентата, която изпраща съобщения до папка за архивиране . Office 365 за фирми потребители също имат достъп до онлайн архив.

Забележка: за да се поддържа функцията за архивиране в Outlook 2016, Outlook за iOS и Android и Outlook в уеб, папката се създава автоматично. Тази папка спазва правилата за съхранение, може да има вашата пощенска кутия, включително изтриването на имейли.

Архивиране на съобщения с едно действие

Можете да използвате бутона "архивиране" в групата "Изтрий" в раздела "Начало" за преместване на една или повече съобщения в папката за архивиране , без да ги изтриете. Има няколко предимства на използването на архив.

  • Архивираните елементи остават лесни за намиране чрез полето за търсене или като отидете във вашата архивна папка

  • Елементите остават достъпни на вашия телефон или други устройства чрез архивната папка

Преместването на съобщения в архивната папка няма да намали размера на пощенската ви кутия. Съобщенията продължават да се съхраняват в пощенската кутия, но се намират в друга папка.

  1. Изберете едно или повече съобщения във вашата папка, които да архивирате.

  2. В раздела Начало в групата Изтриване изберете Архив.

    Архивиране с едно щракване

    Забележка : Папка за архивиране вече съществува, дори ако не сте използвали функцията преди. Ще намерите в списъка с папки на Outlook.

  3. Вашите съобщения ще бъдат преместени в папката . Ако архивирате съобщение по погрешка, отидете в папката и Премести съобщението обратно в папката "Входящи".

Как е свързано това с онлайн архива?

Онлайн Архив е функция за Office 365 корпоративни клиенти, които имат рядко големи пощенски кутии. Тези потребители да използвате онлайн Архив да предотвратите изтриването стари поща. Онлайн Архив на потребител действа малко като втори акаунт в Outlook със своя собствена структурата на папките. Като резултат той не е включен в търсения, извършени от папката "Входящи".

Ако е разрешено онлайн архив, администратори и потребители да настроите пощенската си кутия за автоматично преместване на стари съобщения в онлайн архива с помощта на правила за архивиране.

Препоръки за използването на архив и онлайн архив

Ви препоръчваме да използвате новата функция за архивиране, за да запазите папката "Входящи" Почистване на съобщенията, които вече сте отговорили или по. Можете също да изтриете съобщения или да ги преместите в определени папки, ако това е по-вашия стил.

За потребители с големи пощенски кутии в Office 365 Enterprise организация ви препоръчваме администраторите Задаване на правила за архивиране, което премества елементи онлайн архив, след една година, или по-малко ако потребителите достигат по-бързо квотата си пощенска кутия. Това гарантира, че потребителите не е нужно да изтриете стари имейл, за да направите място за нова поща. По-стари от определено време могат да бъдат премествани от папката "Входящи" и локална папка за архивиране на поща.

Често задавани въпроси относно архивирането

Не можете да използвате своя онлайн архив като местоназначение за бутона "Архивиране" по две причини.

  1. Когато търсите от папка "Входящи", по подразбиране не се търси в онлайн архива. Архивираната поща би трябвало да е достъпна за търсене с цел лесно извличане.

  2. Онлайн архивът не е наличен с всяка версия на Outlook, включително Outlook Mobile. Преместването на поща в онлайн архива ще затрудни достъпа до архивираната поща на вашия телефон.

Архив е добре познат функция, която вече е налична в Outlook MobileOutlook Web Appи Outlook.comи дори други имейл доставчици например Gmail. Тъй като това е името на основаване и тъй като онлайн Архив е съществуваща функция, ние решили да запазите едни и същи.

Ние сигурни, че функциите са свързани и могат да се използват заедно, както се препоръчва по-горе.

"Автоархивиране" е по-стари Outlook функция, която позволява автоматичното преместване на стари съобщения в .pst файл. Това означава пощи се премахват от сървъра и са по-трудно да се търси. Ако твърд диск, съдържащ този .pst става неизползваем, можете да загубите този архивен файл. Онлайн Архив е корпоративен клас заместване за "Автоархивиране". Новата функция за архивиране може да се използва заедно с "Автоархивиране".

"Автоархивиране" все още може да се използва, ако не разполагате с онлайн архив и ако вашият ИТ отдел не изключите функционалност. За повече информация за "Автоархивиране" в Outlook 2016, вижте Архив за по-стари елементи ръчно в Outlook за Windows.

Архивирането е широко достъпно в Outlook за Windows, Outlook Mobile, Outlook в уеб и Outlook.com. Функцията за архивиране не може да бъде дезактивирана чрез групови правила.

Имате нужда от допълнителна помощ?

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×