Nota: Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.
Pretende tornar mais fácil e eficiente a introdução de dados precisos e atualizados num documento empresarial? Pode utilizar dados de uma origem externa no corpo de um documento do Microsoft Word 2013 utilizando uma combinação de colunas de dados externos do Microsoft SharePoint e controlos de conteúdo do Word. Por exemplo, pode querer criar um contrato cliente padrão numa biblioteca de documentos que contenha o nome do cliente, o nome da empresa e o número de telefone armazenado numa base de dados Linha de Negócio, como SAP ou Dynamics CRM.
Para mais informações, consulte o artigo Localizar conteúdo sobre dados externos e configurar um modelo de ficheiro para uma biblioteca de documentos ou formulários.
O que pretende fazer?
Antes de começar
Trabalhar com dados externos exige várias tarefas com pré-requisitos para permitir um acesso seguro aos dados. A informação seguinte pode ajudá-lo a planear os seus próximos passos. Além disso, se tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, esta informação pode ajudá-lo a identificar o problema. Para aceder a dados externos, o utilizador ou um administrador tem de fazer o seguinte:
Preparar a origem de dados externos Um administrador poderá ter de criar uma conta e fornecer permissões para a origem de dados para se certificar de que as pessoas certas têm acesso aos dados e que os dados não termine para cima em mãos erradas. Numa base de dados externo, o administrador poderá também querer criar tabelas específicas, vistas, consultas, e assim sucessivamente para limitar os resultados para apenas o que é necessário e para ajudar a melhorar o desempenho.
Serviços e contas SharePoint configurar Um administrador tem de ativar serviços de conectividade empresarial e serviço de arquivo seguro.
Configurar serviços de arquivo seguro Um administrador tem de efetuar o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para da origem de dados externos, criar uma aplicação de destino e definir as credenciais para a aplicação de destino.
Configurar serviços de conectividade de dados de negócio Um administrador tem de garantir que o utilizador cria externa tipo tem permissão para o arquivo de metadados da Conetividade a dados de negócio e que os utilizadores adequados têm acesso ao tipo de conteúdo externo que a lista externa é baseada no conteúdo.
Criar um tipo de conteúdo externo Um utilizador tem de definir um tipo de conteúdo externo que contém informações sobre ligações, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados utilizados para obter os dados de origem de dados externa.
Certifique-se de produtos do Office estão prontos a utilizar Para sincronizar dados externos com produtos do Office, tem de ter Windows 7 ou posterior e de produtos de software gratuitos seguintes, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e serviços de dados WCF 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, que são automaticamente pedido para transferir o software). Além disso, certifique-se a opção de instalação do Office, Serviços de Conectividade Empresarial está ativado (esta é a predefinição). Esta opção instala a conectividade de serviços de cliente tempo de execução empresarial que faz o seguinte: coloca em cache e sincroniza com dados externos, mapas de dados de negócio para tipos de conteúdo externo, apresenta o Seletor de itens externos os produtos do Office e é executado personalizado soluções dentro de produtos do Office.
Mais informações sobre documentos estruturados
Os documentos estruturados controlam em que parte de um documento o conteúdo pode aparecer, que tipo de conteúdo pode aparecer num documento e se o conteúdo pode ou não ser editado. Entre alguns exemplos de documentos estruturados incluem-se:
-
Documentos jurídicos que contenham linguagem jurídica que não deve ser editada.
-
Folhas de rosto padrão para uma proposta de negócios que necessite que o autor introduza o título, o endereço de correio eletrónico, o número de telefone e o nome.
-
Faturas que incluam automaticamente os dados do cliente atualizados.
Para criar um documento estruturado no Word 2013, utiliza os controlos de conteúdo que lhe permitem corrigir a posição do conteúdo, especificar o tipo de conteúdo (texto, data, imagem, entre outros), realçar com cor e controlar a edição. Também pode ligar automaticamente os controlos de conteúdo a colunas de dados externos correspondentes.
Criar colunas de dados externos numa lista ou biblioteca
Nota: Para criar uma coluna de dados externa, tem de ter a permissão de contributo ou outra superior na lista ou biblioteca.
-
Navegue para o site do SharePoint e, em seguida, navegue para a lista ou biblioteca.
Nota: Não é possível adicionar uma coluna de dados externa a uma lista externa.
-
Clique em Lista ou Biblioteca >Definições da Lista ou Definições da Biblioteca.
-
Na secção Colunas, clique em Criar Coluna.
-
Introduza o nome da coluna, como, por exemplo, Cliente e, em seguida, em Tipos de Coluna, clique em Dados Externos.
-
Em Tipo de Conteúdo Externo, clique em Seletor de Tipo de Conteúdo Externo e, em seguida, selecione o item adequado na lista de tipos de conteúdo externo, como, por exemplo, Cliente.
-
Decida como pretende lidar com as ações definidas para o tipo de conteúdo externo ao executar uma das seguintes ações:
-
Para mostrar um menu de uma ou mais ações, clique em Apresentar o menu de ações.
-
Para forçar a coluna de dados externa a realizar a ação predefinida quando é selecionada, clique em Ligar esta coluna à Ação Predefinida do tipo de conteúdo externo.
-
-
Em Adicionar uma coluna para mostrar cada um destes campos adicionais, clique em Selecionar todos os campos ou selecione um ou mais nomes de campos específicos, como NomeEmpresa e TelefoneEmpresa.
Criar um modelo do Word para apresentar dados externos nos controlos de conteúdo
-
Na biblioteca de documentos do SharePoint, clique em Biblioteca > Definições da Biblioteca.
-
Em Definições Gerais, clique em Definições avançadas.
-
Na secção Modelo de Documento, em URL do Modelo, clique em Editar Modelo.
-
Quando o Word 2013 abrir, para apresentar ou ocultar o Painel de Informações do Documento, no separador Programador, no grupo Modelos, clique em Painel de Documento, selecione ou desmarque Mostrar sempre o Painel de Informações do Documento ao abrir o documento e ao guardar pela primeira vez e, e seguida, clique em OK.
-
Adicionar texto padrão que pretende que apareça em cada documento.
Por exemplo, poderá pretender adicionar texto contratual automático que seja necessário para uma proposta de venda.
-
No separador Inserir, no grupo Texto, clique em Peças Rápidas, aponte para Propriedade do Documento e, em seguida, clique e arraste cada campo baseado nas colunas de dados externos para o corpo do documento como controlos de conteúdo.
Por exemplo, clique nos campos NomeCliente, NomeEmpresa e TelefoneEmpresa e arraste-os.
-
Clique em ficheiro > Guardar e, em seguida, sair Word 2013.
-
No SharePoint, na página de Definições Avançadas da biblioteca de documentos, clique em OK.
Criar um documento do Word e introduzir os dados
-
Na biblioteca de documentos, clique em Documento > Novo Documento.
-
Edite e reveja o texto padrão conforme necessário.
-
Para preencher os valores corretos nas colunas de dados externos, selecione o controlo de conteúdo que contém o Seletor de Item de Dados Externos.
Por exemplo, selecione o Nome de cliente correto e os valores Cliente, NomeEmpresa e TelefoneEmpresa serão automaticamente preenchidos.
-
Clique em Ficheiro>Guardar e, em seguida, saia do Word.
Os valores das colunas de dados externos são guardados para o documento Word e mostrados como os valores das colunas de dados externos do documento guardado na biblioteca de documentos.
