Автоматично архивиране на по-стари елементи

Автоматично архивиране на по-стари елементи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Имейл да попълвате папката "Входящи" на Outlook, бързо – нови съобщения, отговори и я препраща. Преди да го знаете, може да има хиляди съобщения. Запазване на папката "Входящи" на Outlook и неговите папки под контрол чрез преместване на по-стари елементи, които искате да запазите към Архив. Използвайте "Автоархивиране", за да направите това автоматично.

Можете да промените колко често да се изпълнява "Автоархивиране", къде да съхранява архивираните елементи и колко дълго Outlook да пази елементите, преди да ги архивира.

  1. Щракнете върху Файл > Опции > Разширени.

  2. В Автоархивиране щракнете върху Настройки за автоархивиране.

  3. Щракнете върху полето Изпълнявай автоархивиране всеки n дни и Определете колко често да се изпълнява "Автоархивиране".

  4. Изберете други опции според предпочитанията си, като например да накарате Outlook да изтрива старите елементи, вместо да ги архивира.

    Съвет : "Архивиране" и "Автоархивиране" може да не са достъпни, ако имейл профилът ви се свързва към Exchange Server. Възможно е също вашата организация да има правила за съхранение на поща, които отменят "Автоархивиране". Обърнете се към системния администратор за повече информация.

За повече информация относно настройките за автоархивиране вижте обяснение на настройките за автоархивиране.

Променяне на настройки за автоархивиране за отделна папка

  1. В списъка с папки на навигационния екран щракнете с десния бутон върху папката, която искате да промените, след което щракнете върху Свойства.

  2. В раздела Автоархивиране изберете желаните опции.

Първият път, когато стартирате Outlook, "Автоархивиране" е включено по подразбиране и се изпълнява всеки 14 дни. Можете да промените колко често се изпълнява "Автоархивиране", укажете файла за данни на Outlook (.pst), използвани да съхранява архивираните елементи и изберете кога елементи в папките на Outlook са обект се архивира.

  1. Изберете инструменти > Опции и след това изберете раздела други .

  2. Изберете "Автоархивиране".

    "автоархивиране" в диалоговия прозорец "опции на инструменти"

  3. Поставете отметка в квадратчето Изпълнявай автоархивиране всеки n дни и след това Задайте колко често да се изпълнява "Автоархивиране".

  4. Изберете желаните опции.

    • Изпълнявай автоархивиране всеки   Изберете колко често искате да се изпълнява автоархивиране. Архивиране на много елементи в същото време може да забавят производителността на компютъра ви. Следователно е добре да изберете период от време, която съкращава процеса на "Автоархивиране". Помислете колко елемента, което обикновено получавате по време на определен период от време и да коригирате времеви интервал за това. Питай, преди да се изпълнява "Автоархивиране"    Изберете тази опция, ако искате Outlook да се покаже съобщение с напомняне преди "Автоархивиране" обработва вашите елементи на Outlook. Когато видите съобщение, можете да щракнете върху не, за да отмените тази сесия за "Автоархивиране".

    • Изтриване на невалидни елементи (само в папките за електронна поща)   Тази опция не е избрана по подразбиране. Можете да изберете да имат имейл съобщения, изтрити, когато техният стареене срок е изтекъл. Периода по подразбиране за вашите елементи в проекта и папка "Входящи" е шест месеца и три месеца за вашите изпратени елементи, но можете да промените тези периоди, като използвате опцията почистени елементи, по-стари от .

    • Архивиране или изтриване на стари елементи   Трябва да изберете тази опция, ако искате "Автоархивиране", за да изтриете някои или всички елементи, когато изтича валидността му. Тази опция активира други опции, които дават възможност да решите кои елементи се архивират и които са изтрити, когато те да стигнат до края на периода на стареене. След това изберете допълнителни настройки, за да приложите към архивирането и изтриването.

      Забележка : В диалоговия прозорец "Автоархивиране" "папки" препраща към вашия основен Outlook функция области, като например папката Календар и задача папка и отделни имейл папки. Това е защото вашите елементи на календара и задачите се съхраняват в съответните календара и задачите папки.

    • Показвай папката на архива в списъка с папки   Изберете папка за архивиране, в списъка с другите работни папки в навигационния екран. В главната папка на архива можете да отворите подпапките и да преглеждате вашите архивирани елементи. Когато преглеждате вашите архивирани елементи, можете да проверите дали правилно елементи са били архивирани и можете също да плъзнете елементите, които трябва обратно към работна папка.

    • Изчистване на елементи по-стари от    Изберете настройката по подразбиране, когато искате вашите елементи на архивирани в дни, седмици или месеци. Можете да зададете период от един ден до 60 месеца. "Почистване" означава да архивира – съхраняване – елементи. Това не означава "Изтриване", освен ако не сте задали тази настройка за папките другаде.

    • Премести старите елементи в    Настройката по подразбиране за това местоположение е различен за компютри, на които се изпълнява Microsoft Windows Vista и Windows XP операционни системи.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and настройки\потребителско \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Ако искате да зададете друг местоназначение за архивираните елементи, можете да отидете до и да зададете друго местоположение. Елементи ще бъдат преместени в това местоположение след периода им стареене.

      Забележка : Елементите, архивирани в местоположение по избор няма да бъде изтрит, освен ако отваряте папките и ги изтриете ръчно.

    • Окончателно изтриване на елементи   Тази опция веднага изтрива елементите с изтекъл срок вместо да ги премествате в местоположението по подразбиране, друга папка, които сте посочили или папката "Изтрити".

    • Приложи тези настройки към всички папки    Тази опция се прилага настройки за автоархивиране, включително вашите промени към всички ваши папки. За да зададете различни настройки за един или повече папки, не изберете тази опция. Вместо това използвайте инструкциите по-долу на бутона, които обясняват как да зададете настройки за отделни папки. Тези инструкции, също са включени в следващия раздел, "Промяна на настройки за автоархивиране за отделна папка". Промените, направени в определени папки важат само за тези папки.

    • Информация за правилата за съхранение    Във вашата организация системен администратор може да зададете правила за съхранение, които определят кога и как елементите на пощенската кутия се автоархивират. Можете да видите правилата тук, но не можете да ги променяте без съответните разрешения.

  5. Щракнете върху OK.

Променяне на настройки за автоархивиране за отделна папка

  1. В списъка с папки в навигационен екранс десния бутон върху папката, която искате да промените и след това щракнете върху свойства в контекстното меню.

  2. Щракнете върху раздела "Автоархивиране" .

  3. Изберете желаните опции.

    Забележка : За повече информация относно настройките, вижте стъпка 4 в раздела по-горе, "Преглед или промяна на настройките по подразбиране" Автоархивиране "."

  4. Щракнете върху OK.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×