ใช้ ฐานข้อมูลการจัดการโครงการ Access เพื่อจัดการโครงการและงานและพนักงานที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถค้นหาและกรองรายละเอียดโครงการ ใส่งานทั่วไป และส่งหรือรับข้อมูลผ่านทางข้อความอีเมลได้
หมายเหตุ: เทมเพลตฐานข้อมูลการจัดการโครงการได้รับการอัปเดตในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา คําแนะนําเหล่านี้อ้างอิงถึงเวอร์ชันล่าสุดของเทมเพลตที่พร้อมใช้งานสําหรับการดาวน์โหลด ถ้าขั้นตอนด้านล่างไม่ตรงกับสิ่งที่คุณเห็น คุณอาจกําลังใช้เทมเพลตเวอร์ชันที่เก่ากว่า
การใช้ฐานข้อมูล
ในบทความนี้ เราครอบคลุมขั้นตอนพื้นฐานของการใช้เทมเพลตฐานข้อมูลเดสก์ท็อป Projects
เตรียมฐานข้อมูลสําหรับการใช้งาน
เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาฐานข้อมูลทั้งหมดเปิดใช้งานอยู่ ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้
-
เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาฐานข้อมูลทั้งหมดเปิดใช้งานอยู่ ในแถบข้อความ ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหานี้
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานเนื้อหาฐานข้อมูล ให้ดูบทความ การตัดสินใจว่าจะเชื่อถือฐานข้อมูลหรือไม่
เพิ่มพนักงาน
เมื่อต้องการเริ่มใช้เทมเพลตฐานข้อมูลโครงการ ขั้นตอนแรกคือการเพิ่มพนักงาน เพื่อให้คุณมีคนมอบหมายโครงการและงานให้ ใช้ขั้นตอนนี้เพื่อเพิ่มพนักงานด้วยตนเอง หรือดูที่ส่วนถัดไปเพื่อเพิ่มพนักงานจากที่ติดต่อ Outlook ของคุณ
-
บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก รายการพนักงาน
-
บนฟอร์ม รายชื่อพนักงาน ให้กรอกรายละเอียดของพนักงานแต่ละคน
-
เมื่อต้องการป้อนข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับพนักงาน ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อของพนักงานในแบบฟอร์ม รายการพนักงาน แล้วใส่ข้อมูลในฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน
-
คลิก ปิด เพื่อกลับไปยังฟอร์ม รายการโครงการ
เพิ่มที่ติดต่อจาก Microsoft Outlook
ถ้าคุณใช้ Microsoft Outlook คุณสามารถเพิ่มพนักงานจากโปรแกรมนั้นได้โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลอีกครั้ง
-
บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก รายการพนักงาน
-
บนฟอร์ม รายการพนักงาน ให้คลิก เพิ่มจาก Outlook
-
ในกล่องโต้ตอบ เลือกชื่อที่จะเพิ่ม ให้เลือกชื่อที่คุณต้องการเพิ่มลงในฐานข้อมูล
-
คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง
เพิ่มโครงการใหม่
-
บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก โครงการใหม่
-
บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้กรอกรายละเอียดของโครงการ แล้วคลิก ปิด
แก้ไขโครงการที่มีอยู่
-
บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้ดับเบิลคลิกโครงการที่คุณต้องการแก้ไข
-
บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้เพิ่มหรือแก้ไขรายละเอียดของโครงการ
เพิ่มงาน
-
บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้คลิก เพิ่มงาน
-
บนฟอร์ม รายละเอียดงาน ให้กรอกรายละเอียดของงาน แล้วคลิก ปิด
Access จะแสดงโครงการใหม่ในรายการ งานโครงการ บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ
แก้ไขงาน
-
บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้คลิกแท็บ งานโครงการ
-
ดับเบิลคลิกที่งานที่คุณต้องการแก้ไข
-
บนฟอร์ม รายละเอียดงาน ให้แก้ไขรายละเอียดของงาน แล้วคลิก ปิด
เพิ่มงานทั่วไป
งานทั่วไปคืองานที่ใช้บ่อยในหลายโครงการ เช่น การจัดทํางบประมาณหรือการฝึกอบรม หลังจากที่คุณใส่งานทั่วไปแล้ว งานนั้นจะสามารถเพิ่มลงในโครงการใดๆ ในฐานข้อมูลโครงการได้โดยไม่ต้องใส่รายละเอียดของงานอีกครั้ง
-
บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้คลิก งานทั่วไป
-
เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากงานทั่วไปแต่ละงานที่คุณต้องการเพิ่มลงในโครงการ เพิ่มงานทั่วไปใหม่ลงในส่วนท้ายของรายการ
-
คลิก ปิด เพื่อกลับไปยังฟอร์ม รายละเอียดโครงการ
-
กรองรายการโครงการ
บนฟอร์ม รายการโครงการ คุณสามารถกรองรายการของโครงการ และบันทึกตัวกรองที่คุณชื่นชอบเพื่อใช้ในอนาคตได้
-
ใช้ตัวกรองโดยการคลิกขวาที่ฟอร์ม และเลือกตัวกรองที่คุณต้องการ
-
คลิก บันทึกตัวกรอง
-
บนฟอร์ม รายละเอียดตัวกรอง ให้ใส่ชื่อตัวกรองและคําอธิบาย แล้วคลิก ปิด
-
ใช้กล่อง กรองรายการโปรด เพื่อนําตัวกรองที่บันทึกไว้ไปใช้ หรือคลิก (ล้างตัวกรอง) เพื่อนําตัวกรองออก
แสดงรายละเอียดโครงการหรือพนักงาน
ฟอร์ม รายละเอียดโครงการ และฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน ช่วยให้คุณสามารถดูและป้อนข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการหรือพนักงานได้ เมื่อต้องการแสดงฟอร์ม รายละเอียดโครงการ หรือฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน ให้ทําดังนี้
-
บนฟอร์ม รายการโครงการ หรือฟอร์ม รายการพนักงาน ให้ดับเบิลคลิกที่รายการที่คุณต้องการดู
เพิ่มสิ่งที่แนบมา
บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ฟอร์ม รายละเอียดงาน และฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน คุณสามารถเพิ่มรูปภาพและสิ่งที่แนบมาอื่นๆ ได้
-
บนฟอร์ม รายละเอียด ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูล สิ่งที่แนบมา (บนฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน ให้ดับเบิลคลิกที่ไอคอนรูปภาพ)
-
ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก เพิ่ม
-
ในกล่องโต้ตอบ เลือกไฟล์ ให้เรียกดูโฟลเดอร์ที่มีไฟล์
-
เลือกไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่ม แล้วคลิก เปิด
-
ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก ตกลง
หมายเหตุ: คุณสามารถแนบไฟล์หลายไฟล์สําหรับแต่ละรายการ รวมถึงไฟล์ชนิดต่างๆ เช่น เอกสารหรือสเปรดชีต
แสดงรายงาน
ฐานข้อมูลโครงการประกอบด้วยรายงานหลายรายงาน รวมถึง เปิดโครงการรายละเอียดงานสมุดรายชื่อพนักงาน และอื่นๆ เมื่อต้องการแสดงรายงาน ให้ทําดังนี้
-
บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้เลือกรายงานที่คุณต้องการแสดงจากรายการ รายงาน
เมื่อต้องการพิมพ์รายงาน
-
คลิก ไฟล์ > พิมพ์
คุณสามารถสร้างรายงานแบบกําหนดเองของคุณเองได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ สร้างรายงานอย่างง่าย