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Die Web-Datenbank Access 2010 gemeinnützige Beiträge bietet eine schnelle Möglichkeit für Organisationen, eingehende Beiträge zu überwachen. In diesem Video wird gezeigt, wie Sie mit der Verwendung der Datenbank beginnen.
Inhalt dieses Videos
Eingeben einer neuen Kampagne
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Klicken Sie auf die Registerkarte Kampagnen .
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Klicken Sie auf neue Kampagne , und geben Sie die Informationen in das Formular Kampagnen Details ein.
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Wenn Sie den Vorgang beendet haben, klicken Sie auf speichern #a0 schließen.
Sie können Kampagneninformationen auch direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.
Anzeigen und Bearbeiten von Kampagnen
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Klicken Sie auf die Registerkarte Kampagnen .
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Doppelklicken Sie im Datenblatt auf den Namen der Kampagne, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.
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Bearbeiten Sie die Informationen bei Bedarf, und klicken Sie dann auf speichern #a0 schließen.
Bearbeiten der Elemente in einer Dropdownliste
Viele Dropdown-Listen in der Web-Datenbank für gemeinnützige Beiträge können an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
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Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die Liste anzuzeigen.
Wenn die Liste bearbeitet werden kann, wird die Schaltfläche " Listenelemente bearbeiten " direkt unter der Liste angezeigt. -
Klicken Sie auf die Schaltfläche Listenelemente bearbeiten .
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Wenn das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt wird:
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Geben Sie die gewünschten Listenelemente in jeder Zeile ein.
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Optional können Sie einen Standardwert aus der Liste Standardwert auswählen.
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Klicken Sie auf OK.
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Wenn ein Formular "Details" angezeigt wird:
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Verwenden Sie die Navigationsschaltflächen am unteren Rand des Formulars, um die Datensätze zu durchlaufen und die gewünschten Änderungen vorzunehmen.
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Wenn Sie den Vorgang beendet haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.
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Hinzufügen eines Ereignisses
Jeder Kampagne können viele Ereignisse zugeordnet sein. Gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Ereignis zu erstellen:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Ereignisse.
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Klicken Sie auf Neues Ereignis , und geben Sie die Informationen in das Formular für die Ereignis Details ein.
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Wenn Sie den Vorgang beendet haben, klicken Sie auf speichern #a0 schließen.
Sie können Ereignisinformationen aber auch direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.
Anzeigen und Bearbeiten von Ereignissen
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Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Ereignisse.
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Doppelklicken Sie im Datenblatt auf den Namen des Ereignisses, das Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.
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Bearbeiten Sie die Informationen bei Bedarf, und klicken Sie dann auf speichern #a0 schließen.
Hinzufügen einer Spende
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Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Spenden.
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Klicken Sie auf neue Spende , und geben Sie die Informationen in das Formular Spenden Details ein.
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Wenn Sie den Vorgang beendet haben, klicken Sie auf speichern #a0 schließen.
Alternativ können Sie spenden Informationen direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.
Anzeigen und Bearbeiten von Spenden
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Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Spenden.
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Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID für die Spende, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.
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Bearbeiten Sie die Informationen bei Bedarf, und klicken Sie dann auf speichern #a0 schließen.
Hinzufügen einer Aufgabe
Jeder Kampagne können viele Aufgaben zugeordnet werden. Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Aufgabe zu erstellen:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Aufgaben.
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Klicken Sie auf neue Aufgabe , und geben Sie die Informationen in das Formular Aufgaben Details ein.
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Wenn Sie den Vorgang beendet haben, klicken Sie auf speichern #a0 schließen.
Sie können aber auch Aufgabeninformationen direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.
Anzeigen und Bearbeiten von Aufgaben
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Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Aufgaben.
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Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID für die Aufgabe, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.
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Bearbeiten Sie die Informationen bei Bedarf, und klicken Sie dann auf speichern #a0 schließen.
Hinzufügen eines Spenders
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Klicken Sie auf die Registerkarte Spender .
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Klicken Sie auf neuer Spender , und geben Sie die Informationen in das Formular Spender Details ein.
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Wenn Sie den Vorgang beendet haben, klicken Sie auf speichern #a0 schließen.
Alternativ können Sie die Spenderinformationen direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen. Sie können auch Datensätze aus einem Kalkulationstabellenprogramm wie Excel einfügen. Schauen Sie sich das Video an, um weitere Informationen zu erhalten.
Anzeigen und Bearbeiten von Spendern
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Klicken Sie auf die Registerkarte Spender .
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Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID für den Spender, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.
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Bearbeiten Sie die Informationen bei Bedarf, und klicken Sie dann auf speichern #a0 schließen.
Hinzufügen eines Benutzers
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Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer .
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Klicken Sie auf neuer Benutzer , und geben Sie die Informationen in das Formular Benutzer Details ein.
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Wenn Sie den Vorgang beendet haben, klicken Sie auf speichern #a0 schließen.
Sie können die Benutzerinformationen auch direkt in das Datenblatt eingeben, indem Sie die Tab-Taste und die Pfeiltasten verwenden, um sich im Datenblatt zu bewegen.
Anzeigen und Bearbeiten von Benutzern
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Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer .
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Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID für den Benutzer, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.
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Bearbeiten Sie die Informationen bei Bedarf, und klicken Sie dann auf speichern #a0 schließen.
Anfügen von Dateien an einen Datensatz
Wenn ein Formular oder Datenblatt ein Anlagen Feld enthält, können Sie dieses Feld verwenden, um Bilder, Dokumente oder andere Dateien an den Datensatz anzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
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Doppelklicken Sie auf das Feld Anlagen .
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Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.
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Navigieren Sie zu der Datei, die Sie anfügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.
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Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.
Anzeigen von Berichten in der Vorschau und Drucken
Die Vorlage für gemeinnützige Beiträge-Webdatenbank umfasst zehn Berichte. So zeigen Sie eine Vorschau eines Berichts an:
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Klicken Sie auf die Registerkarte Berichts Center , und klicken Sie dann unter Bericht auswählenauf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
Access zeigt den Bericht im Vorschaufenster an. So drucken Sie den Bericht: -
Klicken Sie auf in neuer Registerkarte öffnen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Datei auf Drucken, und wählen Sie die gewünschte Druckoption aus.
Veröffentlichen der Web-Datenbank für gemeinnützige Beiträge für Access Services
Wenn Sie Zugriff auf einen SharePoint-Server haben, auf dem Access Services ausgeführt wird, können Sie die Webdatenbank für gemeinnützige Beiträge auf dem Server veröffentlichen und für Ihr Team freigeben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
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Klicken Sie auf die Registerkarte Datei , und klicken Sie dann auf in Access Services veröffentlichen.
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Geben Sie im Feld Server-URL die URL des SharePoint-Servers ein, den Sie verwenden möchten.
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Geben Sie im Feld Websitename den gewünschten Namen für die Datenbank ein. Dies wird Teil der URL.
Klicken Sie noch einmal auf In Access Services veröffentlichen.
Access veröffentlicht die Datenbank auf dem Server. Wenn alles gut läuft, zeigt Access eine Erfolgsmeldung an, die einen Link zur neuen Webdatenbank enthält.
Anzeigen des korrekten Währungssymbols für Ihr Gebietsschema
Wenn Sie diese Vorlage in einem anderen Gebietsschema als den Vereinigten Staaten verwenden, müssen Sie wahrscheinlich einige Einstellungen ändern, um das richtige Währungssymbol im Feld Aktueller Wert anzuzeigen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Einrichten des Währungsformats für ein Tabellenfeld
Dieses Verfahren muss für jede Tabelle ausgeführt werden, die Währungswerte enthält. Dies umfasst die folgenden Tabellen:
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Kampagnen
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Donations
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Spender
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Ereignisse
Gehen Sie wie folgt vor, um das Währungsformat für alle Währungsfelder in diesen Tabellen zu definieren:
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Schließen Sie alle geöffneten Formulare oder Berichte.
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Wenn der Navigationsbereich noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F11, um ihn anzuzeigen.
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Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.
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Klicken Sie auf das Feld Währung, um es auszuwählen.
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Setzen Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung die Eigenschaft Format auf Währung.
Das Feld sollte nun das Währungssymbol anzeigen, das den Standorteinstellungen Ihres Computers entspricht. -
Speichern und schließen Sie die Tabelle.
Einrichten des Währungsformats für ein Textfeld in einem Formular oder Bericht
Dieses Verfahren muss für alle Formulare oder Berichte ausgeführt werden, in denen Währungswerte angezeigt werden. Dies umfasst die folgenden Formulare:
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CampaignDetails
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CampaignDonationDS
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CampaignDonationList
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CampaignEventList
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Kampagnen
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DonationDetails
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DonorDonationDS
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DonorDonationList
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EventDetails
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EventDS
Sie müssen das Verfahren auch für die folgenden Berichte ausführen:
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CampaignDetails
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CampaignDonations
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DonationReceipts
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DonationsPerDonor
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EventDetails
Gehen Sie wie folgt vor, um das Währungsformat für jedes Objekt zu definieren:
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
Hinweis: Die Layoutansicht steht für Datenblätter nicht zur Verfügung. Für Datenblätter (wie CampaignDonationDS oder DonorDonationDS) doppelklicken Sie einfach auf das Datenblatt, um es zu öffnen.
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Klicken Sie auf ein Textfeld, in dem ein Währungswert angezeigt wird.
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Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenfensters im Eigenschaftenfeld Format die Option Währung aus.
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Wiederholen Sie die Eigenschafteneinstellung für alle anderen Währungs Textfelder im Formular oder Bericht.
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Speichern und schließen Sie das Formular oder den Bericht.
Nachdem alle Objekte geändert wurden, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Haupt Formular, und schließen Sie dann den Navigationsbereich.
