Utilizarea unui flux de lucru Aprobare

În acest articol

• Cum funcționează fluxul de lucru aprobare?

• Adăugarea sau modificarea unui flux de lucru aprobare pentru o listă, bibliotecă sau tip de conținut

• Pornirea unui flux de lucru aprobare într-un document sau element

• Finalizarea unei activități de flux de lucru aprobare

Cum funcționează fluxul de lucru Aprobare?

Fluxul de lucru Aprobare acceptă procese de afaceri care implică trimiterea unui document sau a unui element la colegi sau manageri pentru aprobare. Fluxul de lucru Aprobare face procesul de afaceri de aprobare mai eficient, gestionând și urmărind toate activitățile umane implicate în proces și furnizând o înregistrare a procesului după terminare.

Dacă sunt disponibile fluxuri de lucru, aveți posibilitatea să porniți fluxul de lucru Aprobare direct dintr-un document sau un element dintr-o listă sau bibliotecă. Pentru a porni un flux de lucru, selectați fluxul de lucru pe care doriți să-l utilizați, apoi completați un formular pentru inițializarea fluxului de lucru, care specifică participanții la fluxul de lucru (aprobatorii), o dată scadență și toate instrucțiunile relevante pentru activități. După ce fluxul de lucru pornește, serverul atribuie activități tuturor participanților. Dacă avertizările prin poșta electronică sunt activate pentru server, serverul trimite avertizări prin poșta electronică la toți participanții. Participanții fac clic pe un link din avertizarea de activitate trimisă prin poșta electronică, pentru a deschide documentul sau elementul pentru aprobare. Participanții au posibilitatea să aleagă dacă aprobă, resping sau reatribuie activitățile pentru aprobare. De asemenea, aceștia au posibilitatea să solicite modificarea documentului sau elementului de aprobat. Participanții au opțiunea de a termina activitățile fluxului de lucru din site-ul Web Microsoft Office SharePoint Server 2007 sau direct din interiorul anumitor programe care fac parte din 2007 Microsoft Office system. În timp ce fluxul de lucru este în desfășurare, proprietarii fluxului de lucru sau participanții la fluxul de lucru au posibilitatea să vizualizeze pagina Stare flux de lucru, pentru a vedea care participanți au terminat activitățile din fluxul de lucru. Atunci când participanții la fluxul de lucru termină activitățile fluxului de lucru, fluxul de lucru se termină, iar proprietarul fluxului de lucru este notificat automat în legătură cu terminarea fluxului de lucru.

În mod implicit, fluxul de lucru Aprobare se asociază cu tipul de conținut Document și astfel, acesta este disponibil automat în bibliotecile de documente. Fluxul de lucru implicit Aprobare pentru biblioteci de documente este un flux de lucru serial, în care activitățile se atribuie participanților pe rând. O versiune a fluxului de lucru Aprobare se asociază, de asemenea, în mod implicit la bibliotecile Pagini într-un site de publicare, iar fluxul de lucru se poate utiliza pentru a gestiona procesul de aprobare pentru publicarea paginilor Web. Aceste versiuni preasociate ale fluxului de lucru Aprobare se pot particulariza pentru a întâmpina nevoile organizației sau se poate adăuga o versiune complet nouă a fluxului de lucru Aprobare la o listă, bibliotecă sau tip de conținut.

Începutul paginii

Adăugarea sau modificarea unui flux de lucru Aprobare pentru o listă, bibliotecă sau tip de conținut

Înainte de a utiliza un flux de lucru, acesta trebuie adăugat la o listă, bibliotecă sau tip de conținut, pentru a-l face disponibil pentru documente sau elemente într-o locație specifică. Trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru la o listă, bibliotecă sau tip de conținut. În cele mai multe cazuri, administratorii de site-uri sau persoanele individuale care gestionează liste sau biblioteci specifice efectuează această acțiune.

Disponibilitatea unui flux de lucru din cadrul unui site variază în funcție de locul unde este adăugat.

• Dacă adăugați un flux de lucru direct la o listă sau la o bibliotecă, acesta este disponibil doar pentru elementele din acea listă sau bibliotecă.

• Dacă adăugaţi un flux de lucru unui tip de conţinut listă (o instanţă a tipului de conţinut site care s-a adăugat unei anumite liste sau biblioteci), el este disponibil numai pentru elementele de acel tip de conţinut din lista sau biblioteca specificată cu care este asociat tipul de conţinut.

• Dacă adăugaţi un flux de lucru unui tip de conţinut site, acel flux de lucru este disponibil pentru toate elementele acelui tip de conţinut din fiecare listă sau bibliotecă la care este adăugat acel tip de conţinut site. Dacă doriţi un flux de lucru larg disponibil în liste şi biblioteci dintr-o colecţie de site-uri pentru elemente de un anumit tip de conţinut site, modalitatea cea mai eficientă de a ajunge la acest rezultat este adăugarea fluxului de lucru direct la un tip de conţinut site.

Dacă doriți să adăugați un flux de lucru Aprobare la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut sau dacă doriți să modificați un flux de lucru Aprobare care este deja asociat la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, urmați aceiași pași.

1. Pentru a deschide pagina Adăugare flux de lucru sau Modificare flux de lucru pentru lista, biblioteca sau tipul de conţinut pentru care doriţi să adăugaţi sau să modificaţi un flux de lucru, alegeţi una dintre următoarele variante:

   • Pentru o listă sau o bibliotecă:

     1. Deschideți lista sau biblioteca la care doriți să adăugați sau în care doriți să modificați un flux de lucru:

     2. În meniul Setări , faceți clic pe Setări listăsau faceți clic pe Setări pentru tipul de bibliotecă pe care îl deschideți.

        De exemplu, într-o bibliotecă de documente, faceţi clic pe Setări bibliotecă de documente.

     3. Sub Permisiuni şi gestionare, faceţi clic Setări flux de lucru.

   • În cazul unui tip de conținut:

     1. Deschideţi biblioteca sau lista care conţine instanţa tipului de conţinut listă pentru care doriţi să adăugaţi sau să modificaţi un flux de lucru.

     2. În meniul Setări , faceți clic pe Setări listăsau faceți clic pe Setări pentru tipul de bibliotecă pe care îl deschideți.

        De exemplu, într-o bibliotecă de documente, faceţi clic pe Setări bibliotecă de documente.

     3. Sub Tipuri de conţinut, faceţi clic pe numele tipului de conţinut.

        Notă: Dacă lista sau biblioteca nu este configurată pentru a permite mai multe tipuri de conţinut, secţiunea Tipuri de conţinut nu apare în pagina Particularizare pentru listă sau bibliotecă.

     4. Sub Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

   • Pentru un tip de conținut din site:

     1. Pe pagina de pornire pentru colecția de site-ul, în meniul Acțiuni Site , indicați spre Setări Site, și apoi faceți clic pe Modificare setări Site toate.

     2. Sub Galerii, faceți clic pe Tipuri de conținut de site.

     3. Faceți clic pe numele tipului de conținut de site în care doriți să adăugați sau să modificați un flux de lucru, apoi faceți clic pe Setări flux de lucru.

        Notă: Dacă fluxurile de lucru s-au adăugat deja la această listă, bibliotecă sau acest tip de conţinut, acest pas vă duce direct la pagina Modificare setări flux de lucru şi trebuie să faceţi clic pe Adăugare flux de lucru pentru a merge la pagina Adăugare flux de lucru. Dacă nu s-a adăugat niciun flux de lucru la această listă, bibliotecă sau acest tip de conţinut, acest pas vă duce direct la pagina Adăugare flux de lucru.

1. În pagina Modificare setări flux de lucru, faceți clic pe Adăugare flux de lucru sau faceți clic pe numele fluxului de lucru în care doriți să modificați setările.

2. Alegeți una dintre următoarele variante:

   • Dacă adăugați un flux de lucru, pe pagina adăugați un flux de lucru, în secțiunea flux de lucru , faceți clic pe șablon de flux de lucru aprobare .

   • Dacă modificați setările pentru un flux de lucru, pe pagina Modificare flux de lucru, modificați setările dorite, în funcție de pașii următori.

3. În secțiunea Nume, tastați un nume unic pentru fluxul de lucru.

   1. În secțiunea Listă de activități, specificați o listă de activități de utilizat împreună cu acest flux de lucru.

      Note: 

      • Se poate utiliza lista Activităţi implicită sau se poate crea una nouă. Dacă utilizaţi lista Activităţi implicită, participanţii la fluxul de lucru vor avea posibilitatea să găsească şi să vizualizeze cu uşurinţă activităţile lor de flux de lucru utilizând vizualizarea Activităţile mele din lista Activităţi.

      • Dacă activităţile pentru acest flux de lucru vor dezvălui date sensibile sau confidenţiale pe care doriţi să le ţineţi separat de lista generală Activităţi, trebuie să creaţi o listă nouă de activităţi.

      • Dacă organizaţia dvs. va avea numeroase fluxuri de lucru sau dacă fluxurile de lucru vor implica numeroase activităţi, ar trebui să creaţi o listă de activităţi nouă. În acest caz, este bine să creaţi liste de activităţi pentru fiecare flux de lucru.

4. În secțiunea listă Istoric, selectați o listă de istoric de utilizat cu acest flux de lucru. Lista istoric afișează toate evenimentele care se petrec în timpul fiecărei instanțe a fluxului de lucru.

   Notă: Aveți posibilitatea să utilizați lista implicită Istoric sau să creați o listă nouă. Dacă organizația are multe fluxuri de lucru, este indicat să creați o listă istoric separată pentru fiecare flux de lucru.

5. În secțiunea Opțiuni pornire, specificați cum, unde sau de către cine se pornește un flux de lucru.

   Dacă doriți să utilizați acest flux de lucru aprobare pentru a gestiona aprobarea conținutului pentru o bibliotecă, bifați caseta de selectare porniți acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element . Pentru mai multe informații despre utilizarea unui flux de lucru pentru a gestiona aprobare conținut, consultați utilizarea unui flux de lucru la gestionarea aprobării conținutului pentru o bibliotecă.

   Note: 

   • Este posibil ca anumite opțiuni să nu fie disponibile dacă acestea nu sunt acceptate de către șablonul fluxului de lucru selectat.

   • Opţiunea Se porneşte acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element este disponibilă numai dacă este activat suportul pentru versiuni majore şi minore pentru bibliotecă şi dacă şablonul de flux de lucru selectat se poate utiliza pentru aprobarea conţinutului.

6. Dacă adăugați acest flux de lucru la un tip de conținut site, specificați dacă doriți să adăugați acest flux de lucru la toate tipurile de conținut care moștenesc din acest tip de conținut, în secțiunea Actualizare tipuri de conținut listă și site.

   Notă: Secțiunea Actualizare tipuri de conținut de listă și de site apare pe pagina Adăugare flux de lucru doar pentru tipurile de conținut de site.

7. Faceți clic pe Următorul.

8. Pe pagina Particularizare flux de lucru, specificați opțiunile de distribuire a activităților, valorile implicite de pornire a fluxului de lucru, cum să se finalizeze fluxul de lucru și acțiunile care să aibă loc în momentul finalizării cu succes a fluxului de lucru.

   Selectați opțiuni în oricare dintre secțiunile următoare. Nu este obligatoriu să specificați opțiuni în fiecare secțiune:

   Activități de flux de lucru

   Pentru a	Efectuați
   Atribuirea activităților simultan pentru toți participanții (flux de lucru paralel)	Selectați butonul Toți participanții simultan (paralel).
   Atribuirea de activități câte unui participant o dată (flux de lucru serial) Dacă faceți ca fluxul de lucru să fie în serie, un participant trebuie să termine o activitate înainte ca următorul participant să primească activitate.	Selectați butonul Un participant o dată (serial).
   Permiterea participanților la fluxul de lucru să-și reatribuie activitățile altor persoane	Bifați caseta de selectare Se reatribuie activitatea altei persoane.
   Permiterea participanților la fluxul de lucru să solicite modificarea documentului sau a elementului de aprobat înainte de a finaliza o activitate	Bifați caseta de selectare Se solicită o modificare înainte de terminarea activității.

   Valorile de pornire flux de lucru implicite

   Pentru a	Efectuați
   Specificarea unei liste implicite de participanți pentru toate instanțele acestui flux de lucru	Tastați numele persoanelor care doriți să participe atunci când pornește fluxul de lucru sau faceți clic pe Aprobatori pentru a selecta persoane și grupuri din serviciul director. Notă: În cazul în care configurați acest flux de lucru ca flux de lucru serial, este necesar să adăugați numele participanților la fluxul de lucru în ordinea în care doriți să se atribuie activitățile.
   Atribuirea unei activități unice la grupuri	Bifați caseta de selectare Se atribuie o singură activitate fiecărui grup introdus (Nu se extind grupurile). Această opțiune se selectează dacă plănuiți să specificați grupurile ca participanți la fluxul de lucru și doriți ca grupului să i se atribuie numai această activitate, nu activități individuale pentru fiecare membru al grupului.
   Permiterea persoanelor care pornesc fluxul de lucru să modifice sau să adauge participanți	Bifați caseta de selectare Se permit modificări la lista de participanți când se pornește acest flux de lucru. Această opțiune este selectată automat. Dacă doriți să refuzați persoanelor care pornesc fluxul de lucru opțiunea de a modifica sau a adăuga participanți, debifați această casetă de selectare.
   Specificarea unui mesaj implicit care să apară odată cu fiecare activitate	Tastați un mesaj sau instrucțiuni în caseta text.
   Specificarea unei date scadente pentru fluxurile de lucru în paralel	Tastați sau selectați o dată scadență sub Activități scadente la (în paralel).
   Specificați durata de finalizare a activităților fluxului de lucru serial atribuite participanților	Sub Se acordă fiecărei persoane următoarea cantitate de timp pentru finalizarea activității (serial), tastați un număr, apoi selectați Zile sau Săptămâni ca incremente de timp.
   Specificarea unei liste de persoane care să primească avertismente (nu activități) în momentul pornirii fluxului de lucru	Sub Se notifică alte persoane, tastați numele persoanelor care doriți să primească notificări sau faceți clic pe CC pentru a selecta persoane și grupuri din serviciul directorului.

   Terminați fluxul de lucru

   Pentru a	Efectuați
   Cum se specifică faptul că un flux de lucru în paralel s-a terminat, în momentul în care un anumit număr de participanți își finalizează activitățile	Bifați caseta de selectare Numărul de activități următoare s-au terminat, apoi tastați un număr. Notă: Această opțiune nu este disponibilă dacă fluxul de lucru este unul serial.
   Cum se specifică faptul că un flux de lucru s-a terminat dacă documentul sau elementul s-a respins	Bifați caseta de selectare Documentul s-a respins.
   Cum se specifică faptul că un flux de lucru s-a terminat dacă documentul sau elementul s-a modificat	Bifați caseta de selectare Documentul s-a modificat.

   Flux de lucru după finalizarea activităților

   Pentru a

   Efectuați

   Actualizarea stării de aprobare pentru un document sau element după terminarea fluxului de lucru

   Bifați caseta de selectare Se actualizează starea de aprobare (acest flux de lucru se utilizează pentru a controla aprobarea conținutului). Dacă utilizați fluxul de lucru Aprobare pentru a gestiona aprobarea conținutului (moderare) pentru o bibliotecă și bifați caseta de selectare Se pornește acest flux de lucru pentru a aproba publicarea versiunii majore a unui element pe pagina Adăugare flux de lucru, această opțiune se selectează în mod implicit. Dacă nu ați bifat caseta de selectare Se pornește acest flux de lucru pentru a aproba publicarea versiunii majore a unui element pe pagina Adăugare flux de lucru, deoarece nu doriți ca acest flux de lucru să fie fluxul de lucru implicit pentru aprobarea conținutului pentru o bibliotecă, aveți posibilitatea să bifați caseta de selectare Se actualizează starea aprobării (se utilizează acest flux de lucru pentru a controla aprobarea conținutului) pentru a face acest flux de lucru un flux de lucru secundar pentru aprobarea conținutului, pe care utilizatori specifici au posibilitatea să-l pornească manual.

9. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Pornirea fluxului de lucru Aprobare pe un document sau element

Fluxul de lucru Aprobare se poate porni manual pe un document sau element, direct din lista sau biblioteca unde este salvat. Opțiunile disponibile atunci când porniți fluxul de lucru pot varia, în funcție de cum s-a particularizat acel flux de lucru atunci când s-a adăugat la lista, la biblioteca sau la tipul de conținut pentru element. Pentru a porni un flux de lucru, este necesar să aveți cel puțin permisiunea Editare elemente. Unele fluxuri de lucru pot necesita să aveți și permisiunea Gestionare liste pentru a le porni pentru un document sau element.

1. Dacă lista sau biblioteca nu este deja deschisă, faceți clic pe numele său în Lansare rapidă.

   Dacă nu apare numele listei sau bibliotecii, faceţi clic pe Vizualizare întreg conţinutul site-ului, apoi pe numele listei sau bibliotecii.

2. Indicați spre numele documentului sau al elementului pentru care doriți să porniți un flux de lucru, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru.

3. Sub Pornire flux de lucru nou, faceți clic pe numele fluxului de lucru Aprobare pe care doriți să-l porniți.

4. Tastați numele persoanelor care doriți să aprobe documentul sau elementul pe linia Aprobatori sau faceți clic pe Aprobatori pentru a selecta persoane și grupuri din serviciul director.

   Notă: Dacă fluxul de lucru este unul serial, tastați sau selectați numele participanților la fluxul de lucru în ordinea în care doriți să se atribuie activitățile.

5. Dacă includeți grupurile ca participanți la fluxul de lucru, bifați caseta de selectare Se atribuie o singură activitate fiecărui grup introdus (Nu se extind grupurile), dacă doriți ca grupului să i se atribuie o singură notificare de activitate, nu notificări de activitate individuale pentru fiecare membru al grupului.

6. Dacă doriți să includeți un mesaj sau instrucțiuni de activitate specifice, tastați aceste informații în caseta text de sub Se tastează un mesaj de inclus cu solicitarea.

7. Pentru a specifica momentul finalizării activității, sub Dată scadență, alegeți una dintre variantele următoare:

   • Pentru fluxurile de lucru serial, tastați un număr, apoi selectați Zile sau Săptămâni ca incremente de timp.

   • Pentru fluxurile de lucru în paralel, tastați sau selectați o dată sub Activități scadente la.

   • Pentru ca alte persoane să primească notificări (nu activități atribuite) atunci când se pornește fluxul de lucru, tastați-le numele pe linia CC sau faceți clic pe CC pentru a selecta persoane și grupuri din serviciul directorului.

8. Faceți clic pe Pornire.

Începutul paginii

Finalizarea activității fluxului de lucru Aprobare

Participanții la un flux de lucru Aprobare au posibilitatea să finalizeze activitățile fluxului de lucru fie din lista sau biblioteca unde este localizat elementul sau documentul, fie direct din anumite programe Ediția Office 2007. Pentru informații despre cum se finalizează o activitate a fluxului de lucru într-un program pentru clienți, consultați Ajutorul pentru acel program.