Utilizar un flujo de trabajo de aprobación

En este artí­culo

• ¿Cómo funciona el flujo de trabajo de aprobación?

• Agregar o cambiar un flujo de trabajo de aprobación para una lista, biblioteca o tipo de contenido

• Iniciar un flujo de trabajo de aprobación en un documento o elemento

• Completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación

¿Cómo funciona el flujo de trabajo de aprobación?

El flujo de trabajo de aprobación sustenta procesos empresariales que incluyen el envío de un documento o elemento a compañeros de trabajo o jefes para su aprobación. Este flujo de trabajo hace más eficiente el proceso empresarial de aprobación, ya que administra todas las tareas humanas relacionadas con el proceso, realiza un seguimiento y proporciona un registro del proceso una vez que se ha completado.

Si los flujos de trabajo están disponibles, un flujo de trabajo de aprobación puede iniciarse directamente desde un documento o elemento en una lista o biblioteca. Para iniciar un flujo de trabajo, seleccione el que desee utilizar y, a continuación, rellene un formulario de inicio del flujo de trabajo que especifica los participantes (aprobadores), fecha de vencimiento e instrucciones pertinentes de la tarea. Una vez iniciado el flujo de trabajo, el servidor asigna tareas a todos los participantes. Si se han habilitado las alertas de correo electrónico en el servidor, éste también envía alertas de correo electrónico a todos los participantes. Los participantes pueden hacer clic en un vínculo de la alerta de tarea en el mensaje de correo electrónico para abrir el documento o elemento que se desea aprobar. Los participantes pueden elegir entre aprobar, rechazar o reasignar sus tareas de aprobación. También pueden solicitar un cambio en el documento o elemento que va a aprobarse. Los participantes tienen la opción de completar las tareas del flujo de trabajo desde el sitio Web de Microsoft Office SharePoint Server 2007 o directamente desde ciertos programas que forman parte de 2007 Microsoft Office system. Mientras el flujo de trabajo está en progreso, el propietario del mismo o los participantes, pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo finaliza y se notifica automáticamente al propietario que el flujo de trabajo se ha completado.

De forma predeterminada, el flujo de trabajo de aprobación está asociado al tipo de contenido de documento y, por tanto, está automáticamente disponible en las bibliotecas de documentos. El flujo de trabajo de aprobación predeterminado para las bibliotecas de documentos es en serie, por lo que las tareas se asignan a los participantes de una en una. Una versión del flujo de trabajo de aprobación también está asociada de forma predeterminada a la biblioteca Páginas en un sitio de publicación y puede utilizarse para administrar el proceso de aprobación para la publicación de páginas Web. Las versiones preasociadas del flujo de trabajo de aprobación pueden personalizarse para satisfacer las necesidades de la organización o bien puede agregarse una versión completamente nueva del flujo de trabajo de aprobación a una lista, biblioteca o tipo de contenido.

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Agregar o cambiar un flujo de trabajo de aprobación para una lista, biblioteca o tipo de contenido

Para poder utilizar un flujo de trabajo, debe agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido para ponerlo a disposición de los documentos o elementos en una ubicación específica. Para agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, debe tener el permiso Administrar listas. En la mayoría de los casos, esta tarea la realizan los administradores de sitio o las personas que administran listas o bibliotecas específicas.

La disponibilidad de un flujo de trabajo en un sitio varía en función de la ubicación en la que se agregue:

• Si agrega un flujo de trabajo directamente a una lista o biblioteca, estará disponible únicamente para los elementos de dicha lista o biblioteca.

• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio que se agregó a una lista o biblioteca específica), el flujo de trabajo estará disponible únicamente para los elementos del tipo de contenido de la lista o biblioteca específica con la que el tipo de contenido está asociado.

• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, el flujo de trabajo estará disponible para cualquier elemento del tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a las que se agregó una instancia del tipo de contenido de sitio. Si desea que un flujo de trabajo esté ampliamente disponible en las listas o bibliotecas de una colección de sitios para elementos de un tipo de contenido específico, la forma más eficaz de obtener este resultado es agregar el flujo de trabajo directamente a un tipo de contenido de sitio.

Si desea agregar un flujo de trabajo de aprobación a una lista, biblioteca o tipo de contenido, o si desea cambiar un flujo de trabajo de aprobación que ya esté asociado a una lista, biblioteca o tipo de contenido, siga los mismos pasos.

1. Para abrir la página Agregar un flujo de trabajo o la página Cambiar un flujo de trabajo para la lista, la biblioteca o el tipo de contenido en el que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo, realice uno de los siguientes procedimientos:

   • Para una lista o biblioteca

     1. Abra la lista o la biblioteca para la que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo.

     2. En el menú de configuración de , haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

        Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

     3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

   • Para un tipo de contenido de lista:

     1. Abra la lista o la biblioteca que contiene la instancia del tipo de contenido de lista para la que desea agregar o quitar un flujo de trabajo.

     2. En el menú de configuración de , haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

        Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

     3. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido.

        Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir a varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.

     4. En Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

   • Para un tipo de contenido de sitio:

     1. En la página de inicio de la colección de sitios, en la del menú Acciones del sitio, elija Configuración del sitio y, a continuación, haga clic en Modificar toda la configuración del sitio.

     2. En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

     3. Haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio para el que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

        Nota: Si ya se agregaron flujos de trabajo a esta lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso lo lleva directamente a la página Cambiar la configuración del flujo de trabajo en donde debe hacer clic en Agregar un flujo de trabajo para ir a la página de adición de flujos de trabajo. Si no se agregó ningún flujo de trabajo a esta lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso lo lleva directamente a la página de adición de flujos de trabajo.

1. En la página Cambiar configuración del flujo de trabajo, haga clic en Agregar un flujo de trabajo o haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

   • Si va a agregar un flujo de trabajo, en la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección flujo de trabajo, haga clic en la plantilla de flujo de trabajo de aprobación.

   • Si está cambiando la configuración de un flujo de trabajo, en la página Cambiar un flujo de trabajo, cambie la configuración que desea cambiar según los siguientes pasos.

3. En la sección Nombre, escriba un nombre único para el flujo de trabajo.

   1. En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con el flujo de trabajo.

      Notas: 

      • Puede utilizar la lista Tareas predeterminada o puede crear una nueva. Si utiliza la lista Tareas, los participantes del flujo de trabajo podrán buscar y ver sus tareas del flujo de trabajo con facilidad utilizando la vista Mis tareas de la lista Tareas.

      • Si las tareas para este flujo de trabajo van a revelar datos que desea mantener independientes de la lista Tareas general, debería crear una nueva lista de tareas.

      • Si la organización va a tener numerosos flujos de trabajo o si los flujos de trabajo implicarán numerosas tareas, debería crear una nueva lista de tareas. En esta instancia, puede que desee crear listas de tareas para cada flujo de trabajo.

4. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con este flujo de trabajo. La lista de historial muestra todos los eventos que se producen durante cada instancia del flujo de trabajo.

   Nota: Puede utilizar la lista Historial predeterminada o puede crear una nueva. Si su organización tendrá numerosos flujos de trabajo, es posible que desee crear una lista de historial separada para cada flujo de trabajo.

5. En la sección Opciones de inicio, especifique la manera, cuándo o por quién se puede iniciar un flujo de trabajo.

   Si desea usar este flujo de trabajo de aprobación para administrar la aprobación de contenido de una biblioteca, active la casilla de verificación iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento. Para obtener más información sobre el uso de un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido, consulte usar un flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido para una biblioteca.

   Notas: 

   • Es posible que no haya opciones específicas si no son compatibles con la plantilla de flujo de trabajo que ha seleccionado.

   • La opción Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento únicamente está disponible si se ha habilitado la compatibilidad con el control de versiones principales y secundarias de la biblioteca y si la plantilla de flujo de trabajo seleccionada puede utilizarse para la aprobación de contenido.

6. Si va a agregar el flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, especifique si desea agregarlo a todos los tipos de contenido que heredan de este tipo de contenido en la sección Actualizar listas y tipos de contenido de sitio.

   Nota: La sección Actualizar listas y tipos de contenido de sitio sólo aparece en la página Agregar un flujo de trabajo para los tipos de contenido de sitio.

7. Haga clic en Siguiente.

8. En la página Personalizar flujo de trabajo, especifique las opciones que desee en cuanto a la forma en que se distribuirán las tareas, los valores predeterminados de inicio del flujo de trabajo, la forma en que se completa el flujo de trabajo y las acciones que tendrán lugar cuando se complete correctamente el flujo de trabajo.

   Seleccione las opciones en cualquiera de las secciones siguientes. No se requiere que especifique opciones en cada sección:

   Tareas de flujo de trabajo

   Para	Haga esto
   Asignar tareas a todos los participantes a la vez (flujo de trabajo en paralelo)	Seleccione el botón Todos los participantes de manera simultánea (en paralelo).
   Asignar tareas a un participante a la vez (para flujos de trabajo en serie) Si crea un flujo de trabajo en serie, un participante tiene que completar una tarea antes de que la reciba el participante siguiente.	Seleccione el botón Un participante cada vez (en serie).
   Permitir a los participantes del flujo de trabajo reasignar sus tareas a otras personas	Activar la casilla de verificación Reasignen la tarea a otra persona.
   Permitir que los participantes del flujo de trabajo soliciten que se apruebe un cambio al documento o elemento antes de completar una tarea	Active la casilla de verificación Soliciten un cambio antes de completar la tarea.

   Valores predeterminados de inicio del flujo de trabajo

   Para	Haga esto
   Especificar una lista predeterminada de participantes para todas las instancias de este flujo de trabajo	Escriba los nombres de las personas que desee que participen cuando se inicie el flujo de trabajo, o haga clic en Aprobadores para seleccionar personas y grupos en el servicio de directorio. Nota: Si configura el flujo de trabajo como flujo de trabajo en serie, agregue los nombres de los participantes en el orden en que desea que se asignen las tareas.
   Asignar una única tarea a grupos	Active la casilla de verificación Asignar una única tarea a cada grupo introducido (no expandir grupos). Seleccione esta opción si va a especificar grupos como participantes del flujo de trabajo y desea que únicamente se asigne una tarea al grupo, en lugar de asignar tareas individuales a cada miembro del grupo.
   Permitir que las personas que inician el flujo de trabajo cambien o agreguen participantes	Active la casilla de verificación Permitir cambios en la lista de participantes cuando se haya iniciado este flujo de trabajo. Esta opción está activada de forma predeterminada. Si desea evitar que las personas que inician el flujo de trabajo puedan cambiar o agregar participantes, desactive esta casilla de verificación.
   Especificar un mensaje predeterminado que aparezca con cada tarea	Escriba un mensaje o instrucciones en el cuadro de texto.
   Especificar una fecha de vencimiento para flujos de trabajo en paralelo	Escriba o seleccione una fecha en Fecha de vencimiento de las tareas (en paralelo).
   Especificar cómo tienen que completar las tareas los participantes del flujo de trabajo en serie	En Dar a cada persona la siguiente cantidad de tiempo para terminar la tarea (en serie), escriba un número y después seleccione Días o Semanas como incremento de tiempo.
   Especificar una lista de personas que deben recibir alertas (no asignaciones de tareas) cuando se inicia el flujo de trabajo	En Notificar a otras personas, escriba los nombres de las personas a quienes desea notificar o haga clic en CC para seleccionar personas y grupos en el servicio de directorio.

   Completar el flujo de trabajo

   Para	Haga esto
   Especificar que un flujo de trabajo en paralelo se ha completado cuando un número específico de participantes completen sus tareas	Active la casilla de verificación Se complete el siguiente número de tareas y, a continuación, escriba un número. Nota: Esta opción no está disponible si el flujo de trabajo es en serie.
   Especificar que un flujo de trabajo se ha completado cuando se rechaza el documento o elemento	Active la casilla de verificación Se rechace el documento.
   Especificar que un flujo de trabajo se ha completado cuando se modifica el documento o elemento	Active la casilla de verificación Se modifique el documento.

   Actividades de flujo de trabajo de posteriores a la finalización

   Para

   Haga esto

   Actualizar el estado de aprobación de un documento o elemento cuando el flujo de trabajo se haya completado

   Active la casilla de verificación Actualizar el estado de aprobación (usar este flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido). Si el flujo de trabajo de aprobación se utiliza para administrar la aprobación de contenido (moderación) en una biblioteca y se ha activado la casilla de verificación Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento en la página Agregar flujo de trabajo, esta opción está activada de forma predeterminada. Si no activó la casilla de verificación Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento en la página Agregar un flujo de trabajo porque no desea que el flujo de trabajo de aprobación de contenido sea el predeterminado para una biblioteca, puede activar la casilla de verificación Actualizar el estado de aprobación (usar este flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido) para que sea un flujo de aprobación de contenido secundario que usuarios específicos puedan iniciar manualmente.

9. Haga clic en Aceptar.

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Iniciar un flujo de trabajo de aprobación en un documento o elemento

Un flujo de trabajo de aprobación puede iniciarse de forma manual en un documento o elemento directamente desde la lista o biblioteca donde está almacenado. Las opciones que están disponibles cuando se inicia el flujo de trabajo pueden variar según la forma en que se haya personalizado al agregarlo a la lista, biblioteca o tipo de contenido del elemento. Para iniciar un flujo de trabajo, debe tener al menos el permiso Editar elementos. Algunos flujos de trabajo pueden requerir que tenga también el permiso Administrar listas para iniciar un flujo de trabajo en un documento o elemento.

1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. Elija el nombre del documento o del elemento para el que desea iniciar un flujo de trabajo, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo.

3. En Iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el nombre del flujo de trabajo de aprobación que desee iniciar.

4. Escriba los nombres de las personas que desee que aprueben el documento o elemento en la línea Aprobadores o haga clic en Aprobadores para seleccionar personas y grupos en el servicio de directorio.

   Nota: Si el flujo de trabajo es en serie, escriba o seleccione los nombres de los participantes del flujo de trabajo en el orden en que desee asignar las tareas.

5. Si incluye grupos como participantes del flujo de trabajo, active la casilla de verificación Asignar una única tarea a cada grupo introducido (no expandir grupos) cuando desee que se asigne al grupo una sola notificación de tarea, en lugar de asignar notificaciones individuales a cada miembro del grupo.

6. Si desea incluir un mensaje o instrucciones de tarea específicas, escriba esa información en el cuadro de texto situado bajo Escribir un mensaje para incluirlo con la petición.

7. Para especificar cuándo debe estar completada la tarea, en Fecha de vencimiento, siga uno de estos procedimientos:

   • Para un flujo de trabajo en serie, escriba un número y, a continuación, seleccione Días o Semanas como incremento de tiempo.

   • Para un tipo de trabajo en paralelo, escriba o seleccione una fecha en Fecha de vencimiento de las tareas.

   • Si desea que otras personas reciban notificaciones (no asignaciones de tareas) cuando se inicie el flujo de trabajo, escriba sus nombres en la línea CC o haga clic en CC para seleccionar personas y grupos en el servicio de directorio.

8. Haga clic en Iniciar.

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Completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación

Los participantes de un flujo de trabajo de aprobación pueden completar sus tareas desde la lista o biblioteca en la que se encuentra el elemento o documento o directamente desde ciertos programas que forman parte de versión de 2007 Office. Para obtener información acerca de cómo completar una tarea de flujo de trabajo en un programa cliente, vea la Ayuda del programa.