Архивиране в Outlook 2016 за Windows

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Има няколко начина за архивиране на съобщения в Outlook 2016. Методи, които можете да използвате зависи от това дали използвате Outlook 2016 с Office 365 за бизнес партньор, акаунт за Exchange или други типове акаунти, например Outlook.com, Gmail, POP или IMAP акаунти.

Всички акаунти в Outlook 2016 имат достъп до папка за архивиране. Папка за архивиране е една от папките на Outlook по подразбиране, като папка "Входящи", изпратени и папката "Изтрити". Не можете да изтриете папката. Ако използвате Outlook с акаунт за Exchange или Exchange Online, правила за папка като правилата за съхранение се отнасят за папка за архивиране.

С помощта на Архив на бутона за преместване на съобщения в папката за архивиране не намалите размера на пощенската кутия. Ако трябва да намалите размера на пощенската кутия, можете да използвате онлайн Архив в Office 365 за корпоративни или функцията за автоархивиране.

Архивиране на съобщения с едно действие в Outlook 2016

Можете да използвате бутона "архивиране" в групата "Изтриване" в лентата за преместване на една или повече съобщения в папката за архивиране , без да ги изтриете. Има няколко предимства на използването на архив.

  • Архивирани елементи остават лесно да намерите от полето за търсене или чрез навигиране в папката за архивиране . Когато въведете израз в полето за търсене по подразбиране, Outlook 2016 търси всички папки в пощенската ви кутия.

  • Елементи все още са налични на вашия телефон или други устройства чрез папка за архивиране

Архивиране на елементи в Outlook 2016

  1. Изберете едно или повече съобщения в папката "Входящи" или друга папка за архивиране.

  2. Изтриване на група изберете архивиране. Можете също да използвате клавиша назад , за да архивирате непосредствено един или повече избрани съобщения.

    Архивиране с едно щракване

    Забележка : Папка за архивиране вече съществува, дори ако не сте използвали функцията преди. Ще намерите в списъка с папки на Outlook. Ако не виждате папката и използвате Outlook 2016, отидете на файл > акаунт в Office > Опции за актуализиране > Актуализирай сега.

  3. Вашите съобщения ще бъдат преместени в папката . Ако архивирате съобщение по погрешка, отидете в папката и Премести съобщението обратно в папката "Входящи".

Забележка: бутона Архивирай само се вижда в Outlook 2016. По-стари версии на Outlook няма бутон " архивиране " на лентата.

Архивиране на съобщения с помощта на клавиатурата

Можете да архивирате един или повече избрани съобщения, като щракнете върху клавиша назад . Ако щракнете върху Изтриване на ключ, съобщенията отидете в папката " Изтрити ". Не можете да промените поведението на клавиша назад.

Как да намеря папката?

Папка за архивиране е в списъка на папките. За да покажете списъка на папките, изберете изглед > Екран с папки. и изберете нормален.

В менюто на екрана с папки е избрано "Нормално".

Как мога да търся папка за архивиране?

По подразбиране когато търсите елементи на Outlook с помощта на функцията за търсене на текущата пощенска кутия в началото на списъка с папки Outlook търси целия вашата пощенска кутия.

Търсене на mailbox_C3_2017912153435

Ако искате да обхвата на търсенето до вашата папка "архивни" само, първо изберете папката в списъка на папките. Полето за търсене ще извърши търсене само папка за архивиране.

Търсене Архив folder_C3_2017912153827

Какво се различава от онлайн Архив?

Онлайн Архив е функция за Office 365 корпоративни клиенти, които имат рядко големи пощенски кутии. Тези потребители да използвате онлайн Архив да предотвратите изтриването стари поща. Онлайн Архив на потребител действа малко като втори акаунт в Outlook със своя собствена структурата на папките. Като резултат той не е включен в търсения, извършени от папката "Входящи".

Ако е разрешено онлайн архив, администратори и потребители да настроите пощенската си кутия за автоматично преместване на стари съобщения в онлайн архива с помощта на правила за архивиране.

Кога трябва да използвам Архив и онлайн Архив?

Ви препоръчваме да използвате функцията за архивиране, за да запазите вашата папка "Входящи" clearof съобщения, вече сте отговорили или по. Помислете за архивиране като папка с файлове. Можете да съхранявате елементи в папката и все още имате достъп до тях лесно. Можете също да изтриете съобщения или да ги преместите в определени папки, ако това е по-вашия стил.

За потребители с големи пощенски кутии в Office 365 Enterprise организация ви препоръчваме администраторите Задаване на правила за архивиране, което премества елементи онлайн архив, след една година или по-малко ако потребителите достигат по-бързо квотата си пощенска кутия. Това гарантира, че потребителите не е нужно да изтриете стари имейл, за да направите място за нова поща. По-стари от определено време могат да бъдат премествани от папката "Входящи" и локална папка за архивиране на поща.

Често задавани въпроси относно архивирането

Не. Папка за архивиране е една от папките на Outlook по подразбиране система и не може да бъде преименуван, преместен или изтрит.

Архив е добре познат функция, която вече е налична в Outlook MobileOutlook Web Appи Outlook.comи дори други имейл доставчици например Gmail. Тъй като това е името на основаване и тъй като онлайн Архив е съществуваща функция, ние решили да запазите едни и същи.

"Автоархивиране" е по-стари Outlook функция, която позволява автоматичното преместване на стари съобщения в .pst файл. Това означава пощи се премахват от сървъра и са по-трудно да се намери чрез търсене. Ако твърд диск, съдържащ AutoArchive.pst става неизползваем, тези пощи се загубват. Онлайн Архив е корпоративен клас заместване за "Автоархивиране".

"Автоархивиране" все още може да се използва, ако не разполагате с онлайн архив и ако вашият ИТ отдел не изключите функционалност. За повече информация за "Автоархивиране" в Outlook 2016, вижте Архив за по-стари елементи ръчно в Outlook за Windows.

Архивирането е широко достъпно в Outlook за Windows, Outlook Mobile, Outlook в уеб и Outlook.com. Функцията за архивиране не може да бъде дезактивирана чрез групови правила.

Имате нужда от допълнителна помощ?

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×