Compartir un proyecto en Project para la web

Compartir con un grupo la primera vez que se asigna una tarea

El escenario más común en el que necesita compartir un grupo de Office 365 es cuando necesita asignar un usuario a una tarea en su proyecto por primera vez.

1. En la tarea que desea asignar, en la columna asignar a , haga clic en el icono seleccionar usuario.

   

2. En el cuadro de búsqueda, empiece a escribir el nombre del usuario que desea asignar a la tarea y, a continuación, seleccione el usuario en los resultados de la búsqueda cuando se muestre.

3. En el primero, conecte el usuario a una pantalla de grupo, puede elegir agregar el usuario a un grupo nuevo que cree para el proyecto o agregar el usuario a un grupo existente al que desee asignarle el proyecto.

   • Para crear un grupo nuevo, seleccione la pestaña Crear grupo , escriba un nombre de grupo y haga clic en crear y asignar.

   • Para agregar un grupo existente, seleccione la pestaña Agregar a un grupo , seleccione el grupo de la lista de grupos que posee y haga clic en Agregar y asignar.

4. El usuario se mostrará como asignado a la tarea.

A medida que asigne usuarios adicionales a la tarea en el proyecto, se le solicitará un mensaje que indica que se añadirán al grupo si aún no son miembros.

Compartir un grupo antes de asignar tareas

También puede compartir su proyecto con un grupo de Office 365 antes de asignar a cualquier persona a las tareas. Por ejemplo, es posible que sepa qué usuarios van a trabajar en el proyecto, pero que aún no pueden asignar tareas específicas.

1. En el proyecto, haga clic en miembros del grupo en la esquina superior derecha.

2. Escriba el nombre que desea dar al proyecto y, a continuación, haga clic en siguiente.

3. En la pantalla del grupo, puede elegir crear un grupo nuevo para el proyecto, o seleccionar un grupo existente del que sea propietario:

   • Si desea crear un grupo nuevo para el proyecto, seleccione Crear grupo, busque y agregue miembros que desee agregar al grupo y, a continuación, haga clic en crear.

   • Si desea agregar un grupo existente de su propiedad, seleccione Agregar a un grupo, seleccione el grupo que desea agregar de la lista y, a continuación, haga clic en Agregar.

Ten en cuenta que el número de usuarios que son miembros del grupo se mostrará en el botón agrupar miembros .

Saber qué pertenencia a grupos de Office 365 otorga a su usuario acceso a

Tenga en cuenta los efectos de agregar un usuario a un grupo de Office 365 para el proyecto. La pertenencia a grupos significa que los usuarios no solo podrán ver el proyecto, sino que también tendrán acceso a todo lo que tenga derecho a un miembro del grupo, incluso información no relacionada con Project para la Web. Esto incluye el correo electrónico del grupo compartido y el área de trabajo compartida para conversaciones, archivos y eventos del calendario. Sepa a qué tienen acceso los nuevos miembros, especialmente en el caso de que comparta el proyecto con un grupo existente del que es propietario y agregue usuarios a él en Project para la Web.

Puede ver las propiedades del grupo de Office 365 en Outlook haciendo clic en el botón agrupar miembros y haciendo clic en el nombre del grupo.

Para obtener más información sobre los grupos de Office 365, vea más información sobre los grupos de office 365.

Asignar una tarea a un recurso que no es de usuario

Puede asignar una tarea a un recurso que no sea de usuario (por ejemplo, el equipo que necesita para la tarea, un contratista que no forme parte de su organización o una sala de conferencias). Siempre y cuando estén disponibles como recursos de su organización, se pueden asignar a una tarea. Tenga en cuenta que no es necesario agregarlos al grupo de Office 365 del proyecto para poder asignarlos a una tarea.

¿Qué ocurre si se ha eliminado el grupo de Office 365 de su proyecto?

Si el grupo de Office 365 que ha asociado con su proyecto se ha eliminado por algún motivo, los miembros de ese grupo ya no podrán obtener acceso al proyecto. Si el grupo se ha eliminado hace menos de 30 días, el propietario del grupo puederestaurar el grupo, lo que permitirá a sus miembros acceder al proyecto.

Si el grupo se eliminó hace más de 30 días, el grupo no se podrá recuperar y necesitará un administrador en su inquilino para ayudarle a darle acceso al proyecto.