Sivuston sisällön yhtenäinen hallinta sisältötyyppien avulla

Sisältö

• Mikä on sisältötyyppi?

• Sisältötyyppien määritteet

• Millaisia sisältötyyppejä

• Tietoa määritteen periytymisestä

• Sisältötyyppien tukevat sisällön hallinta

Tietoja sisältötyypeistä

Liikeyritys voi tuottaa yhden ainoan projektin aikana kovin erilaista sisältöä, esimerkiksi ehdotuksia, lakisopimuksia, työn kuvauksia ja tuotteiden teknisiä tietoja. Liikeyritys voi esimerkiksi haluta, että eri tyyppisistä sisällöistä kerätään ja ylläpidetään erilaisia metatietoja. Metatietoja voivat olla esimerkiksi tilinumero, projektinumero tai projektipäällikkö. Vaikka nämä tiedostot liittyvätkin samaan projektiin ja ne voidaan tallentaa yhdessä, ne luodaan ja niitä käytetään, jaetaan ja säilytetään eri tavalla.

Sisältötyyppien avulla organisaatiot voivat järjestää, hallita ja käsitellä sisältöä johdonmukaisesti kokosivustokokoelmassa. Määrittämällä sisältötyyppejä tietynlaisille tiedostoille tai tietotuotteille organisaatio voi varmistaa, että sisältöä hallitaan johdonmukaisesti. Sisältötyypit ovat eräänlaisia malleja, joita käytetään luettelossa tai kirjastossa. Käytössä olevia malleja voi olla useita, joten ne voivat sisältää useita kohde- tai tiedostotyyppejä.

Sivun alkuun

Sisältötyyppien määritteet

Sisältötyyppi voidaan määrittää tiedostoille, luettelokohteille ja kansioille. Kullekin sisältötyypille voidaan määrittää

• sarakkeet (metatiedot), jotka on tarkoitus määrittää tämäntyyppisille kohteille

• tiedostomalli, joka halutaan ottaa käyttöön uusissa kohteissa (käytettävissä vain tiedostosisältötyypeissä)

• mukautettuja Uusi-, Muokkaa- ja Näytä-lomakkeita

• kohteiden työnkulkuja

• mukautettuja ratkaisuja tai ominaisuuksia.

Sisältötyyppien lajit

Voit luoda ja käyttää kahdenlaisia sisältötyyppejä sen mukaan, käytätkö niitä useiden sivustokokoelman sivustojen luetteloissa ja kirjastoissa vai tietyssä yhden sivuston luettelossa tai kirjastossa.

• Sivuston sisältö tyypit Sisältölajit määritetään ensin sivuston sisältötyypin valikoima-sivustoa. Sisältötyypit, jotka on määritetty sivustotasolla kutsutaan sivuston sisältötyypit. Sivuston sisältötyyppien ovat käytettävissä kaikissa alisivustoissa, on sivustossa, johon ne on määritetty. Esimerkiksi jos sivuston sisältötyypin on määritetty sivustokokoelman ylimmän tason sivuston, se ei ole käytettävissä luetteloissa ja kirjastoissa yli kaikissa sivustokokoelman sivustoissa.

• Luettelon sisältötyypit Sivuston sisältötyyppien voidaan lisätä yksitellen luetteloihin tai kirjastoihin ja mukauttaa näiden luetteloiden tai kirjastojen. Kun sivuston sisältötyypin lisätään luetteloon tai kirjastoon, jonka nimi on luettelon sisältötyypin. Luettelon sisältötyypit on lasten sivuston sisältötyypit, josta ne on luotu. Luettelon sisältötyypit voit tehdä asiakirjakirjastojen ja luetteloiden joustavammat, koska yksittäisen luettelon tai kirjaston voivat sisältää useita kohteita tai tiedostotyypit, joihin voi olla yksilöllisiä metatietoja, käytäntöjä tai toimintatapoja. Usean kohteen tai asiakirjan käyttämisen sisältävän luettelon tai kirjaston tilaus sinun on määritettävä luettelon tai kirjaston sallimaan useita sisältötyyppejä. Luettelon tai kirjaston Uusi -komento Luetteloi tyypit käyttöön luettelossa tai kirjastossa.

Sivun alkuun

Tietoja määritteiden periytymisestä

Sisältötyyppejä ei koskaan luoda täysin tyhjästä. Ohjelma sisältää sen sijaan oletusarvoisen sisältötyyppien joukon, joita voi käyttää sellaisenaan tai mukauttaa. Sisältötyypit järjestetään hierarkiaksi, jossa sisältötyypit perivät ominaisuutensa muilta sisältötyypeiltä. Tämä rakenne mahdollistaa kokonaisten tiedostoluokkien käsittelyn johdonmukaisesti organisaatiossa. Seuraavissa taulukoissa on esitetty kukin perussisältötyyppi, niihin liittyvät ryhmät sekä pääsisältötyyppi.

Tietoja sisältötyyppien sisällön hallintaa tukevista ominaisuuksista

Määrittämällä sivuston sisältötyyppejä voidaan varmistaa, että kokonaisten tiedostoluokkien käsittely on johdonmukaista koko organisaatiossa. Esimerkiksi kaikkien organisaation asiakkaille toimitettavien asiakirjojen täytyy sisältää tietyt metatiedot, kuten tilinumero, projektinumero ja projektipäällikön nimi. Luomalla Asiakkaalle toimitettava -niminen sivuston sisältötyyppi, jossa on pakolliset sarakkeet näille metatiedoille, voidaan varmistaa, että tili- ja projektinumerot lisätään kaikkiin asiakkaalle toimitettaviin tiedostoihin.

Seuraavassa kuvassa on uusi Asiakkaalle toimitettava -sisältötyyppi, jonka käyttäjä voi valita luodessaan uutta tiedostoa tiedostokirjastossa.

Kaikki sivustokokoelman tästä sivuston sisältötyypistä periytyvät asiakkaille toimitettavat tiedostot edellyttävät tämän jälkeen, että käyttäjät täyttävät sarakkeisiin vaaditut tiedot. Jos myös muita näihin asiakkaille toimitettaviin asiakirjoihin liittyviä metatietoja on seurattava, voit lisätä haluamasi sarakkeet Asiakkaalle toimitettava -sisältötyyppiin. Sen jälkeen voit päivittää kaikki aliluettelon sisältötyypit, jotka periytyvät tästä sivuston sisältötyypistä, lisäämällä uuden sarakkeen kaikkiin asiakkaille toimitettaviin asiakirjoihin.

Se, että voit käyttää metatietoja yhtenäisesti kaikissa tiedostokirjastoissa, on vain yksi sisältötyyppien käyttämisen etu. Sisältötyyppien avulla voit myös yhdistää samat ominaisuudet tai määritteet sisältöihin kaikkialla organisaatiossa.

Jos luettelo tai kirjasto on määritetty sallimaan usean sisältötyypin käyttäminen, luetteloon tai kirjastoon voidaan lisätä sisältötyyppejä sivustossa käytettävissä olevien sivuston sisältötyyppien ryhmästä. Sisältötyyppien käyttäminen luetteloissa ja kirjastoissa on erittäin hyödyllistä sikäli, että yksittäinen luettelo tai kirjasto voi sisältää useita kohde- tai tiedostotyyppejä, joista jokaisella voi olla omat metatietonsa, käytäntönsä tai toimintatapansa.

Sivun alkuun