Актуализиране на съществуващ адресен списък за циркулярен документ

Можете да редактирате и актуализирате вашия пощенски списък, преди да стартирате циркулярните документи, независимо дали организирате вашия пощенски списък в електронна таблица на Excel, или в контактите на Outlook.

Актуализиране на пощенския списък

Може да актуализирате вашия пощенски списък преди и по време на обединяването. Най-добрата практика обаче е да правите актуализациите, преди да започнете циркулярния документ.

  1. Отворете вашата електронна таблица на Excel или контактите на Outlook.

  2. Направете добавянията, изтриванията или корекциите, които желаете.

  3. Запишете и затворете файла.

Добавяне на нови записи към списък за циркулярен документ в Word

Дори да сте започнали да подготвяте циркулярни документи, все още можете да актуализирате вашия пощенски списък, ако сте го въвели в Word.

  1. Отворете съществуващия циркулярен документ на Word, ако още не е отворен.

  2. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Редактиране на списъка получатели.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Редактиране на списъка получатели" като осветена.

  3. В Източник на данни щракнете върху името на вашия пощенски списък и след това изберете Редактиране.

    Опции за списък с получатели на циркулярен документ

  4. В диалоговия прозорец Редактиране на източник на данни направете едно от следните неща:

    • Актуализирайте информацията за даден човек във вашия пощенски списък
      Изберете информацията и след това я променете.

    • Добавете нови хора в пощенския списък
      Щракнете върху Нов запис и след това въведете информация във всяка колона на оцветения ред.

      Полето "Редактиране на източник на данни"

    • В Word 2013 и Word 2016 имате следващата опция.

      Дайте възможност в циркулярния документ да бъде включена повече информация, като добавите нова колона
      Изберете Персонализиране на колони > Добави. След това в диалоговия прозорец Добавяне на поле въведете Име на полето и след това изберете OK. След това отново изберете OK, изберете Да, за да запишете промените, и OK, за да завършите.

      Диалогов прозорец "Персонализиране на списъка с адреси"

      Забележки: 

      • Колоните във вашия пощенски списък стават полета за обединяване, които може да използвате във вашия циркулярен документ. Ако искате да включите различни видове информация, можете да създадете нови колони. В един циркулярен имейл например можете да добавите колона "Лично съобщение", която да включва лична бележка до хората, на които искате да благодарите или които искате да последвате.

      • Можете и да щракнете върху колона в списъка и да използвате бутоните Премести нагоре или Премести надолу, за да промените мястото на колоната в списъка. След като направите желаните от вас промени, щракнете върху OK.

  5. Изберете OK.

  6. Когато получите подкана от Word да актуализирате вашия пощенски списък, изберете Да.

Сега вече можете да вмъквате в документа полета на циркулярния документ. За повече информация вж. Вмъкване на полета в циркулярен документ.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×