Usar um fluxo de trabalho Aprovação

Neste artigo

• Como funciona o fluxo de trabalho de aprovação?

• Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho de aprovação de uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

• Iniciar um fluxo de trabalho de aprovação em um documento ou item

• Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação

Como funciona o fluxo de trabalho Aprovação?

O fluxo de trabalho Aprovação oferece suporte a processos empresariais que envolvem o envio de um documento ou item para serem aprovados por colegas ou gerentes. O fluxo de trabalho Aprovação torna o processo empresarial de aprovação mais eficiente, gerenciando e rastreando todas as tarefas humanas envolvidas no processo de aprovação e fornecendo um registro do processo de aprovação após ele ser concluído.

Se fluxos de trabalho estiverem disponíveis, você poderá iniciar um fluxo de trabalho Aprovação diretamente em um documento ou item de uma lista ou biblioteca. Para iniciar um fluxo de trabalho, selecione aquele que deseja usar e preencha um formulário de iniciação de fluxo de trabalho especificando os seus participantes (aprovadores), uma data de conclusão e todas as instruções relevantes da tarefa. Depois que o fluxo de trabalho for iniciado, o servidor atribuirá tarefas a todos os participantes. Se os alertas por email estiverem ativados no servidor, ele também enviará alertas por email a todos. Os participantes podem clicar em um link no alerta de tarefa por email para abrir o documento ou o item a ser aprovado. Eles podem optar por aprovar, rejeitar ou reatribuir suas tarefas de aprovação. Além disso, também podem solicitar uma alteração no documento ou item a ser aprovado. Os participantes têm a opção de concluir suas tarefas de fluxo de trabalho no site do Microsoft Office SharePoint Server 2007 ou diretamente em determinados programas que fazem parte do 2007 Microsoft Office system. Enquanto o fluxo de trabalho está em andamento, o seu proprietário ou os seus participantes podem exibir a página Status do Fluxo de Trabalho para ver quais participantes concluíram suas tarefas. Quando as tarefas forem concluídas, o fluxo de trabalho será finalizado e o proprietário será notificado automaticamente de que ele foi concluído.

Por padrão, o fluxo de trabalho Aprovação está associado ao tipo de conteúdo Documento e, assim, está automaticamente disponível nas bibliotecas de documentos. O fluxo de trabalho Aprovação padrão para bibliotecas de documentos é um fluxo de trabalho em série, no qual as tarefas são atribuídas a participantes um de cada vez. Uma versão do fluxo de trabalho Aprovação também está associada, por padrão, às bibliotecas Páginas em um site de publicação, e o fluxo de trabalho pode ser utilizado para gerenciar o processo de aprovação da publicação de páginas da Web. Você pode personalizar essas versões previamente associadas do fluxo de trabalho Aprovação para atender às necessidades de sua organização, ou pode adicionar uma versão completamente nova do fluxo de trabalho Aprovação a uma lista, biblioteca ou a um tipo de conteúdo.

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Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho Aprovação para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes que um fluxo de trabalho possa ser utilizado, ele deverá ser adicionado a uma lista, biblioteca ou a um tipo de conteúdo de forma a disponibilizá-lo para documentos ou itens em um local específico. Você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou a um tipo de conteúdo. Na maioria dos casos, os administradores de site ou os indivíduos que gerenciam listas ou bibliotecas específicas executam essa tarefa.

A disponibilidade de um fluxo de trabalho em um site varia, dependendo do local em que é adicionado:

• Se um fluxo de trabalho for adicionado diretamente a uma lista ou biblioteca, ele ficará disponível apenas para os itens nesta lista ou biblioteca.

• Se um fluxo de trabalho for adicionado a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site que foi adicionada a uma lista ou biblioteca específica), ele ficará disponível apenas para itens desse tipo de conteúdo na lista ou biblioteca específica à qual esse tipo de conteúdo está associado.

• Se você adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho estará disponível para quaisquer itens desse tipo de conteúdo em cada lista e biblioteca à qual uma instância desse tipo de conteúdo de site foi adicionada. Para que um fluxo de trabalho fique altamente disponível entre listas ou bibliotecas em um conjunto de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a maneira mais eficiente para alcançar esse resultado é adicionar esse fluxo de trabalho diretamente em um tipo de conteúdo de site.

Se você deseja adicionar um fluxo de trabalho Aprovação a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, ou se deseja alterar um fluxo de trabalho Aprovação que já esteja associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, você deve seguir as mesmas etapas.

1. Para abrir a página Adicionar um Fluxo de Trabalho ou a página Alterar um Fluxo de Trabalho para a lista, biblioteca ou o tipo de conteúdo para o qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho ou alterá-lo, siga um destes procedimentos:

   • Para uma lista ou biblioteca

     1. Abra a lista ou a biblioteca na qual deseja adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.

     2. O menu de configurações , clique em Configurações da lista, ou clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

        Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

     3. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

   • Para um tipo de conteúdo de lista

     1. Abra a lista ou a biblioteca que contém a instância do tipo de conteúdo de lista na qual deseja adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.

     2. O menu de configurações , clique em Configurações da lista, ou clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

        Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições de Biblioteca de Documentos.

     3. Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo.

        Observação: Se a lista ou biblioteca não está definida para permitir que vários tipos de conteúdo, a seção Tipos de conteúdo não aparecerá na página Personalizar a lista ou biblioteca.

     4. Em Definições, clique em Definições do Fluxo de Trabalho.

   • Para um tipo de conteúdo de site

     1. Na home page do conjunto de sites, sobre o menu Ações do Site , aponte para Definições do Site e clique em Modificar todas as configurações do Site.

     2. Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.

     3. Clique no nome do tipo de conteúdo de site do qual você deseja adicionar ou alterar um fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Definições de fluxo de trabalho.

        Observação: Se fluxos de trabalho já foram adicionados a essa lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, esta etapa leva você diretamente para a página de alterar as configurações de fluxo de trabalho e clique em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para adicionar uma página de fluxo de trabalho. Se nenhuma fluxos de trabalho foram adicionados a essa lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, esta etapa leva você diretamente para adicionar uma página de fluxo de trabalho.

1. Na página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho, ou clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições deseja alterar.

2. Execute uma das seguintes ações:

   • Se você estiver adicionando um fluxo de trabalho, na página Adicionar um fluxo de trabalho, na seção de fluxo de trabalho, clique no modelo de fluxo de trabalho de aprovação.

   • Se você estiver alterando as definições de um fluxo de trabalho, na página Alterar um Fluxo de Trabalho, altere as definições desejadas, de acordo com as etapas a seguir.

3. Na seção Nome, digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

   1. Na seção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas para usar com esse fluxo de trabalho.

      Observações: 

      • Você pode usar a lista Tarefas padrão ou pode criar uma nova. Se você usar a lista Tarefas padrão, os participantes do fluxo de trabalho poderão encontrar e visualizar as tarefas dos fluxos de trabalho usando o modo de exibição Minhas Tarefas da lista Tarefas.

      • Se as tarefas desse fluxo de trabalho revelarem dados sensíveis ou confidenciais que você deseja manter separados da lista Tarefas geral, você deverá criar uma nova lista de tarefas.

      • Se a organização tiver vários fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem várias tarefas, será preciso criar uma nova lista de tarefas. Nesse caso, é aconselhável criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

4. Na seção Lista do Histórico, selecione uma lista de históricos a ser usada com esse fluxo de trabalho. A lista de históricos exibe todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

   Observação: É possível usar a lista Histórico padrão ou criar uma nova. Se sua empresa tiver vários fluxos de trabalho, é possível criar uma lista do histórico separada para cada fluxo de trabalho.

5. Na seção Opções de Inicialização especificar como, quando ou por quem um fluxo de trabalho pode ser iniciado.

   Se desejar usar este fluxo de trabalho de aprovação para gerenciar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca, marque a caixa de seleção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item. Para obter mais informações sobre como usar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo, consulte usar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca.

   Observações: 

   • Opções específicas podem não estar disponíveis se não o modelo de fluxo de trabalho selecionado não oferecer suporte a elas.

   • A opção Inicie este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item estará disponível apenas se o suporte para controle de versões principais e secundárias estiver habilitado para a biblioteca e se o modelo de fluxo de trabalho selecionado puder ser usado para aprovação de conteúdo.

6. Se estiver adicionando esse fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, especifique na seção Atualizar Listas e Tipos de Conteúdo de Site, se você deseja adicionar esse fluxo de trabalho a todos os tipos de conteúdo que herdem desse tipo de conteúdo.

   Observação: A seção Atualizar Listas e Tipos de Conteúdo de Site é exibida na página Adicionar um Fluxo de Trabalho apenas para tipos de conteúdo de site.

7. Clique em Avançar.

8. Na página Personalizar Fluxo de Trabalho, especifique as opções desejadas para como as tarefas serão roteadas, os valores iniciais do fluxo de trabalho padrão, como o fluxo de trabalho será concluído e quais ações ocorrem quando o fluxo de trabalho é concluído com êxito.

   Selecione opções em quaisquer uma das seções seguintes. Você não precisa especificar opções em todas as seções:

   Tarefas de fluxo de trabalho

   Para	Siga este procedimento
   Atribuir tarefas a todos os participantes de uma só vez (fluxo de trabalho paralelo)	Selecione o botão Todos os participantes ao mesmo tempo (em paralelo).
   Atribuir tarefas a um participante por vez (fluxo de trabalho em série) Se você fizer com que o fluxo de trabalho seja em série, um participante deverá concluir uma tarefa antes que o próximo participante receba uma tarefa.	Selecione o botão Um participante por vez (em série).
   Permitir que os participantes do fluxo de trabalho reatribuam suas tarefas a outras pessoas	Marque a caixa de seleção Reatribuir a tarefa a outra pessoa.
   Permitir que os participantes do fluxo de trabalho solicitem uma alteração no documento ou item a ser aprovada antes de concluir uma tarefa	Marque a caixa de seleção Solicitar uma alteração antes de concluir a tarefa.

   Valores de início de fluxo de trabalho padrão

   Para	Siga este procedimento
   Especificar uma lista padrão de participantes para todas as instâncias desse fluxo de trabalho	Digite os nomes das pessoas que você deseja que participem quando esse fluxo de trabalho for iniciado ou clique em Aprovadores para selecionar pessoas e grupos do serviço de diretório. Observação: Se você configurou esse fluxo de trabalho como em série, adicione os nomes dos participantes do fluxo de trabalho, na ordem em que você deseja que as tarefas sejam atribuídas.
   Atribuir uma única tarefa a grupos	Marque a caixa de seleção Atribuir uma única tarefa a cada grupo inserido (não expandir grupos). Selecione essa opção se planeja especificar grupos como participantes do fluxo de trabalho, e caso deseja que apenas uma tarefa seja atribuída ao grupo em vez de tarefas individuais ao grupo em vez de tarefas individuais para cada membro do grupo.
   Permitir que pessoas iniciem o fluxo de trabalho para alterar ou adicionar participantes	Marque a caixa de seleção Permitir alterações na lista de participantes quando este fluxo de trabalho for iniciado. Essa opção é selecionada por padrão. Se você deseja impedir que as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho possam alterar ou adicionar participantes, desmarque essa caixa de seleção.
   Especificar uma mensagem padrão que aparece com cada tarefa	Digite uma mensagem ou instruções na caixa de texto.
   Especificar uma data de conclusão para fluxos de trabalho paralelos	Digite ou selecione uma data em As tarefas devem ser concluídas até (em paralelo).
   Especificar por quanto tempo os participantes do fluxo de trabalho em série precisam concluir as tarefas do fluxo de trabalho	Em Dar a cada pessoa o seguinte tempo para concluir a respectiva tarefa (em série), digite um número e, em seguida, selecione Dia(s) ou Semana(s) como o incremento de tempo.
   Especificar uma lista de pessoas que devem receber alertas (não atribuições de tarefas) quando o fluxo de trabalho for iniciado	Em Notificar Outras Pessoas, digite os nomes das pessoas que você deseja serem notificadas ou clique em CC para selecionar pessoas e grupos do serviço de diretório.

   Concluir o fluxo de trabalho

   Para	Siga este procedimento
   Especificar que um fluxo de trabalho paralelo está concluído quando um número específico de participantes concluir suas tarefas	Marque a caixa de seleção Estiverem terminadas tarefas em número igual ao seguinte e, em seguida, digite um número. Observação: Essa opção não estará disponível se o fluxo de trabalho for em série.
   Especificar que um fluxo de trabalho está concluído quando o documento ou o item for rejeitado	Marque a caixa de seleção O documento foi rejeitado.
   Especificar que um fluxo de trabalho está concluído quando o documento ou o item for alterado	Marque a caixa de seleção O documento foi alterado.

   Atividades de fluxo de trabalho após a conclusão

   Para

   Siga este procedimento

   Atualizar o status de aprovação de um documento ou item após o fluxo de trabalho ser concluído

   Marque a caixa de seleção Atualizar o status de aprovação (usar este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo). Se você estiver usando esse fluxo de trabalho Aprovação para gerenciar a aprovação de conteúdo (moderação) para uma biblioteca e você marcou a caixa de seleção Inicie este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, essa opção estará selecionada por padrão. Se você não marcou a caixa de seleção Inicie este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, porque não deseja que esse fluxo de trabalho seja o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo padrão de uma biblioteca, poderá marcar a caixa de seleção Atualizar o status de aprovação (usar este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo) para que esse seja um fluxo de trabalho secundário de aprovação de conteúdo que usuários específicos podem iniciar manualmente.

9. Clique em OK.

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Iniciar um fluxo de trabalho Aprovação em um documento ou item

Você pode iniciar manualmente um fluxo de trabalho Aprovação em um documento ou item diretamente na lista ou biblioteca em que ele foi salvo. As opções disponíveis quando você inicia o fluxo de trabalho podem variar, dependendo de como o fluxo de trabalho foi personalizado quando ele foi adicionado à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para o item. Você deve ter pelo menos a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. Alguns fluxos de trabalho podem requerer que você também tenha a permissão Gerenciar Listas para iniciar um fluxo de trabalho em um documento ou item.

1. Se a lista ou a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

   Se o nome da sua lista ou biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua lista ou biblioteca.

2. Aponte para o nome do documento ou do item para o qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho.

3. Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho de Aprovação que você deseja iniciar.

4. Digite os nomes das pessoas que você deseja que aprovem o documento ou o item na linha Aprovadores ou clique em Aprovadores para selecionar pessoas e grupos do serviço de diretório.

   Observação: Se o fluxo de trabalho for em série, digite ou selecione os nomes dos participantes do fluxo de trabalho na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas.

5. Se você estiver incluindo grupos como participantes do fluxo de trabalho, marque a caixa de seleção Atribuir uma única tarefa a cada grupo inserido (não expandir grupos) se desejar que apenas uma notificação de tarefa seja atribuída ao grupo, em vez de notificações de tarefas individuais para cada membro do grupo.

6. Se você deseja incluir uma mensagem ou instruções específicas da tarefa, digite essas informações na caixa de texto em Digite uma mensagem para incluir na solicitação.

7. Para especificar quando a tarefa deve ser concluída, em Data de Conclusão, siga um destes procedimentos:

   • Para um fluxo de trabalho em série, digite um número e, em seguida, selecione Dia(s) ou Semana(s) como o incremento de tempo.

   • Para um fluxo de trabalho paralelo, digite ou selecione uma data em As tarefas devem ser concluídas até.

   • Se você deseja que outras pessoas recebam notificações (não atribuições de tarefas) quando o fluxo de trabalho for iniciado, digite seus nomes na linha CC ou clique em CC para selecionar pessoas e grupos do serviço de diretório.

8. Clique em Iniciar.

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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Aprovação

Os participantes de um fluxo de trabalho Aprovação podem concluir suas tarefas de fluxo de trabalho a partir da lista ou biblioteca em que o item ou o documento está localizado, ou diretamente em determinados programas que fazem parte do versão do Office 2007. Para obter informações sobre como concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um programa cliente, consulte a Ajuda desse programa.