งานพื้นฐานใน Outlook

แถบการเข้าถึงด่วน

แถบการเข้าถึงด่วนเป็นส่วนสําคัญของประสบการณ์การใช้งาน Outlook ของคุณ และยังเป็นวิธีที่ง่ายสําหรับคุณในการย้ายไปมาระหว่างฟีเจอร์ Outlook ยอดนิยม เช่น จดหมาย ปฏิทิน People และงาน แถบจะนอกเหนือจากแท็บมาตรฐานและ Ribbon ที่ให้ชุดเครื่องมือและตัวเลือกต่างๆ เพื่อช่วยให้คุณใช้และจัดการ Outlook

โดยทั่วไปจะอยู่ที่ด้านล่างของหน้าต่าง Outlook แถบการเข้าถึงด่วนจะปรากฏขึ้น โดยขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่เลือก ไม่ว่าจะเป็นชื่อปุ่ม (รูปซ้าย) หรือไอคอน (รูปขวา) ที่เกี่ยวข้องกับชื่อฟีเจอร์

สร้างข้อความอีเมลใหม่

1. จากโฟลเดอร์จดหมายใดๆ (เช่น กล่องจดหมายเข้าของคุณ) ให้เลือก อีเมลใหม่

   

   แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างข้อความอีเมล ให้กด Ctrl+Shift+M

2. เมื่อคุณเขียนอีเมลของคุณเสร็จแล้ว ให้เลือก ส่ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างข้อความอีเมล

เพิ่มลายเซ็นอีเมลลงในข้อความ

สร้างลายเซ็นที่ปรับให้เป็นแบบส่วนตัวซึ่งจะปรากฏที่ด้านล่างของข้อความของคุณ ลายเซ็นสามารถรวมถึงข้อความ รูป นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณ โลโก้ หรือแม้แต่รูปลายเซ็นแบบลายมือของคุณ

ส่งต่อหรือตอบกลับข้อความอีเมล

1. บน Ribbon หรือในบานหน้าต่างการอ่าน ให้เลือก ตอบกลับ, ตอบกลับทั้งหมด หรือ ส่งต่อ

   

2. ในกล่อง ถึงสําเนาถึง หรือ สําเนาลับถึง ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการเพิ่มผู้รับ ให้คลิกในกล่องที่เหมาะสม แล้วใส่ชื่อผู้รับ

   • เมื่อต้องการเอาผู้รับออก ให้คลิกในกล่องที่เหมาะสม เลือกชื่อของผู้รับ แล้วกด Delete

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตอบกลับหรือส่งต่อข้อความอีเมล

เพิ่มสิ่งที่แนบมากับข้อความอีเมล

เมื่อต้องการแชร์ไฟล์ คุณสามารถแนบไฟล์ลงในข้อความของคุณได้ คุณยังสามารถแนบรายการอื่นๆ Outlook เช่น ข้อความ ที่ติดต่อ หรืองานได้

1. สร้างข้อความใหม่ หรือเลือกข้อความที่มีอยู่ แล้วเลือก ตอบกลับ, ตอบกลับทั้งหมด หรือ ส่งต่อ

2. ในหน้าต่างข้อความ ให้เลือก ข้อความ > แนบไฟล์

   

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แนบไฟล์ ข้อความ ที่ติดต่อ หรืองานไปกับข้อความอีเมล

เปิดหรือบันทึกสิ่งที่แนบมากับข้อความอีเมล

คุณสามารถเปิดสิ่งที่แนบมาจากบานหน้าต่างการอ่านหรือจากข้อความที่เปิดอยู่ได้ หลังจากเปิดและดูสิ่งที่แนบมา คุณสามารถบันทึกได้ ถ้าข้อความมีสิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่งรายการ คุณสามารถบันทึกเป็นกลุ่มหรือครั้งละรายการก็ได้

ติดตั้ง Outlook สําหรับ iOS หรือ Android

สร้างที่ติดต่อ

ที่ติดต่อสามารถเป็นได้ทั้งชื่อและที่อยู่อีเมล หรือคุณสามารถใส่เช่น รายละเอียด เช่น ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์หลายหมายเลข รูปภาพ และวันเกิด คุณจะพบที่ติดต่อของคุณภายใต้ตัวเลือก People ในแถบทางลัดที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง Outlook

• ใน People ให้เลือก ที่ติดต่อใหม่

  

  แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างที่ติดต่อจากโฟลเดอร์ใดๆ ใน Outlook ให้กด Ctrl+Shift+C

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างหรือเพิ่มที่ติดต่อ

ดูรายชื่อผู้ติดต่อในสมุดรายชื่อ Outlook ของคุณ

การบันทึกสําเนาของที่ติดต่อในสมุดรายชื่อของคุณถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี ใน Outlook 2013 หรือ Outlook 2016 สำหรับ Windows คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv) ของที่ติดต่อลงในอุปกรณ์ของคุณ และเปิดใน Excel

1. เปิด Outlook เลือก ไฟล์ > เปิด & ส่งออก > นําเข้า/ส่งออก

   

2. ในตัวช่วยสร้างการนําเข้าและส่งออก ให้เลือก ส่งออกไปยังไฟล์ > ถัดไป

3. เลือก ค่าที่ถูกแบ่งด้วยเครื่องหมายจุลภาค จากนั้น บนหน้า ส่งออกเป็นไฟล์ ให้เลือก ที่ติดต่อ เป็นโฟลเดอร์ที่จะส่งออกสําหรับบัญชีผู้ใช้ของคุณ

   

   สิ่งสำคัญ: ก่อนที่จะดําเนินการต่อ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แนบโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณเลือกเข้ากับบัญชีอีเมลของคุณแล้ว นี่เป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่งหากคุณกําลังทําตามขั้นตอนเหล่านี้จากคอมพิวเตอร์ของบุคคลอื่น

4. เลือก ถัดไป > เรียกดู แล้วไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์ที่ใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv)

5. พิมพ์ชื่อไฟล์ แล้วเลือก ตกลง > ถัดไป

   

6. เลือก เสร็จสิ้น เพื่อเริ่มกระบวนการส่งออก

   หมายเหตุ:  Outlook ไม่แสดงข้อความเมื่อกระบวนการส่งออกเสร็จสมบูรณ์

สร้างงาน

หลายคนเก็บรายการสิ่งที่ต้องทําไว้บนกระดาษ ในสเปรดชีต หรือใช้กระดาษและวิธีอิเล็กทรอนิกส์รวมกัน ใน Outlook คุณสามารถรวมรายการต่างๆ เป็นรายการเดียว รับตัวเตือน และติดตามความคืบหน้าของงาน

1. เปิด Outlook และบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ใหม่ ให้เลือก รายการใหม่

2. เลือก งาน กรอกข้อมูลในฟอร์มงานตามต้องการ แล้วเลือก บันทึก & ปิด

แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างงานใหม่ ให้กด Ctrl+Shift+K

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างงานและรายการที่ต้องทำ

มอบหมายงาน

1. เลือก บนแถบการเข้าถึงด่วน หรือ งาน บน แถบนำทาง

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เลือก บน Ribbon หรือกด Ctrl+Shift+K เพื่อสร้างงาน

     หรือ

   • เปิดงานที่มีอยู่

3. เลือก มอบหมายงาน

   

4. ในฟอร์มงาน ให้ทําดังต่อไปนี้

   • ในกล่อง ถึง ให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมล

   • เพิ่ม เรื่อง เลือก วันที่เริ่มต้น และ วันครบกําหนด และตั้งค่า สถานะ และ ลําดับความสําคัญ ตามต้องการ

     

   • ยอมรับหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายเริ่มต้นของทั้งสองกล่อง: เก็บสําเนาที่อัปเดตของงานนี้ในรายการงานของฉัน และ ส่งรายงานสถานะให้ฉันเมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์

   • ถ้าจําเป็น ให้พิมพ์ข้อความในบล็อกเนื้อหาใต้กล่องกาเครื่องหมาย

5. ถ้าคุณต้องการให้งานทําซ้ํา ให้เลือก กิจวัตร บน Ribbon เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบ กิจวัตรของงาน แล้วเลือก ตกลง

   หมายเหตุ: ถ้าคุณมอบหมายงานที่เป็นกิจวัตร สําเนาของงานจะยังคงอยู่ในรายการงานของคุณ แต่จะไม่อัปเดต ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ส่งรายงานสถานะให้ฉันเมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์ คุณจะได้รับรายงานสถานะของงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วแต่ละรายการ

6. เลือก ส่ง

ดูงาน

1. เปิด Outlook และบนแถบการเข้าถึงด่วน ให้เลือก

2. ในรายการ To-Do หรือรายการงานของคุณ ให้ดับเบิลคลิกที่รายการเพื่อดูฟอร์มแบบเต็ม

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีดูงานได้ตลอดเวลา

• บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมองปัจจุบัน ให้เลือกมุมมองอื่น

  .

พิมพ์งาน

คุณสามารถเลือกวิธีดูงานของคุณ จากนั้นพิมพ์งานตามที่คุณเลือก ในรูปแบบใด คือ สไตล์ตาราง หรือ สไตล์บันทึกช่วยจํา งานจะถูกพิมพ์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกงานเดียวที่จะพิมพ์ การตั้งค่าการพิมพ์ที่พร้อมใช้งานคือ สไตล์บันทึกช่วยจํา เท่านั้น แต่ถ้าคุณเลือกรายการ เช่น รายการ To-Do จะมีรูปแบบการพิมพ์สไตล์ตารางด้วย

1. เลือก บนแถบการเข้าถึงด่วน

   

2. เลือกงานเดียวในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งของคุณ To-Do รายการ หรือ รายการงาน หรือเลือกโฟลเดอร์

3. เลือก ไฟล์ > พิมพ์ แล้วเลือกรูปแบบ (ถ้ามี) ภายใต้ การตั้งค่า