Управление данными с помощью Access или Excel

Плоские и реляционные данные    Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения данных, задайте себе следующий вопрос: реляционные данные или нет? Данные, которые можно эффективно содержать в одной таблице или листе, называются неструктурированными или нереляционными данными . Например, если вы хотите создать простой список клиентов с одним адресом и контактным лицом для каждого клиента, Excel может быть лучшим выбором. Тем не менее, если вы хотите хранить более сложный список клиентов, содержащий адреса выставления счетов и доставки для каждого клиента или несколько контактных лиц для каждого клиента, access будет лучшим решением.

В реляционная база данных данные упорядочиваются в несколько таблиц. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит сведения только об одном типе данных. Например, при создании базы данных клиентов имена клиентов должны храниться в одной таблице, тогда как адреса выставления счетов и доставки этих клиентов должны храниться в отдельной таблице. Хранение адресов отдельно от имен является хорошей идеей, так как каждый клиент может иметь несколько адресов, и вы хотите ввести несколько адресов для каждого клиента без необходимости повторно вводить имя клиента для каждого адреса.

Локальные и внешние данные    Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файле dBASE или папке Outlook, а также во многих других источниках данных. Excel можно использовать для подключения к различным источникам данных, включая Access, базы данных SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако изменить данные, чтобы изменить исходные данные с помощью пользовательского интерфейса Excel, нельзя.

И Access, и Excel предоставляют команды для подключения к данным в Windows SharePoint Services списках. Однако Excel предоставляет только подключение только для чтения к спискам SharePoint. в то время как Access позволяет считывать и записывать данные в списки SharePoint.

Целостность данных и гибкость    Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность данных и гарантируют, что две строки (или записи) не содержат точно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ получения данных при поиске или сортировке данных. В Access можно использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем эти идентификаторы можно использовать для связывания записей в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.

Структура, применяемая Access к данным, помогает обеспечить целостность данных. Для доступа может потребоваться, чтобы новые записи в одной таблице имели существующее соответствующее значение в другой таблице, поэтому нельзя создавать "потерянные" записи. Например, вы не хотите, чтобы заказ не включал сведения о клиенте. Для доступа может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице Orders была соответствующего значения клиента в таблице Customers. Это обязательное соответствие значений называется целостность данных.

Вы также можете ввести собственные ограничения и правила, чтобы обеспечить правильный ввод данных. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но так как Excel не поддерживает реляционные данные, он не может поддерживать целостность ссылок. Однако для управления вводом данных в Excel можно использовать команду "Проверка данных".

Запрос    Если вам часто приходится просматривать данные различными способами, в зависимости от изменяющихся условий или событий, access может быть лучшим выбором для хранения данных и работы с ними. Access позволяет использовать запросы язык SQL (SQL) для быстрого получения только нужных строк и столбцов данных, независимо от того, содержатся ли данные в одной таблице или нескольких таблицах. Выражения также можно использовать в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access аналогично процессу вычисления значений формул в Excel. Запросы Access также можно использовать для суммирования данных и представления статистических значений, таких как суммы, средние значения и счетчики.

Моделирования    В Excel можно использовать средства анализ "что если" для прогнозирования результатов модели листа. Анализ "что если" позволяет выполнять различные сценарии с данными, такие как лучшие и худшие сценарии, и сравнивать результирующие данные нескольких сценариев в сводном отчете. Аналогичная функция не доступна в Access.

Сводка и создание диаграмм    В обеих программах можно создавать отчеты сводной таблицы и диаграммы сводной таблицы. Однако Excel предоставляет более сложные функции создания отчетов и диаграмм сводной таблицы, чем в Access. Если вы планируете создавать обширные отчеты сводной таблицы или регулярно предоставлять диаграммы профессионального вида, следует использовать отчеты сводной таблицы или диаграммы сводной таблицы в Excel, а не те же функции в Access.

Access и Excel можно использовать в средах совместной работы, таких как Windows SharePoint Services и сетевые общие папки, но существуют различия в том, как к данным могут обращаться несколько пользователей.

Доступ нескольких пользователей к данным    При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; это хорошо работает, так как Access блокирует только редактируемые данные; в результате другие пользователи могут редактировать различные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но совместная работа с несколькими пользователями лучше всего работает, когда пользователи работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. Фактически пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи книги Excel — над документом.

Использование Windows SharePoint Services для совместной работы    Обе программы интегрируются с Microsoft Windows SharePoint Services технологиями, такими как списки SharePoint и библиотеки документов.

Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint. Например, можно передать полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в виде Windows SharePoint Services представлений, а также связать базу данных с данными, хранящимися в списках SharePoint.

Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на SharePoint Services сайте. Вы можете отправить книгу в библиотеки документов Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут проверка книгу, чтобы внести изменения, не позволяя другим пользователям изменять книгу одновременно. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов. В этом случае они должны координировать работу с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.

Использование сетевых папок для совместной работы    Если база данных Access хранится в общей сетевой папке, несколько пользователей могут открыть базу данных и одновременно работать с ее данными. Отдельные записи блокируются, когда пользователь изменяет их. Если книга Excel хранится в общей сетевой папке, ее одновременно может редактировать только один пользователь. В целях просмотра несколько пользователей могут открыть книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не могут вносить какие-либо изменения в данные, пока пользователь, который редактирует книгу, не закроет ее.

Обе программы предоставляют аналогичные функции ( пароли и шифрование), которые помогают предотвратить потерю данных и защитить данные от несанкционированного доступа. Однако существуют некоторые различия между Access и Excel в том, как работает защита данных на уровне пользователя.

Защита от потери данных    В Access работа постоянно сохраняется, поэтому в случае непредвиденного сбоя вы вряд ли потеряете много работы (если таковые имеются). Тем не менее, так как Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете внести изменения, которые вы позже решите, что не хотите фиксировать. Чтобы обеспечить восстановление базы данных по своему желанию, создайте резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Можно восстановить всю базу данных из резервной копии или восстановить только нужную таблицу или другой объект базы данных. Если вы используете программу резервного копирования файловой системы, вы также можете использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы для восстановления данных. В Excel вы можете сохранять данные автовосстановления с заданными интервалами во время обновления данных.

Защита данных на уровне пользователя    В Excel можно удалить критически важные или частные данные из представления, скрывая столбцы и строки данных, а затем защитить весь лист, чтобы управлять доступом пользователей к скрытым данным. Помимо защиты листа и его элементов, можно также заблокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы другие пользователи не могли непреднамеренно изменять важные данные.

Безопасность на уровне файлов    На уровне файла можно использовать шифрование в обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Для открытия файла базы данных или книги можно также потребовать ввести пароль. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровая подпись.

Ограниченный доступ к данным    В Excel можно указать пользовательские разрешения на доступ к данным или задать права только для чтения, которые не позволяют другим пользователям вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователей на любом сервере базы данных, к которому он подключается. Например, если вы указываете ссылку на список SharePoint, Access будет обращаться к разрешениям пользователя для списка SharePoint. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не пользовались данными Access, можно зашифровать базу данных, задав пароль. Пользователи должны ввести пароль для чтения данных из базы данных, даже если они получают к ним доступ с помощью другой программы, например Excel.

Дополнительные сведения о защите данных см. в разделах Настройка или изменение безопасности Access 2003 на уровне пользователя в Access 2007 или более поздней версии и Защита и безопасность в Excel.

• Управление контактами.    Вы можете управлять своими контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати писем, конвертов или почтовых наклеек.

• Отслеживание запасов и активов    Создайте ведомость учета запасов для дома или офиса и сохраняйте вместе с данными фотографии или другие связанные документы.

• Отслеживание заказов.    Вводите информацию о товарах, клиентах и заказах, а затем формируйте отчеты, которые показывают продажи для отдельного сотрудника, региона, периода или другой переменной.

• Отслеживание задач    Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то же время, как другие пользователи обновляют свои задачи в той же базе данных.

• Организация библиотек кредитования    Вы можете использовать Access для хранения данных о книгах и компакт-диски, а также отслеживать, кому они были одолжены.

• Планирование мероприятий.    Вы можете ввести сведения о датах, местах и участниках событий, а затем распечатать расписания или сводки о событиях.

• Отслеживание питания    Следите за рецептами, записывая диеты и физические упражнения.

• Финансовый    Вы можете использовать мощные функции вычисления Excel во многих финансовых отчетах, например в отчете о движении денежных средств, отчете о доходах или отчете о прибылях и убытках.

• Составление бюджета.    Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или бизнес-потребностями, вы можете создать в Excel любой тип бюджета, например план маркетингового бюджета, бюджет событий или бюджет выхода на пенсию.

• Выставление счетов и продаж    Excel также полезен для управления данными о выставлении счетов и продажах, и вы можете легко создавать необходимые формы, например счета на продажу, упаковочные бланки или заказы на покупку.

• Отчеты    В Excel можно создавать различные типы отчетов, которые отражают анализ данных или суммируют данные, например отчеты, которые измеряют производительность проекта, прогнозируют данные, суммируют данные или представляют данные дисперсии.

• Планирование    Excel — это отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например план еженедельных занятий, план маркетинговых исследований, налоговый план на конец года или планировщики, которые помогут вам планировать еженедельное питание, вечеринки или отпуск.

• Отслеживания    Excel можно использовать для отслеживания данных в листе рабочего времени или списке, например в таблице учета рабочего времени или в списке инвентаризации, который отслеживает оборудование.

• Использование календарей    Из-за своего характера, похожего на сетку, Excel хорошо подходит для создания календаря любого типа, например, академического календаря для отслеживания действий в течение учебного года или календаря финансового года для отслеживания бизнес-событий и вех.

Полезные шаблоны Excel в любой из этих категорий см. в разделе Шаблоны для Excel в Microsoft Office Online.