Pode criar uma operação de impressão em série com o Assistente de Impressão em Série do Microsoft Word. Este assistente também está disponível no Access e permite-lhe configurar um processo de impressão em série que utiliza uma tabela ou consulta numa base de dados do Access como origem de dados para cartas de formulário, mensagens de e-mail, etiquetas de correio eletrónico, envelopes ou diretórios.
Este tópico explica como iniciar o Assistente de Impressão em Série a partir do Access e criar uma ligação direta entre uma tabela ou consulta e um documento do Microsoft Word. Este tópico abrange o processo de escrita de cartas. Para obter informações passo a passo sobre como configurar um processo de impressão em série, consulte Ajuda do Microsoft Word.
Utilizar uma tabela ou consulta como a origem de dados
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Abra a base de dados de origem e, no Painel de Navegação, selecione a tabela ou consulta que pretende utilizar como origem de dados de impressão em série.
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No separador Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Word Intercalar.
O Assistente de Impressão em Série do Microsoft Word é iniciado.
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Selecione se pretende criar a ligação num documento existente ou num novo documento e, em seguida, clique em OK.
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Se optar por ligar a um documento existente, na caixa de diálogo Selecionar Microsoft Word Documento, localize e selecione o ficheiro e, em seguida, clique em Abrir.
Word começa. Dependendo da sua escolha, Word abre o documento que especificou ou um novo documento.
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No painel Impressão em Série , em Selecionar tipo de documento, clique em Letras e, em seguida, clique em Seguinte: Iniciar documento para continuar para o passo 2.
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No passo 2, clique em Seguinte: Selecionar destinatários.
No passo 3, vai criar a ligação entre a origem de dados no Access e o documento Word. Uma vez que iniciou o assistente a partir do Access, esta ligação é criada automaticamente. Em Selecionar destinatários, tenha em atenção que a opção Utilizar uma lista existente está selecionada e o nome da origem de dados é apresentado em Utilizar uma lista existente.
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Clique em Editar lista de destinatários se pretender personalizar os conteúdos da tabela ou consulta.
Pode filtrar, ordenar e validar os dados. Clique em OK para continuar.
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Clique em Seguinte: escreva a sua carta para continuar. Siga as restantes instruções no painel Impressão em Série e, no passo 5, clique em Seguinte: Concluir a impressão em série.
Outras formas de utilizar uma tabela ou consulta como a origem de dados
Pode especificar uma tabela ou consulta como uma origem de dados de formas adicionais. Por exemplo, pode exportar a tabela ou consulta do Access para uma base de dados ODBC, um ficheiro do Microsoft Excel, um ficheiro de texto ou qualquer outro formato de ficheiro compatível com Word e, em seguida, ligar ao ficheiro resultante através do Assistente de Impressão em Série Word.
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Se ainda não exportou a tabela ou consulta, faça-o. No Access, no Painel de Navegação, selecione a tabela ou consulta que pretende utilizar e, no separador Dados Externos , no grupo Exportar , clique no formato para o qual pretende exportar e, em seguida, siga as instruções.
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No Word, se o painel Impressão em Série não for apresentado, no separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique na seta em Iniciar Impressão em Série e, em seguida, clique em Assistente de Impressão em Série Passo a Passo. É apresentado o painel Impressão em Série.
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No passo 3 do painel Impressão em Série, em Utilizar uma lista existente, clique em Procurar ou Editar lista de destinatários.
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Na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados , especifique o ficheiro de dados que criou no Access e, em seguida, clique em Abrir.
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Siga as instruções em todas as caixas de diálogo que se seguem. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, reveja e personalize os conteúdos do ficheiro. Pode filtrar, ordenar e validar os conteúdos antes de continuar.
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Clique em OK e, em seguida, clique em Seguinte: Escrever a sua carta no painel Impressão em Série. Para obter mais instruções sobre como personalizar a sua impressão em série, consulte Word Ajuda.
