Актуализиране на данните в база данни

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Тази статия обяснява как да актуализирате съществуващи данни. Microsoft Office Access 2007 предлага редица инструменти за актуализиране на съществуващи записи, включително листове с данни, формуляри, заявки и търсене и заместване.

Докато работите, не забравяйте, че актуализиране на данни не е същият процес, като въведете нови данни. За информация относно въвеждането на нови данни в база данни вижте статията Добавяне на един или повече записи към база данни.

В тази статия

Как проект на база данни влияе на актуализиране

Как типовете данни влияе на актуализиране

Как таблица свойства на поле влияе на актуализиране

Използване на формуляр за актуализиране на данни

Използвайте лист с данни, за да актуализирате данните

Използване на заявка за актуализиране за промяна на съществуващи данни

Използвайте заявка за добавяне, за да добавите записа към таблици

Използвайте каскадни актуализации, за да промените стойностите на първичните и външните ключове

Как проект на база данни влияе на актуализиране

Прочетете този раздел, ако сте начинаещ в Access или не са запознати с концепциите зад релационни бази данни. Големи актуализации стават много по-лесно да изпълнява, когато разбирате, че някои от основните принципи на проект на база данни.

База данни на Access не е файл в същия смисъл като Microsoft Office Word 2007 документ или Microsoft Office PowerPoint 2007 броя на слайдовете. Вместо това, типични база данни на Access е колекция от таблици, както и набор от обекти, изградени около тези таблици, формуляри, отчети, заявки и т.н.

Освен това тези обекти трябва да отговарят на набор от принципи на проектиране или базата данни ще работят слабо или напълно да е успешно. От своя страна тези дизайн принципи засягат как да въведете данни. Помнете тези факти за обекти на бази данни и дизайна, докато напредвате.

  • С няколко изключения (например тип списък, наречен на списък със стойности) Access съхранява всички данни в една или повече таблици. Брой на таблици зависи от дизайн и сложността на базата данни. Въпреки че можете да видите или да актуализирате данните във формуляр за отчет, или в резултатите, върнати от заявка, Access съхранява данните само в таблици.

  • Всяка таблица трябва да съхранявате данни за един проблем, категория или предназначение. Например таблица с бизнес информация за контакт не трябва да съдържа информация за продажби. Ако това се случи, намирането на правилните информация може да стане трудно, ако не невъзможно.

  • Всяко от полетата в дадена таблица трябва да приемете само един тип данни. Например не трябва да съхранявате бележки в поле, настроен на приема числа. Ако се опитате да въведете текст на такова поле, Access показва съобщение за грешка.

  • С едно изключение полетата в запис трябва да приемете само една стойност. Например добре проектирана база данни ще пречи да въведете повече от един адрес в адресното поле. Това е за разлика от Microsoft Office Excel 2007, което по подразбиране ви позволява да въведете произволен брой имена, адреси или изображения в една клетка, освен ако не зададете тази клетка, за да приемете ограничени типове данни.

    Въпреки това Office Access 2007 също предоставя нова функция, наречена многозначно поле. Използвате многозначни полета, да прикачите няколко блока данни единичен запис и да създавате списъци, които приемат множество стойности. Например можете да прикачите текстов файл, Office PowerPoint 2007 броя на слайдовете и произволен брой изображения към запис във вашата база данни. Можете също да създадете списък с имена и изберете най-много от тези имена, ако е необходимо. Използването на многозначни полета може да изглежда да се прекъсне правилата на проект на база данни, можете да съхранявате повече от една част от данните на поле от таблица, но всъщност не е така, защото Access прилага тези правила "зад"кулисите, като съхранява данните в специална, скритите таблици.

Следните връзки ще ви отведе до статии, които предоставят повече информация за темите и функции, описани в този раздел.

Най-горе на страницата

Как типовете данни влияе на актуализиране

Прочетете този раздел, ако сте начинаещ в Access или не са запознати с концепциите зад релационни бази данни. Големи актуализации стават много по-лесно да изпълнява, когато разбирате, че някои от основните принципи на проект на база данни.

Когато проектирате база данни на таблица, изберете тип данни за всяко от полетата в тази таблица, процес, който помага да се гарантира по-точен въвеждане на данни. Например можете да зададете числов тип данни за поле, защото трябва да изчислите данни за продажбите. Ако някой се опитва да въвеждате текст в това поле, Access показва съобщение за грешка и няма да позволи този потребител запишете променен запис, стъпка, която помага за защитата на вашите данни.

Покажи ми как да преглеждате типове данни

Access сега предоставя два начина за преглед на типовете данни за поле в таблица. Можете да използвате командите в раздела лист с данни , или можете да отворите таблицата в изглед за проектиране. Следващите групи стъпки обясняват как да използвате двата метода.

Преглед на типовете данни с помощта на командите в раздела лист с данни

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате.

  2. Щракнете върху полето, което искате да изследваме.

  3. В раздела лист с данни , в групата тип на данните и форматиране щракнете върху стрелката надолу за списък на Типовете данни за преглед на типа данни за полето.

Преглед на типове данни в изглед за проектиране

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата и щракнете върху Изглед за проектиране в контекстното меню.

    Access отваря таблицата в мрежата за проектиране и горната секция на мрежата показва типа на името и данните на всяко поле в таблица.

    Полета в режим на проектиране

Типът данни е зададен за всяко поле, таблица предоставя първото ниво на контрол над това, което можете да и може да влезе в поле. В някои случаи настройката на типа данни не ви позволява да въвеждате цялата информация на всички. Следващата таблица съдържа типовете данни, които Office Access 2007 предоставя и описва как те засягат въвеждането на данни.

Тип данни

Ефект върху въвеждане на данни

Text

Текстови полета приема текстови или числови знака, включително с разделители списъци с елементи. Текстово поле приема на по-малък брой знаци от прави поле Memo – от 0 до 255 знака. В някои случаи можете да използвате функции за преобразуване за извършване на изчисления на данните в текстово поле.

Memo

Можете да въвеждате големи количества текст и числови данни в този тип поле. Също така ако конструктора на базата данни задава полето да поддържа RTF форматиране, можете да приложите типовете форматиране, които можете да намерите обикновено в текстообработка програми, например Office Word 2007. Например можете да приложите различни шрифтове и размери на шрифта към определени знаци в текста си и да ги направите получер или курсивен шрифт и т.н. Можете също да добавите хипертекст Markup Language (HTML) етикети на данни.

За повече информация относно използването на форматиране на RTF текст в поле Memo вижте статията на Форматиране на данни в редове и колони.

Като текстови полета можете да изпълните функции за преобразуване спрямо данните в поле Memo.

Число

Можете да въвеждате само числата в този тип поле и може да извършва изчисления на стойностите в числово поле.

Date/Time

Можете да въвеждате само дати и часове в този тип поле. В зависимост от това как конструктора на базата данни задава полето може да срещнете следните условия:

  • Ако конструктора на базата данни маска за въвеждане за поле (серия от буквалните и контейнер знаци, които се появяват, когато изберете полето), трябва да въведете данни в интервалите и формат, който предоставя на маската. Например, ако виждате маска например MMM_DD_YYYY, трябва да въведете дата в този формат в празните места, дадени – например Oct 11 2006 година. Можете да въведете пълното име на месеца (например юли) или две цифри на годината стойност.

  • Ако проектантът не сте създали маска за въвеждане да контролирате как да въведете дата или час, можете да въведете стойността, с помощта на всеки валиден формат дата или час. Например можете да въведете 11 октомври 2006 година, 10/11/06 или 11 октомври 2006 година.

  • Конструктора на базата данни може да приложите формат за показване в полето. В този случай, ако не маска за въвеждане е налице, можете да въведете стойност в почти всеки формат, но Access показва датите в съответствие с формата на показване. Например можете да въведете 10/11/2006, но може да е зададено формата на дисплея, така че да показва стойността като 11-Oct-2006.

    За повече информация за маски за въвеждане вижте статията на Форматиране на данни в редове и колони.

Валута

Можете да въвеждате само парични стойности в този тип поле. Също така не трябва да въведете ръчно валутен символ. По подразбиране Access прилага валутен символ (¥, £, $ и т.н.) зададен във вашите регионални настройки на Windows.

AutoNumber

Не можете да въвеждате или промяна на данните в този тип на поле по всяко време. Достъп до съответно увеличава стойностите в поле за автономериране всеки път, когато добавяте нов запис в таблица.

Да/Не

Когато щракнете върху полето, което е настроено на този тип данни, Access показва квадратче за отметка или падащ списък, в зависимост от това как да форматирате полето. Ако форматирате полето, за да се покаже списък, можете да изберете от списъка с отново в зависимост от формата, приложен към полето или да или не, истина или неистина, или или изключване . Не можете да въведете стойности в списъка или променете стойностите в списъка директно от формуляр или таблица.

OLE Object

Можете да използвате този тип поле, когато искате да покажете данни от файл, създаден в друга програма. Например можете да покажете текстов файл, диаграма на Excel или PowerPoint слайдове в поле за OLE обект.

Прикачени файлове предоставя по-бързо, по-лесно и по-гъвкави възможност да преглеждате данни от други програми. Вижте прикачения файл, по-нататък в тази таблица, за повече информация.

Хипервръзка

Можете да въведете данни в този тип поле и достъп се пренася в уеб адрес. Например, ако въведете стойност в полето, Access е около текста си с текст, локатор на еднородни ресурси (URL), ето така: http://www. your_text.com. Ако въведете валиден уеб адрес, вашата връзка ще работи – в противен случай, вашата връзка ще доведе до съобщение за грешка. Също така редактиране на съществуващи хипервръзки може да са трудни, тъй като щракнете върху поле на хипервръзка с мишката стартира вашия уеб браузър и ще ви отведе до сайта, указан във връзката. За да редактирате поле на хипервръзка, изберете съседни поле, използвайте клавишите TAB или стрелка за преместване на фокуса върху полето хипервръзката и след това натиснете клавиша F2, за да разрешите редактиране.

Attachment

Можете да прикачите данни от други програми от този тип поле, но не можете да въведете или в противен случай въведете текст или числови данни.

За информация относно използването на поле за прикачен файл вижте статията Прикачване на файлове и графика към записите във вашата база данни.

Съветник за справки

Съветникът за справки не е тип данни. Вместо това можете да използвате съветника за създаване на два вида на падащи списъци: стойност, списъци и справочни полета. Списък със стойности използва с разделители списък с елементи, които сте въвели ръчно, когато използвате съветника за справки. Тези стойности може да бъде независимо от други данни или обект във вашата база данни.

За разлика от това на справочно поле използва заявка за извличане на данни от една или повече от другите таблици в база данни или в друго местоположение, като например на сървър, изпълняващ Windows SharePoint Services 3.0. Справочното поле след това показва данните в падащия списък. По подразбиране на съветника за справки задава полето от таблицата числов тип данни.

Можете да работите с полета за справки директно в таблици, а също и във формуляри и отчети. По подразбиране стойности в справочно поле се появяват в типа на контролата за списък, наречен разгъващ се списък – списък, който има падащата стрелка: Празен справочен списък . В зависимост от това как конструктора на базата данни е задал справочното поле и разгъващия се списък можете да редактирате елементи в списъка и добавяне на елементи в списъка. За да направите това, конструктора на базата данни трябва да зададете свойство за справочното поле (свойството се нарича Ограничаване до списъка, и проектантът трябва да го изключите).

Ако не можете директно да редактирате стойностите в списъка за справки, трябва да добавите или промените данните в списъка с предварително дефинирани стойности, или в таблицата, която служи като източник за справочното поле. За информация относно това вижте раздела, озаглавен "Редактиране на елементи в справочно поле" в статията Добавяне на един или повече записи към база данни.

И накрая когато създавате справочно поле, можете по желание да зададете да поддържа множество стойности. Когато направите това, показалия се списък показва отметка в квадратчето до всеки елемент от списъка, и можете да изберете или изчистите най-много елементи, ако е необходимо. Тази фигура илюстрира типични многозначна списък:

Списък с отметки

За информация относно създаването на многозначни справки полета и използване на получената списъци вижте статии използване списък, съхраняващ множество стойности и справочник за многозначни полета.

Най-горе на страницата

Как таблица свойства на поле влияе на актуализиране

Прочетете този раздел, ако сте начинаещ в Access или не са запознати с концепциите зад релационни бази данни. Не можете да извършите големи актуализации успешно освен ако да разберете как свойствата, зададени за полета на таблица се отразяват върху актуализиране.

Когато проектирате база данни, обикновено започват с проектирането на една или повече таблици. Решите какви видове данни ще съдържа всяка таблица, можете да зададете първични ключове – поле, което идентифицира всеки запис (ред) – за всяка таблица а вие създавате релации между таблиците.

Като част от този процес можете да зададете свойства за полетата във всяка таблица. Например можете да зададете на текстово поле да приема не повече от 50 знака, и можете да зададете числово поле да приема само парични стойности.

Можете да зададете повечето свойства на полето с помощта на изглед за проектиране. Въпреки това можете също да зададете част от свойствата си с помощта на командите в групите на лентата, част от Потребителски интерфейс Microsoft Office Fluent. Например можете да зададете визуални формати за Text и Memo полета с помощта на командите в групата шрифт на раздела " Начало ". За повече информация относно използването на тези команди вижте статията на Форматиране на данни в редове и колони.

Покажете ми как да зададете или промените на свойствата за поле в таблица.

Access сега предоставя два начина за преглед на свойствата за поле в таблица – можете да използвате командите в раздела лист с данни , или можете да отворите таблицата в изглед за проектиране. Следващите групи стъпки обясняват как да използвате двата метода.

Преглед на свойствата на таблица с помощта на командите в раздела лист с данни

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате.

  2. Щракнете върху раздела лист с данни и използвайте командите в групата тип на данните и форматиране за преглед на свойствата за всяко поле в таблица.

Преглед на свойствата на таблицата в изглед за проектиране

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон таблицата и щракнете върху Режим на проектиране.

    Access отваря таблицата в мрежата за проектиране.

  2. В долната част на мрежата, под Свойства на полещракнете върху раздела Общи , ако вече не е избран.

    –или–

    За да видите свойствата за справочно поле, щракнете върху раздела справка .

    Справочно поле е поле в таблица, която използва или фиксирано списък със стойности, или заявка, която извлича стойности от една или повече таблици в база данни. По подразбиране справочното поле тези стойности ви представя под формата на списък. В зависимост от това как проектантът на база данни задава справочното поле можете да изберете един или повече елементи от този списък.

    Справочни полета често се обърка нови потребители на Access, тъй като списък с елементи, се появява на едно място (списък, който Access създава от данните в справочното поле), но данните могат да се намират на друго място (таблицата, която съдържа данните). Не забравяйте, че когато обновявате данните в справочно поле, трябва да актуализирате таблицата източник (второ място). Не можете да актуализирате справочно поле от списъка.

Следващата таблица описва свойствата на таблицата, които имат най-голям ефект върху въвеждането на данни и обяснява тяхното въздействие.

Свойство

Местоположение в мрежата за проектиране на таблица

Възможни стойности

Поведение при опит за въвеждане на данни

Размер на полето

Раздел Общи

0-255

Ограничението се отнася само за полета, зададено на текстов тип данни. Ако се опитате да въведете повече от зададения брой знаци, полето ги отрязва.

Задължителен

Раздел Общи

Да/Не

Когато включен, това свойство ви принуждава да въведете стойност в полето и Access не ще ви позволи да запишете всички нови данни, докато завършите полето. Когато изключена, полето ще приема празни стойности, което означава полето може да остане празна.

Забележка: Нулева стойност не е същото като нула. Нулата е цифра и Access да я използвате в изчисления. Null е липсващи, неопределена или неизвестно стойност.

Позволяване на низове с нулева дължина

Раздел Общи

Да/Не

Когато е включена, можете да въведете низове с нулева дължина – низове, които съдържат няма знаци. За да създадете низ с нулева дължина, въведете двойка двойни кавички без интервал между тях ("") и натиснете клавиша ENTER.

Индексирано

Раздел Общи

Да/Не

Когато индексирате поле в таблица, Access не можете да добавите дублиращи се стойности.

Маска на въвеждане

Раздел Общи

Предварително зададен или потребителски набори от буквалните и контейнер знаци

Маска за въвеждане ви принуждава да въведете данни в предварително зададен формат. Маски се появяват, когато изберете поле в таблица или контрола на формуляр. Например можете да щракнете върху поле за дата и да видите този набор от знаци: Ммм-DD-YYYY. Този набор от знаци е известен като маска за въвеждане. Той ви принуждава да въведете месец стойности като съкращенията три букви, например OCT и стойността за годината с четири цифри, а не два пъти. Така че ако виждате тази маска, можете да въведете дата, като например OCT-15-2006.

Забележка: Не забравяйте, че маски за въвеждане само контролира как можете да въвеждате данни, не как Access показва тези данни. Например можете да въведете дата като OCT-15-2006, но Access може да съхраняват стойността като 10152006 – тоест с не знаци за форматиране. След това когато видите датата в таблицата, формуляра или отчета, Access може да се настрои да го покажете като 10/15/2006.

За повече информация относно създаването и използването на маски за въвеждане вижте статията на Форматиране на данни в редове и колони.

Контрола за показване

" Справка "

Стойности зависят от типа на данните за полето

За текст и числови полета можете да избирате между текстово поле, списъчно поле или контрола разгъващ се списък. За да/не полета, можете да избирате между квадратчето за отметка, текстово поле или контрола разгъващ се списък.

Забележка: Ако изберете нещо различно от Списъчно поле или Разгъващ се списък, Access скрива останали свойства в раздела " търсене ".

Тип източник на редове

" Справка "

Таблица/заявка
стойност списък
списък с полета

Ако зададете полето на свойството Показване контрола или Списъчно поле или Разгъващ се списък, можете да зададете това свойство да Таблица/заявка, Списък със стойности или Списък с полета. От друга страна това свойство определя типа на стойност, която можете да използвате в свойството Източник на редове. Вижте следващия запис.

Източник на редове

" Справка "

Зависи от свойството Тип източник на редове .

Ако зададете свойството Тип източник на редове към Таблица/заявка, това свойство поле може да съдържа името на таблица или заявка. Ако зададете свойството Списък със стойности, това свойство съдържа списък със стойности, разделени с точка и запетая (;). Ако зададете свойството Тип източник на редове към Списъка с полета, това свойство съдържа името на таблицата, заявката или език за структурирани заявки (SQL).

Ограничаване до списъка

" Справка "

Да/Не

Когато е зададено като да, Access намери съвпадащи стойности като потребители въведете текст в контрола на разгъващ се списък. Казано по друг начин да настройка разрешава въвеждане. Да настройката забранява потребителите на елементите в списък директно от списък или разгъващ се списък контрола на поле за редактиране. Вместо това потребителите трябва да редактиране на елементите в полето на свойството Източник на редове или в случая на справочни полета, редактиране на елементите в таблицата, които съдържат данните източник за справочното поле. За повече информация относно използването на полета за справки вижте раздела, озаглавен "Редактиране на елементи в справочно поле" в статията Добавяне на един или повече записи към база данни.

Разрешаване на редактиране на списък със стойности

" Справка "

Да/Не

Разрешава или забранява командата за Редактиране на елементи от списък за списъците със стойности, но не и за справочни полета. За да разрешите тази команда за справочни полета, въведете име на валиден формат в свойството Формуляр за редактиране на списък с елементи . Командата разреши стойност списък редактиране се появява в контекстното меню, което се отваря с десния бутон на поле или разгъващ се списък контрола списъчно поле. Когато изпълните командата, появява се диалоговият прозорец Редактиране на елементи от списък . Алтернативно ако укажете името на формуляр в полето на свойството Формуляр за редактиране на списък с елементи , Access стартира този формуляр вместо диалоговия прозорец.

Можете да използвате командата за Редактиране на елементи от списък в списъчно поле и контроли разгъващ се списък на формуляри и от контроли разгъващ се списък намира в таблици и заявки резултат задава. Формулярите трябва да бъде отворен в изглед за проектиране или изглед на преглед; таблици и заявки набори трябва да бъде отворена в изглед на лист с данни.

Формуляр за редактиране на елементи от списък

" Справка "

Името на формуляр за въвеждане на данни

Ако укажете името на формуляр за въвеждане на данни в това свойство на таблица, този формуляр се отваря, когато потребителят се изпълнява командата Редактиране на елементи от списък . В противен случай диалоговия прозорец Редактиране на елементи от списък се показва, когато потребителите изпълнете командата.

За повече информация за проектиране на таблици на база данни и настройка на свойства вижте следните статии.

  • Основи на проектирането на бази данни обяснява основни понятия като планиране на база данни, проектиране на данни и нормализиране – процесът на разделяне на вашите данни в свързани таблици и премахване на излишните данни.

  • Създаване на таблици в база данни обяснява как да създадете таблици, добавете първични ключове (полета, които еднозначно идентифицира всеки ред или запис в таблицата) и как да зададете типовете данни и свойства на таблицата.

Най-горе на страницата

Използване на формуляр за актуализиране на данни

Можете да използвате формуляр, за да актуализирате малки количества данни. В този случай "малка" означава произволен брой записи, които искате да актуализирате ръчно. Формулярите могат да предоставят по-лесно, по-бързо и по-точен начин за редактиране и актуализиране на малки количества данни.

Как можете да използвате формуляр за редактиране на данни зависи от това проектирането на формуляра. Формулярите могат да съдържат произволен брой контроли , например списъци, текстови полета, бутони и листове с данни – мрежи, които изглеждат като работни листове на Excel. От друга страна всеки от контролите на формуляра или чете данни от или записва данни в съответното поле в таблица. Какво можете да правите с дадена контрола зависи от типа на данните за базовата поле от таблица, всички свойства за това поле и евентуално от няколко свойства, които набори от конструктора на базата данни за всяка контрола. За повече информация как типовете данни и свойства на полето оказва влияние върху въвеждането на данни вижте как типовете данни оказват влияние върху начина, по който можете да въвеждате данни и как таблица свойства на полето оказват влияние върху начина, по който можете да въвеждате данни, по-горе в тази статия.

Следващите раздели обясняват как да използвате най-често използваните контроли за въвеждане на данни. Ако имате въпроси относно вашата база данни на конкретни, обърнете се към вашия системен администратор или конструктора на базата данни.

Добавяне или редактиране на текст в текстово поле

Access предоставя един текст контрола за използване с полета Text и Memo. Обикновено можете да разберете дали съответното поле е текст или паметна бележка от размера на контролата, която обикновено се отразява на размера на полето в базовата таблица. Например ако обвържете контрола текстово поле, което приема не повече от 50 знака, който размера на контролата съответно. За разлика от това ако обвържете контрола на поле Memo, можете да промените размера контролата да се покаже една или две абзаци с текст, без да се налага да превъртате.

Освен това можете да зададете поле Memo да поддържа форматиране на RTF текст. След това можете да приложите различни шрифтове, размери, стилове и цветове към текста.

Редактиране на текст в текстово поле

  • Поставете курсора в текстовото поле и промяна на вашите данни. Не забравяйте, че не може да извършва изчисления с числа в текстово поле или поле Memo.

Прилагане на форматиране на RTF текст

Забележка: Можете да следвате тези стъпки само когато текстово поле е обвързана с поле Memo. Вижте стъпките в Преглед на свойствата за поле в таблица, по-горе в тази статия.

  1. Таблицата се отвори в изглед на лист с данни, изберете полето "паметна бележка". Обикновено, можете да потърсите поле с име "Коментари" бележки"или"Описание".

  2. В раздела Начало в групата шрифт , използвайте бутони и менюта за форматиране на текст.

    Можете да приложите различни шрифтове и размери, направите текста получер или курсив, промяна на цветовете и т.н.

Най-горе на страницата

Използвайте лист с данни, за да актуализирате данните

Можете да променяте данни, като работите направо в изглед на лист с данни (ред и колона мрежа подобно на работен лист на Excel). Можете да променяте данни в таблици, заявки набори и формуляри, които се показват листове с данни.

Обикновено използвате листове с данни, когато трябва да промените само малък брой записи или на части от единичен запис. Ако сте запознати с Excel, листове с данни трябва да бъде относително лесна за разбиране и можете да правите промени без никакви по-дълбоки познания на Access, като например възможността за създаване и изпълнение на заявки.

Помнете тези факти, докато напредвате.

  • Не трябва да изберете да запишете вашите промени. Access се ангажира ги таблицата при преместване на курсора до ново поле в същия ред, или когато преместите показалеца към друг ред.

  • По подразбиране полетата в база данни на Access трябва да бъдат настроени да приемат определен тип данни, например текст или числа. Трябва да въведете типа на данните, в полето е зададено да приемете. Ако нямате, Access показва съобщение за грешка.

  • Поле може да бъде приложено маска на въвеждане. На маска за въвеждане е набор от буквалните и контейнер знаци, които карат да въведете данни в конкретен формат. Например маска за въвеждане за пощенски код може да изисква данни, които съответстват на френски формат, докато маска за въвеждане на телефонен номер може да изисква да въведете числа в немски формат.

    За повече информация за маски за въвеждане вижте статията на Форматиране на данни в редове и колони.

  • С изключение на прикачени файлове и многозначно списъци можете да въведете само една стойност в повечето полета. Ако не знаете дали поле приема прикачени файлове, обърнете се към вашия конструктор на бази данни или системен администратор. Можете винаги да идентифицирате многозначно списък, защото Access показва отметка в квадратчето до всеки елемент от списъка.

Промяна на данни в лист с данни

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата или заявката, съдържаща данните, които искате да промените.

    По подразбиране Access отваря таблицата или заявката в изглед на лист с данни – мрежа, която прилича на работен лист на Excel.

  2. Щракнете върху или в противен случай поставите фокуса върху първото поле, което искате да промените и редактиране на данни.

  3. За да преминете към следващото поле, натиснете клавиша TAB, използвайте един от клавишите със стрелки или щракнете върху следващото поле.

    Когато натиснете TAB, по подразбиране, Access използва вашите регионални настройки на Windows, за да определи дали тя се премества курсора наляво или надясно. Ако компютърът е настроен да се използва език, който чете от ляво надясно, курсорът се премества надясно когато натискате клавиша TAB. Ако компютърът е настроен за език, който чете отдясно наляво, курсорът се премества към левия.

Прилагане на форматиране на RTF текст към данни в поле Memo

  1. С таблицата или заявката резултат от отворена в изглед на лист с данни изберете полето известие.

    Обикновено можете да потърсите поле с име "Коментари", "Бележки" или "Описание". Ако все още не можете да намерите полето известие, Вижте стъпките в Преглед на свойствата за поле в таблица, по-горе в тази статия.

  2. В раздела Начало в групата шрифт , използвайте бутони и менюта за форматиране на текст.

    Можете да приложите различни шрифтове и размери, направите текста получер или курсив, промяна на цветовете и т.н.

Най-горе на страницата

Използване на заявка за актуализиране за промяна на съществуващи данни

Можете да използвате заявки за актуализиране, за да добавите, промяна или изтриване на част (но не всички) от една или повече съществуващи записи. Можете да приемете заявки за актуализиране като мощен форма на диалоговия прозорец търсене и заместване . Въведете изберете критерий (грубо еквивалент на низ за търсене) и критерий (грубо еквивалент на низ на заместване). За разлика от диалоговия прозорец на заявки за актуализиране може да приема няколко критерия, ви позволяват да актуализирате множество записи едновременно и ви позволява да променяте записи в повече от една таблица.

Не забравяйте, че не можете да използвате заявки за актуализиране, за да добавите цели записи. За да направите това, можете да използвате заявка за добавяне.

За повече информация вижте статията Добавяне на записи в таблица с помощта на заявка за добавяне.

Забележка: Най-безопасният начин да използвате заявка за актуализиране е първо да създадете заявка за избиране, която тества вашите критерии за селекция. Да предположим, че искате да актуализирате последователност от да/не полета от няма да да за даден клиент. За да направите това, добавите критерии към заявка за избиране, докато не се връща всички желания записи за този клиент. Когато сте сигурни, че имате правилните записи, които и след това конвертиране на вашата заявка за избиране в заявка за актуализиране, въведете критериите за актуализиране и след това изпълнение на заявката за актуализиране на избраните стойности. Стъпките в този раздел обясняват как да създадете заявка за избиране и след това го конвертирате в заявка за актуализиране.

Създаване на заявка за избиране

  1. Отворете базата данни, съдържаща записите, които искате да актуализирате.

  2. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

    Отваря се Конструкторът на заявки, се показва раздела " проектиране " и отваря се диалоговият прозорец Показване на таблица .

  3. Изберете таблицата или таблиците, съдържащи записите, които искате да актуализирате и щракнете върху Добавии след това щракнете върху Затвори.

    Таблиците се показват като един или повече прозорци в горната секция на мрежата на заявката за проектиране и всички полета във всяка таблица в списъка с windows. Следващата фигура показва конструктора на заявки с типични таблица.

    Таблица в конструктора на заявки

  4. Щракнете двукратно върху полетата, които искате да актуализирате. Избраните полета се показват в полето ред в долната част на конструктора на заявки.

    Можете да добавите едно поле от таблица всяка колона в долната част, или можете да добавите всички полета в таблица бързо като щракнете двукратно върху звездичката (*) в горната част на списъка с полета на таблица. Следващата фигура показва конструктора на заявки с добавени всички полета.

    Заявка с добавени всички полета на таблица

  5. По желание можете да въведете един или повече критерии в реда Критерии на мрежата за проектиране. Следващата таблица показва някои примерни критерии и обяснява ефекта им върху заявката.

Критерии

Ефект

> 234

Връща всички числа, по-големи от 234. За да намерите всички числа, по-малки от 234, използвайте < 234.

>= "Димитров"

Връща всички записи от " Димитров " до края на азбуката

Between #2/2/2006# And #12/1/2006#

Връща дати от 2-фев-06 през 1-дек-06 (ANSI-89). Ако вашата база данни използва заместващи символи ANSI-92, използвайте единични кавички (') вместо между знаци. Пример: Между "2/2/2006' и ' 12/1/2006"

Not "Германия"

Намира всички данни, в които съдържанието на полето не е точно равно на "Германия." Критерият ще върне записи, които съдържат и други знаци, освен "Германия," например "Германия (евро)" или "Европа (Германия)".

Not "T*"

Намира всички данни, освен тези, които започват с T. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка.

Not "*т"

Намира всички данни, освен тези, които завършват на "т". Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичката.

In(Канада,САЩ)

В списък намира всички данни, съдържащи "Канада" или "САЩ".

Like "[А-Й]*"

В текстово поле намира всички записи, които започват с буквите между A и D. Ако вашата база данни използва набора ANSI-92 заместващи знаци, използвайте знака за процент (%) вместо звездичката.

Like "*ар*"

Намира всички данни, които съдържат поредицата от букви "ар". Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка.

Като "Maison Dewe?"

Намира всички данни, които започват с "Maison" и съдържат друг 5-буквен низ, в който първите 4 букви са "Dewe", а последната буква е неизвестна. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте долна черта (_) вместо въпросителен знак.

#02.02.2006#

Намира всички записи за трети март 2006 г. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, оградете датата с единични кавички вместо със символите ('02.02.2006').

< Date() - 30

Връща всички дати, по-ранни от датата преди 30 дни.

Date()

Връща всички записи, съдържащи текущата дата.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Връща всички записи между текущата дата и датата три месеца преди текущата дата.

Is Null

Връща всички записи, които съдържат Null (празна или неопределена стойност).

Is Not Null

Връща всички записи, които съдържат стойност.

""

Връща всички записи, които съдържат низ с нулева дължина. Използвайте низове с нулева дължина, когато трябва да добавите стойност към задължително поле, но още не знаете коя е стойността. Например едно поле може да изисква номер на факс, но някои от вашите клиенти може да нямат факсове. В този случай вместо число въведете двойка двойни кавички без интервал между тях ("").

  1. В раздела Структура, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Проверете дали заявката връща само записите, които искате да актуализирате. Ако е необходимо, можете да изберете полета, които не искате и натиснете клавиша DELETE, за да ги премахнете, можете да плъзнете допълнителни полета към мрежата за проектиране, и можете да промените вашите критерии, докато не сте доволни от резултатите от заявката.

  2. Преминете към следващите стъпки.

Актуализиране на записи

  1. В раздела Проектиране, в групата Тип на заявката щракнете върху Актуализиране.

    Това променя заявката за избиране на заявка за актуализиране. Access добавя се актуализира до ред в долната част на конструктора на заявки.

    Заявка за актуализиране с един критерий

  2. Намерете полето, съдържащо данните, които искате да промените и въведете вашия израз (което ще промени вашите данни) в реда актуализиране на за това поле.

    Тази таблица показва някои примерни изрази и обяснява как те променят данните.

Израз

Резултат

"Продавач"

В текстово поле променя текстова стойност на "Продавач".

#8/10/06 #

В поле за дата/час се променя стойност на дата на 10-август-06.

Да

В поле от тип "Да/не" променя стойността Не на Да.

"НЧ" & [Номер на част]

Добавя "НЧ" в началото на всеки зададен номер на част.

[Единична цена] * [Количество]

Умножава стойностите в полета с имена "Единична цена" и "Количество".

[Навло] * 1,5

Увеличава стойностите в поле с име "Навло" с 50 процента.

DSum("[Количество] * [Единична цена]",
"Подробни данни за поръчка", "[ИД на продукт]=" & [ИД на продукт])

Където ProductID стойностите в текущата таблица съответстват ProductID стойностите в таблица с име подробна информация за поръчката, този израз за актуализации на общи суми на продажби като умножава стойностите в поле с име на количеството по стойностите в поле с име Единична цена.

Right([Пощенски код], 5)

Отрязва най-левите знаци в текст или числов низ и оставя петте най-десните знаци.

IIf(IsNull([Единична цена]), 0, [Единична цена])

Null (неизвестна или неопределена стойност) се променя на нула (0) в поле с име Единична цена.

  1. В раздела Структура, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Предупредително съобщение се показва. Следващата фигура показва съобщението:

    Предупредително съобщение на заявка за актуализиране

  2. Щракнете върху да, за да изпълните заявката.

    Забележка: Можете да изключите предупредителни съобщения. За да направите това, щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , щракнете върху Опции на Access, щракнете върху Разширении под потвърждение, изчистете квадратчето за отметка заявки за действие .

  3. За да видите резултатите от вашата заявка за актуализиране на някой от двата Начало tab или раздела проектиране , в групата изгледи щракнете върху изгледи след това щракнете върху Изглед на лист с данни. Можете също да щракнете върху бутона за Изглед на лист с данни , разположен в лентата на състоянието на Access.

    Забележка: Когато изпълнявате заявката, може да забележите, че някои полета липсват от набора от резултати. Ако вашата заявка съдържа полетата, които не актуализирате, Access премахва тези полета по подразбиране. Например може да включва ИД на полета от две таблици, за да се гарантира, че вашата заявка връща и работи на правилните записи. Ако не актуализирате тези ИД на полета, Access ги премахва.

Най-горе на страницата

Използвайте заявка за добавяне, за да добавите записа към таблици

Един от най-честите използване на заявка за добавяне е да добавите група записи от една или повече таблици в базата данни източник към една или повече таблици в базата данни местоназначение. Да предположим например, че можете да получат някои нови клиенти и база данни, съдържаща таблица с информация за тези клиенти. За да избегнете ръчно въвеждане на тези нови данни, можете да добавите го в съответната таблица или таблици във вашата база данни. Можете също да използвате Добавяне на заявки към:

  • Добавяне на записи на базата на критерии. Например може да искате да добавите само имената и адресите на клиенти с неизпълнени поръчки.

  • Добавяте записи, когато някои от полетата в една таблица не съществуват в друга таблица. Да предположим например, че вашата таблица "клиенти" има 11 полета и полета в таблица "клиенти" в друга база данни съвпадат 9 на 11 полетата. Можете да използвате заявка за добавяне, за да добавите само данните в съответните полета и пренебрегват другите.

Процесът на създаване на заявка за добавяне за добавяне на данни от една база данни в друга база данни следва следните основни стъпки:

  • Отворете базата данни източник (базата данни, съдържаща записите, които искате да добавите) и създаване на заявка за избиране, която връща само записите, които искате да добавите.

  • Преобразуване на тази заявка за избиране в заявка за добавяне.

  • Добавете местоназначение таблици и полета за заявка за добавяне. Ако са добавяте записи към друга база данни, първо отворете тази база данни и след това изберете таблиците.

  • Изпълнение на заявката, за да добавите записите.

Забележка: Архивиране на вашите данни, преди да започнете. Ако допуснете грешка, можете да изтриете приложената записи от таблицата местоназначение, но ръчно да изтриете голям брой записи може да отнеме много време. Като архивно копие на ръка може да ви помогне да коригирате грешки по-малко време.

Създаване на заявка за избиране

  1. Отворете вашата база данни източник – базата данни, съдържаща записите, които искате да добавите.

  2. В раздела <ui>Създаване</ui>, в групата <ui>Други</ui> щракнете върху <ui>Проектиране на заявка</ui>.

    Мрежата на заявката за проектиране се показва, и се показва диалоговия прозорец Показване на таблица .

  3. Изберете таблицата, съдържаща записите, които искате да добавите, щракнете върху Добавии след това щракнете върху Затвори.

    Таблицата се появява като прозорец в горната секция на мрежата на заявката за проектиране. Прозорецът показва списък на всички полета в таблицата. Тази фигура показва типично таблица в конструктор на заявки:

    Таблица в конструктора на заявки

  4. Плъзнете полетата, които искате да добавите от таблицата към поле за ред в долната част на мрежата на заявката за проектиране.

    Можете да добавите едно поле от таблица всяка колона в долната част. За да добавите бързо всички полета, щракнете върху звездичката (*) в горната част на списъка с полета на таблица. Тази фигура показва конструктора на заявки с няколко добавени полета на таблица:

    Заявка с три полета в мрежата за проектиране

    Тази фигура показва конструктор с добавени всички полета:

    Заявка с всички полета на таблицата

  5. В раздела Структура, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Проверете дали заявката връща записите, които искате да добавите. Ако е необходимо, можете да изчистете отметката от квадратчето Показвай или натиснете клавиша DELETE, за да премахнете нежелани полета. Можете също да плъзнете допълнителни полета към мрежата за проектиране, докато не сте доволни от резултатите от заявката.

  6. Продължете със следващите стъпки.

Преобразуване на заявката за добавяне

  1. В раздела Структура, в групата Тип заявка щракнете върху Добавяне.

    Показва се диалоговият прозорец Добавяне.

  2. В този момент можете да добавите записи от една таблица в друга в една и съща база данни или да добавите записи към таблица в друга база данни.

    • Да добавяте записи към таблица в една и съща база данни

      1. В диалоговия прозорец Добавяне щракнете върху Текуща база данни (ако вече не е избран) и след това изберете таблицата местоназначение от списъка Име на таблица .

      2. Щракнете върху OK.

        В стъпка 4 от предишния раздел сте добавили цялото или част от полета в таблицата източник към мрежата на заявката за проектиране. Ако сте добавили цялата таблица по време на тази стъпка, Access сега добавя таблицата цялата местоназначение към реда Добави към '' , както е показано тук:

        Заявка за добавяне, която включва всички полета от две таблици

        –или–

        Ако сте добавили отделни полета в стъпка 4 от предишния раздел, а имената на полетата в таблиците източник и местоназначение съвпадат, Access автоматично добавя имената на полетата местоназначение в реда Добави към '' , както е показано тук:

        Заявка за добавяне със съвпадащи полета

        –или–

        Ако сте добавили отделни полета, а всички или някои от имената в таблиците източник и местоназначение не съвпадат, Access остави грешни в реда Добави към празни полета. Щракнете върху всяко празно поле и изберете източник на полето, което искате от показалия се списък, както е показано тук.

        Избиране на полета местоназначение за заявка за добавяне

      3. За да визуализирате промените, щракнете върху изглед.

      4. Върнете се в изглед за проектиране и след това щракнете върху изпълнение , за да добавите записите.

    • Да добавяте записи към таблица в друга база данни

      1. В диалоговия прозорец Добавяне щракнете върху Друга база данни.

      2. В полето Име на файл въведете местоположението и името на базата данни местоназначение.

      3. В полето Име на таблица въведете името на таблицата местоназначение и след това щракнете върху OK.

        –или–

        Щракнете върху Преглед и използвайте втората диалоговия прозорец Добавяне , за да намерите базата данни местоназначение. Щракнете върху OK , след като намерите и изберете базата данни местоназначение. Това се затваря диалоговия прозорец втората. В диалоговия прозорец първия, в полето Име на таблица въведете името на таблицата местоназначение и след това щракнете върху OK.

        Въведете името на таблицата местоназначение и след това щракнете върху OK , за да затворите първия диалоговия прозорец Добавяне .

        В стъпка 4 от предишния раздел сте добавили цялото или част от полета в таблицата източник на поле за ред в мрежата на заявката за проектиране. Ако сте добавили цялата таблица по време на тази стъпка, Access сега добавя таблицата цялата местоназначение към реда Добави към '' , както е показано тук:

        Заявка за добавяне, която включва всички полета от две таблици

        –или–

        Ако сте добавили отделни полета в стъпка 4 и имената на полетата в таблиците източник и местоназначение съвпадат, Access автоматично добавя имената на полетата местоназначение в реда Добави към '' , ето така:

        Заявка за добавяне със съвпадащи полета

        –или–

        Ако сте добавили отделни полета, а всички или някои от имената в таблиците източник и местоназначение не съвпадат, Access остави грешни в реда Добави към празни полета. Щракнете върху всяко празно поле и изберете полето местоназначение, което искате от показалия се списък, ето така:

        Избиране на полета местоназначение за заявка за добавяне

      4. За да визуализирате промените, щракнете върху изглед.

      5. Превключване към изглед за проектиране и след това щракнете върху изпълнение , за да добавите записите.

Най-горе на страницата

Използване на диалоговия прозорец "Търсене и заместване" за променяне на данни

Търсене и заместване на диалоговия прозорец предоставя друг начин да промените малки количества данни по-малко време и с по-малко усилия. Обяснява как да използвате диалоговия прозорец е извън обхвата на тази статия.

За информация относно използването на диалоговия прозорец вижте статията използване на диалоговия прозорец Търсене и заместване, за да промените данни.

Най-горе на страницата

Използвайте каскадни актуализации, за да промените стойностите на първичните и външните ключове

В някои случаи може да се наложи да актуализирате стойност на първичен ключ. Ако използвате този първичен ключ като външен ключ, можете автоматично да актуализирате вашите промени през всички дъщерни екземпляри на външен ключ.

Като напомняне първичен ключ е стойност, която уникално идентифицира всеки ред (запис) в таблица на база данни. Външен ключ е колона, която съответства на първичния ключ. Обикновено външни ключове се съхраняват в други таблици, и те ви позволяват да създадете релация (връзка) между данните в таблиците.

Например можете да използвате продуктовия ИД номер като първичен ключ. Един ИД номер уникално идентифицира един продукт. Можете също да използвате този номер като външен ключ в таблица с данни за поръчката. По този начин, можете да намерите всички поръчки, които са свързани с всеки продукт, защото всеки път, някой места поръчка за този продукт, ИД става част от ред.

Понякога тези Идентификационни номера (или други видове първични ключове) промяна. Когато го правят, можете да промените ви първичният ключ и тази смяна автоматично каскадно през всички свързани дъщерни записи. Можете да разрешите това поведение като включите целостта на връзките и каскадни актуализации между двете таблици.

Не забравяйте следните правила, докато напредвате:

  • Можете да разрешите каскадни актуализации само за полета за първичен ключ, зададено на данни от тип текст или число. Не можете да използвате каскадни актуализации за полета, зададено на типа на данните с автоматично номериране.

  • Можете да разрешите каскадни актуализации само между таблици с "един към много".

Следващите стъпки обясняват как да създадете релация и разрешаване на каскадни актуализации за тази връзка.

Създаване на релация

  1. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Показване/скриване щракнете върху Релации.

  2. В раздела проектиране , в групата връзки щракнете върху Показване на таблица.

    Появява се диалоговият прозорец Показване на таблица .

  3. Ако вече не е избрана, щракнете върху раздела таблици , изберете таблиците, които искате да промените, щракнете върху Добавии след това щракнете върху Затвори.

    Можете да натиснете SHIFT, за да изберете няколко таблици, или можете да добавите всяка таблица поотделно. Изберете само таблици от страните "един" и "много" на релацията.

  4. В прозореца " релации " плъзнете първичен ключ от таблицата от страната "един" на релацията и го пуснете в полето за чужд ключ на таблица от страната "много" на релацията.

    Появява се диалоговият прозорец Редактиране на релации . Следващата фигура показва диалоговия прозорец:

    Диалоговият прозорец ''Редактиране на релации''

  5. Поставете отметка в квадратчето Поддържай целостта и щракнете върху Създай.

  6. Отидете на следващия набор от стъпки.

Разрешаване на каскадни актуализации в първични ключове

  1. Ако не следвате стъпките в предишния раздел, отворете базата данни, която съдържа връзката, която искате да промените.

  2. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Показване/скриване щракнете върху Релации.

    Прозорецът " релации " се появява и показва пример (показан като свързващи линии) между таблиците в базата данни. Следващата фигура показва типично връзка:

    Релация между две таблици

  3. Щракнете с десния бутон съединение линия между родител и наследник таблици и щракнете върху Редактиране на връзка.

    Появява се диалоговият прозорец Редактиране на релации . Следващата фигура показва диалоговия прозорец:

    Диалоговият прозорец ''Редактиране на релации'' със съществуваща релация

  4. Изберете Актуализирай каскадно свързаните полета, уверете се, че квадратчето Поддържай целостта е избрано и след това щракнете върху OK.

За повече информация за създаване на релации. Вижте следните статии:

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×