Microsoft Access 2010 utilise par défaut l’extension de format de fichier .accdb introduite dans Access 2007. Access continue de prendre en charge le format de fichier utilisé dans les versions précédentes d’Access. Cet article explique pourquoi vous devez utiliser le nouveau format de fichier dès que possible et pourquoi il peut être nécessaire d’utiliser le format de fichier de version antérieure dans certains cas. Vous découvrirez également explicitement comment convertir une base de données au nouveau format de fichier.
Contenu de cet article
Nouveau format de fichier (.accdb)
Access 2010 utilise un format de fichier qui prend en charge plusieurs améliorations du produit. Lorsque vous créez une base de données, elle utilise le nouveau format de fichier par défaut avec l’extension de fichier .accdb.
Vous devez utiliser le nouveau format de fichier dès que possible, car il prend en charge de nouvelles fonctionnalités, telles que les champs à plusieurs valeurs et les pièces jointes. En outre, si vous voulez convertir votre base de données de bureau en base de données web à l’aide de Access Services, le fichier de base de données de bureau doit être au format .accdb.
Toutefois, le nouveau format de fichier ne peut pas être ouvert ou lié à des versions antérieures d’Access, il ne prend pas en charge la réplication et ne prend pas en charge la sécurité au niveau utilisateur. Si vous devez utiliser la base de données avec des versions antérieures d’Access, ou si vous devez recourir à une réplication ou une sécurité au niveau utilisateur, vous devez utiliser un format de fichier de version antérieure.
Fonctionnalités fournies par le format de fichier .accdb
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Publication web avec l’Access Services
Si vous avez un serveur exécutant Access Services, un composant de SharePoint Server, vous pouvez publier un format de fichier .accdb sur le web, suibject à certaines restrictions de compatibilité. Certaines fonctionnalités de conception et modèles sont différents pour les bases de données web et pour les bases de données de bureau. Certaines bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le web sans apporter de modifications de conception au premier abord.
Après avoir publié une base de données sur le web, vous pouvez toujours ouvrir le fichier .accdb pour apporter des modifications de conception, et également synchroniser ces modifications avec la version publiée. Les utilisateurs peuvent utiliser la base de données web publiée dans un navigateur, sans qu’Access soit installé.
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Champs à plusieurs valeurs
Supposons que vous devrez attribuer une tâche à l’un de vos employés, mais que vous devrez l’affecter à plusieurs personnes. Dans Access 2010 vous pouvez créer un champ à plusieurs valeurs dans lequel les noms des employés peuvent être sélectionnés ou entrés dans une zone.
Lorsque vous cliquez sur la case, les cases à cocher sélectionnées indiquent vos choix. Les employés sélectionnés sont stockés dans le champ à plusieurs valeurs et sont séparés par des virgules (par défaut) lorsqu’ils sont affichés.
L’idée derrière les champs à plusieurs valeurs est de faciliter la sélection et le stock de plusieurs choix, sans avoir à créer une conception de base de données plus avancée. Les champs à plusieurs valeurs sont également importants pour l’intégration avec Microsoft SharePoint Foundation, car les listes SharePoint prisent également en charge les champs à plusieurs valeurs.
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Type de données Pièce jointe
Le nouveau type de données Pièce jointe vous permet de stocker facilement tous les types de documents et fichiers binaires dans votre base de données sans augmentation excessive de la taille physique de la base de données. Les pièces jointes sont compressées automatiquement, le cas échéant, pour optimiser l’utilisation de l’espace. Vous pouvez joindre un document Word à un enregistrement ou enregistrer une série d’images numériques. Vous pouvez même conserver plusieurs pièces jointes jointes sur un même enregistrement.
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Intégration améliorée à SharePoint et Outlook
Avant, les fichiers Access au format .mdb étaient bloqués par SharePoint ou Outlook en raison du fait que du code non sécurisé peut être inclus dans une base de données Access. Access 2010 permet de vérifier le code comme étant sûr ou désactivé. Cela permet d’intégrer les bases de données Access plus entièrement avec SharePoint ou Outlook.
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Suivi de l’historique des champs de mémo
Les champs de mémo sont utiles pour stocker de grandes quantités d’informations. À partir Access 2007, vous pouvez définir une propriété(AppendOnly)qui force Access à conserver l’historique de toutes les modifications apportées à un champ de mémo. Vous pouvez ensuite afficher un historique de ces modifications. Cette fonctionnalité prend également en charge la fonctionnalité de version dans Windows SharePoint Services 3.0 de sorte que vous pouvez utiliser Access pour suivre les modifications dans plusieurs lignes d’un champ de texte stocké dans une liste SharePoint (à condition que l’option Modifier le texte existant soit définie sur Oui pour le champ).
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Chiffrement amélioré
Vous pouvez choisir de définir un mot de passe de base de données et de chiffrer le contenu de votre base de données. Lorsque vous utilisez un Access 2007 fichier utilisant le nouveau format de fichier, Access utilise l’API Chiffrement windows pour chiffrer les données. Des outils de chiffrement tiers peuvent également être utilisés.
Format de fichier de version antérieure (.mdb)
Les versions d’Access antérieures Office Access 2007 les formats de fichier qui utilisent l’extension de fichier .mdb. Dans Access 2010, vous pouvez toujours ouvrir des fichiers .mdb. Si le fichier est stocké au format Access 2002-2003 ou Access 2000, vous pouvez l’ouvrir et l’utiliser dans Access 2010 comme d’habitude. Toutefois, vous ne pouvez pas tirer parti des nouvelles fonctionnalités nécessitant le format de fichier .accdb.
Si le fichier est stocké au format Access 95 ou Access 97, lorsque vous l’ouvrez pour la première fois dans Access 2010, Access propose de mettre à niveau la base de données au format de fichier actuellement définie comme format de fichier par défaut (généralement le format de fichier .accdb, sauf si vous ou un administrateur avez modifié le paramètre). Si vous ne prévoyez pas d’utiliser la base de données avec des versions d’Access antérieures à Access 2007 et que vous ne partagerez pas la base de données avec d’autres utilisateurs qui utilisent des versions d’Access antérieures à Access 2007 et que vous n’utilisez pas de réplication ou de sécurité au niveau utilisateur, vous devez mettre à niveau le fichier de base de données vers le nouveau format .accdb. Après avoir mis à niveau la base de données au format de fichier .accdb, vous ne pouvez plus ouvrir la base de données à l’aide d’une version d’Access antérieure à Access 2007.
Si le fichier est stocké au format Access 95 ou Access 97 et que vous choisissez de ne pas mettre à niveau vers le format .accdb, vous ne pouvez pas apporter de modifications de conception. Vous pouvez afficher des objets et apporter des modifications à vos données via Access 2010, mais vous ne pouvez pas apporter de modifications de conception.
Conversion au nouveau format de fichier
Pour convertir explicitement une base de données Access au nouveau format de fichier .accdb, vous devez d’abord ouvrir la base de données, puis l’enregistrer au format de fichier .accdb.
Important : La procédure suivante s’agit des fichiers créés dans Access 97, Access 2000, Access 2002 ou Access 2003.
Tout d’abord, ouvrez votre base de données :
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Cliquez sur l’onglet Fichier.
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Sur la gauche, cliquez sur Ouvrir.
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Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données à convertir.
À présent, convertissez votre base de données :
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Cliquez sur l’onglet Fichier.
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Sur la gauche, cliquez sur Partager.
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Sous Enregistrer la base de données entière,cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
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À droite, sous Types de fichiers de base de données,cliquez sur Base de données Access.
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la zone Nom de fichier, entrez un nom de fichier ou utilisez le nom de fichier fourni.
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Cliquez sur Enregistrer.
Une copie de la base de données est créée au format de fichier .accdb.
