Microsoft Access 2010 προεπιλογή χρησιμοποιεί την επέκταση μορφής αρχείου .accdb που παρουσιάστηκε για πρώτη Access 2007. Η Access εξακολουθεί να παρέχει κάποια υποστήριξη για τη μορφή αρχείου που χρησιμοποιούν οι παλαιότερες εκδόσεις της Access. Αυτό το άρθρο εξηγεί γιατί θα πρέπει να χρησιμοποιείτε τη νέα μορφή αρχείου όποτε είναι δυνατό, καθώς και γιατί ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε την παλαιότερη μορφή αρχείου έκδοσης σε ορισμένες περιπτώσεις. Θα μάθετε επίσης ρητά πώς μπορείτε να μετατρέψετε μια βάση δεδομένων στη νέα μορφή αρχείου.
Σε αυτό το άρθρο
Η νέα μορφή αρχείου (.accdb)
Access 2010 χρησιμοποιεί μια μορφή αρχείου που υποστηρίζει διάφορες βελτιώσεις προϊόντων. Όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων, η βάση δεδομένων χρησιμοποιεί τη νέα μορφή αρχείου από προεπιλογή και δίνεται η επέκταση αρχείου .accdb.
Πρέπει να χρησιμοποιείτε τη νέα μορφή αρχείου όποτε είναι δυνατό, επειδή υποστηρίζει νέες δυνατότητες, όπως πεδία πολλών τιμών και συνημμένα. Επιπλέον, εάν θέλετε να μετατρέψετε τη βάση δεδομένων υπολογιστή σε βάση δεδομένων Web χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες Access Services, το αρχείο βάσης δεδομένων υπολογιστή πρέπει να είναι σε μορφή .accdb.
Ωστόσο, δεν είναι δυνατό το άνοιγμα ή η σύνδεση της νέας μορφής αρχείου με προηγούμενες εκδόσεις της Access, δεν υποστηρίζει αναπαραγωγή και δεν υποστηρίζει ασφάλεια σε επίπεδο χρήστη. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη βάση δεδομένων με παλαιότερες εκδόσεις της Access ή εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την ασφάλεια αναπαραγωγής ή επιπέδου χρήστη, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια μορφή αρχείου παλαιότερης έκδοσης.
Δυνατότητες που παρέχονται από τη μορφή αρχείου .accdb
-
Δημοσίευση στο Web με τις υπηρεσίες Access Services
Εάν έχετε ένα διακομιστή που εκτελεί τις υπηρεσίες Access Services, ένα στοιχείο του SharePoint Server, μπορείτε να δημοσιεύσετε μια μορφή αρχείου .accdb στο Web, suibject σε ορισμένους περιορισμούς συμβατότητας. Ορισμένες δυνατότητες σχεδίασης και πρότυπα είναι διαφορετικά για βάσεις δεδομένων Web από ό,τι για τις βάσεις δεδομένων υπολογιστή — ορισμένες βάσεις δεδομένων υπολογιστή δεν είναι δυνατό να δημοσιευτούν στο Web χωρίς να γίνουν πρώτα αλλαγές σχεδίασης.
Μετά τη δημοσίευση μιας βάσης δεδομένων στο Web, εξακολουθείτε να μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο .accdb για να κάνετε αλλαγές σχεδίασης και, στη συνέχεια, να συγχρονίσετε αυτές τις αλλαγές με τη δημοσιευμένη έκδοση. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη δημοσιευμένη βάση δεδομένων Web σε ένα πρόγραμμα περιήγησης, χωρίς να έχουν εγκατεστημένη την Access.
-
Πεδία πολλών τιμών
Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να αναθέσετε μια εργασία σε έναν από τους υπαλλήλους σας, αλλά αποφασίζετε ότι πρέπει να την αναθέσετε σε περισσότερα από ένα άτομα. Σε Access 2010 μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο πολλών τιμών, όπου τα ονόματα των υπαλλήλων μπορούν να επιλεχθεί ή να καταχωρηθεί σε ένα πλαίσιο.
Όταν κάνετε κλικ στο πλαίσιο, τα πλαίσια ελέγχου που είναι επιλεγμένα υποδεικνύουν τις επιλογές σας. Οι επιλεγμένοι υπάλληλοι αποθηκεύονται στο πεδίο πολλών τιμών και διαχωρίζονται με κόμματα (από προεπιλογή) όταν εμφανίζονται.
Η ιδέα πίσω από τα πεδία πολλών τιμών είναι να διευκολύνει την επιλογή και αποθήκευση περισσότερων από μία επιλογών, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε μια πιο σύνθετη σχεδίαση βάσης δεδομένων. Τα πεδία πολλών τιμών είναι επίσης σημαντικά για την ενοποίηση με Microsoft SharePoint Foundation, επειδή οι λίστες του SharePoint υποστηρίζουν επίσης πεδία πολλών τιμών.
-
Τύπος δεδομένων "Συνημμένο"
Ο νέος τύπος δεδομένων "Συνημμένο" σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε εύκολα όλους τους τύπους εγγράφων και δυαδικών αρχείων στη βάση δεδομένων σας χωρίς υπερβολική αύξηση στο φυσικό μέγεθος της βάσης δεδομένων. Τα συνημμένα συμπιέζονται αυτόματα, όταν χρειάζεται, για να μεγιστοποιείται η χρήση χώρου. Μπορείτε να επισυνάψετε ένα έγγραφο του Word σε μια εγγραφή ή να αποθηκεύσετε μια σειρά ψηφιακών εικόνων. Μπορείτε ακόμη και να διατηρήσετε πολλά συνημμένα συνημμένα σε μία μόνο εγγραφή.
-
Βελτιωμένη ενοποίηση με το SharePoint και το Outlook
Στο παρελθόν, τα αρχεία της Access με μορφή .mdb έχουν αποκλειστεί από το SharePoint ή το Outlook, λόγω του γεγονός ότι ένας μη ασφαλής κώδικας μπορεί να συμπεριληφθεί σε μια βάση δεδομένων της Access. Access 2010 επιτρέπει την επαλήθευση ή απενεργοποίηση του κώδικα. Έτσι μπορείτε να ενοποιήσετε πιο πλήρως τις βάσεις δεδομένων της Access με το SharePoint ή το Outlook.
-
Παρακολούθηση ιστορικού πεδίου υπομνήματος
Τα πεδία υπομνήματος είναι χρήσιμα για την αποθήκευση μεγάλου όγκου πληροφοριών. Ξεκινώντας με Access 2007, μπορείτε να ορίσετε μια ιδιότητα(AppendOnly)που επιβάλλει στην Access να διατηρεί ένα ιστορικό όλων των αλλαγών σε ένα πεδίο υπομνήματος. Έπειτα, μπορείτε να προβάλετε το ιστορικό αυτών των αλλαγών. Αυτή η δυνατότητα υποστηρίζει επίσης τη δυνατότητα διαχείρισης εκδόσεων στο Windows SharePoint Services 3.0, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για την παρακολούθηση αλλαγών σε πολλές γραμμές ενός πεδίου κειμένου που είναι αποθηκευμένο σε μια λίστα του SharePoint (εφόσον το πεδίο έχει την επιλογή "Προσάρτηση αλλαγών σε υπάρχον κείμενο" οριστεί σε "Ναι").
-
Βελτιωμένη κρυπτογράφηση
Μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης βάσης δεδομένων και να κρυπτογραφήσετε τα περιεχόμενα της βάσης δεδομένων σας. Όταν το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το Access 2007 και ένα αρχείο που χρησιμοποιεί τη νέα μορφή αρχείου, η Access χρησιμοποιεί το Windows Crypto API για την κρυπτογράφηση των δεδομένων. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν εργαλεία κρυπτογράφησης τρίτων κατασκευαστών.
Η μορφή αρχείου προηγούμενης έκδοσης (.mdb)
Οι εκδόσεις της Access που είναι παλαιότερες Office Access 2007 υποστηρίζουν μορφές αρχείων που χρησιμοποιούν την επέκταση αρχείου .mdb. Σε Access 2010 εξακολουθείτε να μπορείτε να ανοίξετε αρχεία .mdb. Εάν το αρχείο είναι αποθηκευμένο σε μορφή αρχείου της Access 2002-2003 ή της Access 2000, μπορείτε να το ανοίξετε και να το χρησιμοποιήσετε σε μορφή Access 2010 όπως θα κάνατε κανονικά. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επωφεληθείτε από τις νέες δυνατότητες που απαιτούν τη μορφή αρχείου .accdb.
Εάν το αρχείο είναι αποθηκευμένο στη μορφή αρχείου Access 95 ή Access 97, όταν το ανοίγετε για πρώτη φορά στο Access 2010, η Access σάς προσφέρει τη δυνατότητα να αναβαθμίσετε τη βάση δεδομένων στη μορφή αρχείου που έχει οριστεί τη συγκεκριμένη στιγμή ως προεπιλεγμένη μορφή αρχείου (συνήθως τη μορφή αρχείου .accdb, εκτός εάν εσείς ή ένας διαχειριστής έχετε αλλάξει τη ρύθμιση). Εάν δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τη βάση δεδομένων με εκδόσεις της Access που είναι παλαιότερες από τη Access 2007 και δεν πρόκειται να κάνετε κοινή χρήση της βάσης δεδομένων με άλλους χρήστες που χρησιμοποιούν εκδόσεις της Access παλαιότερες από το Access 2007 και δεν χρησιμοποιείτε ασφάλεια αναπαραγωγής ή επιπέδου χρήστη, θα πρέπει να αναβαθμίσετε το αρχείο βάσης δεδομένων στη νέα μορφή .accdb. Μετά την αναβάθμιση της βάσης δεδομένων στη μορφή αρχείου .accdb, δεν μπορείτε πλέον να ανοίξετε τη βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας μια έκδοση της Access που είναι παλαιότερη από Access 2007.
Εάν το αρχείο είναι αποθηκευμένο σε μορφή Access 95 ή Access 97 και επιλέξετε να μην κάνετε αναβάθμιση σε μορφή .accdb, δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές σχεδίασης. Μπορείτε να προβάλετε αντικείμενα και να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα σας μέσω Access 2010, αλλά δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές σχεδίασης.
Μετατροπή στη νέα μορφή αρχείου
Για να μετατρέψετε ρητά μια βάση δεδομένων της Access στη νέα μορφή αρχείου .accdb, πρέπει πρώτα να ανοίξετε τη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, να την αποθηκεύσετε με τη μορφή αρχείου .accdb.
Σημαντικό: Η παρακάτω διαδικασία αφορά αρχεία που έχουν δημιουργηθεί σε Access 97, Access 2000, Access 2002 ή Access 2003.
Πρώτα, ανοίξτε τη βάση δεδομένων σας:
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
-
Στα αριστερά, κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα".
-
Στο παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα", επιλέξτε και ανοίξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να μετατρέψετε.
Τώρα, μετατρέψτε τη βάση δεδομένων σας:
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
-
Στα αριστερά, κάντε κλικ στην επιλογή "Κοινή χρήση".
-
Στην περιοχή "Αποθήκευση ολόκληρης βάσης δεδομένων",κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως".
-
Στα δεξιά, στην περιοχή "Τύποι αρχείων βάσης δεδομένων", κάντεκλικ στην επιλογή "Βάση δεδομένων της Access".
-
Στο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως", στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου", πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου ή χρησιμοποιήστε το όνομα αρχείου που παρέχεται.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Δημιουργείται ένα αντίγραφο της βάσης δεδομένων με τη μορφή αρχείου .accdb.
