Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.
Muốn việc nhập dữ liệu cập nhật, chính xác vào tài liệu kinh doanh trở nên dễ dàng và hiệu quả? Bạn có thể dùng dữ liệu từ nguồn bên ngoài trong phần nội dung của tài liệu Microsoft Word 2013 bằng cách dùng kết hợp điều khiển cột dữ liệu ngoài Microsoft SharePoint và nội dung Word. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo hợp đồng khách hàng tiêu chuẩn trong thư viện tài liệu chứa tên khách hàng, tên công ty và số điện thoại được lưu trữ trong sơ sở dữ liệu Line-of-Business (LOB), chẳng hạn như SAP hay Dynamics CRM.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm nội dung về dữ liệu ngoài và đặt mẫu tệp cho thư viện tài liệu hoặc biểu mẫu.
Bạn muốn làm gì?
Trước khi bạn bắt đầu
Làm việc với dữ liệu ngoài đòi hỏi một số tác vụ như điều kiện tiên quyết để cho phép truy nhập an toàn vào dữ liệu.. Thông tin sau đây có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo của mình. Ngoài ra, nếu bạn gặp phải sự cố khi cố gắng làm việc với dữ liệu ngoài, thông tin này có thể giúp bạn xác định được vấn đề. Để truy nhập dữ liệu ngoài, bạn hoặc người quản trị phải làm như sau:
Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài Người quản trị có thể cần phải tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và đảm bảo dữ liệu không rơi vào tay kẻ xấu. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.
Cấu hình SharePoint dịch vụ và tài khoản Người quản trị phải kích hoạt dịch vụ kết nối dữ liệu nghiệp vụ và dịch vụ lưu trữ bảo mật.
Cấu hình Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật Người quản trị cần phải thực hiện các việc sau: xác định phương thức truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo một ứng dụng đích và đặt chứng danh cho ứng dụng đích đó.
Cấu hình Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ Người quản trị cần phải đảm bảo rằng người dùng tạo loại nội dung ngoài được quyền truy nhập kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ còn những người dùng phù hợp khác có quyền truy nhập loại nội dung ngoài vốn là cơ sở để xây dựng danh sách ngoài.
Tạo loại nội dung ngoài Người dùng phải xác định loại nội dung ngoài chứa thông tin về kết nối, truy nhập, cách thức thao tác, cột, bộ lọc và các siêu dữ liệu khác được dùng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.
Đảm bảo rằng các sản phẩm Office đã sẵn sàng để sử dụng Để đồng bộ hóa dữ liệu ngoài với sản phẩm Office, bạn phải có Windows 7 trở lên và sản phẩm phần mềm miễn phí sau đây, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 và WCF Data Services 5.0 cho OData V3 trên mỗi máy tính khách (nếu cần thiết, bạn sẽ tự động được nhắc tải xuống phần mềm). Ngoài ra, hãy đảm bảo tùy chọn cài đặt Office, Dịch vụ kết nối nghiệp vụ được bật (đây là mặc định). Tùy chọn này cài đặt các kết nối dịch vụ khách hàng thời gian chạy nghiệp mà nào sau đây: lưu trữ và đồng bộ hóa với dữ liệu ngoài, ánh xạ dữ liệu nghiệp vụ kiểu nội dung bên ngoài, Hiển thị bộ chọn mục bên ngoài trong sản phẩm Office và chạy tùy chỉnh giải pháp bên trong sản phẩm Office.
Tìm hiểu thêm về tài liệu có cấu trúc
Tài liệu có cấu trúc điều khiển vị trí nội dung có thể xuất hiện trong tài liệu, loại nội dung nào có thể xuất hiện trong tài liệu và vị trí có thể sửa nội dung. Ví dụ về tài liệu có cấu trúc bao gồm:
-
Tài liệu pháp lý chứa ngôn ngữ mang tính pháp lý cần sửa.
-
Trang bìa tiêu chuẩn cho đề xuất kinh doanh yêu cầu tác giả nhập tiêu đề, địa chỉ email, số điện thoại và tên.
-
Hóa đơn tự động bao gồm dữ liệu khách hàng cập nhật.
Để tạo tài liệu có cấu trúc trong Word 2013, bạn dùng điều khiển nội dung cho phép bạn sửa vị trí nội dung, xác định kiểu nội dung (văn bản, ngày tháng, hình ảnh, v.v.), được tô màu sáng và điều khiển sửa. Bạn cũng có thể tự động kết nối điều khiển nội dung tới cột dữ liệu ngoài tương ứng.
Tạo cột dữ liệu ngoài trong danh sách hay thư viện
Lưu ý: Tạo cột dữ liệu ngoài yêu cầu quyền đóng góp hoặc cao hơn trong danh sách hay thư viện.
-
Chuyển tới trang SharePoint rồi chuyển tới danh sách hay thư viện.
Lưu ý: Bạn không thể thêm cột dữ liệu ngoài vào danh sách ngoài.
-
Hãy bấm vào Danh sách hoặc Thư viện >Thiết đặt Danh sách hoặc Thiết đặt Thư viện.
-
Trong phần Cột, bấm Tạo Cột.
-
Nhập tên cột, chẳng hạn như Khách hàng rồi trong phần Kiểu Cột, hãy bấm Dữ liệu Ngoài.
-
Trong phần Kiểu Nội dung Bên ngoài, hãy bấm vào Bộ chọn Kiểu Nội dung Bên ngoài rồi chọn mục phù hợp từ danh sách kiểu nội dung bên ngoài, ví dụ như Khách hàng.
-
Quyết định cách bạn muốn xử lý bất kỳ hành động nào đã xác định cho loại nội dung ngoài bằng cách thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:
-
Để hiển thị menu có một hoặc nhiều hành động, hãy bấm Hiển thị menu hành động.
-
Để làm cho cột dữ liệu ngoài thực hiện hành động mặc định khi được chọn, hãy bấm Nối kết cột này với Hành động Mặc định của loại nội dung ngoài.
-
-
Trong phần Thêm cột để hiện từng trường bổ sung này, hãy bấm Chọn tất cả các trường hoặc chọn một hoặc nhiều tên trường cụ thể, chẳng hạn như BusinessName và BusinessPhone.
Tạo mẫu Word để hiển thị dữ liệu ngoài trong điều khiển nội dung
-
Trong thư viện tài liệu SharePoint, hãy bấm Thư viện > Thiết đặt Thư viện.
-
Trong phần Thiết đặt Chung, hãy bấm Thiết đặt nâng cao.
-
Trong phần Mẫu Tài liệu, dưới URL Mẫu, hãy bấm Sửa Mẫu.
-
Sau khi Word 2013 mở, để hiển thị hoặc ẩn Ngăn Thông tin Tài liệu, trên tab Người phát triển, trong nhóm Mẫu, hãy bấm Ngăn Tài liệu, chọn hoặc xóa Luôn hiện Ngăn Thông tin Tài liệu khi tài liệu mở và lưu lần đầu tiên rồi bấm OK.
-
Thêm văn bản tiêu chuẩn bạn muốn xuất hiện trong mỗi tài liệu.
Ví dụ: bạn có thể muốn thêm văn bản hợp đồng "thảo sẵn" bắt buộc cho đề xuất kinh doanh.
-
Trên tab Chèn, trong nhóm Văn bản, hãy bấm Phần Nhanh, trỏ tới Thuộc tính Tài liệu rồi bấm và kéo từng trường dựa trên cột dữ liệu ngoài tới phần nội dung tài liệu dưới dạng điều khiển nội dung.
Ví dụ: hãy bấm và kéo CustomerName, BusinessName và BusinessPhone.
-
Bấm tệp > lưu, sau đó thoát Word 2013.
-
Trong SharePoint, trên trang Thiết đặt Nâng cao của thư viện tài liệu, hãy bấm OK.
Tạo tài liệu Word và nhập dữ liệu
-
Trong thư viện tài liệu, hãy bấm Tài liệu > Tài liệu mới.
-
Sửa và sửa đổi văn bản tiêu chuẩn khi cần.
-
Để điền giá trị chính xác cho cột dữ liệu ngoài, hãy chọn điều khiển nội dung chứa Bộ chọn Mục Dữ liệu Ngoài.
Ví dụ: chọn tên Khách hàng và các giá trị Khách hàng, BusinessName và BusinessPhone sẽ tự động được điền cho bạn.
-
Bấm Tệp>Lưu rồi thoát khỏi Word.
Các giá trị cột dữ liệu ngoài được lưu vào tài liệu Word và cũng hiển thị như các giá trị cột dữ liệu ngoài tương ứng cho tài liệu đã lưu trong thư viện tài liệu.
