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Vous voulez simplifier la saisie de données, précises et à jour, dans un document professionnel ? Vous pouvez utiliser les données d’une source externe dans le corps d’un document Microsoft Word 2013 en utilisant une combinaison de colonnes de données externes Microsoft SharePoint et de contrôles de contenu Word. Par exemple, vous pouvez créer un contrat client standard dans une bibliothèque de documents qui contient le nom du client, le nom de la société et le numéro de téléphone stockés dans une base de données métier, telle que SAP ou Dynamics CRM.
Pour plus d’informations, voir Rechercher du contenu sur des données externes et définir un modèle de fichier pour une bibliothèque de documents ou de formulaires.
Que voulez-vous faire ?
Avant de commencer
L’utilisation de données externes nécessite plusieurs tâches prérequises pour assurer un accès sécurisé aux données. Les informations suivantes peuvent vous aider à planifier vos prochaines étapes. Si vous rencontrez des problèmes lors de l’utilisation de données externes, ces informations peuvent vous aider à identifier les raisons. Pour accéder aux données externes, vous ou un administrateur devez procéder ainsi :
Préparer la source de données externe Un administrateur peut être amené à créer un compte et fournir des autorisations sur la source de données pour s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux données et que ces données ne tombent pas dans de mauvaises mains. Dans une base de données externe, l’administrateur peut également créer des tables, des affichages et des requêtes spécifiques pour limiter les résultats aux éléments requis et ainsi améliorer les performances.
Configurer SharePoint services et des comptes Un administrateur doit activer les Services Business Data Connectivity et le Service Banque d’informations sécurisé.
Configurer les Services de banque d’informations sécurisé Un administrateur doit effectuer les opérations suivantes : déterminer le mode d’accès qui convient pour les données externes de source, créer une application cible et définir les informations d’identification pour l’application cible.
Configurer les Services Business Data Connectivity Un administrateur doit vérifier que l’utilisateur qui crée le type externe contenu type a l’autorisation au magasin de métadonnées Business Data Connectivity et que les utilisateurs appropriés ont accès au type de contenu externe basée sur la liste externe.
Créer un type de contenu externe Un utilisateur doit définir un type de contenu externe qui contient des informations sur les connexions, access, les méthodes d’opération, les colonnes, les filtres et les autres métadonnées utilisée pour récupérer les données à partir de la source de données externe.
Vérifiez que les produits Office sont prêts à l’emploi Pour synchroniser des données externes avec les produits Office, vous devez Windows 7 ou version ultérieure et les logiciels gratuits suivants, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 et WCF Data Services 5.0 pour OData V3 sur chaque ordinateur client (le cas échéant, que vous êtes automatiquement vous êtes invité à télécharger le logiciel). Assurez-vous également que l’option d’installation Office, Business Connectivity Services est activé (c’est la valeur par défaut). Cette option installe Business Connectivity Services Client Runtime qui effectue les opérations suivantes : met en cache et synchronise des données externes, mappe les données métiers aux types de contenu externe, affiche le sélecteur d’élément externe dans les produits Office et s’exécute personnalisé solutions à l’intérieur des produits Office.
En savoir plus sur les documents structurés
Les documents structurés contrôlent l’emplacement où le contenu peut s’afficher dans un document, quel type de contenu peut s’afficher dans le document et si le contenu peut être modifié. Des exemples de documents structurés comprennent :
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Un document juridique qui contient du langage juridique qui ne doit pas être modifié.
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Une page de garde standard pour une proposition commerciale qui requiert qu’un auteur tape un titre, une adresse de messagerie, un numéro de téléphone et un nom.
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Une facture à laquelle sont ajoutées automatiquement les données client à jour.
Pour créer un document structuré dans Word 2013, vous pouvez utiliser des contrôles de contenu qui vous permettent de définir l’emplacement du contenu, le type de contenu (texte, date, image, etc.), de surligner du texte en couleur et de contrôler les modifications. Vous pouvez également lier les contrôles de contenu aux colonnes de données externes correspondantes.
Créer des colonnes de données externes dans une liste ou une bibliothèque
Remarque : La création d’une colonne de données externes nécessite au minimum des autorisations de contribution sur la liste ou la bibliothèque.
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Ouvrez le site SharePoint, puis la liste ou la bibliothèque.
Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter une colonne de données externes à une liste externe.
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Cliquez sur Liste ou Bibliothèque >Paramètres de liste ou Paramètres de la bibliothèque.
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Dans la section Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.
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Tapez le nom de la colonne, par exemple Client, puis sous Types de colonne, cliquez sur Données externes.
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Sous Type de contenu externe, cliquez sur Sélecteur de types de contenu externe, puis sélectionnez l’élément approprié dans la liste des types de contenu externe, par exemple Client.
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Décidez des actions pour le type de contenu externe en procédant ainsi :
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Pour afficher un menu d’une ou plusieurs actions, cliquez sur Afficher le menu d’action.
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Pour que la colonne de données externes effectue l’action par défaut quand elle est sélectionnée, cliquez sur Lier cette colonne à l’action par défaut du type de contenu externe.
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Sous Ajouter une colonne pour afficher chacun des champs supplémentaires suivants, cliquez sur Sélectionner tous les champs ou sélectionnez un ou plusieurs noms de champ spécifiques, par exemple, NomSociété et TéléphoneProfessionnel.
Créer un modèle Word pour afficher des données externes dans des contrôles de contenu
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Dans la bibliothèque de documents SharePoint, cliquez sur Bibliothèque > Paramètres de la bibliothèque.
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Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.
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Dans la section Modèle de document, sous URL du modèle, cliquez sur Modifier le modèle.
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Une fois Word 2013 ouvert, pour afficher ou masquer le panneau Informations sur le document, sous l’onglet Développeur, dans le groupe Modèles, cliquez sur Panneau de documents, activez ou désactivez Toujours afficher le panneau Informations sur le document à l’ouverture d’un document et lors de son enregistrement initial, puis cliquez sur OK.
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Ajoutez du texte standard qui doit s’afficher dans chaque document.
Par exemple, vous pouvez ajouter du texte contractuel réutilisable qui est requis pour un appel d’offre.
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Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur QuickPart, pointez sur Propriété du document, puis cliquez et faites glisser chaque champ en fonction des colonnes de données externes dans le corps du document sous formes de contrôles de contenu.
Par exemple, cliquez et faites glisser Client, NomSociété et TéléphoneProfessionnel.
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Cliquez sur fichier > Enregistrer, puis sur Quitter Word 2013.
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Dans SharePoint, sur la page Paramètres avancés de la bibliothèque de documents, cliquez sur OK.
Créer un document Word et saisir des données
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Dans la bibliothèque de documents, cliquez sur Document > Nouveau document.
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Modifiez et corrigez le texte standard si nécessaire.
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Pour remplir avec les valeurs correctes les colonnes de données externes, sélectionnez le contrôle de contenu qui contient le sélecteur Élément de données externes.
Par exemple, sélectionnez le nom du client et les valeurs Client, NomSociété et TéléphoneProfessionnel sont automatiquement remplies.
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Cliquez sur Fichier>Enregistrer, puis quittez Word.
Les valeurs de colonne de données externes sont enregistrées dans le document Word et également affichées sous forme de valeurs de colonne de données externes pour le document enregistré dans la bibliothèque de documents.
