Uporaba poteka dela odobritve

V tem članku

• Kako deluje potek dela odobritve?

• Dodajanje ali spreminjanje poteka dela odobritve za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine

• Začetek poteka dela odobritve na dokumentu ali elementu

• Dokončanje opravila poteka dela odobritve

Kako deluje potek dela odobritve?

Potek dela odobritve podpira poslovne procese, med katere spada tudi pošiljanje dokumenta ali elementa sodelavcem ali upraviteljem za odobritev. Potek dela odobritve naredi poslovni proces odobritve bolj učinkovit tako, da upravlja in sledi vsem človeškim opravilom v procesu in zagotovi zapis procesa, ko je ta dokončan.

Če so poteki dela na voljo, je mogoče potek dela odobritve zagnati neposredno iz dokumenta ali elementa na seznamu ali v knjižnici. Če želite zagnati potek dela, izberite želeni potek dela, nato pa izpolnite obrazec za začetek poteka dela, ki navaja udeležence poteka dela (potrjevalce), rok in vse pomembne informacije o opravilu. Ko je potek dela zagnan, strežnik dodeli opravila vsem udeležencem. Če so e-poštna opozorila omogočena za strežnik, strežnik pošlje tudi e-poštna opozorila vsem udeležencem. Udeleženci lahko kliknejo povezavo v e-poštnem opozorilu o opravilu in odprejo dokument ali element, ki ga je treba odobriti. Udeleženci se lahko odločijo za odobritev, zavrnitev in vnovično dodelitev opravil odobritve. Zahtevajo lahko tudi spremembo dokumenta ali elementa, da bo ta odobren. Udeleženci imajo možnost dokončanja opravil poteka dela s spletnega mesta Microsoft Office SharePoint Server 2007 ali neposredno iz določenih programov, ki so del sistema Microsoft Office 2007. Ko se potek dela izvaja, si lahko lastnik poteka dela ali udeleženci poteka dela ogledajo stran »Stanje poteka dela«, da vidijo, kateri udeleženci so dokončali opravila poteka dela. Ko udeleženci dokončajo opravila poteka dela, je potek dela končan, lastnik poteka dela pa je samodejno obveščen o zaključku poteka dela.

Potek dela odobritve je privzeto povezan z vrsto vsebine dokumenta in je tako samodejno na voljo v knjižnicah dokumentov. Privzeti potek dela odobritve za knjižnice dokumentov je zaporedni potek dela, v katerem so opravila dodeljena udeležencem eno za drugim. Različica poteka dela odobritve je prav tako privzeto povezana s knjižnicami strani na mestu za objavljanje. Potek dela je mogoče uporabiti za upravljanje procesa odobritve za objavo spletnih strani. Vnaprej povezane različice poteka dela odobritve je mogoče prilagoditi tako, da zadovoljijo potrebe organizacije, lahko pa dodate popolnoma novo različico poteka dela odobritve na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine.

Na vrh strani

Dodajanje ali spreminjanje poteka dela odobritve za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine

Preden je potek dela mogoče uporabiti, mora biti dodan na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine, da je na voljo za dokumente ali elemente na določenem mestu. Imeti morate dovoljenje za upravljanje seznamov, če želite potek dela dodati na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine. V večini primerov skrbniki mest ali posamezniki, ki upravljajo določene sezname ali knjižnice, izvedejo to opravilo.

Razpoložljivost poteka dela na mestu se razlikuje glede na to, kam je dodan:

• Če potek dela dodate neposredno na seznam ali knjižnico, je na voljo le za elemente tega seznama ali knjižnice.

• Če ga dodate na seznam z vrsto vsebine (primer spletnega mesta z vrsto vsebine, ki ste jo dodali na določen seznam ali v določeno knjižnico), je na voljo samo za elemente te vrste vsebine na določenem seznamu ali v določeni knjižnici, s katero je vrsta vsebine povezana.

• Če ga dodate na spletno mesto z vsebino, je ta potek dela na voljo za vse elemente te vrste vsebine na vseh seznamih in v vseh knjižnicah, ki jim je bil dodan primer spletnega mesta s to vrsto vsebine. Če želite, da bo potek dela na voljo na vseh seznamih ali v vseh knjižnicah v zbirki mest za elemente z določeno vrsto vsebine, boste ta rezultat najlažje dosegli tako, da boste ta potek dela dodali neposredno na spletno mesto z vrsto vsebine.

Če želite potek dela odobritve dodati na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine ali želite spremeniti potek dela odobritve, ki je že povezan s seznamom, knjižnico ali vrsto vsebine, prav tako sledite tem korakom.

1. Če želite odpreti stran za dodajanje poteka dela ali stran za spreminjanje poteka dela za seznam, knjižnico ali vrsto vsebine, za katero želite dodati ali spremeniti potek dela, naredite nekaj od tega:

   • Za seznam ali knjižnico:

     1. Odprite seznam ali knjižnico, za katero želite dodati ali spremeniti potek dela.

     2. V meniju Nastavitve kliknite Nastavitve seznamaali kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki ga odprete.

        V knjižnici dokumentov na primer kliknite Nastavitve knjižnice dokumentov.

     3. Pod Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve poteka dela.

   • Za vrsto vsebine seznama:

     1. Odprite seznam ali knjižnico, v kateri je primer seznama z vrsto vsebine, za katero želite dodati ali spremeniti potek dela.

     2. V meniju Nastavitve kliknite Nastavitve seznamaali kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki ga odprete.

        V knjižnici dokumentov kliknite na primer Nastavitve knjižnice dokumentov.

     3. V razdelku Vrste vsebine kliknite ime vrste vsebine.

        Opomba: Če seznam ali knjižnica ni nastavljena za omogočanje več vrst vsebine, na strani Prilagajanje za seznam ali knjižnico razdelek Vrste vsebin ne bo prikazan.

     4. Pod Nastavitve kliknite Nastavitve poteka dela.

   • Za vrsto vsebine mesta:

     1. Na domači strani zbirke mest v meniju Dejanja mesta pokažite na Nastavitve mestain nato kliknite Spremeni vse nastavitve mesta.

     2. Pod Galerije kliknite Vrste vsebine mesta.

     3. Kliknite ime vrste vsebine mesta, za katero želite dodati ali spremeniti potek dela, nato pa kliknite Nastavitve poteka dela.

        Opomba: Če ste poteke dela že dodali na ta seznam, v to knjižnico ali vrsto vsebine, vas ta korak preusmeri neposredno na stran za spreminjanje nastavitev poteka dela, zato morate klikniti Dodaj potek dela, če želite odpreti stran za dodajanje poteka dela. Če na ta seznam, v to knjižnico ali vrsto vsebine niste dodali nobenega poteka dela, vas ta korak preusmeri neposredno na stran za dodajanje poteka dela.

1. Na strani za spreminjanje nastavitev poteka kliknite Dodaj potek dela ali pa kliknite ime poteka dela, za katerega želite spremeniti nastavitve.

2. Naredite nekaj od tega:

   • Če želite dodati potek dela, na strani Dodajanje poteka dela strani, v odseku potek dela kliknite predlogo poteka dela odobritve .

   • Če želite spremeniti nastavitve za potek dela, na strani za spreminjanje poteka dela spremenite nastavitve, ki jih želite spremeniti v skladu s temi koraki.

3. V odsek Ime vnesite enolično ime za potek dela.

   1. V odseku Seznam opravil navedite seznam opravil, ki ga želite uporabiti za ta potek dela.

      Opombe: 

      • Uporabite lahko privzeti seznam Opravila ali ustvarite novega. Če uporabite privzeti seznam Opravila, bodo sodelujoči v poteku dela lahko preprosto poiskali in si ogledali svoja opravila v poteku dela s pogledom Moja opravila na seznamu Opravila.

      • Če bodo opravila za ta potek dela razkrila občutljive ali zaupne podatke, ki jih ne želite vključiti na splošni seznam Opravila, ustvarite nov seznam opravil.

      • Če je v vaši organizaciji več potekov dela ali je v poteke dela vključenih več opravil, ustvarite nov seznam opravil. V tem primeru priporočamo, da ustvarite sezname opravil za posamezen potek dela.

4. V odseku Seznam zgodovine izberite seznam zgodovine, ki ga želite uporabiti pri tem poteku dela. Seznam zgodovine prikazuje vse dogodke, do katerih pride med vsakim izvajanjem poteka dela.

   Opomba: Uporabite lahko privzeti seznam Zgodovina ali pa ustvarite novega. Če ima vaša organizacija veliko potekov dela, je morda priporočljivo ustvariti ločen seznam zgodovine za vsak potek dela posebej.

5. V odseku Možnosti zagona navedite način in čas zagona poteka dela ter osebo, ki ima dovoljenje za zagon.

   Če želite uporabiti ta potek dela odobritve za upravljanje odobritve vsebine za knjižnico, izberite potrditveno polje potek dela Zaženi za odobritev objave glavne različice elementa . Če želite več informacij o uporabi poteka dela za upravljanje odobritve vsebine, glejte Uporaba poteka dela za upravljanje odobritve vsebine za knjižnico.

   Opombe: 

   • Določenih možnosti morda ne bo na voljo, če jih ne podpira izbrana predloga poteka dela.

   • Možnost Zaženi ta potek dela za odobritev objave večje različice elementa je na voljo samo, če je za knjižnico omogočena podpora za večje in manjše različice ali če je predlogo poteka dela, ki ste jo izbrali, mogoče uporabiti za odobritev vsebine.

6. Če ta potek dela dodajate v vrsto vsebine mesta, navedite, ali ga želite dodati vsem vrstam vsebine, ki dedujejo po tej vrsti vsebine v odseku Posodobi seznam in vrste vsebine mesta.

   Opomba: Prikaže se odsek Posodobi seznam in vrste vsebine mesta na strani »Dodaj potek dela« samo za vrste vsebine mesta.

7. Kliknite Naprej.

8. Na strani »Prilagoditev poteka dela« navedite želene možnosti za način usmerjanja opravil, privzete začetne vrednosti poteka dela, način dokončanja poteka dela in katera dejanja so izvedena, ko je potek dela zaključen.

   Možnosti izberite v katerem koli od teh odsekov. Možnosti ni treba določiti v vsakem odseku:

   Opravila poteka dela

   Če želite:	Naredite to
   Dodeliti opravila vsem udeležencem naenkrat (vzporedni potek dela)	Pritisnite gumb Vsem udeležencem hkrati (vzporedno).
   Dodeliti opravila vsakemu udeležencu posebej (zaporedni potek dela) Če je potek dela zaporeden, mora udeleženec dokončati opravilo, preden drug udeleženec prejme opravilo.	Pritisnite gumb Vsakemu udeležencu posebej (zaporedno).
   Omogočiti udeležencem poteka dela, da znova dodelijo opravila drugim osebam	Potrdite polje Znova dodelite opravilo drugi osebi.
   Omogočiti udeležencem poteka dela, da zahtevajo spremembo dokumenta ali elementa, da je odobren pred dokončanjem opravila	Potrdite potrditveno polje Zahtevajte spremembo, preden dokončate opravilo.

   Privzete začetne vrednosti poteka dela

   Če želite:	Naredite to
   Navesti privzeti seznam udeležencev za vse primerke poteka dela	Vnesite imena oseb, ki naj bodo udeležene, ko je ta potek dela zagnan, ali kliknite Potrjevalci in izberite osebe in skupine iz imeniške storitve. Opomba: Če ste potek dela nastavili kot zaporedni potek dela, dodajte imena udeležencev poteka dela v zaporedju, v katerem naj bodo opravila dodeljena.
   Dodeliti posamezno opravilo skupinam	Potrdite potrditveno polje Vsaki vneseni skupini dodelite eno samo opravilo (ne razširjajte skupin). To možnost izberite, če nameravate skupine navesti kot udeležence poteka dela in želite, da je samo eno opravilo dodeljeno skupini in ne posamezna opravila za vsakega člana skupine.
   Dovoliti osebam, ki zaženejo potek dela, da spreminjajo ali dodajajo udeležence	Potrdite potrditveno polje Dovolite spremembe seznama udeležencev ob začetku poteka dela. Ta možnost je izbrana privzeto. Če želite osebam, ki zaženejo potek dela, preprečiti spreminjanje in dodajanje udeležencev, počistite to potrditveno polje.
   Navesti privzeto sporočilo, ki se prikaže pri vsakem opravilu	Vnesite sporočilo ali navodila v polje z besedilom.
   Navesti rok za vzporedne poteke dela	Vnesite ali izberite datum pod Opravila imajo rok do (vzporedno).
   Navesti kako časa imajo udeleženci zaporednega poteka dela, da dokončajo opravila poteka dela	Pod Dovoli vsaki osebi naslednjo količino časa za dokončanje opravila (zaporedno) vnesite številko in nato izberite Dni ali Tednov kot prirastek časa.
   Navesti seznam oseb, ki morajo prejemati opozorila (ne nalog), ko je potek dela zagnan	Pod Obvesti druge vnesite imena oseb, ki naj bodo obveščene, ali kliknite Kp in izberite osebe in skupine iz imeniške storitve.

   Dokončanje poteka dela

   Če želite:	Naredite to
   Navesti, da je vzporedni potek dela končan, ko določeno število udeležencev konča svoja opravila	Potrdite potrditveno polje Končano je naslednje število opravil in nato vnesite številko. Opomba: Ta možnost ni na voljo, če je potek dela zaporeden.
   Navesti, da je potek dela končan, ko je dokument ali element zavrnjen	Potrdite potrditveno polje Dokument je zavrnjen.
   Navesti, da je potek dela končan, ko je dokument ali element spremenjen	Potrdite potrditveno polje Dokument je spremenjen.

   Dejavnosti poteka dela po končanju

   Če želite:

   Naredite to

   Posodobiti stanje odobritve za dokument ali element, ko je potek dela končan

   Potrdite potrditveno polje Posodobite stanje odobritve (uporabite potek dela za pregled nad odobritvijo vsebine). Če uporabljate ta potek dela odobritve za upravljanje odobritve vsebine (vodenje) za knjižnico in potrdite potrditveno polje Potek dela zaženi za odobritev objave glavne različice elementa na strani »Dodaj potek dela«, je možnost izbrana privzeto. Če niste potrdili potrditvenega polja Potek dela zaženi za odobritev objave glavne različice elementa na strani »Dodaj potek dela«, ker ne želite, da je ta potek dela privzet potek dela odobritve vsebine za knjižnico, lahko potrdite potrditveno polje Posodobite stanje odobritve (uporabite potek dela za pregled nad odobritvijo vsebine) in nato naredite potek dela sekundarni potek dela odobritve vsebine, ki ga določeni uporabniki lahko ročno zaženejo.

9. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Zagon poteka dela odobritve za dokument ali element

Potek dela odobritve za dokument ali element je mogoče ročno zagnati neposredno s seznama ali iz knjižnice, kjer je shranjen. Razpoložljive možnosti ob zagonu poteka dela se lahko razlikujejo glede na to, kako je bil potek dela prilagojen, ko je bil dodan na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine za element. Če želite zagnati potek dela, morate imeti vsaj dovoljenje za urejanje elementov. Nekateri poteki dela lahko zahtevajo tudi dovoljenje za upravljanje seznamov za zagon poteka dela za dokument ali element.

1. Če seznam ali knjižnica še ni odprta, kliknite njeno ime v podoknu »Hitri zagon«.

   Če se ime seznama ali knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled vsebine celotnega mesta in nato še ime svojega seznama ali svoje knjižnice.

2. Pokažite na ime dokumenta ali elementa, za katerega želite začeti potek dela. Kliknite puščico, ki se prikaže in nato kliknite Poteki dela.

3. Pod Začni nov potek dela kliknite ime poteka dela odobritve, ki ga želite zagnati.

4. Vnesite imena oseb, ki naj odobrijo dokument ali element, v vrstico Potrjevalci ali kliknite Potrjevalci in izberite osebe in skupine iz imeniške storitve.

   Opomba: Če je potek dela zaporeden, vnesite ali izberite imena udeležencev poteka dela v zaporedju, v katerem naj bodo opravila dodeljena.

5. Če skupine vključujete kot udeleženci poteka dela, potrdite polje Vsaki vneseni skupini dodelite eno samo opravilo (ne razširjajte skupin), če želite, da je skupini dodeljeno samo eno obvestilo o opravilu namesto posameznega obvestila o opravilu za vsakega člana skupine.

6. Če želite vključiti sporočilo ali določena navodila za opravilo, vnesite te informacije v polje z besedilom pod Vnesite sporočilo, ki bo vključeno v zahtevo.

7. Če želite navesti, kdaj mora biti opravilo končano, pod Rok naredite nekaj od tega:

   • Za zaporedni potek dela vnesite številko in nato izberite Dni ali Tednov kot prirastek časa.

   • Za vzporedni potek dela vnesite ali izberite datum pod Opravila imajo rok do (vzporedno).

   • Če želite da drugi prejemajo obvestila (ne nalog), ko je potek dela zagnan, vnesite njihova imena v vrstico Kp ali kliknite Kp in izberite osebe in skupine iz imeniške storitve.

8. Kliknite Start.

Na vrh strani

Dokončanje opravila poteka dela odobritve

Udeleženci v poteku dela odobritve lahko končajo opravila na seznamu ali v knjižnici, kjer je element ali dokument, ali neposredno v določenih programih, ki so del sistema Office 2007. Če želite informacije, kako dokončati opravilo poteka dela v odjemalskem programu, si oglejte pomoč za ta program.