Архивиране в Outlook 2016 за Windows

Outlook 2016 има функция за бързо архивиране в раздела "Начало" на лентата. Също така потребителите на Office 365 за фирми имат достъп до функцията "онлайн архив".

Архивиране на съобщения с едно действие

Можете да използвате бутона "Архивиране" в групата "Изтрий" в раздела "Начало", за да преместите едно или повече съобщения в папка за архивиране, без да ги изтривате. Използването на функцията за архивиране има няколко предимства.

  • Архивираните елементи остават лесни за намиране чрез полето за търсене или като отидете във вашата архивна папка

  • Елементите остават достъпни на вашия телефон или други устройства чрез архивната папка

Преместването на съобщения в архивната папка няма да намали размера на пощенската ви кутия. Съобщенията продължават да се съхраняват в пощенската кутия, но се намират в друга папка.

  1. Изберете едно или повече съобщения във вашата папка, които да архивирате.

  2. В раздела Начало, в групата Изтрий изберете Архивиране.

    Архивиране с едно щракване

    Забележки : 

    • Ако преди това не сте настроили папка за архивиране, ще получите следната подкана:

      Настройване на архивиране с едно щракване

    • Ако сте използвали функцията за архивиране на друг клиент на Outlook, като например Outlook.com, няма да видите подканата и елементите ще бъдат преместени в съществуващата ви архивна папка.

  3. Изберете една от следните възможности:

    • Създаване на архивна папка

    • Изберете съществуваща папка

    Забележка : Съобщенията ще бъдат преместени в архивната папка, която сте посочили. Ако архивирате съобщение по погрешка, отидете в архивната папка и преместете съобщението обратно в папка "Входящи".

Как е свързано това с онлайн архива?

Онлайн архивът е функция за корпоративните клиенти на Office 365, които имат необичайно големи пощенски кутии. Тези клиенти могат да използват онлайн архив, вместо да изтриват старата поща. Онлайн архивът на потребителя е нещо като втори акаунт в Outlook със своя собствена структура на папките. Поради това той не се включва в търсенията, извършвани от папка "Входящи".

Ако онлайн архивът е разрешен, администраторите и потребителите могат да настроят пощенската си кутия да премества автоматично старите съобщения в онлайн архива, използвайки правила за архивиране.

Препоръки за използването на архив и онлайн архив

Препоръчваме да използвате новата функция за архивиране, за да поддържате своята папка "Входящи" чиста от съобщенията, на които вече сте отговорили или сте приключили. Можете също да изтриете съобщенията или да ги преместите в определени папки, ако предпочитате.

За потребители с големи пощенски кутии в организация, която използва Office 365 Enterprise, препоръчваме на администраторите да зададат правила за архивиране, които преместват елементите в онлайн архив след 1 година или по-малко, ако потребителите достигат по-бързо квотата си за пощенска кутия. Това гарантира, че няма да се налага потребителите да изтриват старата поща, за да направят място за новата. Имейлите, по-стари от указаното време, могат да бъдат премествани както от папката "Входящи", така и от локалната архивна папка.

Често задавани въпроси относно архивирането

Не можете да използвате своя онлайн архив като местоназначение за бутона "Архивиране" по две причини.

  1. Когато търсите от папка "Входящи", по подразбиране не се търси в онлайн архива. Архивираната поща би трябвало да е достъпна за търсене с цел лесно извличане.

  2. Онлайн архивът не е наличен с всяка версия на Outlook, включително Outlook Mobile. Преместването на поща в онлайн архива ще затрудни достъпа до архивираната поща на вашия телефон.

Архивирането е добре известна функция, която вече е налична в Outlook Mobile, Outlook Web App и Outlook.com, а дори и при други имейл доставчици, като например Gmail. Понеже това е утвърдено име и понеже онлайн архивирането е съществуваща функция, решихме да запазим еднакви двете имена.

Според нас тези функции са свързани и могат да се използват заедно, както препоръчваме по-горе.

Автоархивирането е по-стара функция на Outlook, която дава възможност за автоматично преместване на старите имейли в .pst файл. Това означава, че имейлите се премахват от сървъра и стават по-трудни за търсене. Ако твърдият диск, на който е записан .pst файлът, стане неизползваем, може да загубите този архив. Онлайн архивът е функция от корпоративно ниво, която замества функцията за автоархивиране. Новата функция за архивиране може да се използва заедно с автоархивирането.

Автоархивирането все още може да се използва, ако не разполагате с функцията "онлайн архив" и ако вашият ИТ отдел не е деактивирал функционалността. За повече информация относно автоархивирането в Outlook 2016 вижте Архивиране на по-стари елементи ръчно в Outlook за Windows.

Архивирането е широко достъпно в Outlook за Windows, Outlook Mobile, Outlook в уеб и Outlook.com. Функцията за архивиране не може да бъде дезактивирана чрез групови правила.

Имате нужда от допълнителна помощ?

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×